Implantações SAP, Notas de estudo de Engenharia Naval

Baixe Implantações SAP e outras Notas de estudo em PDF para Engenharia Naval, somente na Docsity! Published in: Conference of Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (APSI), Évora, Portugal, November 2001 1 Análise Comparativa de Metodologias de Implementação de SAP José Esteves Universidade Politécnica de Catalunya, Departamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos, Barcelona, Espanha jesteves@lsi.upc.es João Jorge Universidade de Coimbra, Departamento de Engenharia Informática, Coimbra, Portugal Joao.Jorge@oni.pt Resumo A metodologia de implementação usada num projecto de implementação SAP é considerada como um factor crítico de sucesso. Várias metodologias têm sido propostas, por parte da própria empresa SAP bem como por consultores, sendo importante a avaliação dos méritos comparativos das novas metodologias. Este trabalho apresenta três importantes metodologias de implementação de sistemas SAP e efectua uma análise comparativa entre elas. Os factores a comparar foram: a durção prevista, a estrutura da metodologia e o tipo de empresas. Palavras Chave: ASAP, Summit, Method Blue, Metodologia, ERP, SAP R/3, IBM, Coopers & Lybrand. 1 Introdução O mercado dos ERP`s cresceu bastante nos últimos anos com milhares de implementações em todo o Mundo. Todavia em muitos casos estas implementações não tiveram o sucesso esperado. Na Europa em 1999 somente metade das implementações foram finalizadas antes ou durante o período previsto e somente 59% foram concluídas dentro do orçamento [Input 1999]. A metodologia de implementação adoptada é um factor crítico de sucesso num projecto SAP ([Bancroft 1998], [Holland et al. 1999], [Esteves e Pastor 2000], [Esteves e Pastor 2001]). De acordo com Bancroft, podemos não seguir todos os passos da metodologia que seleccionamos, mas é extremamente útil ter um "road map", um guia a seguir. Existem várias metodologias de implementação do sistema SAP, tendo grande parte das consultoras desenvolvido a sua própria. Todavia a maioria estão baseadas nas próprias metodologias desenvolvidas pela empresa SAP, a criadora do sistema. A principal razão para tal, reside na necessidade de se obter uma certificação por parte do fornecedor de que a consultora e a sua metodologia respeitam as normas definidas pelo fornecedor. O objectivo deste trabalho é o de aprofundar o conhecimento sobre as metodologias de implementação usadas através da análise de três metodologias de implementação de sistemas Published in: Conference of Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (APSI), Évora, Portugal, November 2001 2 SAP. De referir, que este estudo é exploratório na área, não existindo até ao momento nenhuma publicação referente ao tema. A razão para este facto deve-se em parte a que as consultoras não disponibilizam informação sobre as metodologias. Este trabalho está estruturado da seguinte forma: primeiro apresentamos cada uma das metodologias sendo apresentada uma breve descrição e a estrutura da metodologia. Depois efectuamos uma análise comparativa entre as várias metodologias estudadas evidenciando as vantagens comparativas. Finalmente apresentamos conclusões finais e trabalho futuro. 2 Descrição das metodologias 1.1.1 Summit Summit R/3 [Summit R/3 1995], a metodologia da Coopers &Lybrand para projectos SAP/R3, usada para obter melhorias no desempenho dos negócios das organizações dos clientes como resultado da implementação deste sistema. Possui a facilidade de suportar todo o tipo de projectos SAP R/3, desde aqueles que são uma parte de um programa corporativo de transformação até aqueles que são implementações directas deste sistema. A Summit está concebida para permitir que os projectos SAP R/3 sejam concluídos o mais cedo possível e com um risco aceitável. 1.2.1 Estrutura A metodologia Summit está estruturada em módulos, 13 no total. Existem três tipos de módulos: • Módulos ciclo de vida (1-7) definem actividades e entregas do cic lo de vida do projecto. • Módulos de contínuos (8-10) que abrangem todo projecto, a duração das suas actividades e entregas que variam em relação com o ciclo de vida. • Temas (11-13) aplica-se ao longo do projecto e principalmente dizem respeito a problemas e sugestões e orientações. Published in: Conference of Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (APSI), Évora, Portugal, November 2001 5 organização. O ASAP é uma metodologia estruturada que facilita a adesão dos utilizadores ao sistema, com um “roadmap” bem definido, eficiente documentação nas várias fases que a compõem. A metodologia ASAP possibilita aos novos clientes utilizar a experiência e conhecimento adquiridos pelas milhares de implementações a nível mundial. O ASAP unifica todo um processo de implementação, de modo a alcançar a missão crítica das funcionalidades do negócio da organização [Kale 2000]. O centro da metodologia ASAP é o “roadmap”, um processo com cinco etapas que apoiam a empresa, desde da preparação inicial até à conclusão do projecto com a entrada em produtivo [SAP On Line 2000]. As cinco fases que a compõem são: • Preparação do Projecto; • Análise dos Processos de Negócio; • Realização; • Preparação Final; • Entrada em Produtivo e Suporte. Figura 2 – Estrutura da metodologia ASAP. Os componentes que se destacam nesta metodologia são os roadmap de implementação, plano do projecto, melhorias contínuas, ferramentas e aceleradores, área de conhecimento, procedimentos dos processos de negócio e base de dados de perguntas e respostas [Miller 1999]. O ASAP fornece um guia passo a passo com as actividades paralelas e orientadas por processos Entrada Produção e Suporte Preparação Projecto Análise Negócio Realização Preparação Final Gestão do Projecto; Gestão da Mudança; Análise de Risco; Revisão. Assistente de Implementação; B.D. de Perguntas e Respostas; Guia de Implementação; Gerador de perfis; Sistema de Transporte. ASAP Serviços Metodologia Treino, Licenças de material de treino (InfoDB), Suporte, Revisão de projectos Published in: Conference of Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (APSI), Évora, Portugal, November 2001 6 dentro de cada fase necessária à implementação, servindo-se de uma base de dados de informação gerada durante todo o projecto. 2.1.1 Estrutura As fases que compõem esta metodologia, também conhecidas por ASAP roadmap são as seguintes: Fases de Implementação Descrição Preparação do Projecto O objectivo desta fase é definir o início do projecto, identificando os elementos da equipa e o desenvolvimento do plano de trabalho. Oficialmente o preâmbulo dos trabalhos é marcado com uma reunião chamada de Kickoff, onde estão presentes todos os intervenientes do projecto e se clarificam as funções e responsabilidades de cada um dos elementos. No preparar da implementação são definidos as metas e objectivos, esclarecimento do âmbito e a estratégia de implementação, planeamento e sequência geral e o estabelecimento da organização. Análise dos Processos de Negócio Consiste em criar uma análise de processos de negócio, que se caracteriza numa descrição pormenorizada dos resultados das entrevistas (Workshops) entre os consultores funcionais e os utilizadores chaves. Dessa forma são documentadas as exigências do processo de negócio da organização através duma ferramenta de perguntas e respostas, baseadas num fluxo de documentos. Tendo por base a documentação compilada atinge-se um entendimento comum de como a organização pretende gerir seus negócios no sistema SAP. Realização Desenvolve-se um modelo de estado futuro, de uma forma integrada e de acordo com as soluções documentadas nos processos de negócio do cliente. Cada um dos processos analisados na fase anterior é parametrizado, testado, validado e documentado de um modo cíclico. Conceptualmente o processo de refinamento é interactivo, em que se obtém um resultado através das várias repetições, até à obtenção de resultados satisfatórios das necessidades declaradas. Preparação Final O intuito desta fase é concluir a preparação final, estratégia de arranque, migração dos dados de negócio, testes, treino dos utilizadores, administração do sistema, preparação da saída dos consultores, de modo a finalizar os pendentes para o início em produtivo. A preparação final serve para resolver todas as actividades cruciais que estão pendentes. A conclusão bem-sucedida desta fase, irá permitir ao utilizador as condições necessárias ao sistema activo SAP. A SAP contempla um serviço de testes que permite que especialistas da própria SAP inspeccionem remotamente o sistema e avalia potenciais problemas, disponibilizando recomendações para a sua optimização. Published in: Conference of Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (APSI), Évora, Portugal, November 2001 7 Entrada em Produtivo e Suporte Esta etapa é marcada pelo culminar de um ambiente pré-produtivo para o início oficial do sistema em produtivo. É necessário preparar uma organização de suporte para os utilizadores, não só nos primeiros dias críticos das operações produtivas, mas para fornecer um suporte a longo prazo. O principal produto do ASAP utilizado é a avaliação do desempenho do sistema. Desta forma dá-se o projecto como concluído, passando a organização a ser responsável pela sobrevivência do sistema onde poderão haver mudanças contínuas de reengenharia de processos. Tabela 1 - O ASAP Roadmap 2.2 Method Blue O Method Blue é um novo estado de arte da metodologia usada pela IBM na implementação dos serviços de ERP nos seus clientes [GSC 2001]. O Method Blue não apoia unicamente o suporte da implementação da nova aplicação, como também encaminha os processos de negócio, mudanças organizacionais e tecnológicas. A metodologia criada pela IBM foi dividida em fases que representam todo o ciclo de vida do projecto e os domínios a capacidade necessária para executar essas fases. As cinco principais áreas que caracterizam a experiência necessária para a implementação de soluções são: Gestão do Compromisso, Negócio, Organização, Aplicação e Infra-estruturas das Tecnologias de Informação. 1.3.1 Estrutura São definidos cinco domínios de capacidade, os quais representam competências específicas necessárias em cada fase do projecto. A tabela dois representa esses domínios. Domínios Descrição Gestão do Compromisso Evidencia a administração do projecto, a equipa de projecto e a relação com o cliente de forma assegurar o alcance dos objectivos. Negócio Assegura o alinhamento contínuo do projecto relacionado com o negócio em causa. Identifica os assuntos chave actuais e futuros. Desenha os processos de negócio e aplicações. Organização Avalia a estrutura corrente da organização, capacidade necessária do sistema, funções e responsabilidades e implementa técnicas de gestão da mudança de forma a organização reger-se com o alinhamento das soluções implementadas. Aplicação Projecta, configura, desenvolve e integra uma solução única que satisfaça as exigências empresariais do cliente. Published in: Conference of Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (APSI), Évora, Portugal, November 2001 10 possui uma vantagem em relação à dimensão mudança organizacional, pois possui esta dimensão relevante, sendo algo ortogonal a toda a implementação, enquanto que o ASAP possui tarefas discretas relacionadas com essa dimensão. Algumas diferenças nas metodologias das consultoras relativamente ao ASAP prendem-se com aspectos referentes à gestão de projectos, pois cada consultora possui uma metodologia/experiência própria que em certa medida intenta incorporar/aglutinar com a metodologia de implementação do sistema SAP. Tipo de empresas - a questão do tipo de empresas é pertinente na medida em que embora a SAP indique que a sua metodologia é vocacionada para médias e grandes empresas, no seu conceito, médias e grandes empresas são empresas com mais de 300 milhões de dólares de volume de negócios. Isto corresponde na maioria dos casos, a grandes empresas. Veja -se o caso das empresas portuguesas, onde poucas, ou melhor, pouquíssimas empresas chegam a este nível de negócios. As metodologias das consultoras possuem uma vocação mais orientada a todo o tipo de empresas, sendo mais abrangentes e também flexíveis ao tipo de empresa, permitindo uma adequação de recursos e tarefas a realizar, enquanto que o ASAP é uma metodologia pouco flexível. Todavia, nenhuma das três metodologias está orientada para pequenas e médias empresas (caso típico em Portugal) pois requerem imensos recursos para que sejam efectivamente cumpridas com sucesso, principalmente recursos humanos. Um estudo recentemente publicado [Siau 2001] divide as metodologias em três gerações baseando-se no número de "sites" a implementar, o âmbito, o foco da metodologia, tecnologia, organização e processos. Ele define a primeira geração como uma empresa e um único "site" enquanto que a segunda geração corresponde a uma empresa com múltiplos "sites". A terceira geração corrresponde a introdução de e-business, e novos modelos de negocio. O ASAP situa-se na primeira geração [Siau 2001]. Nós não concordamos com esta análise na medida em que a primeira geração de ERP`s aconteceu em grandes empresas com múltiplos "sites" e, segundo, a metodologia ASAP é totalmente independente do número de "sites", algo perfeitamente descrito na documentação da metodologia. Inclusivé, existem tarefas perfeitamente definidas para a coordenação de várias equipas projecto. Ao visualizar a tabela cinco, concluímos que todas as metodologias têm de uma forma geral as mesmas tarefas a cumprir, denotando-se que umas agrupam as ditas tarefas em mais ou menos fases. No caso da Method Blue denota-se que contém uma fase inexistente nas outras duas, devido à selecção que esta faz do ERP. A IBM devido à grande pluralidade de ERP`s que tem competências para implementar, disponibiliza aos seus clientes a hipótese de aconselhamento de qual o ERP que mais se adapta as necessidades da organização. Published in: Conference of Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (APSI), Évora, Portugal, November 2001 11 Standard Summit SAP R/3 ASAP Method Blue Iniciação do Projecto Preparação do projecto Preparação - - Evidênciação 1ª Fase - - Selecção Análise estratégica 2ª Fase Desenho Processos Análise dos processos de negócio Reengenharia/ Desenho Protótipo 3ª Fase Desenvolvimento Realização Configuração 4ª Fase Transição Preparação final Desdobrar 5ª Fase Manutenção Entrada em produtivo e suporte - Tabela 5 - Análise comparativa das várias fases de cada metodologia. Além das fases, estas metodologias mencionam as competências que são necessárias para a gestão do projecto. No caso da Method Blue estas são chamadas de domínios, enquanto que na Summit estas são chamada de temas. Ambas de uma forma ou de outra , mais aprofundadas ou mais superficiais são relatadas nelas todas. Na nossa opinião o ASAP deveria referir mais afincadamente este assunto de extrema importância na implementação de ERP`s. 4 Conclusões Como resumo comparativo das diversas metodologias, podemos concluir que: • As metodologias coincidem em algo, todas usam a modelização de processos como a base dos futuros passos de implementação. Todas evidenciam a necessidade para uma forte modelização de processos e definição de requisitos antes de se começar a parametrizar o sistema. • O ASAP preocupa-se muito com o To-Be, i.e, como vai ser a organização, ao contrário das outras metodologias que evidenciam a necessidade de uma análise do As-Is, i.e., como é actualmente, bem como a necessidade de uma definição clara de quais os objectivos do projecto. Published in: Conference of Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (APSI), Évora, Portugal, November 2001 12 • O ASAP é uma metodologia muito bem estruturada no que se refere às tarefas a realizar, possivelmente excessivamente detalhada no que se refere ao número de tarefas do ponto de vista de projectos de implementação em pequenas e médias empresas (embora se saiba que não está vocacionada para essas empresas, ela é usada por ser a metodologia de referência). No entanto, possui falta de visão no que diz respeito a aspectos como gestão da mudança, retorno de investimento, formação e gestão do projecto como um todo. As outras metodologias pecam pela falta de detalhe e rigor na definição das tarefas. • Estas metodologias estão mais voltadas para o cumprimento das tarefas do que para o acompanhamento dos objectivos definidos para o projecto, tornando-se numa abordagem mais operacional do que estratégica. • O ASAP tem a vantagem de ser uma metodologia que exige maior disciplina e organização por parte da equipa projecto. • Qualquer uma das três metodologias não está orientada para pequenas e médias empresas (empresas portuguesas) pois requerem imensos recursos para que sejam efectivamente cumpridas com sucesso, principalmente recursos humanos. • Falta de um sistema de monitorização que nao seja unicamente o de verificar se as tarefas estão a ser cumpridas dentro dos prazos estabelecidos e se o orçamento está a ser cumprido (a máxima do "ontime and on budget"). Necessidade de um sistema de métricas de acordo com os aspectos organizacionais e os objectivos definidos inicialmente no projecto. • Falta de tratamento da gestão de conhecimento. Todas abordam este aspecto como essencial, todavia nenhuma propões actividades especificas para tal efeito, somente são indicadas recomendações. Enquanto que autores como [Siau 2001] preconizam que a investigação em metodologias ERP irá orientar-se para a ajuda de implementações inter-empresa, com realce em CRM e e-business, é importante orientar a investigação para metodologias ERP aplicadas a pequenas e médias empresas, com enfoque em aspectos como gestão da mudança, gestão dos projectos e formação. Actualmente a SAP preconiza o uso da metodologia ASAP com a extensão a metodologias para solucionar problemas como os da gestão mudança. São as novas metodologias de implementação que as consultoras começam a usar sobre o rótulo Powered by SAP, onde a própria SAP fornece um certificado de qualidade da metodologia. Por fim uma questão relativamente à relação tipo de organização versus metodologia usada. Da mesma forma que a SAP desenvolveu módulos específicos para cada sector de actividade, deverá existir alguma especificidade a nível das metodologias também para cada sector?