PROMINP-Técnicas de Planejamento e Controle

PROMINP-Técnicas de Planejamento e Controle

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•Diminuição de perdas de peças que quebram em uma linha de produção.

FISCALIZAÇÃO – comum nas agências do governo (Aneel, Anatel, Etc).

OUTROS – certamente existem outros tipos de projetos que não se enquadram nos anteriores. Alguns exemplos:

•Deslocamento de uma tropa militar para outra base.

• Reflorestamento.

Os tipos de projetos citados se diferenciam com relação ao tipo de mão-de-obra, grau de incerteza relativamente ao que realmente se deseja produzir, pressão por prazos, nível de tecnologia, estabilidade do escopo (possibilidades de haver alterações), importância do fator custo, etc.

1.5. Ciclo de vida de um projeto

Como definimos anteriormente, projeto é um esforço temporário, levado a efeito para criar um resultado ou produto ou serviço único. Temporário significa que possui um momento de início e de fim ou, então, que possui um ciclo de vida. Durante o seu ciclo de vida o projeto passa por diversos momentos denominados fases, etapas, tarefas, etc, e o conhecimento das características de cada um destes momentos é fundamental para o seu sucesso. Certamente, dependendo do tipo do projeto (construção, manutenção, informática, etc), seus momentos têm particularidades próprias, ou seja, as fases do ciclo de vida do projeto dependem, intimamente, da natureza do projeto. Um projeto é desenvolvido a partir de uma idéia, progredindo para um plano, que, por sua vez, é executado e concluído. Cada fase do projeto é caracterizada pela entrega, ou finalização, de um determinado trabalho. Toda entrega deve ser tangível e de fácil identificação, como, por exemplo, um relatório confeccionado, um cronograma estabelecido ou um conjunto de atividades realizado.

Genericamente, o ciclo de vida de um projeto pode ser dividido em fases características, conforme ilustrado na Figura 1.2.

Figura 1.2 – Ciclo de vida de um projeto.

Cada fase do projeto, normalmente, define qual é o trabalho técnico que deve ser realizado e quem deve estar envolvido. Uma descrição destas fases é apresentada a seguir: Fase de iniciação – É a fase inicial do projeto, quando uma determinada necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado a ser resolvido por ele. Nessa fase, a missão e o objetivo do projeto são definidos, bem como as melhores estratégias são identificadas e selecionadas. Fase de planejamento – É a fase responsável por detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto, incluindo cronogramas, interdependências entre atividades, alocação dos recursos envolvidos, análise de custos, etc., para que, no final desta fase, ele esteja suficientemente detalhado para ser executado sem dificuldades e imprevistos. Nessa fase, os planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, aquisições e recursos humanos também são desenvolvidos. Fase de execução – É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante essa fase. Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nesta fase. Fase de monitoramento e controle – É a fase que acontece paralelamente ao planejamento operacional e à execução do projeto. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que esta sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade. O objetivo do controle é comparar o status atual do projeto com o status previsto pelo planejamento, tomando ações corretivas em caso de desvios. Fase de encerramento – Nesta fase a execução dos trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna ou externa (terceiros), os livros e documentos do projeto são encerrados e todas as falhas ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas para que erros similares não ocorram em novos projetos (aprendizado)

Uma análise direta do gráfico mostrado na Figura 1.2 não é conclusiva quanto à interdependência e sobreposição de fases no projeto. Na verdade, com o desenrolar do projeto, praticamente todas as fases são realizadas quase que simultaneamente, constituindo um ciclo, como é mostrado na Figura 1.3.

Figura 1.3 – Inter-relacionamento entre as fases de um projeto.

1.6. Fases de implantação de projetos

Embora cada tipo de projeto tenha suas fases de implantação distintas, genericamente podemos citar as fases a seguir como adaptáveis à grande maioria dos projetos.

1.6.1. Iniciação

Esta fase caracteriza-se pela execução de atividades de reconhecimento e de definição das estratégias do Projeto, tais como:

•Formulação do empreendimento.

•Estudo e análise de viabilidade.

•Identificação das necessidades do cliente.

•Identificação das necessidades do projeto.

•Verificação dos termos contratuais e condicionantes.

•Preparação da proposta executiva.

•Plano preliminar de implantação.

•Identificação da equipe de coordenação do empreendimento.

•Identificação dos riscos.

O processo de iniciação visa obter o comprometimento da organização para o início da próxima fase do projeto.

1.6.2. Planejamento

Esta fase caracteriza-se pelo desenvolvimento de um plano de projeto que servirá de diretriz para sua implantação, compreendendo:

•Execução das normas de projeto.

•Detalhamento do planejamento, incluindo execução de cronogramas físicos e financeiros, determinação de recursos humanos e materiais, etc. •Estabelecimento do Plano de Aquisição/Contratação.

•Estabelecimento do Plano de Qualidade.

•Estabelecimento do Plano de Comunicação.

•Estabelecimento do Plano de gerenciamento de Riscos.

Os processos de planejamento podem ser divididos em processos essenciais e processos facilitadores. A Figura 1.4 mostra os relacionamentos entre os Processos de Planejamento. Processos essenciais: são processos que têm dependências bem definidas que fazem com que estes processos sejam executados na mesma ordem na maioria dos projetos. Estes incluem:

•Planejamento do escopo – desenvolvimento de declaração escrita do escopo com base para futuras decisões do projeto.

•Detalhamento do escopo – subdivisão dos principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais mensuráveis.

•Definição das atividades – identificação das atividades especificas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto.

•Seqüenciamento das atividades – identificação e documentação das dependências entre as atividades.

•Estimativa da duração das atividades – estimativa dos prazos necessários para execução das atividades individuais.

•Desenvolvimento do cronograma – criação do cronograma do projeto a partir da análise da seqüência e duração das atividades.

•Planejamento da gerência de risco – decisão de como abordar e planejar a gerência de risco no projeto.

•Planejamento dos recursos – determinação dos recursos (pessoas, equipamentos, materiais, etc.) que devem ser utilizados, e em quais quantidades para realização das atividades do projeto.

•Estimativa dos custos – estimativa dos custos dos recursos necessários à realização das atividades do projeto.

•Orçamento dos custos – alocação da estimativa dos custos globais aos pacotes individuais de trabalho.

•Desenvolvimento do plano de projeto – agregação dos resultados dos outros processos de planejamento, construindo um documento coerente e consistente.

Processos de Planejamento

Processos Facilitadores

Processos Essenciais Escopo

Escopo Tempo

Custo Integração

RiscoComunicação AquisiçãoAquisiçãoRecursos HumanosRecursos HumanosQualidade

Planejamento do Escopo

Definição das Atividades

Seqüenciamento das Atividades

Desenvolvimento do Cronograma

Orçamento dos Custos

Estimativa das Atividades Planejamento dos Recursos

Detalhamento do Escopo

Estimativa dos Custos

Planejamento da Qualidade

Planejamento das Comunicações

Identificação dos Riscos

Planejamento Organizacional

Montagem da Equipe

Planejamento das Aquisições

Preparação das Aquisições de Duração de Gerência Planejamento de Riscos do Plano Desenvolvimento do Projeto dos Riscos Qualitativa Análise a Riscos de Resposta Planejamento dos Riscos Quantitativa Análise

Risco Risco Risco

Tempo

Tempo Tempo

Custo Custo

Custo

Figura 1.4 – Relacionamento entre os Processos de Planejamento

Processos facilitadores: são processos cujas interações com os demais processos de planejamento são mais dependentes da natureza do projeto. Estes incluem:

•Planejamento da qualidade – identificação dos padrões de qualidade relevantes para o projeto e determinação de como satisfazê-los.

•Planejamento organizacional – identificação, documentação e atribuição de papéis, responsabilidades e relações hierárquicas no projeto. •Montagem da equipe – designação e alocação dos recurso humanos ao projeto.

•Planejamento das comunicações – determinação das necessidades das partes envolvidas quanto à informação e comunicação.

•Identificação dos riscos – determinação dos prováveis riscos do projeto e documentação das características de cada um.

•Análise qualitativa dos riscos – análise qualitativa dos riscos e condições de priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto.

•Planejamento de resposta a riscos – desenvolvimento de procedimentos e técnicas para redução das ameaças de risco para os objetivos do projeto. •Planejamento das aquisições – determinação de “o que” contratar e “quando”.

•Preparação das aquisições – documentação dos requisitos do produto/serviço a ser adquirido e das possíveis fontes de fornecimento.

1.6.3. Execução

Esta fase, geralmente a mais importante do Projeto, é a que exige maior atenção e cuidados da equipe responsável pelo Projeto. É nela que será atribuída a maior quantidade de recursos, sejam humanos, materiais ou financeiros. Além disso, é da estrita observância das normas, especificações, desenhos e documentos do projeto que se obterá o resultado previsto e desejado. Geralmente esta fase, compreende as seguintes atividades:

•Execução das atividades previstas no planejamento.

•Administração dos contratos de fornecedores e de prestadores de serviços.

Os processos de execução incluem os processos essenciais e os processos facilitadores. A

Figura 1.5 ilustra o relacionamento entre os mesmos. Os processos de execução incluem as seguintes atividades:

•Execução do plano do projeto – realização das atividades nele contidas.

•Garantia da qualidade – avaliação regular do desempenho geral do projeto com o objetivo de garantir os padrões de qualidade estabelecidos.

•Desenvolvimento da equipe – desenvolvimento das habilidades das pessoas e da equipe para melhorar o desempenho do projeto.

•Distribuição das informações – disponibilização das informações necessárias no momento adequado às partes envolvidas.

•Pedido de propostas – obtenção de propostas de fornecimento dos produtos/serviços pretendidos (cotações de preços, cartas-convite, licitações, concorrências).

•Seleção de fornecedores – escolha dos possíveis fornecedores. •Administração de contratos – gerenciamento do relacionamento com os fornecedores.

Figura 1.5 – Relacionamento entre os Processos de Execução.

1.6.4. Controle

Esta fase caracteriza-se pelo conjunto de atividades de acompanhamento da execução, incluindo:

•Controle da qualidade.

•Controle de alterações do escopo e quantidades.

•Atualizações e revisões dos cronogramas físicos e financeiros.

•Retroalimentação do Planejamento.

Os processos de controle incluem processos essenciais e processos facilitadores. A Figura 1.6 ilustra o relacionamento entre esses processos.

O desenvolvimento do projeto deve ser monitorado e medido regularmente para identificar variações do plano. Na medida em que são identificados desvios significativos, devem ser realizados ajustes no plano através do replanejamento. Assim, por exemplo, ultrapassar a data de término de uma atividade pode requerer ajustes nos recursos humanos ou na realização de horas extras, bem como a verificação dos objetivos da prazo do projeto. Controlar também inclui a tomada de medidas preventivas à ocorrência de problemas. Os Processos de Controle incluem:

•Controle integrado de mudanças – coordenação das mudanças durante todo o processo.

•Verificação do escopo – aceitação formal dos resultados (escopo) do projeto.

•Controle de mudanças do escopo – controle de mudanças ocorridas no escopo do projeto.

•Controle do cronograma – controle das mudanças ocorridas no cronograma do projeto.

•Controle de custos – controle das mudanças no orçamento do projeto.

•Controle de qualidade – monitoramento dos resultados visando a verificação do atendimento aos padrões de qualidade e identificação de ações para eliminação das causas de desempenhos insatisfatórios.

•Relatórios de desempenho – coleta e divulgação das informações de desempenho, incluindo relatórios de status, medições do progresso e novas estimativas do projeto.

•Controle e monitoramento de riscos – acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais e identificação de novos riscos para garantir a execução dos planos de risco e a avaliação de sua efetividade em reduzi-los.

Figura 1.6 – Relacionamento entre os Processos de Controle. 28

1.6.5. Encerramento

A fase de encerramento inicia-se quando a fase de execução concluir todos os serviços essenciais à operação ou produção e caracteriza-se pelo conjunto de atividades que visam:

•O encerramento contratual.

•O encerramento administrativo.

O encerramento do projeto é composto por dois processos. A Figura 1.7 ilustra o relacionamento entre esses processos.

Figura 1.7 – Relacionamento entre os Processos de Encerramento.

Os processos de encerramento são:

•Encerramento dos contratos – liquidação do contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente.

•Encerramento administrativo – geração, reunião e disseminação das informações para formalização do término do projeto, incluindo avaliações do projeto e compilação das lições aprendidas para a utilização nos planejamentos de futuros projetos.

1.7. Interação entre fases e ciclo de vida de um projeto

O significado da palavra gerenciamento pode ser definido como:

Gerenciar um processo qualquer é planejá-lo previamente, acompanhar a sua execução comparando-a com o planejado e corrigir os desvios sempre que necessário.

Duas grandes escolas materializam a afirmativa acima em figura que mostram os componentes do ciclo de planejamento. Na Figura 1.8 vemos a representação destas duas escolas:

•À esquerda: modelo PMBOK do PMI.

•À direita: modelo PDCA.

Figura 1.8 – Ciclos de gerenciamento: PMBOK e PDCA.

Existe uma equivalência entre os dois modelos apresentados na Figura 1.8, conforme mostrado na Tabela 1.1.

Tabela 1.1 – Equivalência entre os modelos PMBOK e PDCA.

Planejamento Plan (P) ExecuçãoDo (D)

ControleCheck (C) Action (A)

O modelo PDCA (Plan, Do, Control e Action) foi desenvolvido por Shewhart em 1924, divulgado por Deming e aperfeiçoado no Japão. Seu uso, inicialmente, foi no cenário de operações rotineiras. O modelo PMBOK, desenvolvido para o cenário de projetos, é de autoria do Comitê de Padronização do PMI e sua primeira versão surgiu em 1987. Observe, assim, que ambos tratam de um conceito universal: gerenciamento.

Expandindo o conceito anterior para todo o ciclo de vida de um projeto, teríamos que abordar aspectos da inicialização e do encerramento. Na Figura 1.9 mostramos o modelo PMBOK e o modelo MEPCP (Metodologia Estruturada de Planejamento e Controle de Projetos).

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