Almoxarifado e Estoque

Almoxarifado e Estoque

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Por muitos anos foi considerado como um “DEPÓSITO”, afastado do escritório central, em locais de pouca acomodação, os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando uma mão-de-obra desqualificada e sem controle do que entrava e saia.

Com o tempo observou-se que o local que se mantinha os materiais, fosse materia-prima ou não, deveria ser um local de fácil acesso e de maior controle operacional, pois todo o material que a empresa utilizava em seus métodos de manufatura ou serviço estavam nesse local.

Surgiram sistemas de controle e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou no aumento da produtividade, maior segurança nas operações, controle e rapidez na obtenção das informações dos materiais estocados.

Definição de Almoxarifado - Local destinado à guarda, conservação, manutenção, reposição de materiais adquirido;

Deve ser lugar coberto, arejado, seco e seguro, mantendo a integridade e a qualidade do produto;

Deve ser organizado, bem controlado por um sistema informatizado ou não, mas que controle a entrada e saída das mercadorias ali alocadas;

Os controles deve de entrada e saída serão vistos mais a frente;

O Almoxarifado ficou tão importante, que a sua segurança em muitas empresas é feita por guardas armados e com vigilância eletrônica de ultima geração utilizando até sistema de biometria. Para algumas empresas o almoxarifado fica fechado por sistema de grades e o acesso é feito por funcionário responsável residente não permitindo o acesso a outros funcionários.

Atualmente o nome almoxarifado para algumas empresas mudou para CD – Centro de Distribuição.

O departamento de compras deve sempre notificar por um sistema informatizado ou não que houve a compra de uma determinada mercadoria e que em determinada data o mesmo deverá aportar no CD ou almoxarifado para o seu armazenamento.

Vários são os profissionais residentes no almoxarifado, em algumas empresas o almoxarife recebe, confere e estoca o materiais, entretanto em grandes empresas existe uma quantidade muito grande profissionais, que veremos a seguir.

Recepciona o veículo transportador da mercadoria; Efetua a triagem da documentação dando suporte do recebimento;

Verificação se a compra da mercadoria que é o objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;

Constatação se a compra da mercadoria está no prazo de entrega contratual, caso contrario verifica-se o motivo do atraso e possíveis penalizações;

Cadastramento no sistema as informações referentes a recepção de veículos

Dados do veículo; Dados do Motorista; Dados da empresa fornecedora ou da transportadora;

Muitas vezes alguma transportadora poderá ser impedida de efetuar entregas no almoxarifado, caso exista histórico de avarias nos transportes, é difícil de acontecer de alguma transportadora entregar pela segunda vez algum material no almoxarifado, visto que, ao ser informado no sistema o departamento de compras fica sabendo imediatamente dos fatos e informa ao fornecedor que tal transportadora não poderá mais aportar em seu almoxarifado.

Encaminhamento desse veículo para a descarga;

Procede a conferência quantitativa e visual dos volumes, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias;

Caso alguma embalagem venha com avarias entretanto o material em seus interior não conste qualquer avaria, deverá ser anotado nos respectivos documentos de qualidade, para que seja informado ao fornecedor ou ao transportador;

Procede a conferência dos materiais constantes na NF e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos juntamente com o PC;

Decidi pelo aceite, caso o material esteja de acordo com o especificado em NF, inclusive os valores, impostos;

Decidi pela recusa e devolução, caso a NF e o PC não estejam em conformidade;

Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação para o desembarque total da mercadoria;

Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado.

Métodos utilizados pelo conferente para verificar a mercadoria recebida QUANTITATIVAMENTE.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando alguns métodos:

Manual: Para o caso de pequenas quantidades; Por meio de cálculos: Para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades;

Por meio de balanças contadoras pesadoras: Para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos, porcas, arruelas;

Pesagem: Para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias;

Medição: Para medições feitas por meio de trenas.

Métodos utilizados pelo conferente para verificar a QUALIDADE da mercadoria recebida.

Características dimensionais; Tamanhos e formas.

Características específicas; Especificações fornecidas em projeto ou catálogos específicos.

Restrições de especificação Materiais incomuns que exigem conhecimento do que está recebendo e não há avarias ocultas.

Após todos esses processos descritos o conferente passa os documentos abaixo:

Nota Fiscal; Conhecimento de transporte rodoviário de carga; Documento de contagem efetuada; Relatório técnico da inspeção; Especificação de compra; Catálogos técnicos, caso necessário;

Para o Administrativo do almoxarifado

Procede a conferência do PC com a NF, já com o aval / ressalvas do conferente quanto a qualidade, quantidade e estado de toda a mercadoria recebida;

Procede a baixa do PC junto ao sistema informatizado ou não, informando que o material comprado já está no almoxarifado;

Procede a liberação da NF para o departamento de financeiro para que o mesmo providencia o pagamento da mercadoria e do transportador; na referida data contratual já pré-determinado pelo departamento de compras;

Notifica ao departamento de compras e ao fornecedor caso a mercadoria venha com avarias embalagem ou a mercadoria;

Caso o conferente tenha recusado a mercadoria, o administrativo providência a documentação de devolução informando ao departamento de compras os motivos;

As compras não autorizadas (difícil de acontecer, mas é possível) ou em desacordo com a programação de entrega passada pelo departamento de compras devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso na primeira via da Nota Fiscal.

Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.

O exame para constatação das avarias é feito através da verificação da disposição das cargas no interior do veículo, observar atentamente as embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados, etc.

Profissional capacitado e habilitado em proceder o transporte de cargas por veículos transportadores – empilhadeiras;

Esse profissional só efetua o transporte da recepção de mercadorias até o local onde será armazenado, seja no alto ou baixo;

O transportador conhece muito bem o almoxarifado, a carga máxima permitida pela empilhadeira, as baias onde ficarão as mercadorias;

Em algumas empresas o sistema de transporte é automatizado por empilhadeiras horizontais e verticais robotizadas sem contato com humanos.

Profissional capacitado no conhecimento dos materiais que a empresa utiliza seja na linha de manufatura ou prestador de serviço, que procura manter-se atualizado com catálogos e literaturas técnicas especificas.

Conhece a disposição das mercadorias nos seus lugares e mesmo que não saiba o local exato, sabe como chegar utilizando o romaneio de localização de mercadorias (numerais, letras ou até mesmo cores) se houver algum sistema informatizado mais fácil será a localização e a auditoria.

O mesmo acontece com o transportador interno pois com a localização exata da mercadoria o mesmo poderá retirá-la e levá-la ao almoxarife.

O conceito de estoque mínimo deve ter como meta alertar ao departamento de compras que certo material ou equipamento está no seus estoque mínimo e deverá ser reposto o mais breve possível.

Os estoque mínimo variam conforme a sua utilização e consumo, alguns materiais necessitam de estoque mínimo como por exemplo parafusos e porcas na casa das centenas, por exemplo:

Portanto, toda vez que esse material é solicitado é dado baixa no quantitativo existente na ficha de cardex ou no sistema informatizado, conforme a baixa a dada é de conhecimento do almoxarife que esse tipo de material está acabando , se esse material tem alta rotatividade de uso, quando o sistema ou o cardex acusar 5.0 pçs, deverá ser disparado um solicitação de compras para que o departamento de compra providencie a compra desse material.

Quando o sistema é informatizado a margem de erro de faltar esse material é muito menor, já que automaticamente o sistema emite a solicitação de compras e a envia para o departamento de compras sem a necessidade do almoxarife a enviar e com a internet ficou ainda mais fácil e rápido.

Periodicamente o sistema de almoxarifado passa por processo de recontagem de todos os seus materiais estocados, para verificar se o sistema informatizado ou de cardex está correto. Algumas vezes o sistema acusa que existe uma material no estoque e na verdade não está fisicamente, é o chamado está no sistema mas não no estoque.

Isso é muito comum de ser encontrado em grandes CDs, porém não deveria, pois existe uma falha que não deveria existir.

Em um grande distribuidor de materiais de construção em São Paulo a pouco tempo (2.011), passou por esse processo, após diversas queixas de clientes que compravam alguns materiais e os mesmo nunca eram entregues, ou até mesmo iam retirar a mercadoria e descobria-se que o mesmo não estava em estoque, portanto não tinha esse material, ocasionando diversos problemas de ordem financeira e moral, tanto para o cliente quanto para a loja.

Esse grande distribuidor de materiais de construção percebendo o problema resolveu efetuar um inventário completo e descobriu que alguns funcionários estavam roubando a empresa, houve varias demissões e o sistema de estoque falho foi removido de mãos com o real inventário físico, essa empresa adquiriu um sistema mais seguro e providenciou câmeras de monitoração em seu CD, isso levou tempo e ocasionou mais atrasos, porém necessários. Por um período a empresa teve seu nome manchado, mas quando os clientes perceberam a eficiência e a providência tomada, retomaram suas compras normalmente.

É muito comum verificar que lojas fecham por um dia para seu inventário e logo reabrem com novo estoque e o antigo com preços muito abaixo do mercado.

Nas fábricas e industrias o inventário é para saber se realmente o sistema está de acordo com o estoque físico, evitando assim roubos internos ou erros nos materiais em estoque.

Em todo sistema de estoque quando se retira um material, deverá ser informado ao almoxarife:

Requisitante (Nome e departamento); Data e hora; Local onde será utilizado (Linha de Produção - LP ou Ponto de Venda - PDV); Quantidade solicitada; Assinatura do requisitante.

O almoxarife deve exercer um controle efetivo e total do estoque mantendo os registros atualizados, de forma a propiciar informações oportunas e confiáveis, por isso a necessidade de que seja efetuado o inventário periodicamente.

Deve ser elaborado mensalmente e remetido para os responsáveis da empresa (diretoria, gerencia) o “Relatório de Movimentação do Almoxarifado” informando o consumo dos materiais, para fins de acompanhamento, cópias de requisições impressas ou por sistema informatizado.

A estrutura organizacional da empresa, através dos relatórios periódicos devem conter seguintes dados:

Quantidade de requisições atendidas; Intervalo de tempo nas solicitações de itens de valores elevados e/ou de importância vital; Consumo máximo e mínimo; Material em estoque; Níveis de estoque; Ponto ideal de ressuprimento; Itens inativos (itens sem movimentação por longo tempo); Material considerado obsoleto ou imprestável para possível reciclagem.

Um exemplo típico

Material de Consumo: Fitas isolante na cor preta – rolo com 50 m - marca: 3M.

JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL 260 270 250 286 264 230 320 210 250 246 264 270 3120

Tempo de Aquisição (T): 2 meses; Intervalo de Aquisição (I): 6 meses; Estoque mínimo (EM): fixado para o atendimento de requisições durante 0,25 do tempo de aquisição (T)

CÁLCULO: CONSUMOMÉDIOMENSAL (CMM)=(CONSUMOANUAL em 12 meses)

CMM = soma de todas as fitas usadas / 12 CMM = 3120 / 12 = 260 fitas

ESTOQUE MÍNIMO (EM) = CMM x (0,25 x T)

ESTOQUE MÁXIMO(EMX) = EM + (CMMx I)

PONTO DE PEDIDO (P) = EM+ (CMMx T)

QUANTIDADE A RESSUPRIR (QR) = CMM x I QR = 260 x 6 = 1.560 fitas

Um Formulário de Requisição de Material

Atualmente esse sistema está em desuso e a informática mudou o modo e a velocidade de uma requisição de materiais chegar até o almoxarifado e o atendimento do material solicitante se tornou muito mais rápido.

Um dos pontos mais importantes em um Almoxarifado é seu espaço, pois é ele que determina, toda a estratégia de compra, de estocagem e de distribuição.

Portanto, o espaço de um Almoxarifado deve ser planejado e estabelecido para que se possa tirar o máximo proveito de sua área total.

O espaço vertical deve ser utilizado ao máximo, fazendo-se uso de prateleiras ou através do empilhamento dos materiais.

Alguns pontos básicos devem ser considerados:

A resistência dos materiais que sofrerão empilhamento; O equipamento disponível para a execução de um empilhamento seguro; A resistência do piso e do pavimento;

Usar o espaço vertical sem critério pode ocasionar muitos transtornos, deixando de ser uma solução para tornar-se um problema.

A carga e a descarga de materiais devem ser sempre feitas de forma segura e ágil, por isso é necessário que os veículos transportadores (empilhadeiras, guindastes, carregadores etc.) e os responsáveis pelo armazenamento estejam sempre disponíveis.

As entradas e as saídas dos materiais não devem possuir bloqueios e devem ter espaço suficientes com a dimensão das mercadorias em circulação.

A altura do Almoxarifado deve ser compatível com o tipo de produto a ser estocado, assim como as portas de entrada e saída.

Os pavimentos devem ser projetados de maneira a suportar empilhamentos e/ou o peso dos materiais estocados.

A largura, o comprimento, a altura, o volume etc. dos materiais que serão transportados em veículos são importantes fatores que deverão compor o planejamento do LAYOUT DO ALMOXARIFADO.

Estruturar o trânsito interno dos veículos dentro do Almoxarifado, levando-se em conta suas dimensões, tamanho dos produtos e circulação interna.

As passagens dos corredores devem ser retas e não devem conter obstruções causadas por empilhamento de materiais ou pilares de sustentação da cobertura, de forma a permitir a direta comunicação entre as portas e todos os setores do Almoxarifado, que devem estar devidamente identificados e divididos por critérios de conveniência (cores, números, letras, etc.).

Outro aspecto importante é a largura dos corredores que devem ser no mínimo de 3,0 m para facilitar o tráfego pesado, como empilhadeiras de 1.0 a 2.0 kg.

No caso das passagens transversais, as larguras devem ser de 2,80 a 3,0 m, sendo que a altura das pilhas não deve ultrapassar os 3,0 m.

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