Baixe Arquivologia 08 - gestão de documentos - mapa e outras Esquemas em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity! Gestão Documental Conceito Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO de documentos em fase CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, visando a sua ELIMINAÇÃO ou RECOLHIMENTO para a guarda permanente. Não há gestão documental na fase permanente, somente nas fases corrente e intermediária. Objetivos Racionalização e eficiência É possível reduzir o custo da informação governamental e possibilitar sua disponibilização no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas, de forma a permitir a tomada de decisão de forma mais célere. Eficiência Garantir que todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arquivísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) sejam realizados de forma eficiente e prezando pela economicidade Disponibilização das informações Garantir que as informações estejam disponíveis no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas Eliminação segura dos documentos Garantir a eliminação segura dos documentos destituídos de valor. Realizar a avaliação e a seleção dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais. Uso adequado de equipamentos Garantir a adequada utilização dos equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos de gestão documental. Acesso e preservação Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas. Contribuições Garantir que as políticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente. Garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios sejam reunidos a documentos de valor permanente. Garantir a melhor organização desses documentos, caso cheguem a fase permanente. Inibir a eliminação de documentos de valor permanente. Garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país Fases da Gestão Documental Produção Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Os responsáveis pela gestão documental devem atuar para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias. Administrar a criação de documentos. Gestão de modelos e formulários; otimização no uso dos recursos reprográficos e informáticos; difusão de normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho institucional; escolha de equipamentos e do pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas. Utilização Refere-se ao controle, uso e armazenamento dos documentos necessários ao cumprimento das atividades da instituição. Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação); de expedição; de organização e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso; e recuperação de informações. Avaliação / destinação Refere-se à definição dos procedimentos necessários à implantação de propostas de destinação de documentos (eliminação ou recolhimento para a guarda permanente). Análise e avaliação das séries documentais acumuladas nos arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda; eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente; transferências e recolhimentos. Funções arquivísticas voltadas para a gestão documental Criação / Produção Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e trâmite. Avaliação Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição. Aquisição Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento do acervo. Conservação / Preservação Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos documentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação; ao arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles. Classificação Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente Descrição A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário. A indexação, componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. A descrição compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários controlados. Difusão / acesso Esta função não se restringe ao acesso às informações e documentos armazenados, mas a difusão das práticas para que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções: difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de treinamento para o seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, uso de imagens e ao sigilo; utilização de sistemas informatizados; formas de atendimento; permissão de reprodução ou impressão; elaboração de guias de acervo, inventários e páginas web; planejamento e realização de exposições e concursos de pesquisas, etc. Níveis de aplicação Mínimo Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente Mínimo ampliado Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. Intermediário O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc. Máximo O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário), complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc. www.arquivologiaparaconcurso.com