960 inventario almoxarifados

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Inventário do Almoxarifado Topo Anterior Próximo

O Inventário do Almoxarifado consiste em equalizar os estoques que se tem fisicamente nos almoxarifados e os dados que estão registrados no sistema. O processo é bastante simples, pois deve-se contar os estoques físicos e conferir com dados registrados no sistema.

Propósito da Funcionalidade Topo Anterior Próximo

O processo de Inventário do Almoxarifado é utilizado para registrar e documentar a conferência do estoque, verificando se o estoque físico confere ou não com o estoque registrado no sistema. O inventário poderá ser completo, ou seja, de todos os materiais inseridos no almoxarifado realizado no final de cada ano para efeito de balanço. Ou parcial, este tipo de inventário abrange apenas uma parte dos materiais e pode ser realizado a qualquer época do ano, uma ou mais vezes.

Esta funcionalidade permite ao almoxarife gerênciar possíveis inconsistências no estoque. O processo de inventário é realizado através da aplicação de Inventário do Almoxarifado (CEMInventarioAlmox.exe).

(Inventário do Almoxarifado) Abaixo segue os botões da barra de ferramenta com informações de uso.

(Barra de Ferramenta - Inventário do Almoxarifado)

NOVO: através desse botão pode ser cadastrado um novo documento de inventário do almoxarifado; ALTERAR: dever ser utilizado quando desejar alterar algum dado do documento criado para inventariar os produto no estoque; LOCALIZAR: através desse comando pode-se localizar algum inventário do almoxarifado já registrado no sistema;

TRAMITAÇÕES: visualiza todas as tramitações do documento de inventário do almoxarifado. Este botão, somente aparecerá habilitado quando o usuário selecionar um documento;

TRAMITAR: através desse comando efetua-se as tramitações pertinentes obedecendo a configuração feita no documento selecionado. Este botão, somente aparecerá habilitado quando o usuário tiver criado o documento de inventário do almoxarifado.

Objetivos Específicos Topo Anterior Próximo

São objetivos específicos desta funcionalidade: - registrar e documentar a conferência do produtos no estoque;

- conferir a exatidão dos registros no sistema com o estoque físico;

- permite ao almoxarife gerênciar possíveis inconsistências no estoque.

Con figu raç ões

1. Tabela Estruturada A seguinte tabela estruturada deve estar configurada na aplicação Tabela Estruturada - (AMTabEstrutEx.exe).

Uma vez inserido itens, as alterações de Código bem como sua remoção não é aconselhada. Tais modificações podem implicar inconsistências no sistema e requer uma análise mais aprofundada sobre sua validade ou não.

- Classificação ABC - Tabela de Código: 702 Itens : 1 - Curva A 2 - Curva B 3 - Curva C Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.

(Tabela Estruturada 702 - Classificação ABC)

1. Configuração de Tipo de Documento no Cadastro de Almoxarifado

O tipo de documento que será utilizado para registrar o Inventário do Almoxarifado para determinado almoxarifado deverá ser configurado na aplicação de Cadastro de Almoxarifados (CEMAlmox.exe), guia Tipos Documento. Esta configuração deve ser realizada para todos os almoxarifado da instituição. Ou seja, se a instituição possuir dois almoxarifados, no cadastro de ambos deve ser configurado o documento que será utilizado por esta f unc iona lida de.

(Cadastro de Almoxarifado - Configuração de Tipos de Documento para Inventário do Almoxarifado) (Cadastro de Almoxarifado - Configuração de Tipos de Documento para Inventário do Almoxarifado)

Pré- Requisitos

1. Cadastro do Almoxarifado

O almoxarifado que será inventariado deverá estar previamente cadastrado na aplicação de Cadastro de Almoxarifados (CEMAlmox.exe).

2. Cadastro de Tipo de Documento

O tipo de documento que será utilizado para registrar o Inventário do Almoxarifado deverá estar previamente cadastrado através da aplicação

Cadastro de Tipos e Fluxos de documentos (TRMTDocumento.exe). Faz necessário salientar que o fluxo de cada documento será definido conforme a necessidade de cada instituição.

No documento que efetuará o registro do Inventário no Almoxarifado recomenda-se configurar no passo de fluxo que fechará o inventário, a aplicação de ação (CEACFechaInventario.dll), a qual efetuará o fechamento do inventário e liberará a movimentação de produtos no almoxarifado inventariado. No passo de fluxo de cancelamento deve-se configurar a aplicação de ação (CEACCancelaInventario.dll), a qual efetuará a liberação da movimentação de produtos no almoxarifado.

3. Funcionário Responsável

Para informar o responsável pelo inventário do almoxarifado da instituição, os cadastros destes devem estar contemplados corretamente no sistema, na aplicação Funcionários (RHCFuncionários.exe).

4. Processo Protocolado

Desejando vincular ao documento de Inventário do Almoxarifado um processo que tenha sido registrado no Protocolo, este deverá estar previamente cadastrado através da aplicação Abertura de Documentos (TRAProcessoProced.exe ou TRAProcesso.exe, ou ainda TRAProc essoN um Proc .e xe).

5.Catálogo de Produto

Quando o inventário for do tipo "Parcial", para que o usuário possa localizar o Grupo de Material que deseja inventariar, o catálogo de materiais deverá estar devidamente cadastrado na aplicação Catálogo de Produtos (CEMEstruturaProduto.exe).

6.Cadastro de Localizações dos Almoxarifados

Quando o inventário for do tipo "Parcial", para que o usuário possa localizar o Endereço dos Materiais que deseja inventariar, as localizações destes materiais deverão devidamente cadastrados na aplicação de Cadastro de Almoxarifados (CEMAlmox.exe), guia Localizações dos Al moxar ifad os .

7.Classificação ABC

Quando o inventário for do tipo "Parcial", para que o usuário possa selecionar a Classificação ABC que deseja inventariar, as classificações deverão estar devidamente criadas na tabela estruturada 702 -Classificação ABC.

Instruções para Uso da Funcionalidade Topo Anterior

A seguir serão apresentadas as instruções para efetuar o inventário de produtos no Almoxarifado.

1. Guia Inventário de Almoxarifado Para dar início ao Registro de Inventário de produtos no Almoxarifado, clique no botão NOVO.

(Inventário do Almoxarifado)

Comece localizando o Almoxarifado, o qual será efetuado o inventário dos produtos. Ao acionar a lupa será apresentada a tela abaixo para o usuário escolher o almoxarifado desejado.

(Inventário do Almoxarifado - Localizando Almoxarifado)

A seguir clique na lupa do campo Responsável para localizar e selecionar o funcionário responsável pelo inventário do almoxarifado da ins tituição.

(Inventário do Almoxarifado - Localizando Funcionário Responsável pelo Inventário)

Havendo a necessidade (ou desejo) de vincular um processo criado no Protocolo no documento de registro do inventário clique na lupa ao lado do campo Número do Processo para localizar o processo em questão.

No campo Abertura informe a data de abertura do processo de inventário do almoxarifado.

O campo Fechamento aparecerá desabilitado porque a data de fechamento será automaticamente preenchida quando o documento for tramitado para o passo de fluxo de fechamento, o qual executará a aplicação de ação (CEACFechaInventario.dll) e liberará a movimentação de produtos no almox arifado i nve ntariado.

Na caixa de opções Tipo de Inventário selecione a opção adequada ao processo que será realizado:

- Total: marcar esta opção quando o inventário for completo, ou seja, de todos os materiais inseridos no almoxarifado selecionado. Este tipo de inventário normalmente é realizado no final de cada ano para efeito de balanço. Quando esta opção for marcada o almoxarifado selecionado ficará bloqueado para movimentações de produtos até que seja efetuado o fechamento deste inventário.

- Parcial: marque esta opção quando o inventário incluir apenas uma parte dos materiais no almoxarifado selecionado. Este tipo de inventário pode ser realizado a qualquer época do ano, uma ou mais vezes. Esta opção bloqueará, somente as movimentações dos materiais selecionados. Irá bloquear de acordo com o filtro selecionado até o fechamento do inventário.

A caixa de opções Filtro somente ficará habilitada quando o tipo de inventário indicado for "Parcial". Abaixo segue detalhamento de cada opç ão:

- Grupo de Material: neste localiza-se o grupo de material do catálogo de materiais que será inventariado.

- Endereço: marcando esta opção o usuário irá localizar o endereço dos materiais que deseja inventariar, ou seja, o inventário será realizado para determinada localização de materiais. Os produtos deverão estar devidamente alocados nos endereços cadastrados no Almoxarifado selecionado.

- Classificação ABC: marcando esta opção o usuário irá selecionar a classificação que deseja inventariar.

Preenchidos os campos detalhados acima, o usuário deverá acionar o botão SALVAR para registrar e criar o documento de inventário do almoxarifado. Desistindo de continuar, ainda pode-se CANCELAR o documento, para isso use o botão com o mesmo nome.

(Inventário do Almoxarifado - Inventário Criado)

Salvo o registro, o campo Número do Inventário será preenchido automaticamente, nesta exemplificação o documento de inventário foi criado com a seguinte numeração: 000004/2011.

Depois de salvar o documento, não existe a possibilidade de excluí-lo, caso necessite eliminá-lo deve-se tramitá-lo para o passo de fluxo de Canc ela ment o.

Havendo a necessidade de alterar o responsável, ou o texto escrito no campo Observação pode-se alterar os dados desejados acionando o botão ALTERAR.

No inventário do almoxarifado os itens são carregados automaticamente na guia Itens do Inventário de acordo com o tipo de inventário selecionado. Exemplo: quando o inventário for Total, todos os itens em estoque no almoxarifado selecionado serão carregados para a guia Itens, sendo o inventário do tipo Parcial, somente os itens do filtro selecionado serão carregados para esta guia.

2. Guia Itens do Inventário

Nesta guia aparecerão todos os materiais em estoque de acordo com o tipo de inventário criado. O usuário deverá conferir fisicamente os itens e lançar a quantidade conferida.

No documento de inventário 000004/2011 utilizado como exemplo, será realizado um inventário Parcial no estoque do Almoxarifado Central. Ou seja, somente os Produtos do Catálogo "Material de Expediente" serão inventariados.

Durante o período que este inventário estiver aberto não será possível movimentar os produtos deste catálogo.

OBS.: O inventário Parcial não bloqueia a movimentação de produtos do almoxarifado inventariado, apenas bloqueia a movimentação dos produtos que estão sendo inventariados.

(Inventário do Almoxarifado - Itens do Inventariados)

Para facilitar a contagem dos produtos em estoque o usuário poderá utilizar o relatório Conferência Geral (prjRelEstoqueConferenciaLocalizacao.dll) para anotar a quantidade física de cada produto. Abaixo segue imagem do relatório listado para o

Almox arifado C entral.

(Inventário do Almoxarifado - Relatório Listado para conferência dos Produtos no Almoxarifado Central)

Efetuada a conferência dos produtos o usuário deverá lançar os dados no documento de inventário. Para isso localiza-se o documento, acessa a guia Itens do Inventário e clica sobre o campo Qt.Contagem para digitar a quantidade física identificada.

(Inventário do Almoxarifado - - Itens do Inventariados - Contagem dos Produtos em Estoque)

A forma como o setor efetuará esta conferência dependerá dos critérios de cada instituição, ou seja, pode ser configurado um ou mais passos de fluxos para que seja enviado para usuários diferentes realizarem a contagem e/ou conferência dos dados. E somente no final da conferência dos itens deve-se registrar no documento que cada item foi conferido marcando o campo Conferido. (Inventário do Almoxarifado - Itens do Inventariados - Conferência dos Produtos no Almoxarifado Central)

Depois de conferir todos os itens apresentados nesta guia o usuário deverá salvar o registro e tramitar o documento para o passo de fluxo adequado (configurado conforme necessidade da instituição). Havendo divergência entre os dados do estoque registrados no sistema e as quantidades físicas identificadas, o almoxarife deverá realizar os ajustes necessários utilizando as funcionalidades operacionais adequadas (Baixa, entrada, estorno, etc).

Volte a guia Inventário de Almoxarifado para tramitar o documento. De acordo com o fluxo definido pela instituição o documento poderá ser tramitado tantas vezes forem necessárias ou então, tramitar diretamente para o passo de fluxo de fechamento do inventário.

(Inventário do Almoxarifado - Documento pronto para Tramitar)

Acionando o botão TRAMITAR o usuário deverá selecionar a opção de fluxo que deseja enviar o documento. - Estando conferido todos os itens poderá ser tramitado para o passo de fluxo que Fecha Inventário. Tramitando para esse passo de fluxo o inventário será fechado e arquivado. - Desejando cancelar o inventário o usuário deverá selecionar a opção de fluxo Cancela Inventário.

(Inventário do Almoxarifado - Tela de Tramitação)

Em nossa exemplificação o inventário será tramitado para o passo de fluxo "Fecha Inventário", pois ele já pode ser concluído (todos os itens foram contados e conferidos). Ao clicar no botão OK o sistema apresentará a mensagem abaixo para que o usuário confirme ou não o fechamento do inve ntário.

(Mensagem - Confirma o Fechamento do Inventário) Para confirmar acione o botão SIM, neste caso, a mensagem abaixo será exibida ao autorizador.

(Mensagem - Confirmando o Fechamento do Inventário)

Neste momento o documento de inventário 000004/2011 utilizado como exemplo já se encontra arquivado. Dessa forma, a movimentação dos produtos do Catálogo "Material de Expediente" já se encontram liberados.

OBS.: Havendo inconsistência na conferência dos itens, após o fechamento do inventário o almoxarife deve registra a entrada do produto quando encontrar itens a mais do que o registrado no sistema. Ou, lançar a baixa quando não entrar todas as quantidades que contam registradas no siste ma.

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