ACADÊMICOS - Aula Introdução a Administração 2014 1

ACADÊMICOS - Aula Introdução a Administração 2014 1

(Parte 1 de 3)

Prof. Adm. Elvis SILVEIRA-MARTINS, Dr.

Prof. Adm. Elvis SILVEIRA-MARTINS, Dr. Agenda Prevista1 Poderá ser ajustada no decorrer do semestre Esta aula será ministrada no dia 31/03/2014 – Troca com Profa. Ana Paula De acordo com o regimento da UFPel

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UNIDADE I Conceitos básicos da Administração

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Tente fazer uma lista das organizações com as quais você está envolvido ou se relaciona de alguma forma. Da empresa onde você trabalha ao supermercado, da fábrica de seu carro à concessionária, da prefeitura à companhia de eletricidade, da telefônica ao sindicato de sua categoria profissional, a lista parece interminável. Há poucos aspectos da sua vida que não sejam influenciados por alguma espécie de organização. A sociedade moderna é uma sociedade organizacional, em contraste com as sociedades comunitárias do passado.

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“Administração é o ato de trabalhar com e através de pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus membros”

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“Administração é administrar a ação através das pessoas com objetivo bem definido”

“Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos”

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Objetivos Recursos Decisões

“Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos”

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Objetivos da Administração

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Executor versus Administrador

O que diferencia o administrador de um simples executor é exatamente o fato de que, enquanto o executor sabe fazer certas coisas que aprendeu mecanicamente (planos, organogramas, mapas, registros, lançamentos etc.), o administrador sabe analisar e resolver situações problemáticas variadas e complexas, pois aprendeu a pensar, a avaliar e a ponderar em termos abstratos, estratégicos, conceituais e teóricos. O executor é um mero agente de execução e operação. O administrador é um agente de mudança e inovação, pois adquire habilidade de entender e diagnosticar situações.

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É dramático o impacto do mau funcionamento de uma organização de grande porte sobre a sociedade.

Considere por exemplo a quebra de um banco, como aconteceu com o Econômico em 1995. Funcionários perdem o emprego e contribuintes são obrigados a arcar com as consequências.

Pense numa cidade inundada e você vai lembrar-se da Prefeitura, pense em pessoas despreparadas, e você vai lembra-se do baixo nível da educação, pense na necessidade de pagar planos de saúde ou pensão, ou nas filas nos hospitais públicos, e você vai lembrar-se do governo que não trabalha como deveria.

Administrador e Sociedade

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Muitos problemas que você enfrenta têm sua origem na inexistência ou ineficiência de algum tipo de organização.

Organizações bem administradas são importantes por causa desse impacto sobre a qualidade de vida da sociedade.

Administradores bem preparados, portanto, são recursos sociais importantes.

Essa predominância das organizações e sua importância para a sociedade moderna bem como a necessidade de administradores competentes está na base do desenvolvimento da teoria geral da administração.

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No entender de Fayol, a administração é uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos (família, negócios...) que sempre exigem algum grau de planejamento, organização, comando, coordenação e controle.

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Fayol divide a empresa, segundo a sua teoria, em seis atividades ou funções distintas:

1 – Técnica: Produção, manufatura 2 – Comercial: compra, venda, troca 3 – Financeira: procura e utilização de capital 4 – Segurança: proteção da propriedade e das pessoas 5 – Contabilidade: registro de estoque, balanços, custos, estatísticas 6 – Administração: planejamento, organização, comando, coordenação e controle

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Funções Técnicas

Funções Comerciais

Funções Financeiras

Funções de Segurança

Funções Contábeis

Funções Administrativas

Planejamento Organização Comando Coordenação Controle

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Fayol defende a função administrativa como a mais importante, definindo seus componentes, como:

Planejamento: consiste em examinar o futuro e traçar um plano de ação a médio e longo prazo; Organização: montar uma estrutura humana e material para realizar o empreendimento; Comando: manter o pessoal ativo em toda a empresa;

Coordenação: reunir, unificar e harmonizar toda a atividade e esforço;

Controle: cuidar para que tudo se realize de acordo com os planos e as ordens.

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Após muitos estudos consagrou-se as seguintes definições processo administrativo:

Planejamento Organização

Direção

Controle

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Planejamento Decisões sobre objetivos e recursos necessários para realizá-los.

Organização Decisões sobre a divisão de autoridade, responsabilidade e recursos para realizar objetivos.

Direção

Decisões de execução de planos. Direção, coordenação e autogestão são estratégias de execução

Controle Decisões de assegurar a realização dos objetivos.

Função Administrativa

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É a ferramenta que as pessoas e as organizações utilizam para administrar suas relações com o futuro.

Com base neste conceito, planejamento pode ser definido como: • Planejar é definir objetivos ou resultados a serem alcançados;

• É definir meios para possibilitar a realização de resultados;

• É interferir na realidade, para passar de uma situação conhecida a uma situação desejada. • É tomar no presente decisões que afetam o futuro, para reduzir sua incerteza.

Função Administrativa

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Por meio do planejamento, pessoas e organizações trabalham para fazer acontecer uma situação que não resultaria da evolução dos acontecimentos.

Por exemplo: A decisão do presidente Kennedy de levar um homem à lua antes que a década de 1960 terminasse;

O lançamento da Volkswagen do século XXI, o novo Beetle.

PLANEJAMENTO Função Administrativa

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PROCESSO DE PLANEJAMENTO Planejar é um processo decisório, os planos são os resultados;

PLANEJAMENTO Função Administrativa

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(1) Dados de Entrada

Informações do presente, passado e futuro sobre ambiente Interno e Externo.

Podem mostrar ameaças ou oportunidades

PLANEJAMENTO Função Administrativa

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(2) Processo de Planejamento Consiste em fazer análises e tomar decisões

Análise dos dados de entrada

Criação, julgamento e seleção de alternativas

PLANEJAMENTO Função Administrativa

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(3) Elaboração de um Plano O plano é dividido em três componentes:

Objetivos Recursos (meios de realização de objetivos)

Meios de controle

Nem sempre todos esses elementos são apresentados na elaboração de um plano, muitas vezes o objetivo é apresentado como único elemento.

PLANEJAMENTO Função Administrativa

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TIPOS DE PLANOS - podem ser formais ou informais além de:

• Planos permanentes

Contém decisões programadas, que se aplicam a problemas recorrentes. Políticas, procedimentos e objetivos permanentes (como a missão ou negócio da organização) são planos permanentes.

PLANEJAMENTO Função Administrativa

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TIPOS DE PLANOS • Planos singulares

encomenda

São temporários e perdem sua validade quando o objetivo é alcançado. Por exemplo: um programa de atividades finitas, o cronograma de execução de uma

PLANEJAMENTO Função Administrativa

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missão, produtos e serviços a serem oferecidos
Traduzem planos estratégicos em ações especializadas: mkt, rh, finanças

•Planos estratégicos Abrangem toda a organização, definindo as relação com o ambiente. Ex: •Planos funcionais ou planos administrativos •Planos operacionais Definem atividades e recursos que possibilitam a realização de objetivos estratégicos ou funcionais. Ex: cronogramas e orçamentos (principais ferramentas dos Planos Operacionais)

PLANEJAMENTO Função Administrativa

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Organograma

Constitui a representação gráfica da estrutura organizacional. É composto de retângulos ( que são unidades organizacionais, como órgão e cargos) e de linhas horizontais e verticais ( que são as relações de autoridade e de responsabilidade).

Estrutura Vertical

Refere-se ao aparato que envolve três fatores principais: a hierarquia administrativa, a amplitude de controle e o grau de centralização ou descentralização do processo de tomada de decisões da organização.

ORGANIZAÇÃO Função Administrativa

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Líder Seguidor

Seguidor

Seguidor

Seguidor

Seguidor

Seguidor

Seguidor Seguidor

Esta forma não é mais usada para representar uma organização.

ORGANIZAÇÃO - RADIAL Função Administrativa

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LÍDER Seguidor Seguidor Seguidor Seguidor

ORGANIZAÇÃO - USUAL Função Administrativa

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Dá-se o nome de linha aos órgãos incumbidos de realizar a missão primária da organização. Um departamento de linha é o responsável pelo cumprimento dos objetivos principais da organização. Em uma organização industrial e comercial, os departamentos de linha (como produção e vendas) fazem e vendem o produto.

ORGANIZAÇÃO – AUTORIDADE DE LINHA Função Administrativa

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Os órgão de staff têm a função de complementar e apoiar os órgãos de linha para que eles trabalhem melhor. Um departamento de staff é o responsável pela assessoria e consultoria interna dentro da organização.

O staff proporciona os seguintes serviços e atividades especializadas para toda a organização:

ORGANIZAÇÃO – STAFF Função Administrativa

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Serviços: contabilidade, compras, pessoal, P & D, informação propaganda, etc.

Consultoria e Assessoria: assistência jurídica, métodos e processos, consultoria trabalhista, etc., como orientação e recomendação.

Monitoração: levantamento de dados, pesquisas, relatórios, acompanhamento de processos, etc.

Planejamento e Controle: finanças, orçamento, produção, qualidade, manutenção de máquinas e equipamentos.

ORGANIZAÇÃO – STAFF Função Administrativa

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Diretor Geral

Depto de Produção

Depto de R.H.

Depto de Finanças

Divisão

Metalúrgica Divisão de

Estamparia

Divisão de Montagem

Órgão de linha

Órgão de staff Autoridade de linha Autoridade de staff

ORGANIZAÇÃO – ESTRUTURA LINHA X STAFF Função Administrativa

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Organizações Altas

Tem uma amplitude geral estreita e muitos níveis hierárquicos, apresentando uma conformação verticalizada.

Downsizing

É o processo de redução de níveis da hierarquia administrativa.

Organizações Achatadas

Tem uma amplitude geral ampla e dispersa e poucos níveis hierárquicos, apresentando uma conformação horizontalizada.

ORGANIZAÇÃO – ALTAS X ACHATADAS Função Administrativa

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Principais Características: -A carga de supervisão é menor para cada gerente;

-Há mais oportunidades para promoções, pois existem mais degraus na escada hierárquica;

-As decisões são mais demoradas porque a estrutura alongada requer maior coordenação entre as fronteiras funcionais.

ORGANIZAÇÃO – ORGANIZAÇÕES ALTAS Função Administrativa

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Suas principais características são:

-As decisões são tomadas mais prontamente, o que possibilita maior rapidez nas respostas aos clientes;

-As pessoas dos níveis mais baixos sentem-se mais próximas da cúpula;

-Pouca oportunidades para promoção, pois existem poucos níveis a serem alcançados.

ORGANIZAÇÃO – ORGANIZAÇÕES ACHATADAS Função Administrativa

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Significa que a autoridade para decidir está localizada no topo da organização.

ORGANIZAÇÃO – CENTRALIZAÇÃO Função Administrativa

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A centralização promove a retenção do processo decisorial na cúpula da organização. As três principais vantagens que a centralização pode trazer são:

Controle: melhor método para controlar e coordenar as atividades e recursos da organização;

Custos: devido a economias de escalas;

Novas Tecnologias: Novas tecnologias permitem que empresas descentralizadas migrem para centralizadas e vice-versa, sem afetar o processo decisorial pois as informações tramitam rapidamente.

ORGANIZAÇÃO – CENTRALIZAÇÃO Função Administrativa

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Significa que a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos, geralmente, as organizações empreendem várias tentativas para saber qual o nível hierárquico mais adequado para tomar as decisões.

ORGANIZAÇÃO – DESCENTRALIZAÇÃO Função Administrativa

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Significa que a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos, geralmente, as organizações empreendem várias tentativas para saber qual o nível hierárquico mais adequado para tomar as decisões.

ORGANIZAÇÃO – DESCENTRALIZAÇÃO Função Administrativa

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Muitas empresas bem-sucedidas tomam essa filosofia como base do sucesso de seus negócios. As principais vantagens são:

Agilidade: a organização responde mais rapidamente;

Independência: a descentralização estimula a criatividade e independência;

Novas Tecnologias: a tecnologia da informação permite maior descentralização da autoridade. Autoridade em níveis inferiores e informação em tempo real a alta direção.

ORGANIZAÇÃO – DESCENTRALIZAÇÃO Função Administrativa

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Ou amplitude controle, significa o número de empregados que deve-se reportar a um administrador.

Existem fatores que estão associados com o menor envolvimento do administrador e que proporcionam amplitudes de controle mais larga.

ORGANIZAÇÃO – AMPLITUDE ADMINISTRATIVA Função Administrativa

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DIREÇÃO está Diretamente Relacionada com a EXECUÇÃO

Consiste em realizar atividades planejadas que envolvem dispêndio de energia física e intelectual. Sempre há um plano, explícito ou implícito, que sustenta qualquer atividade que envolva este dispêndio. São exemplos de atividades de direção:

Elaborar planos

Organizar uma equipe

Realizar um tarefa operacional, como montar um automóvel ou preencher um formulário Ministrar uma aula

DIREÇÃO Função Administrativa

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Eis algumas possibilidades de execução de uma determinada atividade: você pode executá-la pessoalmente

você pode executá-la junto com um grupo. Nesse grupo, você ou outra pessoa podem assumir a DIREÇÃO da atividade

você pode ordenar que outra pessoa ou grupo faça a atividade, enquanto você controla (através da DIREÇÃO) o desempenho e o fornecimento do produto ou serviço.

DIREÇÃO Função Administrativa

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O processo de controle está ligado à consecução de objetivos O processo de controle pode ser exemplificado da seguinte forma:

O motorista (principal elemento do sistema de controle) compara continuamente o caminho que está percorrendo (atividades) com o caminho que é necessário para chegar ao destino (objetivo). A comparação (que é inconsistente quando o motorista está em um trajeto habitual) tem por finalidade informar o motorista sobre o que deve fazer para garantir o objetivo.

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