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Apresentação da disciplina

Nas pequenas empresas, onde os proprietários são também diretores, o controle é exercido por eles mesmos, que fiscalizam direta e pessoalmente o cumprimento das normas e diretrizes estabelecidas. À medida que aumenta a complexidade da empresa impõe-se a divisão do trabalho, a especialização dos empregados em suas funções, aumenta o volume de operações, maior número de ativos, descentralização de atividades, etc. O distanciamento da Direção sobre o controle direto das operações é muito maior. A isso acrescentamos a complexidade dos sistemas informáticos (nos quais uma transação se processa em uníssono para produzir estatísticas, relatórios, faturamento, gestão de estoques e contabilidade). Isso exige a implantação dos controles necessários para conseguir que as responsabilidades delegadas pelos proprietários e diretores se mantenham.

O tamanho, extensão e complexidade das empresas modernas tornam impraticável e muito caro que o auditor examine detalhadamente a totalidade das transações efetuadas pela empresa. Por conseguinte, a auditoria dos estados financeiros apoia-se em métodos de seleção e provas de amostragem, cujo escopo se determina tomando por base a avaliação efetuada pelo auditor das medidas de controle interno vigentes.

O auditor deve realizar um estudo e avaliação adequada do controle interno como base confiável para a determinação do escopo, natureza e momento de realização das provas em que se devem concretizar os procedimentos de auditoria.

A combinação adequada das provas de auditoria permite ao auditor minimizar o risco mediante um adequado equilíbrio entre as provas de cumprimento e provas substantivas. O peso relativo atribuível às respectivas fontes de confiança deve ser decidido de acordo com o critério do auditor e segundo as circunstâncias.

A implantação e manutenção de um sistema de controle interno é responsabilidade da Direção, que deve submetê-lo a uma contínua supervisão para determinar que funciona conforme esteja prescrito, modificando-o se for preciso, de acordo com as circunstâncias.

Os controles internos têm por finalidade detectar essas irregularidades e impedir que ocorram.

Nota: Além do capítulo, anexa-se uma série de documentos que pode ser consultada dentro do ícone Leituras da disciplina no Campus Virtual.

- Anexo I: Teste de cumprimento compras.

- Anexo II: Teste de cumprimento vendas.

- Anexo III: Teste de cumprimento salários.

- Anexo IV: Questionário controle interno geral.

- Anexo V: Fluxograma de vendas.

- Anexo VI: Exemplo comunicação de pontos fracos.

Capítulo 1 .- Controle interno

 

O B J E T I V O S

- Conhecer a importância da análise do controle interno na auditoria contábil.

- Fornecer os métodos de pesquisa do controle interno da entidade a auditar.

- Conhecer o valor da detecção e comunicação de pontos fracos do controle interno frente ao nosso cliente.

1.1. Conceito e objetivos do controle interno

 

O controle interno pode ser definido como a atividade de supervisão e vigilância colocada em funcionamento pela Direção, com a finalidade de:

1. Assegurar-se que todas as políticas, instruções e regras emanadas da Direção sejam compreendidas e executadas em todos os níveis e em todas as áreas da empresa.

2. Velar pela conservação do patrimônio da empresa, preservando-o do roubo e da fraude.

3. Assegurar que a informação que chegue à Direção mostre uma razoável exatidão e veracidade.

4. Que a empresa seja administrada de forma razoável adequada com base nos princípios de economia e eficiência.

O American Institute of Certified Public Accounting (AICPA) define o controle interno como aquele que compreende "o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotadas dentro de uma empresa para proteger seus ativos, verificar a exatidão e veracidade da informação contábil, promover a eficiência das operações e incentivar a adesão à política prescrita pela gerência".

Não é possível definir um modelo de controle interno com caráter geral. Os fatores que afetam a determinação do controle interno dependerão:

- das características da organização;

- do tamanho da empresa;

- do volume de suas operações;

- das características dos produtos que comercialize e venda;

- dos meios humanos disponíveis, etc.

Apesar isso, existe uma série de princípios relativos que pode ser definida e levada em conta pelo auditor. Inclusive, poderíamos nos referir a sistemas de controle interno válido e diferente para grandes e pequenas empresas. É evidente que a capacidade de julgamento do auditor tem uma grande importância para regular o sistema de controle interno que deve corresponder à organização que é objeto de seu estudo.

Objetivos do controle interno

a) Autorizações Apropriadas: todas as autorizações concedidas devem estar de acordo com os critérios estabelecidos pela Direção.

b) Classificação Contábil apropriada: as transações devem ser classificadas de forma que permita a preparação dos estados financeiros, segundo a norma contábil e com os planos de gerência.

c) Verificação e avaliação: o conteúdo dos relatórios e das bases de dados deve ser verificado e avaliado periodicamente. Essa verificação deve ser orientada à detecção de erros ao comparar a informação elaborada com a realidade.

d) Salvaguarda Física: acesso aos ativos da sociedade (efetivo, estoque, sala de computadores, programas...) controlado.

Técnicas de controle interno:

a) Técnicas de prevenção: são as destinadas a proporcionar segurança razoável de que apenas se reconheçam e processem transações válidas.

- Autorização de todas as transações.

- Procedimentos de validação de dados antes de seu processamento.

- Dupla verificação dos dados introduzidos no computador.

- Separação e rotação de funções.

- Normas e procedimentos claramente definidos.

b) Técnicas de descoberta: são aquelas que tendem a proporcionar certeza razoável de que se descubram os erros ou irregularidades.

- Inventários físicos de estoques.

- Conciliações bancárias.

- Auditoria interna.

1.2. Tipos de controle interno

 

a) Controle interno Contábil

Abrange a preparação dos estados contábeis e financeiros, a existência dos princípios contábeis e o cumprimento do disposto pelas normas contábeis e a legislação vigente.

Exigem comprovar:

- Os ativos e passivos existem realmente, encontram-se expressos nos estados contábeis e há critérios de classificação adequados para sua natureza.

- Os critérios contábeis são adequados para refletir a realidade financeira e econômica que ocorrem na empresa nos diferentes períodos.

- A informação que oferece a contabilidade é suficiente em quantidade e qualidade para as necessidades da própria empresa e dos terceiros que têm interesses legítimos nela.

O auditor deve comprovar se a informação contábil é suficiente para o conhecimento do acontecido na empresa.

Os objetivos do sistema de controle interno contábil devem ser relacionados com cada uma das etapas pelas quais discorre uma transação, sendo as mais importantes:

  • Autorização.

  • Execução.

  • Registro.

  • Responsabilidade em relação à conservação e salvaguarda dos ativos que, em seu caso, resultem dessa transação, com o objetivo de que tenham sido executadas e se encontrem classificadas nas contas apropriadas.

b) Controle interno administrativo

O controle interno administrativo compreende o plano de organização e o conjunto de procedimentos e registros que se relacionam com os processos de decisão para a autorização dos transações pela direção. Essa autorização é a função da direção diretamente relacionada com sua responsabilidade de conseguir os objetivos da organização e é o ponto de partida para estabelecer o controle contábil sobre as transações.

Relacionam-se com a norma e os procedimentos existentes em uma empresa, vinculados à eficiência operacional e ao acatamento das políticas da Direção e normalmente só influem indiretamente nos registros contábeis.

c) Controle interno informático

Por último, analisaremos brevemente o controle interno em um ambiente informático, indicando os pontos a levar em conta no momento de realizar uma revisão desse ambiente. Os objetivos de controle interno não se veem afetados pelo uso de equipamentos informáticos para processar a informação. Como nos sistemas não informatizados, os objetivos de controle nos sistemas informatizados são assegurar que a informação autorizada seja processada e seja mantida completa e com exatidão. Os sistemas informáticos compreendem a utilização de programas que requerem a definição específica de tarefas e instruções precisas para executá-los.

Ao avaliar um sistema informático, consideram-se:

1. Controles de usuário, que são os que se executam manualmente sobre a informação visível gerada pelo computador com o propósito de determinar a inclusão total, validade e exatidão do processo informático.

2. Procedimentos programados que podem dividir-se em:

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