Apostila introdução a projetos-ciee

Apostila introdução a projetos-ciee

(Parte 1 de 3)

Programa CIEE de Educação a Distância

Introdução02
Aula 1 - Introdução a Projetos03
Definição03
Responsabilidades dos Profissionais de um Projeto03
Aula 2 - A Elaboração de um Projeto05
Aula 3 - Estrutura da Gerência de Projetos09
Funções Principais na Gerência de Projeto09
Processo de Gerência de Projeto09
Aula 4 - Ciclo de Vida de um Projeto12
Fase 1 – Conceitual12
Fase 2 – Planejamento12
Fase 3 – Desenvolvimento13
Fase 4 – Finalização13
Aula 5 - Gerenciamento do Projeto15
Sistema de Controle de Mudanças16
Principais Causas de Fracassos em Projetos16
Principais Causas de Sucesso em Projetos16
Benefícios da Gestão de Projetos17

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Há uma tendência nas empresas de atuarem com “gestão de projetos”. Muitas vezes um projeto é implementado por uma equipe multidisciplinar, de várias áreas distintas, porém todos têm um objetivo em comum.

Atualmente, podemos considerar a Gestão de Projetos como uma área autônoma nas organizações. A Gerência de Projetos já existe há mais de 50 anos, e vem sendo praticada em diversificados ramos de negócios. É o principal meio para lidar com mudança de produtos, de serviços e de processos nas organizações contemporâneas. As pessoas envolvidas em projetos têm desenvolvido processos e técnicas especializados para lidar com desafios de planejamento, organização e motivação dos membros das equipes, liderança de equipes de projetos, acompanhamento, avaliação e controle do emprego dos recursos.

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AULA 1 – Projetos

Definição A definição inicial de um projeto é “qualquer empreendimento que tenha objetivos claros e definidos que representam valores específicos a serem usados para satisfazer alguma necessidade ou desejo". “Os projetos são empreendimentos com objetivos específicos e ciclo de vida definido”.

Na gerência de um projeto são postas em prática as funções administrativas tradicionais de planejamento, organização, motivação, direção e controle.

Responsabilidades dos profissionais de um projeto: 1. Compreender as metas de tempo, custo e qualidade do projeto. 2. Reconhecer as habilidades disponíveis e que as requeridas para o projeto podem ser diferentes. 3. A duração da designação para um projeto é temporário. 4. Compreender a designação específica do trabalho. 5. Participar do planejamento do projeto. 6. Informar sobre o progresso do trabalho.

A maioria das pessoas que trabalham em projetos não é treinada em técnicas de gerência de projetos, mas indivíduos que executam partes selecionadas do trabalho. Tais indivíduos são os profissionais que possuem habilidades para se trabalhar com projetos, mas que podem ter pouca experiência ou entendimento quanto à gerência de projetos.

projeto

O trabalho em projeto é muito diferente do trabalho na área de produção, e é único em sua execução. Uma pessoa pode ser treinada em engenharia, física, ciência, ou comércio e ainda ser um participante do projeto. A área de educação básica é transformada e aperfeiçoada quando uma pessoa trabalha em um ambiente de Os projetos focalizam as metas concentradas em tempo, custo e qualidade. Os profissionais de projeto receberão as tarefas, que têm limitações no tempo visto que

Programa CIEE de Educação a Distância dependem do recebimento de alguma coisa para fornecê-la a uma outra tarefa. Esse processo de insumo-produto sincroniza a tarefa com as demais. As necessidades no que diz respeito ao tempo e à mão de obra de suas tarefas devem ser atendidas.

sucedida do profissional ao projeto

O entendimento das exigências do trabalho é fundamental para a contribuição bem

Um profissional de projeto tem a oportunidade de crescer tanto pessoal quanto profissionalmente enquanto trabalha em projetos. Tais oportunidades de crescimento são encontradas em ambientes em rápidas mudanças que continuam a desafiar a existência física e intelectual de uma pessoa. Enfrentar desafios exercita a mente para encontrar novos e inovadores caminhos de fazer o trabalho. Os projetos propiciam o ambiente para crescer e fazer com que os colaboradores se comuniquem com outras áreas, aumentando a rede de contatos (networking).

Muitos projetos estão na vanguarda da tecnologia, conduzindo a indústria em avanços tecnológicos. Trabalhar nesses projetos amplia o conhecimento de um campo técnico e estimula a criatividade.

“Sinto que as pessoas têm dificuldade de materializar os próprios projetos. Começase com uma ideia aparentemente absurda que, posta em prática, gera resultados bem sucedidos. Às vezes, uma pessoa ocupa uma posição social ou de liderança vantajosa, e não se sente realizada. Trabalhar em algo de que se goste, essa é a minha mensagem”. Amir Klink

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AULA 2 - A elaboração de um projeto

Um projeto, considerado em sentido formal e limitado, constitui apenas um documento que retrata um processo de planejamento pelo qual se tomam decisões a respeito de resumos de ação, emprego de recursos e de esforços, bem como se especificam ações e condições necessárias para resolver problemas, alterar uma situação ou criar novas. A partir de tal consideração, a tendência de planejadores é a de focalizarem o documento e não os processos e respectivos resultados que se pretende ao elaborá-lo.

Elaborar projeto significa planejar cursos específicos e dinâmicos de ação, tendo-se em mente articular todos os elementos envolvidos (pressupostos, objetivos, objeto, método e seus desdobramentos, clientes, condições físicas, materiais, financeiras e circunstâncias necessárias para sua execução), a partir de uma visão concreta da realidade e comprometimento com a sua transformação.

de sinergia para a ação organizada e consistente

Em seu sentido mais amplo, e na realização plena do seu significado, o mais importante não é o documento produzido pelo planejamento, e sim o processo mental e social que envolve o empreendimento que mobiliza e que se faz presente na ação inteligente dos integrantes do projeto, que cria a predisposição e determinação para agir visando consequências concretas e positivas. Nesse sentido a elaboração de um projeto corresponde a um processo de mobilização e promoção a) Identificação do projeto Tem por objetivo apresentar as informações básicas para sua caracterização geral, de modo a dar uma ideia sobre a sua abrangência e aspectos gerenciais básicos. É o seu título, que traduz a natureza do projeto; a unidade ou setor onde será realizado; o programa do qual faz parte; os responsáveis pela sua execução; a determinação do período de tempo para sua execução; o cliente a que se destina e o orçamento.

Programa CIEE de Educação a Distância b) Descrição da situação-problema É a descrição de uma realidade específica, mediante análise de todos os seus aspectos importantes de modo a caracterizar, com clareza e objetividade, de uma situação que demanda ação de inovação, melhoria ou transformação. A adoção da palavra “problema” trata-se de um termo convencional da Metodologia Científica que diz respeito ao foco de atenção ao projeto “problematizado”, isto é questionado de modo a construir uma visão de novas realidades. É necessário realizar análises bem fundamentadas, considerando elementos contextuais (a evolução da situação e sua relação com o modo de ser e de fazer), elementos comparativos (identificação de paralelos com elementos de outras situações semelhantes), elementos analíticocríticos (evidencia a complexidade e a dinâmica da situação vivenciada) e teóricos.

Nessa fase surgem as perguntas: “Quais são os processos relacionados à situação considerada?”, “Quem é o cliente? Quais as suas necessidades presentes e futuras?” “Como estão organizados os processos de trabalho?”.

c) Proposição de objetivos A descrição do objetivo propõe um resultado alcançável num tempo limitado, de modo a estabelecer um compromisso de trabalho.

Exemplo de um objetivo voltado para a área de Suprimentos: integrar e otimizar o processo de aquisição de bens e serviços. A redação correta é “Garantir a oferta de bens e serviços adequados, suficientes e em tempo hábil, para sua aquisição ágil, eficaz e proativa”. Portanto, a proposição de objetivo geral pressupõe que se tenha claro o foco unitário e que se entende bem e claramente o significado e alcance do(s) conceito(s) nele(s) inserido(s). Objetivos específicos: apontam para dimensões e aspectos julgados importantes e necessários para a efetivação do(s) objetivo(s) geral(ais). Exemplo: “Definir o processo de regulação das compras e contratação de serviços”, “Delinear o âmbito de decisão sobre a realização de compras e de serviços”.

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específico da avaliação

d) Definição de metas Uma meta corresponde a uma declaração quantitativa dos resultados do projeto, declaração esta proposta de forma mensurável, de maneira a determinar o foco

Por exemplo: dado o objetivo de qualificar funcionários para a melhoria na prestação de serviços, um projeto propõe como meta: treinar 35 vendedores no atendimento a clientes, visando um aumento em 20% da clientela até dezembro.

desencadeadaÉ justamente a proposição de método que garante a flexibilidade

e) Delineamento de método, estratégias e procedimentos Constitui-se numa lógica que propõe e estabelece a unidade da ação a ser do projeto e a sua fluidez diante de imprevistos, enquanto na ausência dele surgem impasses, imobilização, paradas, atrasos e desvirtuamentos, f) Especificação de cronograma A proposição do cronograma permite, portanto ajustar no tempo a proposição de resultados, tanto intermediários como finais, estabelecendo importantes parâmetros de monitoramento e avaliação do projeto.

g) Identificação de recursos e custos Um projeto não deve produzir resultados que valham menos do que custa para promovê-lo. Sempre se deve esperar com a sua implementação um retorno positivo na relação custo-benefício.

h) Proposição de monitoramento e avaliação Todo projeto deve ter incorporado um conjunto de técnicas e procedimentos de monitoramento da sua execução e avaliação dos resultados, de modo não apenas a garantir a sua execução no tempo planejado, com os recursos previstos, mas também, e, sobretudo a identificar a necessidade de medidas corretivas durante o processo. Sem o monitoramento do projeto não se pratica a sua gestão ou gerenciamento.

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O monitoramento é uma atividade contínua, sistemática e regular que objetiva determinar se a implantação e implementação do projeto são realizados de acordo com o planejado.

A avaliação, embora associada ao monitoramento, corresponde ao processo de medida e de julgamento dos resultados parciais e finais obtidos pelo projeto e seu impacto sobre a realidade. Corresponde, portanto, a uma verificação de eficácia do projeto.

De acordo com um artigo da revista Fortune: “A gerência de projetos é a onda do futuro”, “ gerenciar projetos é gerenciar mudanças”, a segurança no emprego é uma coisa ilusória na gerência de projetos., já que cada projeto tem princípio, meio e fim”, “ os projetos constituem uma nova classe de administradores que preenchem o nicho anteriormente ocupado por gerentes de nível médio” Lembre-se disso!

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AULA 3 - Estrutura da gerência de projetos

Alguns pontos importantes que precisamos saber antes de montar uma estrutura da gerência de projetos:

• o projeto é o principal meio pelo qual a organização lida com as mudanças;

• as mudanças em produtos, serviços ou processos organizacionais são realizadas mediante o emprego de projetos;

• cada projeto tem objetivos específicos relacionados aos custos, à programação e a capacidade de desempenho técnico;

• cada projeto, quando completado, contribui para a capacidade operacional e/ou estratégica da organização;

• os projetos têm um ciclo de vida definido, que começa com o surgimento de uma ideia na fase conceitual e vai até a apresentação dos resultados ao usuário ou cliente;

Essas características que você acabou de conhecer influenciam diretamente na atividade de gerência de projeto. Aliás, você sabe quais são as principais funções de um gerente de projetos? Não? Então, vamos conhecê-las!

Direção - quem decide o quê e quando?

Funções principais na gerência de projetos Planejamen to - qual é o nosso alvo e por quê? Controle - quem julga os resultados e mediante quais padrões?

Processo de gerência de projeto Motivação - O que traz à tona? O que há de melhor nas pessoas? Organização - O que está envolvido e por quê?

Planejamento Na execução do planejamento de um projeto a missão da organização é usada como o ponto básico para determinar os objetivos, as metas e as estratégias. Durante o processo de planejamento são estabelecidas políticas, procedimentos,

Programa CIEE de Educação a Distância técnicas e documentações necessárias para dar forma à utilização prevista de recursos que leve a cabo os propósitos do projeto.

Organização No desempenho dessa função determinam-se os recursos humanos e materiais e estabelecem-se os modelos desejados de autoridade, responsabilidade implícita e responsabilidade assumida.

Motivação É o que provoca o melhor desempenho dos membros das equipes de projetos e as outras pessoas que lhe dão apoio.

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