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Saude e cidadania vol.12, Notas de estudo de Políticas Públicas

Gestão de Recursos Materiais e de Medicamentos

Tipologia: Notas de estudo

2010

Compartilhado em 15/12/2010

Egberto_Ludghério
Egberto_Ludghério 🇧🇷

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Baixe Saude e cidadania vol.12 e outras Notas de estudo em PDF para Políticas Públicas, somente na Docsity! Gestão de Recursos Materiais e de Medicamentos Gonzalo Vecina Neto Wilson Reinhardt Filho Para gestores municipais de serviços de saúde GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS INSTITUTO PARA O DESENVOLVIMENTO DA SAÚDE Presidente: Prof. Dr. Raul Cutait FACULDADE DE SAÚDE PÚBLICA DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO – FSP/USP Diretor: Prof. Dr. Jair Lício Ferreira NÚCLEO DE ASSISTÊNCIA MÉDICO-HOSPITALAR – NAMH/FSP Coordenador: Prof. Gonzalo Vecina Neto BANCO ITAÚ S.A. Diretor Presidente: Dr. Roberto Egydio Setubal REALIZAÇÃO CONSELHO NACIONAL DE SECRETÁRIOS MUNICIPAIS DE SAÚDE MINISTÉRIO DA SAÚDE ORGANIZAÇÃO PAN-AMERICANA DA SAÚDE FUNDO DAS NAÇÕES UNIDAS PARA A INFÂNCIA – UNICEF APOIO Agradecemos às equipes das secretarias da Saúde dos cinco municípios que participaram dos módulos de treinamento, que, através da troca de experiências e su- gestões – incorporadas neste manual –, enriqueceram sobremaneira o seu conteúdo: DIADEMA Ana Aparecida de Andrade Juarez Augusto de Souza Ronaldo José de Oliveira FORTALEZA Francinete Teles Jorge Luiz Campelo Tavares Maria Lúcia Fernandes Gurgel VOLTA REDONDA Celia Gomes Ivone Maria de Barros Jorge Shimoda Vânia Martins da Silva Ziléa Marcet de Andrade FOZ DO IGUAÇU Marcelo Morato Corrêa Mohamad Abdul Hadi Osmar José da Silva BETIM Rilke Novato Públio AGRADECIMENTOS setor da saúde no Brasil vive hoje um momento peculiar. O Sistema Único de Saúde (SUS) constitui um moderno modelo de organização dos serviços de saúde que tem como uma de suas caracte- rísticas primordiais valorizar o nível municipal. Contudo, apesar de seu alcance social, não tem sido possível implantá-lo da maneira desejada, em decorrência de sérias dificuldades relacionadas tanto com seu finan- ciamento quanto com a eficiência administrativa de sua operação. Essa situação fez com que fossem ampliados, nos últimos anos, os debates sobre o aumento do financiamento do setor público da saúde e a melhor utilização dos limitados recursos existentes. Sem dúvida, as alternativas passam por novas pro- postas de modelos de gestão aplicáveis ao setor e que pretendem redundar, em última análise, em menos desperdício e melhoria da qualidade dos serviços oferecidos. Os Manuais para Gestores Municipais de Serviço de Saúde foram elaborados com a finalidade de servir como ferramenta para a modernização das práticas administrativas e gerenciais do SUS, em especial para municípios. Redigidos por profissionais experientes, foram posteriormente avaliados em programas de treinamento oferecidos pela Faculdade de Saúde Públi- ca da USP aos participantes das cidades-piloto. Este material é colocado agora à disposição dos responsáveis pelos serviços de saúde em nível municipal. APRESENTAÇÃO O Daqui para a frente, esforços conjuntos deverão ser mul- tiplicados para que os municípios interessados tenham acesso não apenas aos manuais, mas também à sua metodologia de implantação. Mais ainda, a proposta é que os resultados deste projeto possam ser avaliados de maneira a, no futuro, nortear decisões técnicas e políticas relativas ao SUS. A criação destes manuais faz parte do projeto Saúde & Cidadania e é fruto dos esforços de três instituições que têm em comum a crença de que a melhoria das condições sociais do país passa pela participação ativa da sociedade civil: o Instituto para o Desenvolvimento da Saúde (IDS), que é uma organização não-governa- mental, de caráter apartidário, e que congrega indivíduos não só da área da saúde, mas também ligados a outras atividades, que se propõem a dar sua contribuição para a saúde; o Núcleo de Assistência Médico-Hospitalar da Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo (NAMH/FSP – USP), que conta com a participação de experiente grupo da academia ligado à gestão e administração; e o Banco Itaú, que, ao acreditar que a vocação social faz parte da vocação empresarial, apóia programas de ampla repercussão social. O apoio ofere- cido pelo Conselho Nacional de Secretários Municipais de Saúde (CONASEMS), pelo Ministério da Saúde e pela Organização Pan-Americana da Saúde (OPAS) reforça a possibilidade de êxito dessa proposta. O sentimento dos que até o momento participaram deste projeto é de entusiasmo, acoplado à satisfação profissional e ao espírito de participação social, num legí- timo exercício de cidadania. A todos os nossos profundos agradecimentos, extensivos à Editora Fundação Peirópolis, que se mostrou uma digna parceira deste projeto. RAUL CUTAIT Presidente XII Instituto para o Desenvolvimento da Saúde UM POUCO DE HISTÓRIA As duas últimas décadas foram marcadas por inten- sas transformações no sistema de saúde brasileiro, intima- mente relacionadas com as mudanças ocorridas no âmbito político-institucional. Simultaneamente ao processo de redemocratização iniciado nos anos 80, o país passou por grave crise na área econômico-financeira. No início da década de 80, procurou-se consolidar o processo de expansão da cobertura assistencial iniciado na segunda metade dos anos 70, em atendimento às proposições formuladas pela OMS na Conferência de Alma-Ata (1978), que preconizava “Saúde para Todos no Ano 2000”, principalmente por meio da Atenção Primária à Saúde. Nessa mesma época, começa o Movimento da Refor- ma Sanitária Brasileira, constituído inicialmente por uma parcela da intelectualidade universitária e dos profis- sionais da área da saúde. Posteriormente, incorporaram- se ao movimento outros segmentos da sociedade, como centrais sindicais, movimentos populares de saúde e alguns parlamentares. As proposições desse movimento, iniciado em pleno regime autoritário da ditadura militar, eram dirigidas basicamente à construção de uma nova política de saúde efetivamente democrática, considerando a descentralização, universalização e unificação como elementos essenciais para a reforma do setor. Várias foram as propostas de implantação de uma rede de serviços voltada para a atenção primária à saúde, NOTAS EXPLICATIVAS XVI O PROJETO SAÚDE & CIDADANIA A partir da constatação da necessidade de formar gerentes para o nível municipal, um conjunto de institui- ções articulou-se para desenvolver uma estratégia que pudesse dar uma resposta ao desafio. Assim, o Instituto para o Desenvolvimento da Saúde (IDS) e o Núcleo de Assistência Médico-Hospitalar da Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo (NAMH/FSP – USP), com o apoio político do Con- selho Nacional de Secretários Municipais de Saúde (CONASEMS), da Organização Pan-Americana da Saúde (OPAS) e do Ministério da Saúde, com o apoio finan- ceiro do Banco Itaú, desenvolveram este projeto com os seguintes objetivos: • Apoiar, com fundamento em ações, a implantação do Sistema Único de Saúde (SUS). • Criar uma metodologia e organizar um conjunto de conhecimentos que possam ser aplicados ampla- mente no desenvolvimento de capacitação geren- cial em gestão de ações e serviços de saúde presta- dos em municípios com mais de 50.000 habitantes. • Colocar à disposição dos municípios brasileiros um conjunto de manuais dedicados à gestão local de serviços de saúde, tanto em forma de livros como em meio magnético e ainda por intermédio da Internet. • Gerar a formação de massa crítica de recursos humanos com capacidade para interpretar, analisar e promover mudanças organizacionais em favor de uma maior eficiência do setor da saúde. Mediante a organização e consolidação de um con- junto de conhecimentos já disponíveis, o projeto desen- volveu uma série de doze manuais que privilegia a área gerencial e que, além de reunir os conhecimentos exis- tentes de cada tema específico, articula as experiências práticas de seus autores, gerando um produto final capaz de oferecer ao usuário um caminho para seu aprendizado de forma clara e acessível. Portanto, não se trata de um simples agrupamento de manuais e sim de um projeto educativo e de capacitação em serviço não tradicional, destinado a criar e fortalecer habilidades e conhecimentos gerenciais nos funcionários que ocupam postos de responsabilidade administrativa nos serviços locais de saúde. XVII Os manuais que compõem o projeto e seus respecti- vos autores são os seguintes: 1. Distritos Sanitários: Concepção e Organização – Eurivaldo Sampaio de Almeida, Cláudio Gastão Junqueira de Castro e Carlos Alberto Lisboa. 2. Planejamento em Saúde – Francisco Bernardini Tancredi, Susana Rosa Lopez Barrios e José Henrique Germann Ferreira. 3. Qualidade na Gestão Local de Serviços e Ações de Saúde – Ana Maria Malik e Laura Maria Cesar Schiesari. 4. Gestão da Mudança Organizacional – Marcos Kisil. Colaboração de Tânia Regina G. B. Pupo. 5. Auditoria, Controle e Programação de Serviços de Saúde – Gilson Caleman, Marizélia Leão Moreira e Maria Cecília Sanchez. 6. Sistemas de Informação em Saúde para Municí- pios – André de Oliveira Carvalho e Maria Bernadete de Paula Eduardo. 7. Vigilância em Saúde Pública – Eliseu Alves Waldman. Colaboração de Tereza Etsuko da Costa Rosa. 8. Vigilância Sanitária – Maria Bernadete de Paula Eduardo. Colaboração de Isaura Cristina Soares de Miranda. 9. Gestão de Recursos Humanos – Ana Maria Malik e José Carlos da Silva. 10. Gestão de Recursos Financeiros – Bernard François Couttolenc e Paola Zucchi. 11. Gerenciamento de Manutenção de Equipamentos Hospitalares – Saide Jorge Calil e Marilda Solon Teixeira. 12. Gestão de Recursos Materiais e Medicamentos – Gonzalo Vecina Neto e Wilson Reinhardt Filho. A METODOLOGIA UTILIZADA Após a elaboração da primeira versão dos manuais, realizaram-se três módulos de treinamento com os cinco municípios indicados pelo CONASEMS (Diadema-SP, Betim-MG, Foz do Iguaçu-PR, Fortaleza-CE e Volta Redon- da-RJ) com o objetivo de testá-los e expô-los à crítica. XVIII A proposta de aplicação desenvolveu-se da seguinte forma: • Módulo 1: apresentação pelo docente do material produzido e discussões em sala de aula, com a proposição de sua aplicação ao retornar para o campo. • Módulo 2 (seis semanas após o primeiro): apresen- tação pelos alunos das dificuldades encontradas no campo e transformação da sala de aula em um espaço de consultoria e troca de experiências. • Módulo 3 (seis semanas após o segundo): avaliação dos avanços obtidos, das limitações, dos conteúdos dos manuais e do processo como um todo. Cada módulo de treinamento dos manuais 1, 2, 3 e 4 prolongou-se por quatro dias, contando com cerca de cin- co participantes de cada município, de preferência do ní- vel político-administrativo. Para os manuais operacionais (de 5 a 12), os treinamentos desenvolveram-se em módu- los de três dias, com três participantes por município. Na avaliação final, ficou claro que todo o processo foi extremamente positivo tanto para os participantes como para os autores, que puderam enriquecer os conteúdos dos manuais mediante a troca de experiências e a cola- boração dos mais de cem profissionais que participaram dos seminários. Também ficou evidenciado que, para o desenvolvi- mento futuro do projeto, o primeiro módulo (didático) é dispensável para o processo de aprendizado. Entretan- to, é fundamental um momento de esclarecimento de dúvidas e de proposição de soluções para as dificul- dades encontradas, principalmente se isso ocorrer em um espaço que permita troca de idéias com outras pes- soas com experiências semelhantes. O projeto Saúde & Cidadania propõe que, paralela- mente ao uso dos manuais, seja utilizado o projeto GERUS – Desenvolvimento Gerencial de Unidades Bási- cas de Saúde, para a capacitação de gerentes de unidades de baixa complexidade. O GERUS é um proje- to desenvolvido conjuntamente pelo Ministério da Saúde e pela Organização Pan-Americana da Saúde que pretende institucionalizar mudanças nos padrões de organização dos serviços, com o objetivo de adequá-los Introdução ............................................................................................................. 1 Funções da administração de materiais ..................................................... 5 Subsistema de normalização ......................................................................... 7 Subsistema de controle ...................................................................................... 13 Subsistema de compras ................................................................................... 29 Subsistema de armazenamento ..................................................................... 49 Estrutura organizacional para a administração de materiais ........................................................................... 71 Propostas de rotinas para o sistema de administração de materiais ............................................................................. 73 Anexos ................................................................................................................... 81 Bibliografia ........................................................................................................... 93 Os autores ............................................................................................................. 95 SUMÁRIO objetivo básico da administração de materiais consiste em colocar os recursos necessários ao processo produtivo com qualidade, em quanti- dades adequadas, no tempo correto e com o menor custo. Materiais são produtos que podem ser armazenados ou que serão consumidos imediatamente após a sua chegada. Baseado nesse conceito, estão excluídos os materiais considerados permanentes, como equipamentos médico-hospita- lares, mobiliário, veículos e semelhantes, e incluídos, portanto, os demais pro- dutos, como medicamentos, alimentos, material de escritório, de limpeza, de conservação e reparos, de uso cirúrgico, de radiologia, de laboratório, reagentes químicos, vidraria, etc. Os medicamentos, que costumam receber um tratamento diferenciado devi- do a sua importância estratégica para as ações de saúde, serão considerados como um grupo de materiais uma vez que essa diferenciação não garante um gerenciamento satisfatório se comparado com os demais grupos de materiais. Em um hospital, os gastos com materiais representam aproximadamente de 15 a 25% das despesas correntes. Em um ambulatório, a estimativa varia de acordo com a forma de prestação do serviço. A dispensação de medicamentos é um dos itens que afetam de forma fundamental os gastos da unidade. Ainda assim, pode-se dizer que os materiais comprometem entre 2% e 5% do total de despesas correntes de uma unidade ambulatorial. O sistema de materiais de um hospital registra de 3.000 a 6.000 itens de con- sumo adquiridos com certa freqüência; um ambulatório, entre 200 e 500 itens. Apenas como comparação, um caminhão médio se compõe de aproximada- mente 10.000 peças. Esses números mostram que a complexidade de um sistema não está restrita à quantidade de variáveis ou ao seu custo – é necessário considerar também a complexidade do seu processo produtivo. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 1 INTRODUÇÃO O O processo de produção do setor da saúde é muito complexo e o hospital, uma das mais intrincadas unidades de trabalho, porquanto ele constitui um centro de interação de várias disciplinas e profissões, incorporando tecnologias, gerando um modelo assistencial com uma variedade enorme de itens e graus de diversidade. Uma das maiores dificuldades da administração de materiais reside na dis- tância entre o processo produtivo e os sistemas de apoio, fato que se repete na administração de recursos humanos e outros sistemas atuantes nas unidades. POR QUE FALTA MATERIAL? Uma maneira interessante de formular essa questão é: em que medida as faltas são resultantes de falhas da administração de materiais? Ou ainda: por que os sistemas meio e fim funcionam de forma tão dissociada? A resposta à questão é fundamental, pois identifica as causas e orienta as ações necessárias para sua correção. O diagnóstico inadequado leva a uma ação que não produzirá os efeitos desejados. As causas da falta de materiais podem ser identificadas em três diferentes grupos: Causas estruturais • Falta de prioridade política para o setor: baixos investimentos, baixos salários, corrupção, serviços de baixa qualidade, etc. • Clientelismo político: diretores incompetentes, fixação de prioridades sem a participação da sociedade, favorecimentos, etc. • Controles burocráticos: que agem sobre os instrumentos, particular- mente naqueles de caráter econômico, levando à desvalorização das ações executadas e invertendo o referencial das organizações. É importante lembrar que não basta fazer as coisas corretamente: deve- se também fazer as coisas certas. A burocracia somente se preocupa com o rito – a ela não interessa o produto final. • Centralização excessiva: produz danos imensos na área de materiais. Compras centralizadas e baseadas exclusivamente em menores preços são exemplos que devem ser evitados. Causas organizacionais Decorrem, em geral, das descritas anteriormente. • Falta de objetivos: quando os objetivos não estão claros, cada unidade cria seu próprio sistema de referência. Como conseqüência, pode ocorrer uma dissociação entre a área fim e as áreas meio. • Falta de profissionalismo da direção. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 2 Grupo 2 – Subsistema de controle Deve responder às questões: quando e quanto? Suas funções são gestão e valo- ração de estoques. Grupo 3 – Subsistema de aquisição Possui duas funções – a aquisição, que responde pela compra dos materiais, e a alienação, que cuida da venda de materiais não utilizados ou inservíveis. Grupo 4 – Subsistema de armazenamento Responsável pelo recebimento de materiais, armazenamento e distribuição. Nesse subsistema há as funções de armazenamento, movimentação e trans- porte de materiais e o controle de qualidade. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 6 Figura 1 Grupo 1 Normalização Grupo 2 Controle Grupo 4 Armazenamento Grupo 3 Aquisição Classificação de Materias Gestão de Estoques Valoração de Estoques Normalização e Padronização de Materiais Recebimento e Inspeção de Qualidade Movimentação e Transporte de Materiais Armazenamento de Materiais Alienação de Materiais Aquisição de Materiais efere-se aos instrumentos necessários à perfeita especificação dos mate- riais utilizados. É o laço de união entre a proposta assistencial e o sistema de apoio. Nesse campo ocorre o diálogo técnico entre as áreas meio e fim. Infelizmente, na área da saúde as maiores falhas dos sistemas de administração de materiais se encontram nesse ponto. Poucas são as organizações que elaboraram de forma adequada um catálogo de materiais e mais raras ainda as que respeitam e atualizam o catálogo existente. Entende-se por catálogo de materiais o conjunto de itens consumidos pela instituição devidamente classificados e codificados. O subsistema de normalização utiliza como entradas: • As normas técnicas, a política da organização, os recursos tecnológicos e de produção disponíveis no mercado, que servirão para definir o mode- lo assistencial, o grau de atendimento a ser prestado, além de verificar as possibilidades de resposta do mercado às solicitações de materiais. • As classificações denominadas ABC de valor e ABC de popularidade (ou XYZ de importância) são também importantes e serão detalhadas no subsistema de controle. A primeira classifica os materiais conforme o comprometimento de recursos financeiros para cada item. A segun- da utiliza como parâmetro a freqüência de solicitação do item e a sua importância para o processo produtivo. Ambas as classificações serão úteis para a definição da política de estoques. • Os relatórios de materiais adquiridos/solicitados, sejam os mantidos em estoque, sejam os de entrada e saída, bem como o relatório que relaciona os materiais não utilizados há mais de um ano, fornecem importantes subsídios para nortear as inclusões ou exclusões de itens do catálogo. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 7 SUBSISTEMA DE NORMALIZAÇÃO R • O processamento dos dados, feito manual ou eletronicamente, forne- ce os relatórios de materiais por ordem alfabética, por código, e o catá- logo de especificações. As funções desenvolvidas pela área são as seguintes: NORMALIZAÇÃO OU SELEÇÃO Para executar adequadamente essa tarefa, é fundamental a participação de todos os setores que tomam parte no processo produtivo. O grupo multidis- ciplinar seleciona os itens que serão incluídos ou excluídos do catálogo de materiais. A elaboração, revisão periódica e atualização do catálogo de mate- riais não deve ser feita apenas pela administração de materiais – é uma obriga- ção de todos. O grupo escolhido deve ser tecnicamente capaz de executar a tarefa, ser res- peitado do ponto de vista técnico e manter um diálogo contínuo com os usuá- rios, para que o produto final represente as necessidades do sistema fim. Considerando-se a realidade atual, com grandes mudanças tecnológicas e cada vez mais rápidas, torna-se obrigatório que o grupo desenvolva suas ativi- dades de modo contínuo, para que, observando o ambiente externo, possa acompanhar as transformações e atualizar o catálogo sempre que necessário. De acordo com C. Moreno e G. Jaramill, a escolha de medicamentos essen- ciais “é concebida como um processo dialético, necessariamente influenciada pelas mudanças das condições epidemiológicas das áreas objeto de atenção, das culturas e seus costumes, além dos avanços dos conhecimentos e técnicas farmacológicas e farmacêuticas”. A seleção de medicamentos adquire grande relevância se se levar em conta o número exagerado de produtos similares e, ainda, o lançamento de outros, que não apresentam vantagens em relação aos existentes no mercado. Adicionalmente, a liberdade de fixação de preços e de propaganda induz à automedicação e ao consumo de medicamentos sem eficácia. Portanto, a seleção adequada proporciona ao sistema de saúde benefícios de ordem econômica, administrativa e terapêutica. Etapas da seleção 1ª etapa – fase política • apoio político; apoio dos profissionais da saúde em todos os níveis; • apoio dos conselhos e associações profissionais; apoio das universida- des e órgãos afins. 2ª etapa – fase técnica-normativa Formação de uma “comissão de farmácia e terapêutica” (ou “comitê de seleção de medicamentos e materiais”, ou outro nome qualquer) para desempenhar a atividade: esses órgãos são colegiados, de caráter permanente e deliberativo. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 8 Figura 2 Estrutura de códigos Uma estrutura de códigos como essa contém até 100 grupos (de 00 a 99); em cada grupo, será possível incluir até 100 subgrupos, e o sistema comporta até 1.000 itens em cada subgrupo. Como exemplo, mostramos a seguir a tabela que contém os grupos defini- dos no sistema de materiais do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo. SUBSISTEMA DE NORMALIZAÇÃO 11 Tabela de grupos de materiais do Hospital das Clínicas da FMUSP GRUPO DESCRIÇÃO 01 Material de enfermagem 02 Fios e agulhas para suturas 03 Material radiológico, fotográfico e gráfico 04 Órteses e próteses 05 Instrumental cirúrgico 07 Material odontológico 10 Produtos químicos 11 Medicamentos acabados 12 Produtos HC (produtos industrializados no HCFMUSP) 14 Material para laboratório 20 Perfis 21 Material elétrico 22 Conexões (manutenção) 23 Ferramentas 24 Peças e acessórios 25 Outros materiais 30 Gêneros alimentícios 31 Utensílios de cozinha 40 Produtos de limpeza e segurança 41 Rouparia 42 Material de escritório 43 Formulários e impressos 44 Vidraria 0 0 0 0 0 0 0 0- - - Grupo Subgrupo Item Dígito controle APÊNDICE Para a elaboração de um catálogo de materiais, devem-se seguir os seguin- tes passos: • obter apoio técnico e político para seu uso; • criar um grupo responsável pela padronização de materiais, ligado ao nível político da organização e cujos membros sejam respeitados pelos seus conhecimentos técnicos e tenham capacidade de diálogo com seus pares; • obter informações a respeito da morbidade prevalente, da complexi- dade da rede, dos materiais utilizados, das características de demanda e do modelo assistencial, da capacitação profissional do pessoal da área de saúde, das características do mercado fornecedor; avaliar catá- logos de organizações semelhantes e dos eventuais problemas de logística; • decidir a estrutura do catálogo, os critérios de seleção, a classificação e a codificação dos produtos, bem como a classificação por nível de uso; • selecionar os materiais; • definir os níveis de utilização dos itens; • difundir o catálogo; • divulgar normas de utilização do catálogo; • atualizar o catálogo conforme a necessidade; • revisar o catálogo periodicamente. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 12 eve responder às questões: quando e quanto comprar? Suas funções são gestão e valoração de estoques. Utiliza como entradas do processo as normas contábeis da organização para determinar o valor dos estoques, os objetivos definidos em relação aos níveis de estoques a serem mantidos, os catálogos existentes, as relações de entrada e saída de materiais. O ideal é a existência de áreas distintas para compras e armazenamento. Essa medida permite um duplo controle dos estoques existentes, além do controle físico-financeiro. Para maiores detalhes, veja o capítulo destinado à estrutura organizacional para área de materiais. VALORAÇÃO DE ESTOQUES Determinar o valor dos estoques é uma tarefa que depende de vários fatores, e existem diversos métodos para sua execução. Ao analisar-se o custo de um produto na entrada do estoque, devemos con- siderar todos os valores envolvidos na sua aquisição, que vão além do simples custo do produto em si. Devem ser observados os gastos com fretes, seguros e impostos, que afetam enormemente o custo do material em estoque. Por essa razão, prefere-se determinar o valor do produto na saída do esto- que, e há três possibilidades de fazê-lo: • Método PEPS ou FIFO (First In First Out): o primeiro a entrar é o primeiro a sair do estoque. Esse método proporciona maior lucro para a empresa. • Método UEPS ou LIFO (Last In First Out): o último a entrar é o primei- ro a sair. A empresa registra menor lucro contábil. • Método do custo médio ponderado: fornece um resultado mais real. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 13 SUBSISTEMA DE CONTROLE D Há várias formas de calcular os estoques de reserva. Neste livro, menciona- mos duas delas. A primeira forma determina que o ER é uma quantidade igual ao aumento de demanda (D) durante o período de abastecimento (nD x PA), somada à quantidade a ser consumida durante o período estimado de atraso do fornecedor (D x nEAF). ER = (nD x PA) + (D x nEAF), em que: nD = variação de demanda; PA = prazo de abastecimento; D = demanda média esperada (calculada a partir da média aritmética móvel); nEAF = variação da expectativa de atraso do fornecedor (costuma-se consi- derar que para um prazo de entrega estimado de quatro semanas haja um atraso de cerca de duas semanas). Para dimensionar adequadamente os prazos que decorrem desde o pedido até a entrega dos produtos, as instituições públicas devem ainda considerar os prazos legais obrigatórios (que variam conforme a modalidade de compra), assim como o tempo despendido com os trâmites internos. Um método empírico, porém bastante utilizado, estabelece os estoques de reserva (em semanas de consumo) de acordo com o prazo de abastecimento: PRAZO DE ABASTECIMENTO ESTOQUE DE RESERVA (SUFICIENTE PARA) 1 mês 2 semanas 2 meses 4 semanas 3 meses 5 semanas 4 meses 6 semanas 5 meses 8 semanas 8 meses 9 semanas 12 meses 12 semanas Entendidos os conceitos anteriores, passa-se então à apresentação de dois dos métodos utilizados para renovação de estoques. Modelo de estoque mínimo Esse modelo estabelece que o nível de reposição será uma quantidade de mate- rial necessário para atender ao período de abastecimento, tendo em vista a expectativa de consumo indicada pela média aritmética móvel, mais o estoque de reserva. Sempre que o nível de estoque de um determinado item atingir esse valor, será feito o pedido. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 16 A expressão do modelo é: Q = ER + (PA x D), em que; Q = quantidade a ser adquirida; ER = estoque de reserva; PA = prazo de abastecimento; D = demanda média. Figura 5 Representação gráfica do modelo de estoque mínimo Esse gráfico mostra a variação de estoques quando se utiliza o modelo de esto- que mínimo, considerando-se um item de consumo constante ao longo do tempo. Figura 6 Representação gráfica do comportamento de um item de consumo variável SUBSISTEMA DE CONTROLE 17 Quantidade em estoque Quantidade em estoque Tempo Pedido Recebimento Recebimentos Recebimentos Estoque de Reserva Estoque Mínimo Recebimento Prazo de abastecimento Recebimento Recebimento Pedido PedidoPedidoPedido Pedido Pedido EMi EMe ER EMi ER Estoque Mínimo Estoque Médio Estoque de Reserva Tempo Como pode-se notar, em ambos os casos a quantidade é que determina o ponto de pedido. Sempre que se atingir um volume de estoque definido como estoque mínimo, será feito o pedido de uma certa quantidade, calculada segundo a fórmula citada anteriormente. Modelo de estoque máximo ou de renovação periódica Esse método estabelece que o pedido seja feito de acordo com datas estabele- cidas; por exemplo, a cada dois meses verifica-se a posição de estoques e emi- te-se um pedido de compra. A quantidade a ser adquirida é calculada da seguinte maneira: Q = EMax – ED, em que: Q = quantidade a ser adquirida; EMax = estoque máximo; ED = estoque disponível (soma dos estoques existentes + pedidos já feitos e ainda não recebidos). Define-se como estoque máximo (EMax): EMax = ER + (D x PR) + (D x PA), em que: ER = estoque de reserva (verificar forma de cálculo citada anteriormente); D = demanda média (calculada a partir da média aritmética móvel); PR = prazo de renovação (período entre duas avaliações do estoque); PA = prazo de abastecimento (tempo que decorre entre o pedido e a entrega efetiva do material). Figura 7 Variação das quantidades em estoque de um item de consumo constante GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 18 EMax EMe ER Quantidade em estoque Estoque Máximo Estoque Médio Estoque de Reserva Pedido Pedido Pedido Recebimento Recebimento Recebimento Prazo de abastecimento Prazo de renovação Recebimento Tempo S U B S IS T E M A D E C O N T R O L E 21 CLÍNICA MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 MÊS 13 MÊS 14 MÉDIA s 1 — — — — — 312 56 — — — 18 — — — 129 160 2 — 39 — 12 — — 42 54 — — — — — — 37 18 3 — — — — — — — — — — — — — — — — 4 — 39 79 45 15 29 — 18 16 — 40 15 — — 33 21 5 — 9 — — 20 — — — — — — — — — 15 8 6 — 30 — 82 100 128 72 — — — — — — — 82 36 7 32 21 104 — 66 — 96 98 56 21 — — — 22 57 35 8 28 — — 4 — 12 — 104 — — — — — — 37 46 9 — — — — — — 27 80 42 — — — — — 50 27 10 — — — 186 78 104 380 78 — — — — 164 — 165 114 11 — 168 6 176 60 536 297 152 — — — — — — 199 175 12 54 24 158 131 184 201 87 140 36 32 — — — 106 105 63 13 1487 1276 1090 1640 1008 2075 1050 988 400 608 546 238 361 366 938 551 14 114 108 — 101 52 198 230 137 — — — — — 12 119 71 15 48 24 20 200 78 302 240 — — — 13 — 52 — 109 109 16 114 — 62 26 398 217 36 — — — — — — 142 144 17 384 339 336 486 580 546 308 428 438 102 495 228 144 6 344 172 18 — 18 — — — 60 27 — 8 — — 60 80 — 42 28 19 8 130 91 43 24 415 48 — 78 — 46 60 54 — 91 112 20 123 135 86 230 169 132 117 135 81 75 209 214 147 104 140 50 21 57 48 69 89 99 40 152 98 24 77 85 96 120 81 34 22 91 66 57 96 36 82 88 12 — — 113 84 55 112 74 30 23 3 39 32 4 40 43 28 — — — — — 12 25 16 24 8 109 70 44 8 42 108 44 — 74 16 — — — 52 37 25 — — — — — — 415 — 18 — 21 333 — 94 176 185 26 232 345 332 171 177 331 272 310 88 8 61 63 40 59 178 124 27 — 54 95 — — 296 236 8 — — 16 — — — 118 121 28 44 6 20 34 19 30 26 34 13 13 25 9 12 35 23 12 29 178 370 392 295 377 446 423 307 159 416 472 638 593 439 393 133 30 106 112 24 48 — 130 252 184 — — — — — — 122 78 31 — — — 2 — — — — 6 — — — — — 4 3 32 — — — 86 — — 40 — — — — — — — 63 33 33 — — — 32 — 147 56 — — — — — — — 78 61 34 — — — — — — — — — — — — — — — — 35 6 11 2 10 10 3 2 5 15 5 12 13 15 32 10 8 36 — — — — — — — — — — — — — — — — 37 — — — — — — — — — — — — — — — — 38 — — — — — — — — — — — 19 — — 19 — 39 1 16 18 4 4 2 6 3 79 20 2 8 3 110 20 33 TOTAIS 3.118 3.536 3.012 4.293 3.180 7.096 5.301 3.535 1.631 1.398 2.182 2.067 1.816 1.629 Consumo mensal de cefotaxima por clínica GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 22 ANÁLISE ABC DE VALOR E ANÁLISE XYZ Cada produto consumido pelo sistema de saúde possui a sua importân- cia, porém, quando se fala dos custos envolvidos na aquisição de cada item de estoque, existem diferenças entre os materiais. A análise dos recursos financeiros alocados em cada produto vai demonstrar que um pequeno número de itens é responsável pelo comprometimento de um grande volume de recursos despendidos com materiais. Com variações devidas à complexidade dos serviços oferecidos, estima-se que a distribuição seja: • 5% do total de itens em estoque consomem cerca de 80% dos recursos; • 15% do total de itens em estoque consomem aproximadamente 15% dos recursos; • 80% do total de itens em estoque consomem aproximadamente 5% dos recursos. Os itens do primeiro grupo são classificados como itens A. Embora represen- tem os maiores gastos, não são necessariamente aqueles de maior custo unitá- rio. Produtos de custo unitário médio, mas de consumo elevado, absorvem grandes volumes financeiros. Os itens do segundo grupo são denominados B e os do terceiro, conhecidos como itens C. Naturalmente, os critérios de gerenciamento de estoque aplicados para os produtos A são diferentes dos demais. Para esses itens, as ações devem ter como meta: • redução dos prazos de abastecimento; • redução dos estoques; • redução dos períodos de renovação; • redução dos estoques de reserva; • estabelecimento de controles de utilização; • busca dos melhores fornecedores; • obtenção dos melhores preços. Evidentemente, haverá uma redução dos estoques desses itens e, conseqüen- temente, necessidade de maior número de pedidos de compra; o controle contí- nuo dos estoques existentes é fundamental para que se evitem faltas de itens A. Em relação aos itens C, pode-se trabalhar com maiores prazos de abastecimen- to, aumentar os estoques de reserva, e os controles podem ser mais flexíveis. Para os itens classificados como B, adota-se uma política intermediária entre as propostas para A e C. Como foi mencionado, a classificação ABC de popularidade (ou XYZ) pode ser feita de maneira análoga à classificação ABC de valor, apenas substituindo- se os valores despendidos pelo número de unidades consumidas pelo item. Nesse caso, supõe-se que itens muito utilizados são importantes. De fato, no setor da saúde, isso nem sempre é verdade. O fato é que é difí- cil eleger critérios para indicar a importância de um item em relação a outro. A quantidade de uso é um deles, mas talvez não seja suficiente. Outros critérios são a eficácia terapêutica, a possibilidade de gerar efeitos colaterais, etc. O objetivo da análise chamada XYZ é melhorar ainda mais a gestão de esto- ques, tomando sempre providências adicionais em relação aos itens X, ou seja, os mais importantes do processo assistencial. No apêndice inserido a seguir, há um exercício que permitirá o acompanha- mento passo a passo da construção de uma curva ABC. SAÍDAS DO SUBSISTEMA DE CONTROLE • Classificação ABC de valor • Classificação ABC de popularidade • Pedidos de compra • Movimentação de estoques valorizados • Indicadores de gestão de estoque • Relação de materiais não utilizados em determinado período (um ano, por exemplo) • Relatório de estoque APÊNDICE A definição do momento da compra depende do modelo adotado para a renovação dos estoques. Assim, como foi visto, pode-se comprar quando o estoque chega ao ponto considerado mínimo ou aguarda-se o período preesta- belecido para que seja feita a avaliação dos estoques. Um sistema híbrido utiliza períodos de revisão associados ao conceito de estoques mínimos, e as compras serão feitas ao se atingir o prazo de renovação ou o estoque mínimo. Os modelos citados indicam as quantidades a serem adquiridas no momen- to do pedido. As quantidades a serem compradas podem ser dimensionadas também por outros métodos. Entre os mais utilizados, está o chamado lote econômico de compra, que busca reduzir os custos de obtenção e de posse do material. A expressão matemática utilizada para o cálculo do LEC é: SUBSISTEMA DE CONTROLE 23 G E S T Ã O D E R E C U R S O S M A T E R IA IS E D E M E D IC A M E N T O S 26 (1) (2) (1 x 2) NÚMERO UNIDADES VALOR CUSTO COLOCA ORDENA ACUMULA % GASTO ACUMULA ACUMULA DO ITEM NO PERÍODO UNITÁRIO TOTAL EM ORDEM POR CUSTO VALOR POR ITEM % GASTO % ITENS 1 11.535 2,00 2 2.000 23,07 3 1.253.470 0,50 4 8.459 20,00 5 7.690 1,50 6 12.304 2,50 7 56.137 5,00 8 5.383 25,00 9 5.000 15,38 10 769 50,00 11 27.684 2,50 12 8.000 7,69 13 56.906 15,00 14 8.459 55,00 15 1.538 10,00 16 116.888 6,25 17 7.690 12,50 18 5.383 10,00 19 200 269,15 20 769 10,00 Dados de consumo e preços unitários para a construção de curva ABC de valor S U B S IS T E M A D E C O N T R O L E 27 (1) (2 ) (1 x 2) NÚMERO UNIDADES VALOR CUSTO COLOCA ORDENA ACUMULA % GASTO ACUMULA ACUMULA DO ITEM NO PERÍODO UNITÁRIO TOTAL EM ORDEM POR CUSTO VALOR POR ITEM % GASTO % ITENS Solução do exercício de construção de curva ABC de valor 1 11.535 2,00 23.070,00 17º 853.590,00 853.590,00 22,2% 22,2% 5% 2 2.000 23,07 46.140,00 14º 730.550,00 +1.584.140,00 19,0% + 41,2% 10% 3 1.253.470 0,50 626.735,00 3º 626.735,00 2.210.875,00 16,3% 57,5% 15% 4 8.459 20,00 169.180,00 6º 465.245,00 2.676.120,00 12,1% 69,6% 20% 5 7.690 1,50 11.535,00 19º 280.685,00 2.956.805,00 7,3% 76,9% 25% 6 12.304 2,50 30.760,00 16º 169.180,00 3.125.985,00 4,4% 81,3% 30% 7 56.137 5,00 280.685,00 5º 134.575,00 3.260.560,00 3,5% 84,8% 35% 8 5.383 25,00 134.575,00 7º 96.125,00 3.356.685,00 2,5% 87,3% 40% 9 5.000 15,38 76.900.00 9º 76.900.00 3.444.585,00 2,0% 89,3% 45% 10 769 50,00 38.450,00 15º 69.210,00 3.502.795,00 1,8% 91,1% 50% 11 27.684 2,50 69.210,00 10º 61.520,00 3.564.315,00 1,6% 92,7% 55% 12 8.000 7,69 61.520,00 11º 53.830,00 3.618.145,00 1,4% 94,1% 60% 13 56.906 15,00 853.590,00 1º 53.830,00 3.671.975,00 1,4% 95,5% 65% 14 8.459 55,00 465.245,00 4º 46.140,00 3.718.115,00 1,2% 96,7% 70% 15 1.538 10,00 15.380,00 18º 38.450,00 3.756.565,00 1,0% 97,7% 75% 16 116.888 6,25 730.550,00 2º 30.760,00 3.787.325,00 0,8% 98,5% 80% 17 7.690 12,50 96.125,00 8º 23.070,00 3.810.395,00 0,6% 99,1% 85% 18 5.383 10,00 53.830,00 13º 15.380,00 3.825.775,00 0,4% 99,5% 90% 19 200 269,15 53.830,00 12º 11.535,00 3.837.310,00 0,3% 99,8% 95% 20 769 10,00 7.690,00 20º 7.690,00 3.845.000,00 0,2% 100,0% 100% GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 28 Figura 9 Curva ABC % Gasto Itens00 0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Vinculação ao edital O edital serve para mostrar aos participantes os bens, serviços ou produtos que serão adquiridos e as regras utilizadas durante o processo. Estas não podem ser alteradas durante o certame, assim como não devem ser elaborados contratos para aquisição de itens diferentes daqueles estabelecidos ao início dos trabalhos e consignados no edital. Vale dizer que, no caso de materiais de consumo, a des- crição dos produtos, em geral, reproduz a especificação do material, sendo esta mais uma razão para que se tenha cuidado ao elaborar a descrição dos produ- tos, conforme foi ressaltado quando se abordou a função de normalização. Julgamento objetivo O julgamento das propostas deve ser feito com base em critérios objetivos, se possível mensuráveis, observando-se a qualidade, o rendimento do produto, os preços, os prazos de pagamento e entrega, e outros que possam ser solicita- dos, integrantes do edital, sendo vedada a introdução de parâmetros arbitrá- rios e não consignados no edital. Aqui também será possível verificar a impor- tância de uma especificação correta. A lei recomenda que se dê prioridade ao critério de menor preço quando do julgamento das propostas. Pode-se dizer que a especificação feita com cuidado levará à aquisição do material correto ao menor preço. Opiniões técnicas devem ser solicitadas sempre que necessário, convocando-se os usuários para que participem da tomada de decisão. Adjudicação compulsória A adjudicação é um ato do processo em que a organização define que o ven- cedor da licitação vai fornecer o produto. Um procedimento licitatório sem vícios gera, após o julgamento, o direito de o vencedor estabelecer o contrato com a instituição. Só se admite que seja adjudicado a quem perdeu nos casos em que o vencedor não puder fornecer, seja por desistência expressa, seja por outros casos previstos na legislação. 2. As fases do processo licitatório Requisição de compra e abertura do processo Para que se inicie um procedimento de compra, há a necessidade de uma requi- sição de compra. Sua emissão ocorre de forma automática quando existe um sis- tema eletrônico, ou é gerada manualmente na ausência deste. O momento da emissão da requisição depende do modelo de gestão de estoques adotado. A requisição de compra é o documento inicial para a montagem do processo. Autorização de compra e reserva de verba Uma vez tomadas as providências preliminares, o processo é remetido à auto- ridade maior da organização que detém a competência para aprovar a despe- sa. Após essa etapa, o responsável pela área financeira tem a obrigação de reservar o recurso para efetuar a aquisição. SUBSISTEMA DE COMPRAS 31 Definição da modalidade, edital e convocação de fornecedores O edital é peça fundamental em um processo de compra (ver Princípios da licitação). Deve conter de forma clara: • descrição do objeto a ser adquirido; • informações sobre prazos e condições do processo licitatório; • solicitação de garantias; • forma de pagamento e reajustes, se for o caso; • solicitação de descrição das condições especiais para o recebimento dos produtos; • critérios para que o fornecedor participe da licitação; • critérios a serem utilizados no julgamento; • informações gerais a respeito do processo em questão; • indicações específicas, quando necessário; • normas internas da organização. Em geral, a área de compras responde pelos dados referentes à estimativa de preços, além de inserir no processo as normas que o regerão, bem como o regulamento interno de licitações. Como se pode perceber, até esse ponto do processo não ocorreu nenhuma ação fora da organização, e o tempo despendido depende exclusivamente da agilidade dos envolvidos. A descrição não inclui, evidentemente, todos os detalhes que estão presentes durante o trâmite do processo, como, por exemplo, as passagens por secretá- rias, expedientes e outros, que podem adicionar alguns dias para que a aquisição se efetive. Imaginando-se uma situação normal, estima-se que serão necessários, em média, quinze dias para se atingir esse estágio do processo, contados a partir da emissão do pedido de suprimento. Convém notar que a aquisição de certos tipos de serviço exigem instrumen- tos específicos, que devem ser consultados antes de confeccionar-se o edital. A Instrução Normativa nº 18/1997 do Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado, publicada no Diário Oficial de 29 de dezembro de 1997, disciplina a contratação de serviços de vigilância e limpeza. O HCFMUSP coloca em seus editais de registro de preços para aquisição de medicamentos alguns itens importantes, como a apresentação pelos licitantes de: GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 32 “Carta de credenciamento expedida pelo fabricante, garantindo qualitativa e quantitativamente o fornecimento, quando a proposta for apresentada por representante ou distribuidor.” “O não cumprimento desta exigência obrigará o fornecedor a apresentar em no máximo 72 (setenta e duas) horas o documento solicitado, sob pena de desclassificação do item cotado.” “Se necessário, poderá ser solicitado às empresas participantes a apresentação de trabalhos clínicos científicos, nacionais ou inter- nacionais, a respeito do princípio ativo produzido pelo laboratório.” Recebimento de propostas A modalidade escolhida depende dos valores envolvidos. A legislação define para cada modalidade o prazo durante o qual poderá ser feito o recebimento de propostas por meio de protocolo geral da instituição. Decorrido esse tem- po, pode-se proceder à abertura delas. Abertura, qualificação, opinião técnica, julgamento e adjudicação Em geral, as aberturas são marcadas com antecedência, de acordo com os pra- zos legais. A abertura é feita por funcionários designados para tal finalidade, em local claramente identificado no edital. Após a abertura, os fornecedores que cumpriram as exigências do edital con- tinuam a participar do processo e aqueles que não o fizeram são excluídos. Essa é a fase de qualificação. Definidos os participantes, a comissão designada para efetuar o julgamento poderá solicitar de especialistas um laudo técnico que auxilie o julgamento das propostas apresentadas. Deve-se ressaltar que esse passo não é obrigatório. Sempre que a comissão tenha segurança e conhecimento para emitir o seu jul- gamento, deve fazê-lo, só recorrendo ao parecer para esclarecimento dos casos que suscitem dúvidas. O julgamento é tornado público e formalizado mediante a adjudicação (ver item sobre princípios da licitação na página 30). Recurso O recurso pode ser interposto até cinco dias após o ato que o motivou. Tão logo seja recebido, os demais participantes devem ser notificados da existência do fato. O recurso deve ser dirigido à autoridade superior por intermédio da autori- dade que praticou o ato que gerou o recurso proposto. Homologação e contrato A homologação só pode ser feita após decorrido o prazo legal para a apresen- tação de recursos contra a adjudicação. É um ato da autoridade superior da ins- tituição e na prática significa a autorização para que o proponente ao qual foi adjudicado o fornecimento possa, finalmente, celebrar o contrato com a enti- dade compradora do produto, bem ou serviço. SUBSISTEMA DE COMPRAS 33 GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 36 obrigatório seu uso para os casos de alienação (venda) de bens imóveis, con- cessão de direito de uso, obras públicas e para o registro de preços. A publici- dade é feita com antecedência de trinta dias em jornal de grande circulação e no Diário Oficial. Deve ser comunicado ao órgão de classe. A concorrência tem sempre duas fases – qualificação e classificação, o que implica a apresentação de dois envelopes. Leilão Ocorre com a participação de qualquer interessado na aquisição dos bens móveis que não servem mais à administração. Seu prazo de publicação é de quinze dias anteriores à data estipulada para o evento. Concurso É a forma disposta para escolher um trabalho artístico, científico ou semelhan- tes. Podem participar quaisquer interessados. São instituídos prêmios aos ven- cedores que atendam aos critérios estipulados no edital. O edital deve ser publicado com antecedência de 45 dias. Considerando-se a situação de estabilidade econômica, merece um detalha- mento maior a modalidade de concorrência mediante o registro de preços. Ao final deste capítulo há um modelo de proposta de edital com comentários e outro de contrato. 7. Dispensa e inexigibilidade das licitações Em alguns casos, previstos na legislação, as licitações podem ser dispensadas ou mesmo inexigíveis. Embora tanto a dispensa quanto a inexigibilidade tenham o mesmo resulta- do, são situações diversas. A dispensa de licitação (artigo 24) é uma solicitação feita ao ordenador da des- pesa, que, após analisá-la, pode ou não concedê-la ao solicitante. Há necessida- de de justificativa para solicitar a dispensa. Os casos passíveis de dispensa são: • valores dentro dos limites legais; • guerra ou perturbação da ordem; • emergência ou calamidade pública; • ausência de interessados após duas tentativas; • para regular preços; • operações entre órgãos públicos; • casos de comprometimento da segurança nacional; • objetos de arte; SUBSISTEMA DE COMPRAS 37 • quando os preços da licitação estiverem acima do mercado; • peças de reposição, quando exclusivas; • aquisição ou locação de imóveis para uso do serviço público. A inexigibilidade (artigo 25) significa que não há possibilidade de ocorrer uma licitação. Os casos previstos são: • aquisição de produtos exclusivos; • notória especialização; • contratação de artistas. APÊNDICE Processo de registro de preços A modalidade de licitação conhecida como registro de preços é uma das formas empregadas pela administração pública para contratação. Esse conceito está presente em vários instrumentos jurídicos, mesmo nos anteriores à atual legislação, e sua aplicação esteve restrita a certos produ- tos, razão pela qual não existia tradição de praticar-se essa modalidade de contrato. O registro de preços foi concebido para ser utilizado em aquisições de pro- dutos que apresentam consumo freqüente. Imaginou o legislador: se um pro- duto é adquirido várias vezes em um mesmo exercício, seria conveniente que houvesse uma forma de registrar-se o valor unitário do item, emitindo-se a ordem de fornecimento sempre que necessário pelo valor consignado no jul- gamento do processo licitatório. Quando o governo federal possuía órgãos incumbidos de estabelecer políti- cas de regulamentação de preços para certos segmentos de mercado, definin- do índices de reajustes para os produtos fabricados por esses setores, algumas instituições executavam licitações do tipo registro de preços valendo-se do fato de que havia o tabelamento determinado pela administração federal. Durante o período de instabilidade econômica vivida nos últimos anos, essa modalidade ficou restrita aos produtos que tinham preços controlados, o que fez diminuir a freqüência de ocorrência desse certame, e em alguns casos a administração abandonou por completo seu uso. Com o advento da nova legislação para as licitações, o instrumento existen- te foi mantido tanto na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 como na Lei 8.883 de 8 de junho de 1994, que atualizou a primeira. Nos dois diplomas legais citados, na Seção V – “Das compras” –, encontra-se o seguinte texto: GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 38 “Art. 15 – As compras, sempre que possível, deverão: [...] II- ser processadas através do sistema de registro de preços;” (Grifo do autor) A análise do artigo 15 admite uma interpretação que considera o “sempre que possível” como a possibilidade de o mercado responder à solicitação do setor público. Nessa linha de raciocínio, com elevados índices inflacionários, sem o controle do governo sobre os preços praticados pelos fornecedores, não exis- tiam condições de contratar segundo essa modalidade, pois não seria possível a manutenção dos preços por prazos longos de fornecimento. Quando se praticava o registro de preços, os detentores do certame solicita- vam reajustes, realinhamentos, reposições, ou quaisquer outros nomes que se queira dar, para conseguir maior remuneração pelo produto. A não-aceitação dos índices propostos acabava por inviabilizar a continuidade do fornecimen- to e obrigava a administração a abrir novo expediente, tornando o registro uma licitação que não cumpria adequadamente o objetivo que se propunha, ou seja, de facilitar a aquisição de produtos de uso constante. Hoje, a situação econômica é muito distinta daquela vigente anos atrás, e existe total condição de aplicação desse tipo de licitação, à medida que, man- tida a estabilização da moeda, os fornecedores terão um maior interesse de for- necer à administração pública mediante registro de preços. Continuando a análise, os órgãos encarregados de fiscalizar as contas públicas poderão utilizar a expressão “sempre que possível”, como algo que deve ser tentado sempre, de modo prioritário, optando-se por outras formas de aquisição somente quando esgotadas as possibilidades de praticar o regis- tro de preços. Cabe ressaltar que a aplicação dessa modalidade está limitada por algumas pré-condições, descritas nos parágrafos 1º a 3º do artigo 15. Assim, a primeira delas diz respeito à regulamentação, respeitadas as condi- ções regionais. Isso implica entendimentos com os órgãos administrativos municipais, que devem ser acionados para viabilizar o certame. Os parágrafos 1º e 2º devem ser utilizados para qualquer modalidade e não representam nenhuma novidade. O cuidado no levantamento dos dados de mercado torna-se mais importante quando se vai usar por um período mais lon- go. O erro cometido no início do processo irá se reproduzir, levando a uma aquisição por preços acima do desejado. Os limites financeiros para tal modalidade são os definidos para concorrên- cias; portanto, a escolha dos tipos de produtos deve ser feita utilizando-se os dados obtidos pela curva ABC de valor e ABC de popularidade. Em outras palavras, adquirir os produtos de uso geral a preços unitários baixos, mas que Envelope 1 – Documentação SECRETARIA DA SAÚDE DE ......................................................... CONCORRÊNCIA Nº ..................................................................... PROCESSO Nº .................................................................................. ENCERRAMENTO: 16 HORAS DO DIA ....... /....... /199........ ABERTURA: ................. HORAS DO DIA ....... /....... /199....... RAZÃO SOCIAL DO LICITANTE Envelope 2 - Proposta técnica comercial SECRETARIA DA SAÚDE DE ......................................................... CONCORRÊNCIA Nº ..................................................................... PROCESSO Nº .................................................................................. ENCERRAMENTO: 16 HORAS DO DIA ....... /....... /199........ ABERTURA: ................. HORAS DO DIA ....... /....... /199....... RAZÃO SOCIAL DO LICITANTE [Comentário: o termo “concorrência” é obrigatório para o registro de preços.] Documentação O envelope 1 deve conter os documentos abaixo descritos, apresentados em sua forma original ou cópias autenticadas ou ainda por meio de cópias de publicações em órgãos da imprensa oficial. 1. Documento de identidade do(s) representante(s) da empresa licitante. 2. Registro comercial, no caso de firma individual. 3. No caso de sociedade comercial, cópia do ato constitutivo, estatuto ou con- trato social em vigor. Nos casos de sociedade por ações ou sociedades civis, acrescentar os documentos da última eleição de seus administradores. 4. Decreto de autorização e ato de registro ou autorização para funcionamen- to, expedido pelo órgão competente nos casos de empresas ou sociedades estrangeiras em funcionamento no país. 5. Prova de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas ou Cadastro Geral dos Contribuintes. 6. Prova de regularidade com a Fazenda federal, estadual e municipal do domi- cílio ou sede do licitante. 7. Prova de regularidade junto ao INSS, PIS, FGTS. SUBSISTEMA DE COMPRAS 41 8. Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício, já exi- gíveis e apresentados na forma da lei, comprovando a boa situação financeira da empresa. 9. Certidão negativa de falência ou concordata expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica ou de execução patrimonial expedida no domicílio da pessoa física. 10. Os licitantes deverão entregar em envelope separado documentação para credenciamento de representante para o procedimento licitatório, qualifican- do-o e conferindo amplos poderes para tanto. Caso a representação do propo- nente seja feita por meio de um procurador, exige-se o instrumento que o habilite. A falta de representação não inabilita a empresa. 11. Os licitantes deverão apresentar declaração de inexistência de impedi- mento para participar da licitação. Caso haja alteração dessa situação durante o certame, a empresa deverá comunicar à Secretaria da Saúde de ............................................................ 12. Os licitantes deverão indicar a agência do Banco ...................................................... (especificar o banco onde a administração efetua seus pagamentos), na qual deverá ser feito o pagamento, caso seja o vencedor do certame. 13. Os documentos dos itens de 1 a 9, excetuando-se os itens 6 e 7, poderão ser substituídos pelo CRC. Habilitação A Comissão de Julgamento de Licitações analisará e rubricará os documentos contidos no envelope 1. Os representantes credenciados poderão examinar os documentos e rubricá-los, bem como apresentar impugnações, cujos registros serão feitos em ata própria para esse fim. A Comissão de Julgamento de Licitações decidirá da habilitação dos licitantes. Os licitantes inabilitados receberão de volta os envelopes de propostas. Proposta O envelope 2 deve conter a proposta do licitante, redigida em língua portuguesa, em duas vias, sem rasuras ou entrelinhas, e conter: 1. Identificação da empresa com nome ou razão social, CGC, endereço, nome, cargo ou função do signatário, que deverá rubricar todas as páginas e assinar a última. 2. Descrição completa por item ofertado obedecendo-se às características do solicitado neste edital e seus anexos. 3. Marca do fabricante e procedência do material ofertado. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 42 4. Os distribuidores ou representantes deverão juntar carta do fabricante onde este autorize o distribuidor ou representante a apresentar proposta para esta licitação, bem como declaração de garantia de fornecimento das quanti- dades cotadas. [Comentário: a introdução do item acima visa evitar que proponentes sem produto apresentem- se para a licitação e posteriormente busquem alternativa de fornecimento, tentem troca de mar- cas ou qualidade de produtos, com a alegação de que o fabricante não os entregou.] 5. Prazo de validade da proposta mínimo de 60 dias da data de encerramento da licitação. 6. Prazo de entrega de .......................... dias após a autorização de fornecimento e entregas conforme cronograma estabelecido pela Secretária da Saúde de ...................................................... [Comentário: a definição de prazos deve ser feita baseada na necessidade de material para uso. O cronograma de entrega pode ser definido posteriormente ao certame, porém o tempo necessá- rio para cada entrega deve ser estipulado previamente.] 7. Os preços dos produtos cotados deverão ser apresentados unitariamente e total para cada item cotado, grafados numericamente e por extenso, expressos em reais, incluindo todos os tributos referentes à fabricação, ven- da, circulação da mercadoria, transporte, seguro e demais custos incidentes até a colocação do produto no local indicado pela Secretaria da Saúde de ......................................................, sendo vedada qualquer previsão de reajustes durante o prazo de vigência do registro. 8. A apresentação da proposta significa a aceitação das normas contidas no edital. Validade do registro de preço O presente registro de preços terá validade de .............. meses, prazo este contado a partir da data de assinatura do contrato, o que deverá ocorrer em .............. dias após a publicação da homologação do processo mediante convocação. O não comparecimento dentro dos prazos estabelecidos implicará a aplica- ção das penalidades previstas na legislação. Caso não seja feita convocação do(s) vencedor(es) dentro do prazo de vali- dade das propostas, os licitantes estarão desobrigados dos compromissos assumidos. O presente registro poderá ser objeto de alterações nas quantidades, dentro das mesmas condições de contrato, mantidos os limites legais para o caso. SUBSISTEMA DE COMPRAS 43 GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 46 [Comentário: poderão ocorrer durante a vigência do registro de preços fatores de natureza eco- nômica, alterações de política econômica, índices de inflação ascendentes ou outros que, de for- ma clara, sejam indicativos de que o fornecedor esteja com dificuldades de cumprimento do con- trato. Recomenda-se nesses casos que a análise considere a possibilidade de suspensão.] Os casos omissos serão resolvidos baseados na legislação vigente e pelo Exmo. Senhor Secretário Municipal da Saúde. Minuta de contrato Contrato que entre si celebram a Prefeitura Municipal de ............................................, através da Secretaria Municipal da Saúde, e a empresa ........................................, para fornecimento de ........................................, conforme Processo nº ....................................... /........ Pelo presente instrumento, de um lado a Secretaria Municipal da Saúde, doravante denominada CONTRATANTE, com sede à...................................................... nº ........ , na cidade ....... , inscrita no Cadastro Geral dos Contribuintes do Minis- tério da Fazenda sob o nº ......................... /........ -........ , neste ato representada pelo Sr. Secretário Municipal, Sr ......................................................................, e, de outro lado, a empresa ....................................................., doravante denominada CONTRATADA, com sede à ................................................................................................................................... nº ........., inscrita no Cadastro Geral dos Contribuintes do Ministério da Fazenda sob o nº ......................... /........ -........, neste ato representada pelo Sr ............................................... portador do RG nº ............................................... e do Cadastro de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda sob o nº ..............................-....., têm entre si justo e conven- cionado a celebração do presente instrumento, visando o fornecimento de ..............................................., conforme licitado através do Sistema de Registro de Pre- ços nº ............................., Processo nº ..............................-....., que fica fazendo parte inte- grante deste, sujeitando-se ainda às normas da Lei Federal nº 8.666 de 21/06/93, atualizada pela Lei nº 8.883/94 e Decreto Municipal nº ..............................-...... Cláusula primeira – do objeto Pelo presente instrumento, a CONTRATADA obriga-se a fornecer à CONTRA- TANTE os seguintes produtos, nas quantidades a seguir discriminadas: Item ..................................... Quantidade ..................................... Unidade ........................... Item ..................................... Quantidade ..................................... Unidade ........................... Item ..................................... Quantidade ..................................... Unidade ........................... Item ..................................... Quantidade ..................................... Unidade ........................... SUBSISTEMA DE COMPRAS 47 Cláusula segunda – dotação orçamentária As despesas com a execução do presente contrato serão cobertas com os recur- sos provenientes do Elemento ................................ Cláusula terceira – do fornecimento O fornecimento ora contratado foi objeto de licitação através do Sistema de Registro de Preços nº ................................, Processo nº .......................-......... Cláusula quarta – prazo de validade do registro O prazo de validade do presente registro será de ....................... meses, a partir da data de assinatura do presente contrato. § 1º - Durante esse período, a CONTRATANTE não ficará obrigada a adquirir o(s) produto(s) referido(s) na cláusula primeira exclusivamente pelo sistema de registro de preços, podendo cancelá-lo ou proceder a licitações através de outras modalidades, quando achar conveniente, sem que caiba recurso ou indenização de qualquer espécie à empresa CONTRATADA. Cláusula quinta – do preço Para cada fornecimento decorrente deste expediente, o preço será o constante do Processo nº .......................-........., integrante do presente instrumento. Cláusula sexta – prazos de entrega Para cada fornecimento, o prazo de entrega será solicitado pela CONTRATAN- TE, não podendo ultrapassar .................. dias da entrega da Nota de Empenho. Cláusula sétima – prazos de pagamento Para cada fornecimento, a CONTRATANTE pagará à CONTRATADA a quantia constante na respectiva Nota de Empenho através de crédito na conta corrente indicada pela CONTRATADA conforme constante da proposta de fornecimen- to. O crédito será feito 30 dias após o recebimento dos produtos. Cláusula oitava – das condicões para o fornecimento § 1º - O compromisso de fornecimento será caracterizado pela retirada da Nota de Empenho pela CONTRATADA. § 2º - A CONTRATADA ficará obrigada a atender aos pedidos de fornecimento, durante o período de vigência do presente, mesmo que a entrega venha a ocor- rer em data posterior ao vencimento do contrato. § 3º - O(s) produto(s) deverá(ão) ser entregue(s) acompanhado(s) da respecti- va Nota Fiscal ou Nota Fiscal Fatura. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 48 § 4º - A CONTRATANTE solicitará o fornecimento através de Autorização de Fornecimento, onde constará(ão) o(s) produto(s), sua(s) quantidade(s), valor(es) unitário(s), local para entrega, assinatura e carimbo do solicitante. § 5º - A Autorização de Fornecimento deverá ser devolvida à CONTRATANTE para que seja anexada ao processo e liquidação das despesas. Cláusula nona – das penalidades A recusa injustificada da CONTRATADA em assinar, retirar o instrumento equi- valente, dentro dos prazos estabelecidos pela CONTRATANTE, caracteriza o descumprimento total da obrigação assumida, sujeitando a CONTRATADA às penalidades estabelecidas pela legislação vigente. Cláusula décima – das multas Usar parâmetros locais. Cláusula décima primeira – do foro Fica eleito o foro da comarca de ......................, com renúncia de qualquer outro, por mais privilegiado que seja, para dirimir quaisquer questões oriundas deste Contrato. E, por estarem assim de perfeito acordo, assinam o presente instrumento em...................... vias, de igual teor, na presença das testemunhas abaixo qualificadas. ................................................................... ................................................................... CONTRATANTE CONTRATADA ................................................................... ................................................................... TESTEMUNHA TESTEMUNHA .............................................., ................ de .............................. de ................ SUBSISTEMA DE ARMAZENAMENTO 51 Porém, é importante destacar uma atividade ainda não citada, a de controle de materiais. Ela é representada pelos serviços de controle físico-financeiro da movimentação dos estoques, no âmbito do almoxarifado, e tem características nitidamente operacionais. Entretanto, considerando os dados, informações e relatórios gerados pelas demais atividades, que constituem os subsídios orientadores do processo de planejamento, pode-se, sem sombra de dúvida, considerar tal atividade parte integrante do planejamento. Em síntese, a organização de almoxarifados reúne o conjunto de responsa- bilidades, tarefas e inter-relacionamentos capazes de gerar o planejamento das instalações dos almoxarifados e engloba as atividades de: • localização de materiais, • segurança de materiais, • preservação de materiais, que são consideradas preponderantemente nas funções de planejamento, enquanto: • recebimento de materiais, • segurança de materiais, • preservação de materiais, • guarda de materiais, • entrega de materiais, constituem o grupo de atividades com as quais se procede à operação dos almoxarifados. Em outras palavras, a função do administrador de almoxarifado consiste em planejar esses setores (localizar, preservar e assegurar), de modo a operá-lo (receber, guardar, entregar e controlar) preservando os materiais de deteriora- ções e desvios. Instalações de almoxarifados Além dos objetivos que o almoxarifado visa alcançar, ou seja, atender ao pro- cesso produtivo de bens e serviços, como vimos na introdução deste texto, a organização do almoxarifado pressupõe a visão de objetivos de âmbito interno, responsáveis pelo bom funcionamento do setor, quais sejam: • pronto acesso aos principais itens; • alto grau de flexibilidade do arranjo físico; • utilização adequada do espaço; GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 52 • redução da necessidade de equipamentos de movimentação de materiais; • minimização das perdas por deterioração dos materiais; • minimização das perdas por desvio de materiais; • garantia dos requisitos mínimos de segurança individual e coletiva. O ponto de partida para a organização de um almoxarifado consiste na obtenção de todas as informações relevantes de cada item a ser estocado, que permitirá identificar os fatores críticos para o correto arranjo dos produtos. Para obter esses fatores e identificar a influência relativa que eles exercem sobre o armazenamento, faz-se necessário um estudo tomando-se como ponto de partida questões como: Qual é o espaço necessário para estocar adequadamente cada material? Nesse aspecto, leva-se em conta: • previsão da quantidade máxima a ser estocada; • tamanho do lote de cada requisição; • condições de embalagem. Qual é a freqüência de utilização do material? Ou: Quantas vezes é requisitado por dia, semana, etc.? Quais são os centros consumidores e quais são aqueles que mais utilizam cada tipo de material? Qual o tipo de instalação mais adequada para o armazenamento do material? Aqui, levam-se em conta as seguintes características: peso, volume, fragili- dade do material e/ou sua embalagem, formato do material e/ou de sua emba- lagem, condições de preservação (perecibilidade) e a facilidade ou dificuldade de manuseio. Quais as dificuldades de armazenamento do material com outros materiais devido à sua incompatibilidade? Quais são os requisitos de segurança exigidos para o seu armazenamento, tais como segurança individual e coletiva, higiene e segurança de trabalho, segurança patrimonial e “social”, no caso de armazenamento de materiais inflamáveis ou explosivos? Após a obtenção das respostas aos itens acima enumerados, resta ao plane- jador sugerir duas ou mais soluções distintas para o problema do armazena- mento, cada uma das quais com uma determinada capacidade de atendimento aos objetivos. Para cada uma dessas soluções deverão ser estimados os custos totais de armazenamento (custos de planejamento e operacionais), e a escolha recair sobre a alternativa de menor custo. O critério que leva em conta os cus- tos–benefícios é o que melhor atende ao estudo. SUBSISTEMA DE ARMAZENAMENTO 53 Classificação dos materiais A classificação dos materiais representa um dado prévio para a construção dos armazéns, bem como para a sua localização. Áreas de armazenamento O estudo das áreas de armazenamento visa atender às necessidades de todos os setores da organização. Para conseguir a melhor e mais adequada estruturação é conveniente analisar as possibilidades de instalação de vários armazéns e de um centro de abastecimento, assim como as características que mais os diferem entre si. Tais características poderão ser assim arroladas: • materiais pesados de manejo e transporte difícil; • materiais pequenos muito diversificados e de uso freqüente; • materiais com grande freqüência de saída e pouco volume. Analisadas essas características, chega-se ao tipo de armazém necessário para um perfeito entrosamento entre os estoques e os centros consumidores, ou, ain- da em decorrência desse levantamento, chega-se à situação em que o armazém atenderá a todas as necessidades. Então, nesse caso, a atenção deve-se voltar para: • espaço necessário; • tipo de instalação adequada; • distribuição dos estoques nas áreas que melhor atenderão o consumo; • meios de transporte; • tipo de controle a ser adotado; • número de funcionários para manutenção dos estoques. Localização do armazém De acordo com os planos já estabelecidos, a localização dos armazéns depen- de de certos fatores: alguns próprios do tipo de operação ou de atividades da empresa, outros devidos às instalações e situações dos prédios. Não existem soluções e esquemas prontos que possam ser aplicados a qual- quer organização – tudo depende da análise particular de cada caso, e para tanto devem se observar os seguintes princípios orientadores: • Ajustar a localização dos armazéns às necessidades dos setores de consumo. • Planejar a localização de maneira que permita atender rapidamente o fluxo de movimentação dos materiais, mesmo em situação de aumen- to do volume de consumo. Supondo que a área total desse armazém seja 1.000 metros quadrados, a sua distribuição pelos diversos compartimentos seria, em termos ideais, a seguinte: Prateleiras e suportes 374 m2 com materiais Área de entrada 48 m2 Área de saída 48 m2 Ruas e avenidas 400 m2 Oficina interna 30 m2 Serviços de controle 18 m2 Áreas de expansão 82 m2 1.000 m2 A partir desse esquema, obtém-se a melhor utilização do espaço de um armazém que funcionará com flexibilidade e possibilitará adaptações, expan- sões, além de um trabalho racional e produtivo. Armazém Para se realizar uma estocagem correta, há que se observar um conjunto de regras formuladas segundo critérios definidos. Cada almoxarifado terá, segun- do as suas peculiaridades de organização e funcionamento, as suas normas de funcionamento, cujos preceitos devem ser observados rigorosamente pelos operadores e usuários do armazém. Entretanto, mesmo que haja variação de um almoxarifado para outro em organizações diferentes, tais regras buscam os mesmo objetivos, quais sejam: • redução das perdas por quebra; • diminuição de acidentes no trabalho, por dispensar o elemento humano da movimentação de cargas pesadas; • menor tempo gasto nas movimentações e expedição; • ampliação, com melhor aproveitamento de área útil de armazenamento. Em síntese, o que se procura por meio das normas de armazenamento é aumento da eficiência do processo de estocagem, traduzindo, em expressões máximas, o seu rendimento e, em expressões mínimas, os seus custos. Critérios de armazenamento Entre os critérios mais comuns que orientam a elaboração de normas de arma- zenamento, podem ser enumerados os seguintes: • rotatividade de materiais; • volume e peso; • ordem de entrada/saída; GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 56 • similaridade; • valor; • carga unitária; • acondicionamento e embalagem; Rotatividade de materiais Dentre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles que têm maior movimentação em relação a outros, em virtude de sua utilização por maior número de usuários, ou por outro motivo qualquer. A esses materiais que entram e saem com maior freqüência deve ser dado um tratamento específico em relação à localização no armazém, ou seja, armazená-los nas proximidades das portas (setores de expedição e embalagem). Esse procedimento oferece as seguintes vantagens: • minimização de número de viagens entre as áreas de estocagem e de expedição; • descongestionamento do trânsito interno do almoxarifado; • melhor aproveitamento da mão-de-obra interna, com menor desgaste físico dos operadores; • maximização do tempo despendido na expedição do material, etc. Volume e peso do material Da mesma forma, os itens mais volumosos e pesados devem ficar perto das portas para facilitar não só a sua conservação, como também a sua movimen- tação, e ser colocados sobre estrados ou pallets (tipo especial de estrado que veremos adiante). Ordem de entrada/saída Armazenar, observando esse critério, significa obedecer à ordem cronológica de saída levando em conta a sua época de entrada. Isso quer dizer: as unidades estocadas há mais tempo devem sair primeiro, a fim de que não venham a ocorrer situações de esquecimento de itens em estoque, o que pode causar oxidações, deterioração, obsoletismo, perda de propriedades físicas, endurecimentos, res- secamentos e outras situações que impliquem em perda de material (funda- mental no armazenamento de medicamentos). Similaridade Sempre que possível, os materiais devem ser armazenados considerando a sua similaridade com outros itens, o que pode ser feito mais facilmente com o auxílio do catálogo de materiais. SUBSISTEMA DE ARMAZENAMENTO 57 O agrupamento de materiais que apresentam características físicas, aplica- ções ou naturezas semelhantes em locais adjacentes facilita a sua localização, a movimentação e até a contagem. Valor do material O valor financeiro que um determinado material representa para o estoque define a sua forma de armazenamento. As regras não diferem muito daquelas adotadas para os demais itens, porém deve-se destacar que o local deve ser apropriado e proporcionar maior condição de segurança. Para os controles de estoque que utilizam o método denominado “ABC”, ou “curva ABC”, podemos adiantar que os itens de material aqui tratados integram a letra “A”. Carga unitária O critério de carga unitária baseia-se na constante necessidade de racionaliza- ção do espaço útil de armazenamento, com o máximo aproveitamento do con- ceito de cubagem. Porém, aliada à racionalização do espaço, a carga unitária favorece sobremaneira a boa movimentação do material, a rapidez de carga e descarga e, conseqüentemente, a redução dos custos. Esse método consiste na arrumação ou composição de pequenos itens – pacotes ou unidades menores – em volumes dimensionados em peso, cubagem e quantidade maiores. Pode-se dizer também que o critério de carga unitária significa transformar as unidades simples em unidades múltiplas. Acondicionamento e embalagem A abertura das caixas ou embalagens recebidas do fornecedor para conferên- cia dos materiais adquiridos é uma praxe. Porém, depois disso, deve-se lacrá- las novamente, com o aproveitamento da própria embalagem. Evidentemente, só se deve deixar desembalado o contingente de unidades necessárias à entre- ga do período. Tal procedimento traz os mesmos benefícios apontados no critério da carga unitária, pois guarda com ele uma grande similitude. Equipamentos para armazenamento Também chamados de unidades de estocagem, esses equipamentos com- preendem: • armações; • estrados do tipo pallets; • engradados; • contenedores. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 58 • de uma unidade de produção para o almoxarifado; • do almoxarifado de produtos acabados para o despacho. Escolha de equipamentos de transporte Antes de mais nada, deve-se ter em conta que a escolha do equipamento de transporte de material deve ser precedida de um estudo baseado no critério do custo–benefício, mediante o qual se procura adotar a melhor solução entre as alternativas viáveis, o que implica escolher a alternativa de menor custo dentre as que atendem aos requisitos mínimos de transporte. Os principais fatores que influenciam o custo são: Quanto à natureza do material • estado físico: sólido (unitário ou granel), líquido, gasoso; • forma, dimensões, peso e perecibilidade; • tipo de embalagem. Quanto à demanda do material • quantidade de unidades movimentadas em cada intervalo. Quanto aos locais de armazenagem e utilização • pontos de origem e destino dos materiais; • área livre para circulação; • altura e pé-direito do armazém ou galpão; • obstáculos existentes nos armazéns ou galpões, como vigas, colunas, etc. • dimensões das portas de acesso e saída. O mercado brasileiro dispõe de grande número de opções e modelos de equipamentos, já padronizados segundo detalhes de segurança, economia, uti- lização, etc. Entretanto, não se deve descartar o critério do menor custo. Exemplos de equipamentos: • carros de tração manual; • empilhadeiras manuais e motorizadas; • guindastes manuais e automotores; • carros-pórtico; • tratores de armazém; SUBSISTEMA DE ARMAZENAMENTO 61 • talhas; • pontes rolantes; • elevadores; • correias transportadoras; • dutos de sucção e condução de grãos, etc. Central de abastecimento farmacêutico Devido à sua singularidade, neste tópico destaca-se a questão dos almoxarifa- dos de medicamentos, que se destina ao recebimento, conferência, estocagem, distribuição e controle de medicamentos e materiais médico-hospitalares, com proteção contra riscos, deterioração e prejuízos eventuais. Em virtude dos altos custos que encerram os medicamentos e os materiais médico-hospitalares, a segurança é um item que requer muita atenção. Assim, o local deve possuir apenas uma entrada/saída, o que permite o total controle de todo material que entra e sai, bem como das pessoas que tenham acesso a ele. A central de abastecimento deve ter como áreas componentes: carga e descar- ga, quarentena, administração, áreas de armazenamento específicas para contro- lados, inflamáveis e termolábeis, assim como uma área geral de estocagem. A área de carga e descarga deve comportar: • recepção: área destinada ao recebimento do material e onde se proce- de à verificação, conferência e separação dos medicamentos para pos- terior armazenamento. • expedição: área destinada à expedição dos medicamentos; ela pode se localizar no mesmo espaço da recepção, mas deve ficar distintamente separada das áreas restantes. A central deve oferecer (possuir): • proteção contra animais; • proteção contra incêndio; • boa circulação de ar, ausência de umidade, temperatura não superior a 25º C; • circulação interna entre estrados e estantes ou porta-pallets, com boa operacionalidade; • no caso de empilhadeira, verificar o raio de seu giro para que haja livre movimentação. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 62 Recepção de medicamentos/materiais médico-hospitalares Ao receber os medicamentos e/ou os materiais médico-hospitalares, o funcio- nário deve conferir os dados constantes na nota fiscal de entrega com os emi- tidos na nota de empenho, verificando os seguintes itens: • se o nome genérico do produto enviado é o mesmo do solicitado; • se os preços unitários e totais são os mesmos que foram empenhados; • se a quantidade recebida é igual à quantidade solicitada; • se a forma farmacêutica enviada é igual à solicitada; • se a especificação do material recebido é igual ao solicitado; • se a concentração recebida é igual à solicitada; • se a data de validade é maior ou igual a dois anos a contar da data da entrega; • se na embalagem, empacotamento e envases de todas as formas farma- cêuticas constam: nome do produto, número de registro, número do lote, prazo de validade, volume ou peso e via de administração; • se a embalagem apresenta indícios de violação; • observar possíveis alterações organolépticas nas diferentes formas far- macêuticas. Armazenamento de medicamentos Nessa área, devem-se observar os seguintes critérios: • armazenar os produtos por forma farmacêutica; • armazenar os produtos pelo nome do princípio ativo em ordem alfa- bética rigorosa, da esquerda para a direita; • armazenar os produtos por prazo de validade: os que vão vencer pri- meiro devem ser armazenados à esquerda e na frente; • observar o empilhamento máximo permitido para o produto (ver reco- mendações do fabricante); • observar a temperatura ideal a que o produto deve ser armazenado; • as caixas que forem abertas devem ser riscadas, indicando a violação, a quantidade existente anotada e, em seguida, a caixa deve ser lacrada. Armazenamento do material médico-hospitalar O material deve ser mantido na embalagem original. A estocagem deve ser por ordem alfabética de grupo de material, obedecen- do a uma ordem alfabética rigorosa em cada grupo, da seguinte maneira: SUBSISTEMA DE ARMAZENAMENTO 63 dade de refrigeração dos aparelhos em relação à cubagem da sala, bem como observar a necessidade de esquadrias que permitam uma ventila- ção natural quando houver cortes no fornecimento de energia elétrica. • Dimensionamento: deve estar relacionado diretamente à real necessida- de de guarda à temperatura em torno de 25° C de certos medicamentos, levando-se também em conta que nem sempre é possível a manutenção de todos os produtos nesse local, razão pela qual a seleção precisa ser rigorosa, considerando ainda que o tipo de embalagem e a taxa de umi- dade da região influem na conservação dos medicamentos. • Imunobiológicos: nessa área ficam armazenados soros e vacinas, pro- dutos que necessitam, para sua conservação, tanto de uma baixa tem- peratura de congelamento (–20° C) como, em outros casos, tempera- tura de resfriamento (+4º C a +8° C). Por esse motivo, é importante que o almoxarifado defina os equipamentos de frio de acordo com as necessidades locais, que, em almoxarifados centrais, são: – câmara fria: utilizada para a conservação de vacinas a temperaturas de –20° C e entre +4° C e +8° C, com dois compartimentos distintos (com as temperaturas mencionadas) para conservação de acordo com a necessidade (podem-se usar como alternativa duas câmaras separadas com temperaturas diferentes). Nos locais onde existem câmaras do tipo Randon, torna-se necessário estabelecer no projeto os afastamentos mínimos da câmara das paredes adjacentes: paredes laterais: 100 cm parede de fundo: 200 cm parede de frente: 150 cm teto: 100 cm. – freezer: substitui a câmara fria com temperatura a –20°C e pode ser usado também para a produção de gelo para as embalagens de transporte das vacinas. – geladeira: assim como o freezer, a geladeira – do tipo comercial de quatro, seis ou oito portas, com ventilador interno – pode substituir a câmara fria com temperatura entre +4°C e +8°C. O dimensionamento das câmaras e a quantidade de freezers ou gela- deiras relacionam-se diretamente com a demanda de cada Estado. É preciso haver um projeto específico para todo o sistema, cuja elabora- ção deve contar com a orientação do Ministério da Saúde, por meio do Programa Nacional de Imunizações (PNI), observando-se as determi- nações do Manual de Vacinação. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 66 Relacionamos a seguir as vacinas com a temperatura ideal de armazenamen- to e o equipamento necessário. VACINA TEMPERATURA IDEAL DE ARMAZENAMENTO EQUIPAMENTO Antipólio oral Câmara friaAnti-sarampo –20º C ou Contra febre amarela Freezer Antimeningocócica Tríplice Dupla Toxóide tetânico +4º C a +8º C Câmara fria Anti-rábica humana ou Contra febre tifóide Refrigerador BCG Fonte: Manual de Vacinação do Ministério da Saúde. A FUNÇÃO DISTRIBUIÇÃO A função de distribuição gera um dos problemas mais graves do sistema de materiais, principalmente quando se aborda um sistema sem os instrumen- tos adequados para desempenhar as tarefas. É mais comum do que se possa imaginar o estabelecimento de um ciclo acumulativo (figura 10), que deve ser rompido para que o sistema como um todo possa ser aprimorado. Figura 10 A observação desse ciclo leva a uma única possibilidade de rompimento: estoques suficientes para garantir o abastecimento. Sem essa medida, não há como obter um equilíbrio do sistema. SUBSISTEMA DE ARMAZENAMENTO 67 Como o usuário pede mais do que precisa, o sistema distribui menos Como o sistema distribui menos, o usuário pede mais do que precisa O sistema distribui menos do que foi pedido O usuário pede mais do que necessita Quando não há confiança entre o usuário e a administração de materiais, ins- tala-se o ciclo acima que leva a uma relação de sabotagem mútua e à criação de estoques periféricos que prejudicam ainda mais o sistema. A principal regra de distribuição, a ser aplicada após a ruptura do ciclo de desconfiança, é que o sistema deve distribuir a menor quantidade que a sua logística permitir. Esse procedimento se justifica pelo fato de que o usuário em geral não possui condições adequadas de armazenamento, e os estoques peri- féricos significam aumento dos recursos imobilizados. Outras condições a serem implementadas são: • Estabelecer um registro dos usuários: significa saber quem pode solicitar o material, como contatar o usuário, tempo para se efetuar o contato. • Fazer um cadastro dos itens que podem ser consumidos pelo usuário. Cada usuário, tendo em vista o seu papel na organização, possuirá um elenco de produtos que poderá solicitar. A comissão de normalização (que especificará os produtos) poderá colaborar ou mesmo definir quem pode pedir o quê. Assim como a normalização, o cadastro deve ser revisto periodicamente e atualizado com inserções e exclusões sempre que necessário. • Definir as quantidades de cada item a serem concedidas ao usuário, inicialmente de acordo com a previsão. Fazer o monitoramento e as correções, conforme as solicitações. • A auditoria dos estoques dos usuários, com apoio da direção da orga- nização, deve ser feita periodicamente, buscando verificar as condições de armazenamento e auxiliando o usuário a aprimorar os seus sistemas de controle. • Estabelecer um sistema de atendimento às emergências para que o usuário possa confiar no sistema, diminuindo-se com isso a formação de estoques nas áreas. • Difundir entre os usuários a prática de utilizar o material e reduzir ao mínimo possível o tempo despendido com as ações relacionadas à administração de estoques periféricos e distribuição de produtos. A função de distribuição pode ser desenvolvida seguindo-se modelos já esta- belecidos, entre os quais se podem sugerir: • Sistema de complementação da previsão: tomando-se a previsão como ponto de partida, determina-se a data de requisição do material. O usuário, no momento adequado, informa o estoque existente na unidade e recebe uma quantidade suficiente para complementar os níveis de estoque constantes de sua previsão. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 68 O almoxarifado responde pelas funções de recebimento, armazenamento e distribuição dos materiais. A área de materiais está usualmente subordinada à diretoria administrativa. Uma estrutura que pode ser proposta para a área de materiais é mostrada abaixo, na figura 11. Figura 11 Finalmente, é importante ressaltar que a administração de materiais não tem tido um tratamento profissional como seria desejável que ocorresse, consideran- do-se a importância do setor, os valores envolvidos e o estabelecimento de um sistema como tal. É mais comum do que se imagina entregar a responsabilidade de desenvolvimento de tais funções a funcionários sem a devida qualificação, usualmente de nível médio, sem o domínio da linguagem do setor e os conhe- cimentos básicos que norteiam as diversas atividades do sistema de materiais. Na falta do administrador de materiais, há a alternativa de utilizar-se, por exemplo, um farmacêutico ou mesmo um nutricionista para exercer essa fun- ção. Cursos especializados para tais profissionais, para que possam assimilar os conceitos mais importantes, resultam em ganho de tempo importante. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 72 Área de materiais Programação e controle de estoques AlmoxarifadoCompras s rotinas apresentadas a seguir servem de ponto de partida para adapta- ções a serem utilizadas pelo sistema de materiais, de acordo com as necessidades locais. Rotina operacional para reposição de estoques Desempenhada pelo auxiliar administrativo responsável pela programação e controle de estoques. • Recebe a nota fiscal enviada pelo almoxarifado (proveniente do rece- bimento de materiais) e as requisições de materiais procedentes das unidades. • Registra as entradas e saídas, utilizando as notas fiscais de entrada e as requisições de materiais das unidades e posteriormente envia os docu- mentos aos destinatários. • Quando a quantidade em estoque atinge o ponto de ressuprimento, emite duas cópias do pedido de compra de material, indicando a quantidade a ser reposta. Uma das cópias é enviada para a comissão de planejamento e normalização de materiais e medicamentos e a outra, arquivada na unidade. Esta última é eliminada quando da che- gada dos produtos. • Quando a quantidade em estoque atinge o nível de reserva, emite um pedido de compra de emergência em duas vias. Normas anexas à rotina operacional para reposição de estoques Desempenhada pelo auxiliar administrativo responsável pela programação e controle de estoques. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 73 PROPOSTAS DE ROTINAS PARA O SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS A • O auxiliar administrativo manipula de 300 a 500 fichas de controle físi- co-financeiro. • O ponto de reposição ou estoque mínimo pode ser calculado pela seguinte fórmula: PR = D x 3, sendo D a média mensal de consumo do item nos últimos seis meses. A primeira quantidade D refere-se ao esto- que de reserva, as duas outras são destinadas a cobrir o prazo de pro- cessamento mais o prazo de entrega. A fórmula pode ser alterada de acordo com os tempos para cumprir estes prazos. • O lote de reposição ou de compras deve ser igual ao estoque mínimo. • Na ficha de controle físico deve constar o consumo médio mensal refe- rente aos últimos seis meses atualizado e a quantidade do estoque míni- mo. Os estoques de reserva são iguais a um consumo médio mensal. Dependendo da classificação ABC do item, os valores podem variar. Rotina de compras sem licitação Aplicável, por exemplo, a compras de emergência. • Quando a quantidade em estoque atinge o nível de reserva, o auxiliar administrativo da unidade de programação e controle de estoques emite o pedido de compra de emergência em duas vias e faz constar a anotação de que o produto atingiu o nível de estoque de reserva. Uma via é enviada para a chefia da unidade e a outra, arquivada. • A chefia da unidade de programação e controle de estoques descreve a necessidade, justificando-a, e solicita a dispensa da licitação, encami- nhando-a à comissão de planejamento e normalização de materiais e medicamentos. Em casos particulares, essa solicitação (igualmente em duas vias, com as justificativas) pode ser feita diretamente pelo usuário. • A comissão de planejamento e normalização de materiais e medica- mentos analisa os pedidos, avalia as justificativas e emite parecer con- clusivo destinado ao diretor-geral da instituição. • O ordenador da despesa, aceitando as condições e recomendações da comissão de planejamento e normalização de materiais e medicamentos, autoriza a dispensa e abertura do processo. Nesse caso, há necessidade de manifestação da consultoria jurídica, que pode ser eliminada se esta expedir uma formulação genérica para os casos mais corriqueiros. O expediente é remetido para a unidade de comunicação e arquivo para providências. Caso não seja aprovada a dispensa, o expediente retorna para conhecimento dos interessados. • A unidade de protocolo e arquivo abre o processo, remetendo-o para o departamento financeiro para que seja feita a reserva de recursos. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 74 • A autoridade superior assina as três vias do contrato, anexando duas delas ao processo, e remete a terceira ao departamento financeiro para processamento. O processo completo é enviado para a área de compras. • O departamento de compras recebe o processo, registra os dados necessários para controle, convoca o fornecedor e entrega cópia do empenho e/ou contrato. Remete o processo para o almoxarifado. • O almoxarifado recebe o processo, arquiva-o e controla o prazo de recebimento. Recebe o material. Confere os dados da nota fiscal, enca- minha o processo e respectiva nota fiscal para a unidade de programa- ção e controle de estoque. Se necessário, convoca o usuário ou ainda procede a um recebimento provisório (o processo só será liberado após o recebimento definitivo). No caso de equipamentos, comunica o recebimento ao departamento de controle e patrimônio. • A unidade de programação e controle de estoques registra a entrada do material nas fichas apropriadas, anota que a compra está encerrada e remete o processo ao departamento financeiro. • O departamento financeiro emite a ordem de pagamento e remete o processo para arquivamento. Rotina operacional de distribuição Sub-rotina de estabelecimento de nível de consumo • O usuário confecciona, conforme calendário estabelecido, uma lista de itens de consumo com as quantidades necessárias para atendimento de suas necessidades. Envia duas cópias para a comissão de planeja- mento e normalização de materiais e medicamentos e arquiva uma ter- ceira para controle interno. • A comissão de planejamento e normalização de materiais e medica- mentos avalia as solicitações e remete uma das cópias da lista para a unidade de programação e controle de estoques e devolve a outra ao solicitante para que tome conhecimento de eventuais modificações. • A unidade de programação e controle de estoques recebe a lista e arquiva por ordem de usuário. Sub-rotina de estabelecimento de calendário de distribuição • O almoxarifado estabelece o calendário considerando: os recursos dis- poníveis para distribuição, a periodicidade estabelecida para distribuição, a data de envio das informações do estoque existente para o usuário, a data de distribuição do material. PROPOSTAS DE ROTINAS 77 Sub-rotina de envio de informação de nível de estoque para requisição de material • O usuário faz o pedido de reposição de material em quatro vias, arqui- vando uma delas e remetendo as demais para a unidade de programação e controle de estoques. • A unidade de programação e controle de estoques estabelece a quanti- dade a ser distribuída, considerando a posição de estoques, atualiza as fichas de controle, preenche os campos do pedido de reposição de material relativos às quantidades a serem dispensadas e respectivas alte- rações. Uma via é arquivada e as demais, enviadas para o almoxarifado. • O almoxarifado recebe as duas vias, atualiza as fichas do kardex, arqui- va uma via do pedido de reposição de material, envia a outra para o usuário, junto com o material solicitado. Sub-rotina de requisição de material de caráter emergencial • O usuário faz o pedido de material urgente em quatro vias, arquivan- do uma delas e levando as demais para a unidade de programação e controle de estoques. • A unidade de programação e controle de estoques aprova a solicita- ção, atualiza as fichas de controle, preenche os campos do pedido de emergência de material relativos às quantidades a serem dispensadas e respectivas alterações. Uma via é arquivada e as demais, enviadas para o almoxarifado. • O almoxarifado recebe as duas vias, atualiza as fichas do kardex, arqui- va uma via do pedido de emergência de material, envia a outra para o usuário, junto com o material solicitado. Rotina operacional de devolução de materiais • O usuário identifica os materiais que não serão utilizados ou cuja data de expiração esteja próxima, preenche a nota de devolução em duas vias e remete-a ao almoxarifado. • O almoxarifado recebe o material, confere-o, retém uma via da nota e devolve a outra ao usuário. Quando o material é inservível, envia a cópia, juntamente com o material, para descarte. Deve se tentar proce- der à troca dos produtos com os fornecedores. Caso o material possa ser utilizado, procede-se à entrada desse item e encaminha-se a cópia para a unidade de programação e controle de estoques. GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS 78 • A unidade de programação e controle de estoques registra a entrada nas fichas, contabilizando-a como doação. Finalmente, deve-se ressaltar que as rotinas propostas são genéricas. Cada instituição deve estudá-las e promover as alterações necessárias para que pos- sam ser adaptadas à sua realidade. É importante realçar também que, com a informatização e em particular com o uso de redes, essas rotinas podem ser processadas via e-mail. No entanto, o processo ainda deve ser constituído e nele devem existir provas de todos os passos, pelo menos até que os Tribunais de Contas acordem para os novos tem- pos e proponham novas sistemáticas mais consentâneas com esses tempos. Observação: Tanto a autorização para a abertura quanto aquela destinada à reserva de recursos são atos da autoridade maior; portanto, devem ser especi- ficamente delegadas se essas rotinas forem aplicadas. PROPOSTAS DE ROTINAS 79
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