A relação entre o ciclo PDCA e o processo administrativo e sua importância em uma Organização Pública

A relação entre o ciclo PDCA e o processo administrativo e sua importância em uma...

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Edvaldo Lima dos Santos

Gildete Rodrigues de Souza Ribeiro de Carvalho

Joyce Roque Pereira

Jocélio Hércules Corneau Rubens Carlos Queiroz Silveira

Edvaldo Lima dos Santos

Gildete Rodrigues de Souza Ribeiro de Carvalho

Joyce Roque Pereira

Jocélio Hércules Corneau Rubens Carlos Queiroz Silveira

Texto apresentado ao Curso de Pós-

Graduação em Gestão Pública Municipal – Projeto PNAD – da Universidade do Estado da Bahia – UNEB, como requisito parcial à conclusão da disciplina Processos Administrativos.

Orientadora: Profª. Maruza Souza IBOTIRAMA, 2011

3 SUMARIO

1. INTRODUÇÃO4
2DESENVOLVIMENTO (Conceitos - Exemplos).................................................6

4 1. INTRODUÇÃO

O mundo já não gira mais, como nos anos anteriores, a sua economia é dinâmica, seus mercados são mutáveis, sua forma de comunicação está em constante evolução e suas necessidades diversas em um movimento sem precedentes em nossa história, hoje tudo é globalizado, e é muito diferente da época de nossos avôs. Com isso, essas inúmeras transformações que têm levado aos governantes e seus governos a adotarem diversas estratégias diferenciadas e inovadoras para elevar ou mesmo a manter a qualidade de vida de suas populações, e dessa forma, o tipo de gestão pública que se fazia em um passado recente, não é mais satisfatória para acompanhar todo esse cenário de constante mudança.

Como toda e qualquer transformação que se requer algum tipo de alteração em seus sistemas, seja ele político institucional, técnico econômico ou mesmo cultural, de pequena ou grande envergadura ou mesmo independentemente do tempo que se faz necessário, uma coisa é certa, para qualquer tipo de inovação é preciso da vontade e da competência por parte de todos os envolvidos, em prol de um objetivo principal.

Mas esses atributos não são suficientes para melhorar o nível de um serviço ou produto, é preciso aplicar as modernas técnicas administrativas hoje existentes no mundo moderno gerencial empresarial, e como estamos tratando de uma gestão pública, esses conceitos são também aplicados em uma administração pública, onde os resultados obtidos são alcançados em função do tipo dos procedimentos a serem adotados, em referência ao que for estabelecido como meta e objetivo.

E por melhor e mais eficaz que sejam as técnicas a serem aplicadas, em prol de uma melhoria organizacional, o que se presa não são mais as máquinas e sim o potencial humano que as desenvolve e que criam e inovam suas atividades cotidianas (FERREIRA, Michelle Karen de Brunis – 2009)

Buscar sempre fazer mais com menor recurso, é o maior desafio de um gestor público, pois a organização que ele gerencia, não visa lucro, mas sim, otimização, e isto se faz através de um gerenciamento com eficácia, eficiência e efetividade, e neste contexto, a implantação de um Ciclo de um PDCA associado a uma gerência por Processo Administrativo, tem tudo para alcançar os resultados almejados, pois essas técnicas de gerenciamento há muito tempo já são adotadas em muitas organizações privadas e também públicas.

Contribuir para a melhoria da qualidade dos serviços públicos prestados aos cidadãos e para o aumento da competitividade do país tem sido a finalidade do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização – GESPÚBLICA, que passou a ter essa denominação em 23 de fevereiro de 2005, por intermédio do Decreto Federal nº. 5.378, onde ocorreu à junção dos Programas PQSP e Desburocratização e desde então as organizações públicas passaram a ter esse programa como suporte para orientar na implantação de um Modelo de Excelência em Gestão Pública, modelo esse, que adota procedimentos da norma de qualidade do ISO 9.0 dentre outras.

Dessa forma, ter qualidade na prestação de um serviço, e principalmente em um serviço público, que está diretamente relacionado com as questões sócio-econômicas de nosso País, a implantação de uma gestão por controle de processo é classificada como a essência do gerenciamento em todos os níveis hierárquicos da instituição, conforme afirma Campos (1992), e ainda que esse gerenciamento deva ser participativo, criando condições para que cada envolvido no processo possa assumir suas próprias responsabilidades, pois a estrutura de uma organização pode ser definida simplesmente como a soma total das maneiras pelas quais o trabalho é dividido em tarefas distintas e, depois, como a coordenação é realizada entre essas tarefas, e os elementos da estrutura deve ser selecionada para a obtenção de uma consistência ou harmonia interna, bem como uma consistência básica como a situação da organização. (Mintzberg - 2003 pg.12).

Portanto, só a aplicação do conhecimento agrega valor, pois a única forma de eliminar a miséria e a pobreza e mudarmos de fato nosso País são iniciar pela mente e pelo coração de cada um de nós. (Campos, Vicente Falconi , Belo Horizonte – 1998)

Esse texto tem o propósito de evidenciar a relação entre duas técnicas administrativas, o PDCA e o Processo Administrativo, demonstrando a sua importância dentro de uma organização pública, e conseqüentemente demonstrando os seus resultados alcançados.

6 2. DESENVOLVIMENTO

2.1. DEFINIÇÕES

O ciclo PDCA é um método gerencial para a promoção da melhoria contínua e reflete, em suas quatro fases, a base da filosofia do melhoramento contínuo, podendo consolidar a padronização de práticas. Uma das aplicações mais usuais do ciclo PDCA é utilizá-lo na análise e na solução de problemas, permitindo a realização do controle da qualidade em toda a empresa. É preciso que este método gerencial seja dominado por todos na organização, já que promove o tratamento adequado de problemas, e padronização da melhoria contínua e o desenvolvimento de oportunidades. (Apresentação GESTÃO DA QUALIDADE - FAFIJAN – JANDAIA DO SUL – PR - PROF. MS. JONAS MORALES AZOLINI).

O Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Shewhart, Ciclo da Qualidade ou Ciclo de Deming, é uma metodologia que tem como função básica o auxílio no diagnóstico, análise e prognóstico de problemas organizacionais, sendo extremamente útil para a solução de problemas. Poucos instrumentos se mostram tão efetivos para a busca do aperfeiçoamento quanto este método de melhoria contínua, tendo em vista que ele conduz a ações sistemáticas que agilizam a obtenção de melhores resultados com a finalidade de garantir a sobrevivência e o crescimento das organizações (QUINQUIOLO, 2002).

A denominação PDCA vem do termo inglês Plan, Do, Check e Action, ou seja, planejar, fazer, checar e agir.

Dessa forma O Plan representa a “componente de planejamento” do ciclo, a organização deve estabelecer as metas que pretende atingir e disseminá-las para todas as pessoas diretamente envolvidas no contexto de construção da nova realidade pretendida. Para tanto, é necessário que sejam estabelecidos, paralelamente, os métodos que definirão os padrões de conduta que permitam atingir aquelas metas traçadas anteriormente, o Do, que indica o “fazer”, estabelece que a organização necessite envidar esforços no sentido de aumentar o grau de capacitação das pessoas, por meio de uma combinação entre as ações de educar e treinar, o Check, responsável pela

“checagem”, a organização pode executar um processo de auto-avaliação de todo o trabalho realizado e, a partir dessa análise crítica, estabelecer os caminhos que permitirão direcionar, manter ou redirecionar os rumos, se necessário e por fim, mantendo o giro na ferramenta, chegamos ao Action, que significa “ação” e, nessa fase, a organização poderá estabelecer as linhas de ação evidenciadas anteriormente.

O Gerenciamento de Processos é o conjunto de pessoas, equipamentos, informações, energia, procedimentos e materiais relacionados em atividades para produzir resultados específicos, baseados nas necessidades e desejos dos consumidores. Tudo isto num compromisso contínuo e incessante que promove o aperfeiçoamento da empresa, trabalhando com atividades que agregam valor ao produto.

O Gerenciamento de Processos é uma metodologia para definir, analisar e melhorar os processos críticos da organização. Estas são as três fases desta metodologia, segundo Pinto (2005) , e como tem sido utilizadas e detalhadas a seguir. Fase 1: Definição do Processo - é o grupo de atividades inter-relacionadas e caracterizadas por um conjunto de entradas específicas, com tarefas que agregam valor e que produzem um conjunto de resultados específicos.

Etapa 1: Comprometimento - identificam-se os processos críticos da organização, estabelecendo-se os responsáveis e respectivos grupos de trabalho para promoverem a melhoria destes processos. Etapa 2: Caracterização dos Clientes - é destinada a agrupar todos os dados já existentes mais os adicionais, para mostrar as necessidades do cliente. Etapa 3: Mapeamento dos Processos Críticos - o grupo de trabalho deve organizar as informações sobre o processo atual, descrevendo e classificando as funções por ele desempenhadas.

Etapa 4: Urgência - Baseando-se na continuidade de outros processos dentro da organização, deve-se medir o processo crítico para compará-lo, visando à definição de prioridades de melhoria do mesmo.

Fase 2: Análise do Processo - é o entendimento do processo produtivo, levando em consideração seu consumidor imediato em termos de custo e valor agregado ao produto. Etapa 5: Comparação (Benchmarking) - Uma vez conhecido o processo, o próximo passo é a análise do processo numa comparação com as melhores práticas existentes. Etapa 6: Alternativas de Soluções - A análise profunda do processo irá identificar as causas de um mau desempenho, necessitando da geração de idéias criativas para melhorá-lo. Etapa 7: Aprovação - Uma vez pronto o plano de melhoramento do processo, os membros do grupo de trabalho reúnem-se com os participantes do processo para assegurarem-se de que as mudanças propostas atenderão seus requisitos.

Fase 3: Melhoria do Processo - Concluída a Fase 2 é possível avaliar a situação atual do processo e promover planos de melhoria. Se a solução não resolver o problema, ou o nível de correção for insatisfatório, o grupo de trabalho deverá voltar ao início da análise do processo para desenvolver uma nova abordagem alternativa. Se o plano for bem sucedido, o grupo deverá preparar um relatório para finalizar o plano de melhorias. Etapa 8: Verificação - Para completar a análise do processo, o grupo de trabalho finaliza seu plano de melhoramento, revisando-o com o responsável pelo processo ou com a alta gerência. Etapa 9: Implantação - Após obter-se a adesão, de todos os envolvidos no processo e definir-se o plano de melhorias é possível implantar a solução ótima. Etapa 10: Reinício - Por ser o Gerenciamento de Processos uma jornada de melhoria contínua, não se deve parar na Etapa 9. os processos devem ser periodicamente analisados. O Gerenciamento de Processos oferece muitas vantagens, entre as quais se pode citar: - uma visão mais ampla e horizontal do negócio da organização;

- entendimento profundo do processo geral;

- metodologia de análise dos processos;

- implementação mais fácil para mudanças; - maior envolvimento de funcionários em todos os níveis.

- maior conscientização dos impactos ambientais causados pelos processos da organização.

2.2. – EXEMPLOS

A Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro desenvolve a Gestão do Conhecimento com o objetivo de “rever, organizar as políticas, processos e ferramentas de gestão e tecnológicas, frente a uma melhor compreensão dos processos de geração, identificação, validação, disseminação, compartilhamento e uso dos conhecimentos estratégicos para gerar resultados econômicos para a empresa e seus colaboradores” (SOFTEX, 2005). Neste contexto, o Ciclo PDCA é utilizado para o acompanhamento do processo de Gestão do Conhecimento, conforme pode ser visualizado na figura abaixo.

O Sistema de Gestão Integrada da Embasa, utiliza o método PDCA (Planejar, Executar, Verificar e Agir), no desempenho operacional e ambiental das atividades, processos, produtos e serviços da empresa, conforme Figura 15.

O Sistema de Abastecimento de água representado na Figura 13 mostra todos os processos operacionais e os requisitos básicos, que devem ser obedecidos pelo sistema de Santo Antônio de Jesus. Com a implementação do processo de certificação foram introduzidos 18 procedimentos gerenciais, cujas atividades têm suas responsabilidades e autoridades definidas no conjunto de procedimentos documentados do sistema, constituídos pelo Programa de Gestão Integrada, Procedimentos Gerenciais (PGs), Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), Plano de Ação Emergencial (PAE), Planos de Ações, Planos de Monitoramento, dentre outros.

O escopo certificado do SGI – SAJ é denominado de Sistema de Abastecimento de Água da cidade de Santo Antônio de Jesus, envolvendo os processos de Captação, Adução, Tratamento de Água e seus Efluentes, e se encontra representado no organograma da Embasa, conforme disposto na figura 13.

3. CONCLUSÃO

É importante frisar que, a execução criteriosa de um ciclo PDCA por parte de uma organização, permite identificar as variáveis que estejam comprometidas na execução dos processos, de forma que levar a comprometer o resultado, facilitando a identificação das mesmas, objetivando sanar os gargalos existentes e conseqüentemente, alcançar o resultado desejado/pretendido.

Uma análise sistêmica, sob as premissas do método de melhoria do PDCA, permite um melhor gerenciamento das ferramentas gerenciais e de execução (insumos e material humano) disponíveis, a fim de alinhar esforços para a melhoria contínua de todo a organização, buscando maximizar o uso do capital humano, melhor dizendo, da Gestão de Pessoas, que é o principal bem da empresa.

Conseguir estabelecer uma melhoria contínua dos processos, utilizando esse substancial instrumento que é o ciclo PDCA, certamente, eliminaremos perdas da variável humana e proporcionando melhoria no ambiente inter e externo.

4. REFERÊNCIAS

CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). Rio de Janeiro: Block Ed., 1992.

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