100 cadastro de almoxarifados setoriais

100 cadastro de almoxarifados setoriais

(Parte 1 de 2)

Propósito da Funcionalidade Topo Anterior Próximo

Para que seja possível efetuar as movimentações dos produtos dos diversos almoxarifados, faz-se necessário efetuar o cadastro e gerenciamento dos mesmos. Este procedimento será realizado através da aplicação de Cadastro de Almoxarifados (CEMAlmox.exe).

(Cadastro de Almoxarifados) Abaixo segue os botões da barra de ferramenta com informações de uso.

(Barra de Ferramenta - Cadastro de Almoxarifados)

NOVO: através desse comando pode ser cadastrado um novo Almoxarifado da instituição; ALTERAR: dever ser utilizado quando desejar alterar algum dado do almoxarifado selecionado;

EXCLUIR: utilizar quando for necessário excluir algum almoxarifado selecionado. A exclusão somente será efetuada se não existir vínculos com outras aplicações, ou seja, se o almoxarifado selecionada estiver vinculada a um registro de entrada ou saída de material, ou outro registro de movimentação de produto, não será permitido efetuar a sua exclusão;

LOCALIZAR: utilizar quando desejar localizar algum Almoxarifado já cadastrado no sistema;

PROPRIEDADES: utilizar quando desejar visualização detalhada dos tipos de documentos configurados na guia Tipos de Documento para determinado Almoxarifado selecionado;

NOVO: utilizar quando desejar adicionar novo tipo de documento na guia Tipos de Documento para determinado Almoxarifado selecionado.

Objetivos Específicos Topo Anterior Próximo

Os objetivos específicos desta aplicação são: - Cadastrar os almoxarifados da instituição;

- Configurar parametrizando os tipos de documento que serão utilizados em cada processo de movimentação de produtos; e

- Controlar o recebimento, armazenamento, requisição e distribuição dos materiais pelos diversos almoxarifados da instituição.

Conhecimentos Necessário e Público Alvo Topo Anterior Próximo

Con hecimentos N ecessários :

Para utilizar a funcionalidade de cadastro de almoxarifado é importante ter conhecimento das regras de negócio que a envolvem e familiaridade com o uso e interação do sistema SIE/SIM com relação a operações de cadastros (inserir, alterar, salvar, localizar, etc).

Público Alvo:

Esta funcionalidade esta direcionada a Unidade/Setor de Almoxarifado da instituição, mais especificamente ao responsável da Unidade/Setor, ou a quem ele delegar a utilização do módulo.

Configurações / Pré-Requisitos Topo Anterior Próximo

Con figu raç ões

Tab elas E struturad as As seguintes tabelas estruturadas devem estar configuradas na aplicação Tabela Estruturada - (AMTabEstrutEx.exe).

Uma vez inserido itens, as alterações de Código bem como sua remoção não é aconselhada. Tais modificações podem implicar inconsistências no sistema e requer uma análise mais aprofundada sobre sua validade ou não.

- Tipo de Movimentos - Tabela de Código: 115 Itens : 1 - Entrada 2 - Saída 3 - Entrada e Saída Direta 4 - Estorno de Entrada 5 - Estorno de Saída 6 - Estorno de Entrada/Saída Direta

Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema.

(Tabela Estruturada 115 - Tipo de Movimentos)

- Detalhamento do Movimento - Tabela de Código: 116 Itens : 101 - Compra 104 - Transferência (Entrada) 200 - Requisição 204 - Transferência 301 - Estorno Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Além disso, essa tabela estruturada segue o seguinte padrão: 1XX são itens de entrada, 2XX de saída e 3XX de estorno. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 116 - Detalhamento do Movimento) (Tabela Estruturada 116 - Detalhamento do Movimento)

- Tipos de Calendários - Tabela de Código: 626 Itens : 1 - Padrão 2 - Acadêmico (Geral) 3 - Hospital 4 - Bibliotecas 5 - Almoxarifado

Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 626 - Tipos de Calendários)

- Situação do Processamento Itens Recebido - Tabela de Código: 700 Itens : 1 - Recebido 2 - Processado

Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 700 - Situação do Processamento Itens Recebidos)

- Tipos de Documentos de Almoxarifado - Tabela de Código: 706 Itens : 1 - Entrada 2 - Baixa Simples 3 - Entrada e Saída Direta 4 - Estorno de Entrada 5 - Estorno de Baixa 6 - Estorno de Entrada e Saída Direta

Todos os itens apresentados na imagem abaixo são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 706 - Tipos de Documentos de Almoxarifado)

- Tipos de Planejamento de Material - Tabela de Código: 716 Itens : 1 - Planejamento do Almoxarifado Central Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 716 - Tipos de Planejamento de Material)

- Tipos de Contas Correntes do Almoxarifado - Tabela de Código: 718 Itens : 1 - Almoxarifado Central 2 - Garagem Central 3 - C - Almoxarifado Frota Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 718 - Tipos de Contas Correntes do Almoxarifado)

- Tipos de Consumidor de Almoxarifado - Tabela de Código: 719 Itens : 1 - Paciente 2 - Unidade Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 719 - Tipos de Consumidor de Almoxarifado)

- Tipo de Prestador - Tabela de Código: 720 Itens : 1 - Almoxarifado 2 - Frota

Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 720 - Tipo de Prestador)

- Tipo de Ocorrência da Conta Corrente - Tabela de Código: 733 Itens : 1 - Abertura de Conta 2 - Crédito ref. a Ajuste de Saldo 3 - Débito - Ajuste de Saldo 4 - Débito por Transferência Orçamentária 5 - Débito por Transferência Orçamentária 6 - Crédito por Transferência entre C 7 - Débito por Transferência entre C

8 - Comprometimento Requisição de Materiais 9 - Descomprometimento Requisição de Materiais 10 - Débito de Requisição de Materiais 1 - Estorno de Requisição de Materiais 12 - Comprometimento Requisição de Deslocamento 13 - Descomprometimento Requisição de Deslocamento 14 - Débito Requisição de Deslocamento 15 - Estorno de Requisição de Deslocamento

Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 733 - Tipo de Ocorrência da Conta Corrente) Pré- Requisitos

1. Unidade Responsável

Para informar o nome da unidade responsável pelo almoxarifado da instituição a unidade deverá estar previamente cadastrada na aplicação Estrutura Organizacional da Instituição (AMOrgInstituicao.exe).

2. Funcionário Responsável

Para informar o funcionário responsável pelo almoxarifado da instituição, os cadastros destes devem estar contemplados corretamente no sistema, na aplicação Funcionários (RHCFuncionários.exe).

3. Cadastrar Tipos de Documentos

Cadastrar os tipos de documentos que serão utilizados nas funcionalidades operacionais do módulo. Estes documentos são cadastrados através da aplicação Cadastro de Tipos e Fluxos de documentos (TRMTDocumento.exe). Faz necessário salientar que o ano dos tipos de documento utilizados devem estar de acordo com o ano de exercício do Almoxarifado, pois quando uma funcionalidade gerar número do documento, esta numeração será gerada conforme o cadastro do tipo do documento utilizado. O fluxo de cada documento será definido conforme a necessidade de cada instituição.

Abaixo seguem alguns exemplos de tipos de documentos que podem ser utilizados neste módulo.

• Documento para Inventário: Inventário do Almoxarifado

• Documentos relacionados a Entrada de Materiais: Entrada Simples de Materiais, Estorno de Entrada Simples de Materiais, Entrada e

Saída Direta de Materiais e Estorno de Entrada e Saída Direta de Materiais.

• Documento relacionados a Baixa de Materiais: Estorno de Baixa Simples de Materiais e Estorno de Baixa Simples de Materiais.

• Documento para Transferência de Produtos: Transferência de Produtos.

• Documento para Solicitações ao Almoxarifado: Requisição de Materiais Almoxarifado, Solicitação de Alteração e Solicitação de Cadastro de Produto.

Instruções para Uso da Funcionalidade Topo Anterior Próximo

1. Guia Almoxarifado Para cadastrar um Almoxarifado deve-se abrir a aplicação Cadastro de Almoxarifado (CEMAlmox.exe) e acionar o botão NOVO.

(Cadastro de Almoxarifado) No campo Nome do Almoxarifado deve-se descrever o nome do almoxarifado que esteja sendo cadastrado, exemplo: Almoxarifado Central.

Caso esse novo seja um sub-almoxarifado, deve-se buscar o almoxarifado superior através da lupa do campo Almoxarifado Superior (o almoxarifado superior deverá estar previamente cadastrado no sistema).

O ano e mês corrente devem ser informados nos campos Ano Corrente e Mês Corrente. Estes dados influenciam na movimentação de produtos do almoxarifado. Para movimentar algum produto a data do documento criado deverá estar dentro do ano e mês corrente que estiver informado no cadastro do almoxarifado em questão.

O Tipo de Prestador de Serviço define se o que está sendo cadastrado são tipo Almoxarifado ou tipo Frota (este indica cadastro de garagem). Neste caso, a opção adequada será Almoxarifado, item da tabela estruturada 720 - Tipo de Prestador.

A unidade administrativa responsável pelo almoxarifado da instituição que esteja sendo cadastrado deve ser localizado através da lupa do campo Unidade Vinc. O campo Nome da Unidade será automaticamente preenchido pelo sistema com a descrição informada no cadastro da unidade seleciona da ( A MOrgIns tituicao.e xe).

O funcionário responsável pelo almoxarifado que esteja sendo cadastrado será informando no campo Matricula do Almoxarife. Através da lupa o usuário poderá localizar o funcionário da instituição desde que este esteja cadastrado no módulo Recursos Humanos, pela aplicação Funcionários (RHCFuncionários.exe). Este campo é informativo, e não interfere na utilização do módulo.

(Cadastro de Almoxarifado - Guia Almoxarifado) Informados os dados nesta guia deve-se efetuar as parametrizações da próxima guia antes de salvar.

2. Guia Configurações

Nesta guia são informados os parâmetros para o funcionamento do almoxarifado no sistema. Na caixa de opções Compromete Planejamento será definido se haverá comprometimento do planejamento do Compras, ou do Estoque, ou se Não haverá planejamento. Quando selecionado qual dos tipos de planejamento é comprometido, deve-se escolher o Tipo de Planejamento, item da tabela estruturada 716 - Tipos de Planejamento de Material. Além disso, um documento específico para esta funcionalidade deverá ser criado e configurado na aplicação de Parâmetros de Licitação e Compras (LMPMateriais.exe). Marcando a opção Não, não haverá comprometimento de planejamento e consequentemente não haverá necessidade de fazer as configurações específicas para o planejamento.

(Cadastro de Almoxarifado - Caixa de Opções Compromete Planejamento)

A caixa de opções Forma de Cálculo de Reposição de Material indicará se o ponto de reposição do estoque será calculado pelo Custo Médio ou pela Previsão de Consumo.

O Número de Meses indica o ciclo do almoxarifado em meses. No campo Tempo de Aquisição deve-se informar o tempo médio entre a emissão do pedido de compra ao fornecedor e o recebimento. O tempo informado neste campo será usado para calcular os estoques mínimo, máximo e o ponto de reposição.

(Cadastro de Almoxarifado - Caixa de Opções Forma de Cálculo de Reposição de Material)

A configuração da utilização de Contas Correntes será realizada através da caixa de opções Utiliza Conta Corrente (Integração com o

Orçamento). Quando a instituição utilizar conta corrente se faz necessário identificá-la. Marcado este combo, o campo Tipo de Conta Corrente será habilitado para que o usuário selecione o tipo de conta corrente adequada, item da tabela estruturada 718 - Tipos de Contas Correntes do Almoxarifado. Esta configuração poderá integrar os módulos Orçamentário e Materiais, pois através desta funcionalidade será possível transferir recursos do orçamento para uma conta corrente no almoxarifado para custear as requisições de materiais das unidade solicitantes. Mas, pode-se utilizar a conta corrente sem efetuar a transferências de recurso do orçamento, neste caso o valor de saldo em conta corrente será informado diretamente no cadastro da conta corrente.

O checkbox Utiliza Valor de Compra indicará se o sistema utilizará valor da última compra para débito referente aos produtos das requisições.

O parâmetro Transf. Automática (Verifica Saldo na Conta Corrente) quando selecionado permitirá que o sistema realize uma transferência automática para a unidade gestora do almoxarifado caso não haja recurso nela. Para isso, será faz necessário identificar o Tipo de QDD que será utilizado no lançamento do recurso (item da tabela estruturada 146 - Tipo de QDD).

No checkbox Utiliza Agenda de Unidades se define se o almoxarifado utiliza Agenda (calendário específico) para atendimento de requisições.

Quando o combo for selecionado será necessário identificar qual o calendário que será utilizado (item da tabela estruturada 626 - Tipos de Calendários ).

(Cadastro de Almoxarifado - Configurações Operacionais)

Na caixa de seleção Gerar Solicitação de Compras quando selecionada, uma solicitação de compra será gerada automaticamente pelo sistema quando a quantidade atual de determinado produto em estoque for menor que a quantidade da requisição de material criada. A solicitação somente será gerada se o sexto checkbox Gera Requisição por Demanda Reprimida também estiver selecionado, e se na aplicação de Parâmetros de Licitação e Compra (LMPMateriais.exe) existir um documento de solicitação de compra configurado. Do contrário, o sistema não irá gerar solicitação aut om ática.

IMPORTANTE: Para gerar solicitação de compra pelo estoque SEMPRE precisará existir uma Demanda Reprimida. Exemplificando, quando um usuário requisitar 10 itens, mas no estoque só tem 6, o sistema atenderá os 6 itens e irá gerar uma outra requisição de material com os 4 que faltam. Até aqui estamos falando de Demanda Reprimida. Agora se estiver configurado para gerar a Solicitação de Compra, então, neste caso quando o sistema gerar a demanda reprimida vai gerar a solicitação de compra.

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