guiaeventos cerimonial redefera

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(Parte 1 de 6)

SETEMBRO/2010

Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 3 Apresentação

Este Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo tem como finalidade contribuir para a padronização dos eventos que acontecem nas instituições que compõem a Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica.

Muitas vezes, um evento é apenas um ponto de uma série de atividades que acontecem sobre determinado tema. Em outras ocasiões, é a peça principal. Mas em qualquer das situações, a abertura de um evento é sempre uma vitrine de destaque. Nessa lógica, a execução do cerimonial e a ordem do protocolo contribuem, fundamentalmente, para o sucesso da realização dos eventos.

O cerimonial deve respeitar às regras protocolares instituídas pela legislação vigente para assegurar uma boa condução do evento. O cerimonial não depende apenas do desempenho de quem o apresenta, já que há uma série de regras que devem ser seguidas para garantir a ordem hierárquica, bem como detalhes que farão com que o evento, independente da dimensão, seja bem visto pelo público participante.

Os eventos são acontecimentos que devem ser planejados para assegurar os melhores resultados. O cerimonial não existe para ser um incômodo, tampouco o protocolo para ser “quebrado”, mas para facilitar a organização e beneficiar os participantes.

O trabalho desenvolvido na organização geral de um evento e na condução do cerimonial e protocolo contribui na formação da imagem que as pessoas envolvidas vão guardar da instituição. Os Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia constituem espaços de grande visibilidade e, por isso, é de fundamental importância que as pessoas levem uma boa imagem da instituição.

Por isso, os comunicadores das instituições que compõem a Rede Federal, juntamente com a Setec/MEC, objetivando profissionalizar este serviço, criaram um grupo de trabalho para elaborar o Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo.

Trata-se de uma orientação, sendo que muitos passos sobre a execução do cerimonial e protocolo poderão ser conduzidos entre os setores das instituições.

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 5 Sumário

1. Planejamento de Eventos7
2. Cerimonial e Protocolo15
3. Tipos de Eventos26
4. Eventos Solenes das Instituições Federais3
4.1 Colação de Grau3
4.2 Solenidades de Formaturas40
4.3 Aula Magna40
4.4 Aula Inaugural40
4.5 Solenidades de Posse41
4.6 Lançamento de Pedra Fundamental4
4.7 Outorga de Títulos Honoríficos4
4.8 Inaugurações45
5. Formas de Tratamentos46
Glossário52
Referências54

4.5.1 Reitor e Diretor-Geral 4.5.2 Conselho Superior 4.5.3 Novos Servidores Apêndices ..............................................................................................5

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 7 1 PLANEJAMENTO DE EVENTOS

De acordo com Cleuza Gimenes, evento é a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse.

O evento pode ser empregado com sucesso em campanhas institucionais e de mercado. Seu objetivo, acima de tudo, é criar conceitos e reforçar a imagem de produtos, serviços, pessoas, entidades e organizações, por meio da aproximação dos participantes, possibilitando uma comunicação/exposição qualificada da instituição promotora.

Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a sua realização. Assim, é necessário defini-los, com precisão, a fim de que os resultados obtidos sejam os previstos.

O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de fácil assimilação pelo seu público-alvo. Via de regra, a denominação do evento contempla inicialmente o número de série, a metodologia de trabalho e a abrangência. Por exemplo, “I Seminário Estadual, 4º Simpósio Internacional, IX Jornada, mesaredonda, Feira Regional” etc. seguidos da temática a ser tratada. Também é possível a realização de eventos paralelos, integrando as respectivas programações em tempo/espaço e público. Neste caso, o título do evento mais abrangente deve ser destacado no material de divulgação.

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O público-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do número total de convidados e de quais estratégias de comunicação devem ser adotadas.

A fixação da data do evento e do horário é de vital importância. Marcar um evento, em data/horário coincidentes com outras iniciativas da mesma natureza ou destinadas ao mesmo público/região, pode determinar o insucesso.

O êxito do evento também reside na escolha do local adequado. Por local não se entende somente o espaço físico - condizente com os objetivos e programação - onde será realizado o evento, mas o próprio local geográfico considerando os aspectos:

-facilidade de acesso;

- condições turísticas;

-infraestrutura de hospedagem e alimentação;

-condição econômica dos participantes;

-concentração de público-alvo.

1.6 Programação Visual

As peças promocionais utilizadas devem ter o visual bem elaborado, com ilustração e texto relacionados com os objetivos. Além disso, na criação dos materiais publicitários, deve-se levar em conta a identidade visual da instituição, aplicações de logomarca, bem como a presença de outras informações relevantes sobre a instituição promotora. Nunca é demais frisar a importância de rigorosa revisão das propostas de folders, cartazes, faixas, fichas de inscrição e outros instrumentos de divulgação, observando-se especialmente a exatidão das informações e a correção da linguagem.

Ao planejar uma cerimônia, seja de caráter acadêmico, social, festivo ou outro, deve-se ter o cuidado de elaborar uma relação em que constem convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou de potencial público-alvo do serviço/produto a ser dada visibilidade. Além disso, a definição da lista de convidados necessita do aval do responsável direto pelo evento ou da direção da instituição promotora.

Quando o evento e a lista de convidados (ou possibilidades de candidatos inscritos) forem mais abrangentes, deve-se estabelecer limites para o número de convidados/participantes, em função do espaço disponível para acolher confortavelmente a todos.

Em relação aos órgãos de comunicação, sempre que possível, é interessante convidar profissionais que veiculem matérias ligadas ao ramo de atividades do evento.

Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participação dos convidados. Além disso, devem conter elementos básicos como:

-cargo, instituição da pessoa que convida;

-nome do evento;

-local, data, hora;

-nome completo do convidado e, se for o caso, mencionar o cônjuge;

-informações para contato (telefone,e-mail);

-pedido de confirmação, se necessário;

-tipo de traje.

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IMPORTANTE: A distribuição, para autoridades regionais e outros participantes, deve ser feita com 10 dias de antecedência. No caso de representantes de instituições públicas e privadas em âmbito estadual e federal, o convite requer uma antecedência maior.

Basicamente são utilizados jornais, revistas, rádio, televisão e internet. A divulgação de eventos deve observar os critérios – informação, precisão e correção linguística. A comunicação pode ser da seguinte forma:

- anúncios;

-releases (comunicação por meio de mídia espontânea - publicação gratuita e de interesse dos veículos, na forma de notícias e reportagens sobre o evento);

- cartazes informativos;

- mala-direta;

- panfletos;

- ofícios;

- internet.

Na organização de qualquer evento, independente de sua dimensão, deve haver um responsável pela sua execução. Além disso, vários são os setores e pessoas envolvidas: transporte, hospedagem, vigilância, limpeza, recepção, sonorização, alimentação, cerimonial etc. Todas as tarefas devem ser executadas por pessoal qualificado, podendo, portanto, se necessário, ser terceirizado.

1.10 Transporte

1.10.1 Transporte urbano

Fator que assume importância relevante quando o evento se desenvolve em local afastado dos locais de hospedagem. Dessa forma, providências quanto a transportes opcionais e coletivos devem ser tomadas.

1.10.2 Transporte aéreo:

Palestrantes e autoridades geralmente requerem transporte aéreo. Nesses casos, é necessária uma meticulosa organização para reserva, troca de horários de voos, etc. Para facilitar o atendimento dessas demandas, geralmente de última hora, é oportuna uma efetiva aproximação da instituição com uma agência ou empresa aérea para coordenação do transporte aéreo dos participantes do evento.

A realidade local pressupõe a articulação entre transporte aéreo e terrestre o que exige redobrada atenção, tendo em vista a presteza do serviço conjugada com a racionalização dos recursos utilizados.

Deve-se levar em conta a escolha dos hotéis, pousadas, restaurantes ou outras acomodações para os participantes. Informações sobre características dos hotéis, localização, custo das diárias, prazos e procedimentos para a confirmação de reservas devem ser previamente enviadas aos participantes, contemplando as várias opções de custo e possibilidades de deslocamento, de modo a atender à diversificação econômica desse público.

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1.12 Recepção e Credenciamento

A recepção aos participantes do evento poderá ser realizada nos pontos de chegada como aeroporto ou estação rodoviária. Além disso, a recepção poderá ser feita em hotéis ou no próprio local do evento.

É importante ressaltar que a recepção aos participantes é o momento em que eles têm a primeira impressão sobre o evento e a entidade promotora. Os processos de credenciamento dos participantes já inscritos, inscrições no ato e a entrega do material individualizado (pastas, caneta, folheteria)requerem uma eficiente e organizada equipe, para evitar o transtorno das grandes filas, da desinformação e o decorrente atraso no início do evento.

Cabe atentar para a adequação do espaço destinado a esse serviço em relação ao público esperado: indicação clara do critério para identificação (ordem alfabética, número de inscrição), bem como para a seleção de recepcionistas e secretários bem preparados, uniformizados e com crachá de identificação.

O local deverá ser decorado conforme o caráter do evento. Os locais poderão ser decorados com painéis, flores, banners, faixas, balões.

Uma decoração/ornamentação discreta geralmente dá melhores efeitos: utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposição de forma a não dificultar a movimentação dos microfones e encobrir a visão das pessoas; escolher as cores para enfeitar o local, de acordo com o tipo de evento e com as da instituição; além do senso estético e a criatividade.

Os espaços de circulação de público podem ser aproveitados para dar visibilidade a projetos/produtos institucionais e materiais de divulgação do município/instituições culturais.

Os materiais de expediente de um evento, bem como mesas, cadeiras, painéis, também devem ser pensados pela comissão organizadora. Equipamentos devem ser solicitados junto aos setores responsáveis com antecedência para evitar transtornos de última hora e/ou correr o risco de os equipamentos não estarem disponíveis.

Definir o que será necessário para o evento e fazer as devidas solicitações.

Assim, providenciar, por exemplo:

• Projeção (retroprojetor, telões, telas, projetores de multimídia, caneta laser);

• Sonorização (microfones, amplificadores, aparelhos de som, gravadores, mídias digitais de hinos e música para ambiente);

• Secretaria (computador, impressora, copiadora, telefones, celulares, fax, flip chart, quadro, giz e apagador);

• Outros (café, água, sucos, chá, lanches, uniformes, extintor de incêndio, gerador, palanque, palco e passarela, cabine de tradução simultânea).

Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados previamente com as pessoas/setores responsáveis. A previsão de custos deve acompanhar o planejamento, quando este for apresentado, o que permitirá verificar a extensão do que será feito em comparação ao que existe orçado na unidade responsável pelo evento, e as condições do fluxo de caixa para ordenar/ equilibrar a realização das despesas.

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Na organização de um evento, faz-se necessário o controle da realização do que foi planejado. Um recurso eficiente para este acompanhamento detalhado é o uso de uma lista de checagem padrão – check-list, contendo os itens básicos para a efetivação bem sucedida de uma solenidade:

Atividades Gerais a) Dimensão do evento; b) Determinação do local; c) Cronograma de atividades; d) Convites: elaboração, listagem do convidados, expedição; e) Preparação da correspondência geral (autoridades, palestrantes, circulares); f) Preparação da correspondência específica (departamento de trânsito, bandas municipais, departamento de energia); g) Material aos participantes (brindes, blocos, pastas, canetas, crachás); h) Material gráfico (fichas de inscrição, folhetos, certificados, pastas, mapas, convites, programa, folders); i) Material para imprensa (Press-release, fotos, press-kit); j) Hotel (reservas, serviços de informação, flores); k) Programação visual (folders, cartazes, anúncios, pastas); l) Serviços logísticos (transportes, passagens aéreas, hospedagem; m) Programação social, elaboração de passeio pela cidade; n) Verificação: reuniões, almoços e jantares, coquetéis, imprensa, sala VIP, secretaria geral, informações, atendimento médico, estacionamento, sanitários, cozinha; o) Supervisão e operacionalização de serviços: recepção, secretaria, informações, sala VIP, tradutores, intérpretes, assessor de imprensa, operador de som, luz e projetores, limpeza, segurança e estacionamento, fotografia, filmagem, manutenção, mestre de cerimônias; p) Solenidade: mesa para o receptivo, lista de convidados, livro de presenças, lista de confirmações, reservas de mesas, tribuna/ púlpito, mastros e bandeiras, distribuição de lugares especiais, dimensionamento da mesa principal, mestre de cerimônias e roteiro para o cerimonial, hasteamento de bandeiras, hinos; q) Outros (momentos culturais, coral, banda, orquestra, show, correio, locação de veículos, exposição; r) Finalização: liquidar todas as pendências sobre instalações, devolução de materiais e equipamentos utilizados, certificados e comprovantes de frequência aos participantes e pessoal de apoio operacional, prestação de contas, avaliação, relatório final, ofícios ou cartas de agradecimento, arquivamento de toda correspondência recebida e expedida relacionada ao evento, álbum de fotografias, edições, clipping e anais.

1.17 Análise e Avaliação

Ao final do evento, a equipe deve reunir-se para avaliá-lo em todos os aspectos, considerando os resultados obtidos, a opinião das pessoas que compõem o grupo de trabalho e a tabulação do questionário de avaliação preenchido pelos participantes, contemplando todas as áreas da organização.

2.1 Cerimonial e Protocolo

O Cerimonial é um conjunto de formalidades específicas de um ato/ evento público, dispostas numa ordem sequencial, que envolve a ordem de precedência (protocolo) a ser observada, a utilização de indumentária própria e de elementos simbólicos, bem como o cumprimento de um ritual.

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