Procedimento de Cadastrar e Gerenciar Almoxarifados e Movimentações de Materiais, Notas de estudo de Administração Empresarial

Baixe Procedimento de Cadastrar e Gerenciar Almoxarifados e Movimentações de Materiais e outras Notas de estudo em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity! Propósito da Funcionalidade Topo Anterior Próximo Para que seja possível efetuar as movimentações dos produtos dos diversos almoxarifados, faz-se necessário efetuar o cadastro e gerenciamento dos mesmos. Este procedimento será realizado através da aplicação de Cadastro de Almoxarifados (CEMAlmox.exe). (Cadastro de Almoxarifados) Abaixo segue os botões da barra de ferramenta com informações de uso. Conhecimentos Necessário e Público Alvo Topo Anterior Próximo Conhecimentos Necessários: Para utilizar a funcionalidade de cadastro de almoxarifado é importante ter conhecimento das regras de negócio que a envolvem e familiaridade com o uso e interação do sistema SIE/SIM com relação a operações de cadastros (inserir, alterar, salvar, localizar, etc). Público Alvo: Esta funcionalidade esta direcionada a Unidade/Setor de Almoxarifado da instituição, mais especificamente ao responsável da Unidade/Setor, ou a quem ele delegar a utilização do módulo. Configurações / Pré-Requisitos Topo Anterior Próximo Configurações Tabelas Estruturadas As seguintes tabelas estruturadas devem estar configuradas na aplicação Tabela Estruturada - (AMTabEstrutEx.exe). Uma vez inserido itens, as alterações de Código bem como sua remoção não é aconselhada. Tais modificações podem implicar inconsistências no sistema e requer uma análise mais aprofundada sobre sua validade ou não. - Tipo de Movimentos - Tabela de Código: 115 Itens: 1 - Entrada 2 - Saída 3 - Entrada e Saída Direta 4 - Estorno de Entrada 5 - Estorno de Saída 6 - Estorno de Entrada/Saída Direta Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. 3.05 Tal ] ê&rquivo Egibir Tramitação Outros Ajuda DB x [E] TE Ei Nova álterar Excluir Localizar | Propriedades Mova. Cod abela | ltemT abela | Código da Tabela Descrição | 115. [Tipo de Movimentos FR Primeiro Nível Tabela Superior Icone Salar Cancelar laDM WrTabEstrutex 4)  305: êrquivo Exibir Tramitação Outros Ajuda [E Mova ] | x Excluir DB Mova TE dlterar Localizar | Propriedades ia] CodTabela ; ltem da Tabela | Descai [Default eb Consumo 109 Correção por Inventário 208 Devolução 111 Devolução de Empréstimo 102 Doação ah2 Doação 10 Empréstimo 107 Entrada Balanço Inicial 301 Estomo para Correção 20? Extravio 208 Normal 205 Perda 103 Produção Própria 206 Quebra 105 Recuperação 200 Requisição ao lmoxantado 108 Retomo Devolução 104 Transferência [Entrada) 20M Transferência [saida] 106 Transformação 203 Transformação MZ Troca de Produtos ZEZZZZZEZZEZZZZEZeeezeezo a aa | [am HfrTabEstrutes 4 (Tabela Estruturada 1 16 - Detalhamento do Movimento)  - Tipos de Calendários - Tabela de Código: 626 Itens: 1 - Padrão 2 - Acadêmico (Geral) 3 - Hospital 4 - Bibliotecas 5 - Almoxarifado Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição. | arquivo Exibir Tramitação Dutos Ájuda B x gh 5 Nova Alterar Excluir Localizar | Propiedades Novo CodT abela | Item abeta | Código da Tabela Descrição | 626 [Tipos de calendários Icone FR Primeiro Nível Tabela Superior el x 8 Salvar I Cancelar, À (ADM [rTabEstrutEx 4) (Tabela Estruturada 700 - Situação do Processamento Itens Recebidos) - Tipos de Documentos de Almoxarifado - Tabela de Código: 706 Itens: 1 - Entrada 2 - Baixa Simples 3 - Entrada e Saída Direta 4 - Estorno de Entrada 5 - Estorno de Baixa 6 - Estorno de Entrada e Saída Direta Todos os itens apresentados na imagem abaixo são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição. (Tabela Estruturada 706 - Tipos de Documentos de Almoxarifado) - Tipos de Planejamento de Material - Tabela de Código: 716 Itens: 1 - Planejamento do Almoxarifado Central Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição. | arquivo Exibir Tramitação Dutos ájuda Ri x dh Novo êilterar Excluir Localizar | Propriedades B Novo Tabela Superior CodT abela | Item abeta | Cúdigo da Tabela Descrição 718, [Tipos de contas correntes do almomarntado RE Pimeiro Nível Salvar [ADM [rTabEstrutEx 4] fd (Tabela Estruturada 718 - Tipos de Contas Correntes do Almoxarifado) - Tipos de Consumidor de Almoxarifado - Tabela de Código: 719 Itens: 1 - Paciente 2 - Unidade Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição. FZ Primeiro Nível Tabela Superior - - Eus “8% 01.03.05 Tabela Estruturada l=fo/ = | diquivo Exibir Tramitação Outros Ajuda b x E] TE Õ Novo alterar E weluir Localizar | Propriedades Novo CodTabela | Item abela | Códigoda Tabela Descrição I 718 [Tipos de Consumidor de Almoxarifado Ícone x Salvar Cancelar lanm FrTabEstrutBo 4 (Tabela Estruturada 720 - Tipo de Prestador) - Tipo de Ocorrência da Conta Corrente - Tabela de Código: 733 Itens: 1 - Abertura de Conta 2 - Crédito ref. a Ajuste de Saldo 3 - Débito - Ajuste de Saldo 4 - Débito por Transferência Orçamentária 5 - Débito por Transferência Orçamentária 6 - Crédito por Transferência entre CC 7 - Débito por Transferência entre CC 8 - Comprometimento Requisição de Materiais 9 - Descomprometimento Requisição de Materiais 10 - Débito de Requisição de Materiais 11 - Estorno de Requisição de Materiais 12 - Comprometimento Requisição de Deslocamento 13 - Descomprometimento Requisição de Deslocamento 14 - Débito Requisição de Deslocamento 15 - Estorno de Requisição de Deslocamento Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição. 9% 01.03.05 Tabela Estruturada Isle! E | arquivo Exibir Tramitação Dutos Ajuda DB x E) TE Ô Novo éslterar Excluir Localizar | Propriedades Novo CodTabela | Item abela | Código da Tabela Descrição I 733. [Tipo de Dcarnência da Conta Corrente icone FF Primeiro Nível a Tabela Superior s El x Salvar Cancelar lanm FrTabEstrutBo 4 Instruções para Uso da Funcionalidade Topo Anterior Próximo 1. Guia Almoxarifado Para cadastrar um Almoxarifado deve-se abrir a aplicação Cadastro de Almoxarifado (CEMAlmox.exe) e acionar o botão NOVO. (Cadastro de Almoxarifado) No campo Nome do Almoxarifado deve-se descrever o nome do almoxarifado que esteja sendo cadastrado, exemplo: Almoxarifado Central. Caso esse novo seja um sub-almoxarifado, deve-se buscar o almoxarifado superior através da lupa do campo Almoxarifado Superior (o almoxarifado superior deverá estar previamente cadastrado no sistema). O ano e mês corrente devem ser informados nos campos Ano Corrente e Mês Corrente. Estes dados influenciam na movimentação de produtos do almoxarifado. Para movimentar algum produto a data do documento criado deverá estar dentro do ano e mês corrente que estiver informado no cadastro do almoxarifado em questão. O Tipo de Prestador de Serviço define se o que está sendo cadastrado são tipo Almoxarifado ou tipo Frota (este indica cadastro de garagem). Neste caso, a opção adequada será Almoxarifado, item da tabela estruturada 720 - Tipo de Prestador. A unidade administrativa responsável pelo almoxarifado da instituição que esteja sendo cadastrado deve ser localizado através da lupa do campo Unidade Vinc. O campo Nome da Unidade será automaticamente preenchido pelo sistema com a descrição informada no cadastro da unidade selecionada (AMOrgInstituicao.exe). O funcionário responsável pelo almoxarifado que esteja sendo cadastrado será informando no campo Matricula do Almoxarife. Através da lupa o usuário poderá localizar o funcionário da instituição desde que este esteja cadastrado no módulo Recursos Humanos, pela aplicação Funcionários (RHCFuncionários.exe). Este campo é informativo, e não interfere na utilização do módulo. utilizar a conta corrente sem efetuar a transferências de recurso do orçamento, neste caso o valor de saldo em conta corrente será informado diretamente no cadastro da conta corrente. O checkbox Utiliza Valor de Compra indicará se o sistema utilizará valor da última compra para débito referente aos produtos das requisições. O parâmetro Transf. Automática (Verifica Saldo na Conta Corrente) quando selecionado permitirá que o sistema realize uma transferência automática para a unidade gestora do almoxarifado caso não haja recurso nela. Para isso, será faz necessário identificar o Tipo de QDD que será utilizado no lançamento do recurso (item da tabela estruturada 146 - Tipo de QDD). No checkbox Utiliza Agenda de Unidades se define se o almoxarifado utiliza Agenda (calendário específico) para atendimento de requisições. Quando o combo for selecionado será necessário identificar qual o calendário que será utilizado (item da tabela estruturada 626 - Tipos de Calendários). (Cadastro de Almoxarifado - Configurações Operacionais) Na caixa de seleção Gerar Solicitação de Compras quando selecionada, uma solicitação de compra será gerada automaticamente pelo sistema quando a quantidade atual de determinado produto em estoque for menor que a quantidade da requisição de material criada. A solicitação somente será gerada se o sexto checkbox Gera Requisição por Demanda Reprimida também estiver selecionado, e se na aplicação de Parâmetros de Licitação e Compra (LMPMateriais.exe) existir um documento de solicitação de compra configurado. Do contrário, o sistema não irá gerar solicitação automática. IMPORTANTE: Para gerar solicitação de compra pelo estoque SEMPRE precisará existir uma Demanda Reprimida. Exemplificando, quando um usuário requisitar 10 itens, mas no estoque só tem 6, o sistema atenderá os 6 itens e irá gerar uma outra requisição de material com os 4 que faltam. Até aqui estamos falando de Demanda Reprimida. Agora se estiver configurado para gerar a Solicitação de Compra, então, neste caso quando o sistema gerar a demanda reprimida vai gerar a solicitação de compra. Processamento Bloqueado (Bloquear Processamentos), quando este checkbox estiver marcado o sistema não permitirá efetuar somente Estorno de Entrada Simples no almoxarifado. O parâmetro Data Movimento (Considerar Data do Movimento) quando este checkbox estiver marcado o sistema considerará a Data de Movimento para verificar se esta dentro do mês e ano corrente do almoxarifado. Se estiver desmarcado o sistema verifica a data no momento do processamento para consistir mês e ano corrente do almoxarifado. Solicitação Liberada, quando marcado indica que o almoxarifado está liberado para receber requisições de produtos. Do contrário, os usuários não conseguirão enviar ao almoxarifado suas requisições de materiais. O checkbox Requisitar com estoque ZERO (Solicitar com Estoque Zero) serve para definir se será permitido aos usuários requisitar produtos mesmo que estes estejam indisponíveis no almoxarifado, ou seja, quando não tenha o produto requisitado no estoque desde que o produto requisitado esteja cadastrado no estoque (esteja no Catálogo de Produtos). Gera Requisição por Demanda Reprimida, quando este checkbox estiver marcado o sistema irá gerar, automaticamente, uma requisição de material quando quantidade requisitada for maior que a quantidade do produto em estoque. Essa nova requisição ficará na caixa postal do almoxarife aguardando que haja material em estoque novamente. Compra sem Restrição (Libera Solicitar qualquer produto do Catálogo), quando este checkbox estiver marcado o sistema considera válido para solicitar produtos para compra (Solicitação de Compra) qualquer produto do catálogo de produtos, caso contrário o usuário somente conseguirá localizar produtos que estejam no estoque do almoxarifado. O parâmetro Bloqueio de Entrada de Produtos (Somente entrada de produtos que estejam no Almox) deve ser selecionado quando for necessário bloquear a entrada de produtos no almoxarifado. Se estiver marcado no momento de processar uma entrada de produto no almoxarifado o sistema só processará produtos que já existam no estoque. Caso algum produto que se deseje dar entrada no estoque ainda não tenha sido cadastrado no estoque o sistema não permitirá a entrada do mesmo. Quando este checkbox estiver desmarcado o sistema cadastrará o produto automaticamente no estoque do almoxarifado e processará a sua entrada no almoxarifado. 1.03 ] &rquivo Exibir Outros Ajuda B x Mova dslterar Excluir Localizar | Propriedades Mova 8a Ê flmoxantado | Configurações | Compromete Planejament € Compras O Estoque E Não | Tipos Documento | Localizações dos Almoxarifados | Tipo de Planejamento Previsão de Consumo do Compras - Unidades 1º Consumo Médio Forma de Calculo de Reposição de Material Número de meses Tempo de Aquisição € Previsão de Consumo 12 10,00 | [7 Uliiza Conta Corrente | [” Utiliza Valor de Compra Tipo de Conta Corrente ] slmosarifado Central ” T Processamento Bloqueado T” Gera solicitação de compras pI Transf. Automática Tipo GBD FF Data Movimento FF Solicitação Liberada T” Requisistar com estoque ZERO [Emi pi aa de Unidades [” Gera Requisição por Demanda Reprimida alendário, Es FF Compra sem Restrição 1 Bloqueia Entrada de Produtos Salvar | Cancelar [04 - 004 - Alterando JaDM FrCEMAlmox 4 (Cadastro de Almoxarifado - Guia Configurações) determinado procedimento do almoxarifado. No campo Função do Documento o usuário deverá escolher qual a operação que será efetuada quando o documento vinculado for utilizado. Na Descrição deve-se digitar o nome que identifique a operação será efetuada. (Cadastro de Almoxarifado - Guia Tipos Documento - Cadastro de Tipo de Documento) No campo Tipo de Documento deve-se localizar o tipo de documento cadastrado na aplicação (TRMTDocumento.exe) que será utilizado para a função selecionada. No campo Estorno deve-se localizar o tipo de documento cadastrado para a função de estorno desta operação. Em Tipo de Movimento selecione o movimento que será efetuado quando o tipo de documento vinculado for utilizado (item da tabela estruturada 115 - Tipo de Movimentos). Detalhe do Movimento selecione o item da tabela estruturada (116 - Detalhamento do Movimento) adequado ao documento que esteja sendo vinculado. Depois de informar os dados clique no botão SALVAR. (Cadastro de Almoxarifado - Guia Tipos Documento - Tipo de Documento Informado) Na imagem abaixo são apresentados alguns documentos que estão configurados para serem utilizados nas funcionalidades operacionais deste módulo. (Cadastro de Almoxarifado - Guia Tipos Documento - Alguns Tipos de Documentos Vinculados) 4. Guia Localizações dos Almoxarifados a descrição deste local. No campo Tipo de Localização selecione item correspondente ao endereço que esteja sendo cadastrado (item da tabela estruturada 703 - Tipos de Localizações de Armazenamento). Caso a localização tem algum tipo de tratamento (produtos que não podem pegar luz, precisam de refrigeração, etc), na caixa de opções Tratamento Especial informe Sim. Do contrário marque a opção Não (produto não requer tratamento especial). Na caixa de opções Bloqueado Informe se o endereço está ou não bloqueado. No campo Nome do Espaço localize o espaço físico deste endereço. Após selecionar o espaço desejado o sistema preencherá automaticamente o campo Prédio com o nome do prédio de acordo com a opção selecionada no campo anterior. Informados os dados clique no botão SALVAR. (Cadastro de Almoxarifado - Guia Localizações dos Almoxarifados - Local Informado) Na imagem abaixo são apresentados alguns locais cadastrados para este almoxarifado. (Cadastro de Almoxarifado - Guia Localizações dos Almoxarifados - Locais Cadastrados) Conclui-se neste momento o cadastro do Almoxarifado Central.