950 requisicao de material para almoxarifados

950 requisicao de material para almoxarifados

(Parte 1 de 2)

Requisição de Material Topo Anterior Próximo

O fluxo a ser seguido pelas requisições de materiais ao estoque deve ser definido através da aplicação Cadastro de Tipos e Fluxos de documentos (TRMTDocumento.exe). O sistema possibilita que cada almoxarifado possa definir um fluxo específico para as requisições recebidas.

Propósito da Funcionalidade Topo Anterior Próximo

Através da Requisição de Material o usuário poderá solicitar produtos que estejam no estoque de determinado almoxarifado da instituição. A requisição de material ao almoxarifado é realizada através da aplicação de Requisição de Materiais (CESolProdutos.exe).

(Requisição de Materiais) Abaixo segue os botões da barra de ferramenta com informações de uso.

(Barra de Ferramenta - Requisição de Materiais)

NOVO: através desse botão pode ser cadastrado um novo documento para solicitar produto no estoque de determinado almoxarifado; ALTERAR: dever ser utilizado quando desejar alterar algum dado do documento criado para solicitar produto no estoque; LOCALIZAR: através desse comando pode-se localizar alguma requisição de material já cadastrada no sistema;

IMPRIMIR: utilizar quando desejar imprimir um dos relatórios que esteja vinculado a esta aplicação. Deve-se acionar a seta para selecionar o relatório desejado.

ITENS: utilizar quando desejar visualização detalhada determinado produto adicionado a requisição selecionada. Este botão, somente aparecerá habilitado quando o usuário selecionar um produto na guia Itens;

NOVO: utilizar quando desejar incluir um novo produto no documento de requisição de material. Este botão, somente aparecerá habilitado quando o usuário acessar a guia Itens após ter criado o documento de requisição de material para determinado almoxarifado;

TRAMITAÇÕES: visualiza todas as tramitações da requisição de material. Este botão, somente aparecerá habilitado quando o usuário selecionar um documento;

TRAMITAR: através desse comando efetua-se as tramitações pertinentes obedecendo a configuração feita no documento selecionado. Este botão, somente aparecerá habilitado quando o usuário tiver criado o documento de requisição.

Objetivos Específicos Topo Anterior Próximo

O processo de requisição de produtos em estoque, tem por objetivo registrar as movimentações realizadas por parte dos usuários da instituição que possuem permissão para tal funcionalidade.

Conhecimentos Necessário e Público Alvo Topo Anterior Próximo

Con hecimentos N ecessários :

Para utilizar a funcionalidade de Requisição de Materiais é importante ter conhecimento das regras de negócio que a envolvem e familiaridade com o uso e interação do sistema SIE/SIM com relação a operações de cadastros (inserir, alterar, salvar, localizar, etc).

Público Alvo:

Esta funcionalidade esta direcionada a todos os usuários que poderão requisitar produtos em estoque no almoxarifado. Bem como, ao almoxarife que receberá as requisições e será responsável pela movimentação do estoque.

Configurações / Pré-Requisitos Topo Anterior Próximo

Con figu raç ões

1. Tabelas Estruturadas A seguinte tabelas estruturada deverá estar configurada na aplicação Tabela Estruturada - (AMTabEstrutEx.exe).

Uma vez inserido itens, as alterações de Código bem como sua remoção não é aconselhada. Tais modificações podem implicar inconsistências no sistema e requer uma análise mais aprofundada sobre sua validade ou não.

- Tipo de Consumidor de Almoxarifado - Tabela de Código: 719 Itens : 1 - Unidade Administrativa

O item acima é fixo, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas do siste ma.

(Tabela Estruturada 719 - Tipo de Consumidor de Almoxarifado) 2. Configuração de Tipo de Documento no Cadastro de Almoxarifado

O tipo de documento que será utilizado para requisitar produtos em estoque de determinado almoxarifado deverá ser configurado na aplicação de Cadastro de Almoxarifados (CEMAlmox.exe), guia Tipos Documento. Esta configuração deve ser realizada para todos os almoxarifado da instituição. Ou seja, se a instituição possuir dois almoxarifados, no cadastro de ambos deve ser configurado o documento que será utilizado por esta funcionalidade. Cada almoxarifado poderá configurar um documento de requisição com fluxo específico (diferente).

(Configuração de Tipos de Documentos - Cadastro de Almoxarifados) (Configuração de Tipos de Documentos - Cadastro de Almoxarifados)

Pré- Requisitos

1. Cadastro do Almoxarifado

O almoxarifado que irá receber a requisição de material deverá estar previamente cadastrado na aplicação de Cadastro de Almoxarifados (CE MAlmox .e xe).

2. Cadastro de Tipo de Documento

O tipo de documento que será utilizado para requisitar produtos no estoque do almoxarifado deverá estar previamente cadastrado através da aplicação Cadastro de Tipos e Fluxos de documentos (TRMTDocumento.exe). Faz necessário salientar que o fluxo de cada documento será definido conforme a necessidade de cada instituição.

No documento requisição de material ao almoxarifado recomenda-se configurar as seguintes aplicações de ação:

- Cancela Documento (CEACCancelaDocumento.dll): esta aplicação de ação deverá ser configurada nos passos de fluxos criados para cancelamento da requisição;

- Processa Requisição (CEACProcReqDtMovimento.dll): esta aplicação de ação deverá ser configurada no passo de fluxo que movimentará o estoque do almoxarifado, pois esta ação efetuará a baixa dos produtos requisitados no documento de requisição processado permitindo ainda que o usuário altere a data do movimento. Caso a data de movimento da requisição não deva ser alterada deve-se utilizar a aplicação de ação (CEACProcReq.dll), esta ação efetuará a baixa dos produtos requisitados no documento de requisição processado, mas não permite alterar a data do movi ment o.

- Compromete Saldo em Conta Corrente (CEACEnvAlmox01.dll): havendo controle de conta-corrente de estoque, deve-se configurar esta aplicação de ação no passo de fluxo em que o comprometimento de recursos será efetuado.

- Descompromete Saldo em Conta Corrente (CEACRecAlmox01.dll): havendo controle de conta-corrente de estoque, deve-se configurar esta aplicação de ação no passo de fluxo, no qual haverá o descomprometimento de recursos da conta corrente do estoque.

3. Unidade Administrativa

Para informar as unidades solicitante, recebedora e pagadora, estas unidades deverão estar previamente cadastradas na aplicação Estrutura Organizacional da Instituição (AMOrgInstituicao.exe).

4. Cadastro de Produto

Para que o usuário possa localizar o produto que deseja requisitar, o mesmo deverá estar previamente cadastrado na aplicação Cadastro de Produt os ( CE MProdut o.e xe).

Instruções para Uso da Funcionalidade Topo Anterior Próximo

A seguir serão apresentadas as instruções para requisitar produtos no Almoxarifado.

1. Guia Requisição

Para dar início a requisição de material ao almoxarifado, execute a aplicação Requisição de Materiais (CESolProdutos.exe) e clique no botão NOVO.

(Requisição de Materiais)

Existe uma relação de dependência entre os campos Almoxarifado e Tipo de Movimento, de acordo com o almoxarifado selecionado um tipo de documento será apresentado no campo Tipo de Movimento. Neste campo é definido o tipo de documento de saída, o qual foi definido na configuração do almoxarifado.

No campo Almoxarifado selecione o almoxarifado para o qual o documento será enviado e sendo aprovado o pedido será dada a baixa do produto requisitado neste almoxarifado.

(Requisição de Materiais - Campos com Dependência)

Quando o usuário selecionar o almoxarifado desejado, o campo Tipo de Movimento será automaticamente preenchido com o tipo de documento configurado no cadastro deste almoxarifado, para requisitar produto. Caso, no cadastro do almoxarifado selecionado tenha mais de um tipo de documento configurado para requisitar produtos, o usuário precisará escolher o tipo de documento adequado ao seu documento.

No campo Unidade Solicitante selecione a unidade que está requisitando o material ao almoxarifado, use a lupa para localizar a unidade.

No campo Unidade Recebedora selecione a unidade que deverá receber o material requisitado ao almoxarifado utilizando a lupa para localizar a unidade. Tal ação é muito comum quando a unidade solicitante é diferente da unidade que efetivamente irá utilizar o produto, ou a entrega é em outra unidade diferente da solicitante.

(Requisição de Materiais - Unidades)

Havendo controle de Conta Corrente de estoque existirá uma relação de dependência entre os campos Unidade Pagadora e Conta Corrente de Almoxarifado. De acordo com a unidade pagadora selecionada no campo Conta Corrente de Almoxarifado será (ão) apresentado a(s) Conta(s) Corrente(s) vinculada(s) a unidade pagadora. A manutenção da conta corrente do almoxarifado é realizado no Cadastro da Contas Correntes (CEMEstoqueCC.exe) onde são mantidos os valores, assim como a unidade responsável pela conta.

Para localizar a Unidade Pagadora, onde será abatido o valor desse produto utilize a lupa deste campo e no Conta Corrente de Almoxarifado selecione a conta corrente adequado quando existir mais de uma opção.

(Requisição de Materiais - Unidade Pagadora e Conta Corrente)

No campo Tipo de Consumidor selecione a opção Unidade Administrativa, item da tabela estruturada 719 - Tipo de Consumidor de Al moxar ifad o.

(Requisição de Materiais - Tipo Consumidor)

A data de movimentação do produto no estoque será preenchida no campo Dt.Movimento (ao salvar o documento sem informar esta data, o sistema preencherá automaticamente com a data atual). Salientamos que deverá ser respeitado mês de curso do almoxarifado. Caso contrário, no processamento desta requisição será informado que a movimentação do produto esta num mês diferente do aberto no almoxarifado.

(Requisição de Materiais - Dt. Movimento)

No campo Data da Requisição, será preenchido pelo sistema, quando o usuário acionar o botão SALVAR, com a data em que foi criada a requisição. Lembramos que o sistema irá considerar a data do servidor de aplicações.

(Requisição de Materiais - Data da Requisição)

Tal data poderá ser usada para controle de estoque, ou seja, data de movimentação do produto. Para isso deve-se ir no Cadastro do

Almoxarifado (CEMAlmox.exe), e deixar o checkbox Data de Movimento desmarcado. Com isso, ao invés de ser considerada a data informada no campo Dt.Movimento, será considerada a Data da Requisição.

A Situação do Movimento informará ao usuário qual a atual situação do documento. Item da tabela estruturada 117 - Situação do Movimento.

(Requisição de Materiais - Situação do Movimento) Havendo a necessidade de inserir alguma informação pertinente ao documento, pode utilizar com campo Observação.

(Requisição de Materiais - Observações)

Preenchidos os campos detalhados acima, o usuário deverá acionar o botão SALVAR para registrar e criar o documento de requisição. Desistindo de continuar, ainda pode-se CANCELAR o documento, para isso use o botão com o mesmo nome.

(Requisição de Materiais - Documento Criado)

Com isso o campo Número Documento será preenchido automaticamente, nesta exemplificação documento de número 000010/2011. Além disso, a Situação do Movimento estará como Pendente que até a requisição seja avaliada. E a medida que for tramitando o documento, as situações irão sendo atualizadas.

Depois de salvar o documento, não existe a possibilidade de excluí-lo, caso necessite eliminá-lo deve-se tramitá-lo para o passo de fluxo de Canc ela ment o.

Havendo a necessidade de alterar os dados da requisição, não tendo ainda efetuado nenhuma tramitação, pode-se alterar os dados desejados acionando o botão ALTERAR.

Estando preenchido o documento pode-se incluir os itens.

2. Guia Itens Para relacionar os itens que deseja requisitar ao almoxarifado acione o botão NOVO presente nesta guia.

(Requisição de Materiais - Guia Itens) Nova tela será aberta para vinculação dos itens.

(Tela para Vinculação dos Itens) Clique na lupa presente no campo Produto. Então será aberta a tela para localização do produto.

(Tela para Localizar Produto)

Para efetuar a localização utilize os campos de consulta, ou pelo Código Reduzido ou pelo dados do Produto. Feita a consulta clique nos botões OK ou PROCURAR. Na exemplificação abaixo localizamos pela descrição, podemos visualizar a situação destes produtos no estoque. Aqueles cuja situação estiver como "Disponível" indicará que existe alguma quantidade deste produto no estoque do almoxarifado, caso esteja como "Não Disponível" significa que não tem nenhuma unidade deste produto no estoque.

OBS: Somente será possível localizar produtos que ja tiveram alguma vez entrada no almoxarifado (Documento de Entrada Simples). Ou seja produtos que somente foram cadastrados no almoxarifado, diretamente através da aplicação de Controles do Almoxarife (CECAlmox.exe), não serão loc alizados .

(Campo do Produto Preenchido)

Após a seleção do produto, o campo Descrição do Produto e Unidade serão preenchidos automaticamente, conforme cadastro o produto. Então, deve-se definir a quantidade que será requisitada ao almoxarifado preenchendo o campo Qt.Total Solic..

(Campo Quantidade Solicitada)

Definida a quantidade solicitada, basta clicar no botão SALVAR, pois os demais itens serão preenchidos automaticamente.

O campo Valor Cobrado, será preenchido automaticamente conforme o preço médio do produto em estoque. O campo Qt. Total Autoriz., ficará encoberto, pois será habilitado no momento da avaliação do autorizador ou do almoxarife. As informações desse campo foram restringidas através da aplicação de Cadastro de Aplicações (GCAMAplicacoes.exe), o qual limitou o acesso ao campo somente aos usuários com permissão. Nos campos Qt.Total Mov. e Vl. Total Mov. aparecerão zerados, pois serão preenchidos no momento do processamento da requisição.

(Campos Referente a Valores e Quantidades do Produto)

Concluído o preenchimento clique no Botão SALVAR, e estará finalizada a requisição desse produto. Havendo a necessidade de incluir mais itens, clique no Botão NOVO, e realize novamente o procedimento.

A medida que os itens forem sendo incluídos, os mesmos serão listados na grade de dados, na parte superior da tela.

Importante:

- Quando o usuário selecionar um produto que esteja com a situação "Não Disponível" e informar a quantidade, ao clicar no botão SALVAR o sistema apresentará uma mensagem informando que não existe a quantidade deste produto no almoxarifado e não deixará salvar a adição deste produto no documento de requisição.

- Caso, o usuário solicite uma quantidade maior que a existente no estoque (exemplo, no estoque tem 5 Grampeadores e o usuário solicitou 8) o sistema deixará salvar a adição deste produto documento de requisição. No entanto, mostrará em vermelho a quantidade real do produto solicitado no estoque. Abaixo segue imagem ilustrando este caso.

(Tela para Vinculação dos Itens - Quantidade Requisitada Maior que a Existente em Estoque)

Após relacionar os itens, basta retornar a tela da requisição para tramitar o documento. Para isso clique no botão TRAMITAR. O fluxo deste documento será definido conforme a necessidade da instituição devendo estar configurado com as aplicações de ações necessárias para cada processo/operação, como por exemplo, compromete saldo em conta corrente, efetuar a baixa do produto no estoque.

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