PROMINP-Técnicas de Planejamento e Controle

PROMINP-Técnicas de Planejamento e Controle

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Tabela 1.2 – Níveis da EAP.

Nível Partição Elementos usuais

IO projeto todoProjeto, produto, processo, serviço IISubdivisão maiorSistema ou atividade primária IIISubdivisão menorSubsistema ou atividade secundária IVComponentes ou tarefasComponentes maiores ou tarefas

VSubcomponentes ou subtarefas

Componentes menores, partes ou subtarefas

Área física, ou simplesmente Área, corresponde, no exemplo, ao primeiro nível de divisão ou de sumarização, representando os grandes componentes do projeto, caracterizado por suas áreas ocupadas fisicamente. Em um projeto industrial, as áreas físicas são normalmente estabelecidas de acordo com o segmento do processo de produção que nelas será edificado, como, por exemplo, a Área de Utilidades (energia elétrica, vapor, ar comprimido, etc.) ou a Área de Craqueamento de uma refinaria de petróleo. Cada área física é, geralmente, designada por caracteres alfabéticos, correspondentes à sua função principal: U para Utilidades, C para Craqueamento, no exemplo citado. Item principal é o segundo nível de partição e caracteriza os elementos principais de cada área. Assim, no exemplo, a área U poderá ser composta dos Itens principais, como Energia elétrica, Central geradora de vapor e Ar comprimido. Sistema é, no caso, o terceiro nível de partição e permite a subdivisão de um item principal, no caso de este ser muito grande. Por exemplo, a Unidade Energia Elétrica pode ser subdividida nos Sistemas de Geração (motor/gerador), de Transmissão (subestação principal) e de Distribuição (linhas de transmissão). Pacote de trabalho, quarto nível de partição exemplificado, caracteriza os tipos e as quantidades de serviço gerenciáveis para fins de planejamento (nele compreendida a orçamentação), de programação e de controle, com horizonte de duração facilmente discernível e que, preferencialmente, represente uma parte ou componente acabado do projeto ou da obra após sua execução. O Sistema de Transformação, mencionado acima, pode ser decomposto nos pacotes Casa de Controle, Pátio de Transformadores e Troncos Distribuidores. Uma EAP parcial, para a construção de uma subestação está representa na Figura 1.19.

Figura 1.19 – Exemplo de EAP para o projeto de uma subestação.

A EAP facilita a visualização do projeto, permitindo que se faca um melhor planejamento de prazos, recursos, custos, qualidade, pessoal, contratações e, até mesmo, de riscos. A comunicação entre os membros do projeto fica facilitada pelo uso da EAP. Cada um conhece seu papel no projeto e como ele se interliga com os outros.

Figura 1.20 – EAP para um projeto de construção e montagem (incompleta). 46

Podemos também representar a EAP de outras formas, como por exemplo, a EAP (incompleta) para um projeto de construção e montagem eletromecânica mostrada na Figura 1.20. Cada item está numerado e indicado, de modo a facilitar tanto aplicação do computador quanto o trabalho das pessoas. A estrutura analítica apresentada usa uma mistura de critérios. O nível área divide-se em disciplinas e, posteriormente, em atividades.

A EAP também pode ser apresentada em uma forma sumária, como mostrado na Tabela 1.3 para o mesmo projeto de construção de construção e montagem eletromecânica.

A representação por sumário (tabela) é conveniente quando o desenho da EAP fica muito grande e difícil de ser inserido em um documento. Seu ponto fraco reside na fraca visualização, dificultando uma clara compreensão do projeto e podendo conter erros ou imprecisões.

Tabela 1.3 – EAP para um projeto de construção e montagem (incompleta).

O conjunto de itens de segundo nível da EAP é utilizado para se montar um cronograma intitulado Estratégia de Execução, mostrado na Figura 1.21. Eventualmente, a Estratégia de execução pode conter elementos do segundo e terceiro níveis da EAP.

Figura 1.21 – Estratégia de execução e pacotes de trabalho.

Aos itens de mais baixo nível da EAP dá-se o nome de Pacotes de Trabalho (Figura 1.21).

Cada pacote de trabalho representa um pedaço ou subproduto do projeto e que deve ter um responsável pela sua execução. É a partir dos pacotes de trabalho que inserimos as tarefas.

Não existe uma regra única para montar uma EAP. As sugestões a seguir pretendem facilitar esta tarefa:

•A Declaração do Escopo (ou escopo executivo) deve servir como fonte de inspiração.

•O Escopo técnico também pode servir como inspiração.

•Para muitos projetos, o primeiro nível da EAP pode conter as chamadas etapas genéricas: Criação, estudo de Viabilidade, Definição de Requisitos, Design, Execução, Teste, Implantação, Encerramento. Nestas é conveniente incluir Treinamento.

•Caso haja diversas opções de como montar uma EAP, é conveniente que se escolha aquela que seja mais semelhante ao Organograma do Projeto.

Para saber se uma EAP esta montada corretamente, podemos fazer um teste respondendo as seguintes perguntas:

•Ela permite identificar todo o trabalho a ser executado?

•Ela permite identificar todos os subprodutos a serem obtidos no projeto?

•Ela permite identificar todos os responsáveis?

•Ela permite identificar os fornecedores externos a serem contratados?

•Ela permite identificar todos os recursos?

•Ela permite identificar todos os custos?

Na Figura 1.2 mostra as EAPs incompletas para: •Desenvolvimento de um software.

•Construção de uma casa.

•Construção de uma estação telefônica.

Figura 1.2 – Exemplos de EAP.

De modo a não deixar duvidas sobre o conteúdo de cada item da EAP, deve-se construir o dicionário da EAP, descrevendo o significado de cada Pacote de Trabalho. Na Tabela 1.4 mostramos uma parte do dicionário, aplicado ao projeto “Construção de uma Casa”, da Figura 1.2.

Tabela 1.4 – Dicionário da EAP.

Dicionário da EAP – Projeto: Construção de uma Casa EtapaPacote de TrabalhoDescrição

PisoTubulaçãoTubulação de PVC, incluindo água pluvial, de banheiro e da cozinha.

PisoPiso de todos os compartimentos, incluindo os de madeira, cerâmica, granito e mármore.

SapatasRodapés de todos os compartimentos, incluindo os de madeira, cerâmica, granito e mármore.

ParedesTijolosTijolos do tipo furado em toda a estrutura. etc. etc. etc.

Pela sua imensa importância para o sucesso do projeto, as empresas que tocam muitos projetos semelhantes costumam padronizar suas EAPs. Assim, ao se iniciar um novo projeto é possível a utilização de um formato pré-existente.

1.12. Elementos básicos do gerenciamento de projetos

1.12.1 Tarefas

Tarefas são os passos necessários à execução de um projeto. Através das tarefas devemos representar tudo aquilo que é necessário ser feito, todos os processos ou ações a serem executados, para atingir o objetivo final designado para o projeto.

É de grande importância a correta definição das tarefas, pois através delas é determinado o escopo do projeto, pelas durações estimadas das tarefas associadas às suas relações de precedência é estimado o prazo do projeto e pela alocação de recursos às tarefas é determinado o custo do projeto.

As tarefas de um projeto podem representar apenas os processos orientados ao produto, quando se relacionam diretamente com a criação do produto final do projeto, ou representar também os processos de gerenciamento do projeto, quando se relacionam à criação e controle do projeto em si, mas sempre estarão representando processos. Devemos sempre ter em mente que cada tarefa, por representar uma ação, deve, necessariamente, gerar um bem ou serviço para o projeto.

As tarefas possuem como principais características duração, tipo de ligação, folga, lag, restrição e os recursos necessários à sua realização, se dividindo em quatro tipos distintos:

•Tarefa crítica – tarefa com folga total igual a zero ou a menor folga total admitida como risco para o projeto.

•Tarefa não crítica – tarefa que pelo percurso restante dela até o caminho crítico tenha folga total maior que zero ou maior que a menor folga total admitida como risco para o projeto. •Tarefa sumário – tarefa totalizadora utilizada para montar a EAP.

•Marco temporal – não de trata de uma tarefa propriamente dita, pois possui duração igual a zero, não aloca recursos e não produz nada, servindo para destacar um momento importante no projeto.

1.12.2 Duração

Durante a fase de planejamento, um processo importante contempla a definição da duração estimada de cada uma das tarefas componentes do projeto, e para isto devemos levar em conta o escopo do projeto, a necessidade de recursos, o método executivo a ser utilizado, premissas (suposições ou fatos considerados verdadeiros) estabelecidas e restrições, devendo nos basear no conceito de duração ideal resultante da alocação de quantidades ideais de recursos.

É comum as estimativas de duração partirem de pessoas ligadas à gerência da execução, com experiência relacionada à tarefa em questão ou, no caso de não partirem da gerencia de execução, serem referendadas por esta gerência.

A duração total do projeto não é definida diretamente, mas calculada levando em conta não apenas as durações, mas também as precedências e restrições das tarefas componentes do caminho crítico.

1.12.2.1 Unidades de duração

As durações das tarefas podem ser estimadas utilizando qualquer unidade de tempo, sendo as mais utilizadas as unidades Horas, Dias e Semanas.

Normalmente, e principalmente quando utilizamos software de gerenciamento de projetos, as estimativas de duração são feitas em tempo útil de trabalho, por exemplo, dias úteis. Isto decorre da

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