Auditoria dos activos

Auditoria dos activos

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Apostila: Auditoria dos Ativos – por Prof Sergio Alfredo Macore

Apostila de Auditoria

Assunto:

AUDITORIA DOS ATIVOS

Autor:

PROF: Sergio Alfredo Macore

AUDITORIA DOS ATIVOS

1 - AUDITORIA DAS DISPONIBILIDADES

1.1- OBJETIVO.

A auditoria do disponível tem a finalidade de:

  1. – Determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em bancos o

com terceiros;

  1. – Determinar se é pertencente à Companhia;

  2. – Determinar se foram utilizados os princípios de contabilidade geralmente

aceitos, em bases uniformes;

  1. – Determinar a existência de restrições de uso ou de vinculações em

garantia; e

  1. – determinar se está corretamente classificado nas Demonstrações Financeiras

e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas.

1.1.1– ORIENTAÇÃO.

O exame de auditoria efetuado na área do disponível tem por finalidade atingir objetivos previamente determinados. Definido isso, o programa de auditoria deve ser considerado para evitar trabalhos desnecessários ou enfoque incorreto. Entretanto, o auditor deve Ter a mente aberta para não se guiar cegamente pelo programa, e não deixar de observar fatos importantes não previstos no programa original inclusive valores e transações ora compatíveis com as operações da empresa. Caso isto ocorra, o programa deve ser modificado para atingir os itens não programados originalmente.

A seleção e a data de aplicação dos procedimentos de auditoria devem estar definidas com base na eficiência dos controles e na materialidade envolvida.

Quando os controles internos sobre o disponível forem considerados adequados, os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior à do encerramento das Demonstrações Financeiras, executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano, para certificar-se da veracidade do saldo final.

No caso de os controles internos serem considerados deficientes, é preferível que os exames de auditoria sejam realizados na data de encerramento das Demonstrações Financeiras.

Os ativos são classificados por ordem decrescente de grau de liquidez. Caixa e Bancos são classificados na primeira linha do lado do Ativo no Balanço Patrimonial, ou seja, é o Ativo de maior liquidez. São registrados no grupo de caixa e bancos os recursos disponíveis para aplicação nas transações da empresa tais como:

  • Dinheiro em caixa;

  • Dinheiro em contas correntes Bancárias;

  • Recebimentos não depositados;

  • Dinheiro ou cheques em trânsito.

Para um ativo ser classificado no grupo de caixa e bancos é importante que não haja restrições quanto ao seu uso imediato. Os cheques emitidos e ainda não entregues aos beneficiários não devem ser considerados como uma redução de caixa e bancos.

Na auditoria do disponível, deve-se levar em conta a possibilidade de irregularidades, pois é mais vulnerável do que os outros ativos. Portanto, o auditor, ao realizar o trabalho do disponível, deve levar em consideração os seguintes aspectos:

  • Verificação das Disponibilidades;

  • Contagem Física de Caixa;

  • Dissimulação de pagamentos e recebimentos.

1.2) – VERIFICAÇÃO DAS DISPONIBILIDADES.

A verificação das disponibilidades envolve os requisitos básicos para a constatação da existência das disponibilidades quanto ao saldo existente e ao saldo com base nos registros contábeis, determinando se todas as operações foram registradas.

Quando da verificação das disponibilidades, o auditor deve determinar:

  1. Existência de vários Caixas:para programação de seus trabalhos, se os caixas serão contados ao mesmo tempo, de acordo com a materialidade, ou ainda em bases rotativas.

  2. Fundo Fixo ou Caixa:para identificação da data para contagem, uma vez que o fundo fixo é composto de numerário imutável e o caixa engloba todas as operações de dinheiro.

  3. Existência de Várias Contas Bancárias: para identificação das contas mantidas pela empresa e procedimentos que serão utilizados.

  4. Manutenção de Contas especiais: para a programação dos procedimentos a serem seguidos com relação a estas. Por exemplo: limite de créditos, dividendos, salários, etc.

  5. Contas Bancárias encerradas:para identificação de que realmente as contas foram encerradas formalmente e de que não houve operações após o encerramento.

    1. - OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO.

A revisão do controle tem a finalidade de determinar qual a confiabilidade depositada no controle interno, para que se possam definir quais e quando os procedimentos de auditoria serão utilizados e em qual extensão.

Como cada companhia é uma entidade diferente, os controles internos nem sempre se equivalem, pois dependem dos valores envolvidos, do pessoal existente ou da quantidade de contas existentes. Muito embora isto seja variável de empresa para empresa, é conveniente que o estabelecimento do controle interno envolva pontos fortes que auxiliem e que concedam alguma segurança à administração.

Entre os vários tipos de controle, podem ser citados alguns que podem ser utilizados de forma quase padrão pelas diversas empresas:

1)– Sistema de Autorização e aprovação para pagamento;

2)– Conciliações bancárias periódicas e revisadas por pessoa independente da sua preparação;

3)-Utilização de fichas razão individuais para as diversas contas do disponível;

4)– Utilização de duas pessoas independentes para a assinatura de cheques;

5)– Abertura de contas bancárias pela administração;

6)– Sistema de fundo fixo para os valores mantidos em mãos;

7)- Cancelamento de documentação comprobatória após o pagamento.

8)- Controle de pagamentos para evitar atrasos e, consequentemente, multas ou

juros de mora; e

9)– Controle Diário dos recebimentos e acompanhamento entre o valor

depositado e o efetivamente recebido.

Os controles citados não são os únicos existentes e quando o auditor efetuar a avaliação do controle interno, deverá atender especialmente, verificando se os controles existentes realmente funcionam, medir as possíveis deficiências de controle para determinar qual o risco envolvido e quais os procedimentos de auditoria a serem praticados para conseguir formar a sua opinião.

1.4- Aspectos da auditoria.

Caixa e Bancos por ser um Ativo de pronta liquidez são os mais sujeitos a uma utilização indevida. Nessa área, mesmo que haja um bom sistema de controle interno, o auditor faz um maior volume de testes do que o normal, já que o risco é maior.

Os testes de Auditoria são dirigidos para superavaliação e o principal objetivo é verificar a existência do Ativo. A melhor forma de certificar que os recursos de caixa existem é contá-los fisicamente. Já para as contas correntes bancárias esse procedimento não pode ser executado. Obter uma carta do Banco confirmando o saldo dessas contas é a forma normalmente utilizada. No entanto, o saldo confirmado pelo banco nem sempre é igual ao registrado na contabilidade da empresa em função da defasagem de tempo na contabilização das transações nesses registros.

1.5 – PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA.

Os procedimentos de auditoria são as ferramentas que o auditor utiliza para a realização de seus trabalhos. Os procedimentos de auditoria que serão utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados são vários dependendo das circunstâncias, da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida.

Alguns procedimentos utilizados durante a execução da auditoria:

Contagem de Caixa ou Fundo Fixo;

a) Exame Físico

Contagem de aplicações Financeiras.

Confirmação de Saldos Bancários;

b) Confirmação Confirmação das pessoas autorizadas a assinar;

Confirmação de Aplicações Financeiras.

Exame Documental dos cheques pagos;

c)Documentos Originais Exame Documentais dos avisos Bancários; Exame Documental de Atas de Assembléias ou de

Reunião;

Exame de Contratos.

Soma das Conciliações

d) Cálculos Soma do Razão Auxiliar de Bancos;

Cálculos de juros pagos ou recebidos.

Exame de conta de razão de bancos;

e) Escrituração Exame de conta razão de caixa;

Exame de Conta de Aplicações Financeiras

Exame detalhado da documentação de pagamento ou;

  1. Investigação recebimento

Exame detalhado de aplicações financeiras adquiridas

ou resgatadas;

Variação do saldo Disponível;

  1. Inquérito

Explicação para a Documentação examinada.

Exame do razão analítico de bancos;

Exame do diário auxiliar de bancos;

h) Registros Auxiliares Exame do Registro de Recebimentos;

Exame do Registro de pagamentos.

Relacionamento de recebimentos com as Contas a Receber;

i) Correlação Relacionamento dos pagamentos com as contas a pagar;

Relacionamento dos juros pagos com a despesa.

Classificação adequada das contas;

j) Observação Observação dos princípios de Contabilidade;

Manutenção de volume alto de contas não movimentadas.

1.6- Contagem de Caixa.

Para a realização de contagem de caixa, o auditor deve tomar os cuidados necessários para que se tenha realmente validade. Entre os cuidados o auditor deve preocupar-se com os seguintes:

  1. Contagem Surpresa: para evitar possíveis manipulações ou artifícios que vislumbrem encobrir falta de numerário.

  1. Número de Caixas existentes: para evitar a manipulação e transferência de fundos entres estas. Neste caso, o auditor deve tomar os cuidados necessários para que esta tenha realmente validade. Entre os cuidados, o auditor deve preocupar-se com os seguintes:

  • Em conjunto com o responsável pela auditoria estabeleça os caixas que serão Contados.

  • Faça contagem simultânea em todos os caixas e valores mobiliários, caso haja possibilidade de substituições (encoberta de fraudes).

  • Para recebimentos não depositados (normalmente cheques) acompanhe-os até o depósito no banco (inspeção do recibo de depósito autenticado e crédito no extrato bancário). Recebimentos depositados, mas não incluídos na contagem, fica em aberto a possibilidade deles terem sido utilizados para encobrir caixa.

  • Quando cheques de funcionários fazem parte do saldo de caixa, verifique que não são pós-datados e que são depositados prontamente.

  • Inspecione os comprovantes incluídos no saldo de caixa, quanto à aprovação e autenticidade

  1. Presença do Responsável: a contagem do caixa deve ser realizada com a presença do responsável pelo numerário. Na entrega do numerário contado, deve ser obtido o recibo de entrega assinado pelo responsável para isentar o auditor de quaisquer diferenças porventura existentes ou reclamações posteriores.

  • Conte na presença do responsável pelo caixa e não assuma responsabilidade por ele na sua ausência;

  • Esteja atento para situações anormais (cheques antigos, cheques pessoais do responsável pelo caixa, comprovante de desembolso de caixa com data antiga, etc.).

  1. Papel de Trabalho: ao realizar a contagem, o auditor deve preencher seu papel de trabalho a tinta, observando os seguintes aspectos:

  • Nome da empresa

  • Título do papel de trabalho (contagem de caixa).

  • Nome do fundo ou do caixa;

- Nome do responsável pela composição do caixa;

  • Data e hora da realização da contagem;

  • Listagem de todos os itens constantes do caixa (notas, moedas, cheques, comprovantes, etc.)

Para as moedas coloque apenas o total, para os outros itens

individualize dando detalhes

  • Recibo de devolução de numerário contado. comparado com o saldo do boletim de caixa e o razão analítico da conta, estabelecendo as possíveis diferenças.

  • Inclua a seguinte declaração e peça ao responsável pelo caixa que assine:

Esse caixa foi contado na minha presença por um representante da auditoria e a mim devolvido intacto”.

Se durante a contagem forem observados outros itens que não numerário, o auditor deve efetuar uma listagem dos itens observados, reunindo todos os possíveis subsídios de forma clara. Como exemplo, vales despesas etc. Para esses casos, o auditor deve obter as explicações de imediato e proceder ao acompanhamento subsequente da resolução desses itens, uma vez que podem envolver possíveis dissimulações de numerário, como:

  • Utilização de numerários de outros fundos;

  • Descontos de cheques de terceiros;

  • Empréstimos temporários;

  • Comprovantes falsificados; e

  • Cheques de realização duvidosa.

2 - CAIXA E BANCOS

2.1 – Aspectos Contábeis

Assim como no exame de todas as fases de um negócio, os procedimentos na auditoria de Caixa e Bancos devem ser definidos em função dos objetivos do auditor, para aquele setor. Uma vez que o Caixa é considerado um bem que envolve grande risco e relativamente difícil de ser controlado, os procedimentos de auditoria a ele destinado tendem a ser mais extensos e mais detalhados que os de outras áreas.

O valor de Caixa e Bancos normalmente apresentado no balanço de uma empresa é formado de dois componentes, encaixe (numerário em mãos) e depósitos em bancos. Cada componente possui características próprias e, por isto, consideram-se separadamente os procedimentos de auditoria para cada um.

Na data do Balanço, não deve haver fundo de caixa pequena, nenhum pagamento pendente, de modo que o limite esteja totalmente coberto, sem nenhum reembolso a ser feito.

O Auditor precisa aplicar procedimentos que lhe assegurem que todos os cheques incluídos nesse montante estão depositados no Banco. Isso lhe possibilitaria certificar-se da validade desses itens, pois se forem fraudulentos ou sem valor, o banco os devolverá e, na revisão do extrato bancário seguinte o auditor poderá comprovar a devolução. Se os cheques não forem depositados enquanto o auditor controla o numerário, não poderá se certificar da validade dos mesmos, havendo o risco de eles serem colocados entre os numerários, para ocultar uma fraude.

O Encaixe, normalmente, consiste do fundo fixo do caixa e de recebimentos de clientes, antes de serem depositados. Os principais procedimentos de auditoria usados para ambos os tipos de encaixe são:

  1. – Contagem feita pelo auditor;

  2. –Conferência posterior dos totais obtidos na contagem dos registros contábeis;

  3. – Exame de itens tais como cheques de clientes e comprovantes de caixa pequena, para ver se são correntes e válidos;

  4. –Verificação do depósito, dos recebimentos de clientes, nas contas bancárias.

Depois de ter contado o numerário, os totais de caixa pequena devem ser confrontados com o razão geral, e os recebimentos não depositados conferidos com os registros de recebimentos de Caixa. Enquanto se processam as contagens, os detalhes de cheques, saques, comprovantes de desembolso ou outros itens que apresentaram dúvidas devem ser anotados nos papéis trabalho. Qualquer dúvida deste deve ser averiguada e solucionada.

Nos Papéis de Trabalho, deve constar uma anotação sobre a evidência ou uma explicação usada para esclarecer essas dúvidas.

Itens que podem suscitar dúvidas:

- Cheques com datas antigas;

  • Cheques pessoais de indivíduos encarregados da custódia do caixa;

  • Comprovantes de desembolso de caixa pequena, sem data ou com data antiga;

  • Vales, cheques de empresas ligadas;

  • Cheques de Transferência e assim por diante.

2.1.1- Caixa Depositado

Ao verificar o caixa depositado, o auditor lança mão de procedimentos totalmente diferentes dos usados na auditoria do dinheiro em mãos. Ele não trata com dinheiro propriamente dito, mas sim com documentos que comprovam a existência de dinheiro.

2.1.2- Procedimentos Preliminares:

Os procedimentos para averiguação de caixa em depósito devem começar por ocasião da contagem de dinheiro em mãos, ou seja na data de verificação. Aí é que deve proceder à coleta de dados de Cutoff de Caixa necessários para verificação do Caixa depositado e que compreendem um registro de todos os recebimentos e desembolso de Caixa, imediatamente antes da data de verificação.

EXERCÍCIOS:

Questões de Revisão

  1. Em 31/12/1999., o auditor contou todo o dinheiro em mãos na Cia Ideal. O Caixa não havia concluído o registro dos recebimentos de caixa, nem feito o depósito Bancário do dia. Os fundos em mãos compunham-se de cheques e dinheiro e totalizavam R$ 24.000,00, está sob a responsabilidade e custódia do caixa.

Depois da Contagem, o auditor passou ao caixa o controle do setor; posteriormente encontrou um depósito, no extrato da conta de janeiro no valor de R$ 20.000,00 datado do dia 02/01/2000.

  1. O auditor fez uma contagem satisfatória?

  2. Que oportunidade tinha o caixa de dar um desfalque?

  3. Que outros procedimentos de auditoria deveriam ter sido aplicados por ocasião da contagem de caixa?

2) - Responda:

  1. – Por que os procedimentos de auditoria para exame de Caixa e Bancos são mais extensos e detalhados que os de alguns setores?

  2. - Que procedimentos de Auditoria geralmente se empregam na auditoria do dinheiro em mãos?

  3. – Que tipo de informação se obtém, primordialmente a respeito da disponibilidade, através das confirmações bancárias?

  4. – Quais são os itens mais comuns numa reconciliação Bancária?

  5. – Quais são alguns dos aspectos e técnicas de controles internos empregados na área de Caixa e Bancos?

  6. – Por que o auditor jamais poderá se apoderar do dinheiro durante uma Contagem de Caixa?

  7. - Explicar por que todos os cheques incluídos no Caixa, na data da verificação, devem ser depositados imediatamente.

  8. - Todo cheque de transferência ou de empresas coligadas encontrado no Caixa, na data de verificação deve ser objeto de averiguação especial. Explicar por que.

  9. – Explicar a importância relativa do elemento surpresa na verificação do encerramento do exercício na auditoria de Caixa.

3) - Marque a alternativa Correta.

  1. – Na conferência Física do Dinheiro depositado em cofre verificou-se que havia ali R$ 300,00 enquanto que o saldo contábil da conta Caixa era de R$ 400,00. Justifique a divergência com a seguinte constatação:

    1. - Houve omissão de escrituração de vendas no valor de R$ 100,00;

    2. – Um adiantamento salarial de R$ 100,00, foi escriturado 2 vezes;

    3. – Um cheque emitido para suprimento de Caixa, do valor de R$ 100,00 não foi escriturado.

    4. - Houve omissão de escrituração de compras no valor de R$ 50,00;

    5. – Uma nota de compra de R$ 50,00 foi escriturada como sendo de venda.

  1. - Para a Realização de Contagem de Caixa o auditor deve tomar alguns cuidados para que se tenha validade tais como:

    1. – Contagem em data pré-estabelecida; Número de caixas Existentes; Presença do Responsável pelo caixa e Preenchimento dos papéis de trabalho;

    2. – Contagem Surpresa; Número de Caixas existentes; Presença de um representante da empresa e Preenchimento dos papéis de Trabalho;

    3. - Contagem Surpresa; Número de Caixas existentes; Presença do

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