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Sistemas Enterprise Resource Planning

Mestrado em Gestão Empresarial Contabilidade de Gestão Avançada Catarina Neiva Maria Camila nº 11745

Coimbra, 12 de Novembro de 2010

Índice de Figuras3
Glossário de termos e Abreviaturas4
1. Introdução5
2. Sistemas de Informação6
2.1 Definição6
2.2 Contextualização histórica7
3. Sistemas Enterprise Resource Planning9
3.1 Enquadramento teórico9
3.2 Enquadramento conceptual10
3.3 Ciclo de vida de um sistema ERP12
3.4 Mercado de Sistemas ERP14
3.5 Custos do ERP17
3.6 Pontos críticos do ERP20
3.7 Vantagens de um sistema ERP21
3.8 Desvantagens de um sistema ERP2
3.9 Impacto dos sistemas ERP nas organizações e na Contabilidade23
3.10 Aplicações SAP: caso no sector público24
4. Conclusão27

Índice 5. Bibliografia ......................................................................................................... 28

Índice de Figuras

Figura 1: Estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP………………………..….…. 1 Figura 2: Principais Fornecedores de Sistemas Empresariais …………………………………..…16 Figura 3: Custos de um sistema ERP…………………………………………………………………………..17

Glossário de termos e Abreviaturas

ERP- Emprise Resource Planning MRP- Materials Resource Planning

TI- Tecnologias da Informação

ROI- returns of investment

1. Introdução

O mundo actual encontra-se sob constante mudança, de grandes avanços e descobertas, alavancado principalmente pela globalização e pelas novas tecnologias, acarretando uma forte competição, que tem forçado as pessoas e organizações a assumirem novos caminhos perante tais inovações.

Uma das mudanças mais importantes e significativas para as organizações foi a transição de uma economia industrial para uma economia baseada na informação. Afinal, estamos na “era da informação”. Actualmente, a importância que é conferida à informação não surpreende ninguém. Trata-se de um dos recursos cuja gestão e aproveitamento mais influencia o sucesso das organizações e sociedades.

Segundo Tom Wilson, a gestão de informação é entendida como gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto a nível de recursos gerados internamente como os produzidos externamente.

O elevado nível de competição, tem levado as empresas a incorporarem as novas tecnologias no auxílio à gestão dos seus negócios complexos.

Diversos mecanismos foram criados ao longo do tempo com o intuito de disponibilizar ao gestor ferramentas adequadas na actividade de procura e tratamento de dados e o próprio gestor tem procurado alternativas que optimizem o desempenho empresarial, com ênfase na agilidade de selecção e disponibilização das informações necessárias ao planeamento estratégico. Apesar da eficácia crescente destas ferramentas e da quantidade de informação disponível, o gestor é muitas vezes confrontado pelo sentimento de não estar suficientemente informado, seja por não conseguir localizar o que é importante, ou, então, pelo facto da informação localizada não corresponder àquilo que foi procurado.

Dentro deste contexto, destaca-se o papel da tecnologia, que auxilia no armazenamento, processamento e disponibilização de informações de uma maneira mais simples e directa, tornando-se um elemento de diferenciação.

O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema de informação que consiste num software suportado por módulos que interagem entre si. Segundo Stair (2006) o ERP é um factor crucial para o acesso instantâneo à informação, uma vez que facilita o fluxo de informação dentro da organização e com os fornecedores, clientes e outros intervenientes da cadeia de abastecimento. Nesses módulos são incluídas funcionalidades de marketing e vendas, distribuição, gestão de produção, controlo de inventário, gestão da qualidade, recursos humanos, gestão financeira, contabilidade e gestão de informação, entre outros. Têm assim um papel fundamental neste contexto e são o foco central do presente trabalho.

Apesar dos benefícios provenientes da gestão da informação através da utilização de sistemas ERP, o seu êxito depende bastante da fase de implementação, uma vez que é a mais crítica de todo o processo. “O sucesso da implementação de uma solução ERP depende da rapidez com que se conseguir colher benefícios da mesma. Menor reacção dos utilizadores e mais rápido ROI (return-on-investment).” (Costa, 2002). Portanto, a comunicação, a cooperação, a formação, o apoio dos gestores de topo e a complexidade tecnológica, factores estes que estão relacionados ao processo de introdução do ERP na empresa. É por esse motivo que iremos analisar os pontos críticos da sua implementação, assim como discutir as vantagens e desvantagens desse sistema.

2. Sistemas de Informação

Ward (1995) define sistema de informação como um sistema que liga entrada de dados, processamento, e informação de saída de um modo coerente e estruturado.

Esta definição, que apresenta centrada numa monografia centrada sobre gestão dos sistemas de informação, foca o conceito agregado de sistemas de informação em sistemas formais, isto é, estruturados, embora reconheça que hoje em dia a tecnologia de informação é também utilizada para facilitar a execução de processos de tratamento de informação informal, como correio electrónico, processamento de dados, entre outros.

Ward acrescenta que todos os sistemas de informação formais de uma organização podem um dia beneficiar da tecnologia de informação já disponível. Qualquer processo em que todos os dados são recolhidos, arquivados, acedidos, analisados, sintetizados e formatados para uma pessoa ou para outro processo usar, é um potencial alvo da tecnologia.

No mesmo contexto Ward entende ser necessário definir Tecnologia de

Informação, de modo a diferencia-la do conceito de sistemas de informação. Este conceito diz respeito ao hardware que compõe os computadores e as redes de comunicação e ao software que corre nesse hardware.

Recursos IT são os especialistas e as competências necessárias para utilizar a tecnologia de informação eficaz e eficiente nas organizações.

Ward clarifica também a distinção que deve ser estabelecida entre dados e informação. Em seu entender “Dados” é a matéria-prima (numero, palavras, imagens) que é processada no sistema, o qual produz informação. Informação é aquilo que as pessoas necessitam, para através da sua experiencia e competências (skills), gerarem conhecimento.

De facto, lembra Ward, pode ser um processo baseado em computadores a produzir conhecimento, como se pretende nos sistemas de inteligência artificial. Ou seja a informação produzida num processo, pode tornar-se os dados, matéria-prima, de outro processo.

2.2 Contextualização histórica

Antes da popularização dos computadores, os sistemas de informação nas organizações baseavam-se se simplesmente em técnicas de arquivamento e recuperação de informações de grandes arquivos. Geralmente existia a figura do "arquivador", que era a pessoa responsável pela organização, registo, catalogação e recuperação dos dados quando necessário.

Esse método, apesar de simples, exigia um grande esforço para manter os dados actualizados bem como para recuperá-los. As informações em papéis também não possibilitavam a facilidade de cruzamento e análise dos dados. Por exemplo, o inventário do stock de uma empresa não era uma tarefa trivial nessa época, pois a actualização dos dados não era uma tarefa prática e quase sempre envolvia muitas pessoas, aumentando a probabilidade de ocorrerem erros.

A partir da década de 90, o cenário mundial e as organizações começaram a sofrer mudanças cada vez mais drásticas e rápidas. Cada vez mais pessoas lidavam com um volume maior de informações, provenientes tanto do ambiente interno, quanto do externo.

De facto, com a globalização, que vem reduzindo o proteccionismo nos mercados e ampliou a concorrência externa nas empresas, houve necessidade de se buscar novos padrões de qualidade, insistir na redução de custos e da margem de lucros.

Segundo Chopra e Meindel (2003), ao acompanhar a evolução dos SI, houve uma mudança na tecnologia adoptada pelas empresas, que passaram de plataformas do tipo mainframe para cliente/servidor. Nesta categoria de tecnologia, duas linhas de produto tem se destacado:

(a) Aplicativos com base no navegador – onde os usuários precisam apenas do acesso á Internet e de um navegador no seu computador, pelo qual se a cessa ao sistema. Qualquer informação, ou análise fica disponível pelo navegador. Essa tecnologia não requer muitos gastos com actualizações de software no computador do usuário, (b) Fornecedores de Serviços aplicativos – ASP (Aplication Services Providres) – são hospedeiros de programas desenvolvidos por outros e alugam o uso do produto para as empresas

incluindo sistemas ERP

O ASP é responsável pela execução dos aplicativos que o cliente aluga,

mais elevado, no qual incluísse o do “conhecimento”

Segundo Cardozo e Sousa (2001), os níveis básicos até então, estratégico, operacional entre outros, foram reavaliados e mostraram a necessidade de um nível

Esta mudança na estrutura organizacional das empresas trouxe a necessidade de um novo tipo de SI, que conseguisse integrar todas as áreas funcionais da empresa - produção, marketing, finanças e recursos humanos - de modo a permitir facilitar a criação de conhecimento a partir da informação existente. Foi o inicio do surgimento dos sistemas ERP.

3. Sistemas Enterprise Resource Planning

3.1 Enquadramento teórico

A sigla ERP traduzida literalmente significa,” Planeamento dos Recursos da

Empresa”, o que pode não transmitir a realidade dos seus objectivos.

Koch, Slater e Baatz (1999) citam: “…esqueça a parte do planeamento - ele não o faz, e esqueça os recursos, é apenas um termo de ligação. Mas lembre-se da parte da empresa. Esta é a real ambição dos sistemas ERP”.

Tipicamente, um sistema ERP é um sistema de informação integrado na forma de um pacote de software composto por vários módulos, tais como produção, vendas, finanças e recursos humanos, disponibiliza uma integração de dados horizontais ao longo da organização e através dos seus processos de negócio. Esses pacotes podem ser personalizados de forma a responder às necessidades específicas da organização (Esteves e Pastor 1999).

Um outro conceito, apresentado Cooper e Kaplan (1998) refere que um ERP oferece à organização um sistema operacional, financeiro e de gestão integrado, sendo uma estrutura acessível que permite partilhar informação por toda a organização e por todo o mundo. Também se pode definir um ERP como sendo um sistema de software que permite a uma organização automatizar e integrar a maioria dos seus processos de negócio, partilhar práticas e dados comuns através de toda a empresa e, por fim, produzir e aceder a informação num ambiente de tempo real [Souza e Zwicher 2000].

Deste modo um sistema ERP propõe essencialmente, eliminar a redundância de operações e burocracia, ao automatizar os processos. Os módulos de um ERP permitem desenvolver e gerir o negócio de forma integrada. As informações são mais consistentes, permitindo uma melhor tomada de posição, com base em dados reais (Davenport, 1998). Para muitas empresas, estes benefícios traduzem-se em grandes benefícios de produtividade e rapidez.

De uma forma abrangente e integrada, estas actividades incluem, por exemplo, o desenvolvimento de produto; a compra de matéria-prima e componentes; a interacção com fornecedores e clientes, a gestão de stocks: a gestão de recursos humanos; a gestão de projectos; entre outros.

3.2 Enquadramento conceptual

Os sistemas ERP surgiram com a promessa de solucionar problemas relacionados com a obtenção de informações integradas, com qualidade e confiáveis para apoiar a tomada de decisão. Deste modo incorporou em um único sistema, funcionalidades que suportam as actividades dos diversos processos de negócio das empresas.

Estes sistemas tem raízes nos sistemas MRP - Materials Resource Planning (planeamento das necessidades de material) -, tratando-se de um processo evolutivo natural proveniente da maneira como a empresa gere o respectivo negócio e interage no mercado.

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