Microsoft - Access 7.0 Índice Introdução ao, Notas de estudo de Informática

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Microsoft - Access 7.0 Índice Índice _________________________________________________________________________ 1 Introdução ao Access _____________________________________________________________ 3 Criando um Banco de Dados Vazio I ________________________________________________ 4 Criando um Banco de Dados Vazio II________________________________________________ 5 Criando um Banco de Dados Vazio III _______________________________________________ 6 Criando um Banco de Dados Vazio IV _______________________________________________ 7 Criando BD pelo Assistente I_______________________________________________________ 8 Criando BD pelo Assistente II ______________________________________________________ 9 A Tabela ______________________________________________________________________ 10 Apresentando os Campos para a Tabela _____________________________________________ 11 Tipos de Campo ________________________________________________________________ 12 Apresentando o Campo Chave_____________________________________________________ 13 Indexando o Campo Chave _______________________________________________________ 14 Formatos de Campo _____________________________________________________________ 15 Validando Campos ______________________________________________________________ 16 Criando Tabela via Assistente I ____________________________________________________ 17 Criando Tabela via Assistente II ___________________________________________________ 18 Criando Tabela via Assistente III __________________________________________________ 19 Criando Tabela via Assistente IV __________________________________________________ 20 Criando Formulário via Assistente I ________________________________________________ 21 Criando Formulário via Assistente II _______________________________________________ 22 Criando Foemulário via Assistente III ______________________________________________ 23 Criando Formulário via Assistente IV ______________________________________________ 24 Criando Formulário via Assistente V _______________________________________________ 25 Criando Tabela via Estrutura I ____________________________________________________ 26 Criando Tabela via Estrutura II ___________________________________________________ 27 Propriedades dos Campos da Tabela I ______________________________________________ 28 Propriedades dos Campos da Tabela II______________________________________________ 29 - 1- Microsoft - Access 7.0 Salvando a Tabela ______________________________________________________________ 30 Abrir uma Tabela _______________________________________________________________ 31 Apresentando Tabela - Modo Folha de Dados ________________________________________ 32 Criando Consulta via Assistente I __________________________________________________ 33 Criando Consulta via Assistente II _________________________________________________ 34 Criando Consulta via Assistente III ________________________________________________ 35 Criando Consulta via Assistente IV_________________________________________________ 36 Criando Consulta via Assistente V _________________________________________________ 37 Criando Consulta via Estrutura I __________________________________________________ 38 Criando Consulta via Estrutura II _________________________________________________ 39 Criando Consulta via Estrutura III_________________________________________________ 40 Consulta com Parâmetros I _______________________________________________________ 41 Consulta com Parâmetros II ______________________________________________________ 42 Consulta com Parâmetros III _____________________________________________________ 43 Criando Formulário via Estrutura I ________________________________________________ 44 Criando Formulário via Estrutura II _______________________________________________ 45 Criando Formulário via Estrutura III ______________________________________________ 46 Modificando o Formulário _______________________________________________________ 46 Editando o Formulário __________________________________________________________ 47 Inserindo figuras no formulário ___________________________________________________ 47 Criando Relatórios via Estrutura I _________________________________________________ 48 Criando Relatórios via Estrutura II ________________________________________________ 49 Criando Relatórios via Estrutura III________________________________________________ 50 - 2- Microsoft - Access 7.0 Criando um Banco de Dados Vazio II Selecionada a opção Banco de Dados Vazio, basta confirmar em OK - 5- Microsoft - Access 7.0 Criando um Banco de Dados Vazio III A partir desta janela vamos definir o nome do BD, em que pasta ficará etc. Salvar em É a saída para a unidade de disco/pastas onde será armazenado o BD que estamos gravando, e através da seta de opções desta janela temos acesso a outras unidades de disco/pastas. Criar Botão que confirma as informações da janela, criando o BD Nome do arquivo Nesta caixa entraremos com um nome para o arquivo que vamos salvar. Cancelar Botão usado para abandonar a gravação do arquivo. Salvar como tipo Assegura que o BD receberá a extensão correta (MDB) para o arquivo • Após a criação do BD, retornará a janela do banco recém criado como vemos a seguir - 6- Microsoft - Access 7.0 Criando um Banco de Dados Vazio IV Nomeado o banco o próximo passo será efetivamente construir o banco, o que se dará com as definições de tabelas, consultas etc., processos que serão vistos a seguir. A figura acima é a janela de trabalho do banco de dados, que neste exemplo será desenvolvido para a empresa fictícia Boi Amigo - Artefatos de Couro • Para criar um banco de dados, após iniciado o Access o caminho é menu: Arquivo ⇒ Novo Banco de Dados... ⇒ opção Banco de Dados Vazio, confirmando OK, e o todo processo visto até este tópico... - 7- Microsoft - Access 7.0 Tabela Tabela nada mais é do que a reunião de informações sobre um determinado assunto, um tema ou algo que motive relacionar de forma organizada dados serem manuseados mais tarde. Partimos da janela do banco de dados, que deverá sempre receber o nome do projeto a ser organizado, neste exemplo será utilizar as ferramentas do Access ordenar informações da empresa Boi Amigo - Artefatos de Couro Veremos a partir de agora as características de cada campo que comporá a tabela, e em seguida cada um dos itens desta janela... - 10- Microsoft - Access 7.0 Apresentando os Campos para a Tabela Cada informação a ser entrada no banco de dados, deve seguir a uma ordem padrão, para que todos os campos de mesma característica tenha uma única característica, e no futuro possam sofrer atualização, pesquisas corretas ... ou seja para que sejam localizados entre tantas outras informações. O primeiro passo para um arquivo confiável, é conhecer as convenções do Access... • Arquivo de Dados é formado por um conjunto de registros: ex. A partir do cadastro de clientes você pode criar uma tabela para controle de vendas, utilizando dados do cadastro na tabela de vendas, sem no entanto ter de repeti-los... • Registro nada mais é do que a reunião de campos relacionados a um mesmo item da tabela; algo como uma ficha com os dados de um Cliente. (ex. todos os campos relacionados ao Cliente X estarão na linha 1 janela de estrutura; linha 2 entrarão os registros referentes ao cliente Y, na linha seguinte o cliente Z e etc. • Campo é o tipo de informação que o usuário deseja que apareça no registro dentro da tabela (ex. nome do cliente, endereço, fone etc.). Concluímos que um BD é composto de Arquivo de Dados, Registros e Campos Quando formos criar cada campo dentro da estrutura devemos atribuir uma característica ideal para cada item, evitando erros durante a entrada de informações, para isso conheçamos agora os Tipos de Campo existentes na próxima página. Abaixo um exemplo dos campos - 11- Microsoft - Access 7.0 Tipos de Campo De acordo com o objetivo do usuário, é que se vai definir quais serão os campos e tipos que comporão a tabela. O Access possui os seguintes campos disponíveis: Texto Utilizados para entradas (até 64 caracteres) do tipo Nome, Endereço, Fone, etc... Memorando Utilizado para receber textos maiores que o anterior, como observações, comentários, etc... Número Armazena dados numéricos, quantidades e valores (tende a arredondamentos). Data/Hora Ideal para formatos de data e hora. Campo orientado pelo Painel de Controle do Windows. Moeda Onde o usuário deverá entrar com valores numéricos com precisão de casa decimais, e que no futuro possam ser envolvidos em operações matemáticas. AutoNumeração É contador seqüencial, inserido à medida que os registros são digitados. Sim/Não É um campo do tipo Lógico, onde as respostas serão "Sim/Não"; "Verdadeiro/Falso”; “Ativado/Desativado" para campos de decisão/escolha... Objeto OLE Permite inserção de Objetos ou Arquivos criados em outros aplicativos (Word, Excel, Paint etc.) para o Access. O objeto inserido é atualizado on-line caso o original sofra qualquer ajuste. Assistente de Pesquisa Cria um campo que permite ao usuário "buscar" dados em outra tabela. • Aqui uma amostra da lista de Tipos de Dados disponíveis para o campo Código do Cliente... - 12- Microsoft - Access 7.0 Formatos de Campo No modo estrutura tão importante quanto definir quais campos comporão a tabela, é estabelecer quais formatos estes terão, de forma a estabelecer um equilíbrio e evidentemente um padrão que acompanhe os dados a serem entrados neste banco de dados. Veremos exemplos mais utilizados para formatos de campo no Access: • Campos do tipo texto Função Formato Se digitado: Será exibido: Marcador de posição @@@-@@@@ 1234567 123-4567 Exibe caracteres maiúsculos > Bom dia BOM DIA Exibe caracteres minúsculos < Bom dia bom dia Permite entrada só numérica “Registro:”999 256 Registro: 256 • Campos do Tipo Data Função Formato Se digitado: Será exibido: Data por extenso dd/mmmm/aaaa 15593 05/maio/1993 Data de forma abreviada d/mm/aa 15593 5/05/93 Forma para hora hh:mm:ss 123456 12:34:54 • Campos do Tipo Número Função Formato Se digitado: Será exibido: Aguarda decimais 0,00 1,234 1,23 Aceita números maiores #.##0,00 56289,7 56.289,70 • Pode-se perceber que estes formatos são variados e devem ser combinados para se ajustarem a necessidade e desejo do usuário que esta desenvolvendo o BD, portanto cabe então a você buscar a melhor combinação. Tente... - 15- Microsoft - Access 7.0 Validando Campos Esta função permite que você evite entrada de dados incorretos. Basta definir regras coerentes que servirão na verdade para garantir a integridade dos valores do seu BD. • Regras de Validação Estando em modo de estrutura, clique no item a receber as regras de validação em seguida na área de propriedades na caixa de entrada Regra de Validação, determine a validade. exemplos: Função Formato Definido intervalo de valores Entre 50 E 100 Termos como validação Preto Ou Marrom Letras/Códigos como validação P Ou M Ou G Pré texto seguido de complemento "Setor"### exemplo de validação de campo: • Texto de Validação Complementa o recurso anterior, retornando ao usuário final uma mensagem avisando-o que o último campo preenchido não atende as regras de validação. A mensagem a ser apresentada será a que você determinar na caixa nomeada Texto de Validação. - 16- Microsoft - Access 7.0 Criando Tabela via Assistente I A partir de agora você vai conhecer os procedimentos para criação de Tabelas; agora veremos como utilizar o Assistente de Tabela. Siga os procedimentos nesta apostila enquanto executa os mesmos passos no seu equipamento, mas não se esqueça do instrutor que esta sua disposição... Comecemos supondo um banco de dados criado, neste caso será Calçados Boi Amigo, então já dentro da janela do BD clique sobre a guia Tabelas e em seguida em Novo. A próxima tela recebida será a Nova Tabela Escolha a opção Assistente de Tabela, confirme clicando em OK e vamos a próxima janela... na pagina seguinte. - 17- Microsoft - Access 7.0 Criando Tabela via Assistente IV Para finalizar a criação da Tabela, basta escolher entre as opções desta janela. Como não pretendemos mudar a estrutura de uma tabela que nem conhecemos, e não estamos tratando de Formulário até aqui escolha a opção “Entre dados diretamente na janela” e confirme clicando em Concluir. Access como resposta nos apresenta a tabela criada com base em suas informações, em modo de Folha de Dados pronta a receber os dados que você pretende editar. Mãos a Obra... - 20- Microsoft - Access 7.0 Criando Formulário via Assistente I Seguindo a lógica, uma vez criado ao menos uma Tabela já se pode pensar em montar um Formulário que facilite a alimentação dos dados dentro da tabela. Siga agora na apostila enquanto executa em seu equipamento, os passos para definição do formulário; partindo sempre da janela do BD selecione a guia Formulários e clique no botão OK A próxima janela será a Novo Formulário, marque a opção Assistente de Formulário.. Aponte na caixa “Escolha a tabela ou consulta de onde os dados do objeto se originam:” o nome da tabela, dará razão a este formulário clique em OK - 21- Microsoft - Access 7.0 Criando Formulário via Assistente II Defina agora os campos que serão definidos dentro do formulário; ou seja todos os campos que terão entrada de dados pelos usuário final. Em Tabelas/Consultas apontará o nome da tabela base, e a seleção dos campos será feita de mesma forma vista durante a criação da Tabela via Assistente. - 22- Microsoft - Access 7.0 Criando Formulário via Assistente V Entre com o titulo que você deseja para Formulário... Escolha a opção “Abrir o formulário para exibir ou inserir informações” e confirme no botão Concluir; para retornar o formulário a seguir, observe como melhorou a aparência da tabela de dados... afinal agora temos um formulário... - 25- Microsoft - Access 7.0 Criando Tabela via Estrutura I Agora que você já foi apresentado as principais convenções do Access, pode começar a criar sua primeira Tabela. Acompanhe os procedimentos... Depois de criado o BD, você receberá a janela: Perceba que a guia Tabelas já se apresenta sobrepondo as outras; basta selecionar a opção Novo através do botão de mesmo nome para evocar a janela Nova Tabela Escolha a opção Modo de Estrutura, e confirme no botão OK, como retorno será apresentada a tabela em Modo de Estrutura, basta então começar a entrar os campos que a comporão - 26- Microsoft - Access 7.0 Criando Tabela via estrutura II Para que você possa seguir a construção da tabela aqui apresentada, e executar o mesmo exemplo via Modo Estrutura vou a partir de agora, dar a relação dos campos que a comporão Acrescente todos estes campos a sua tabela, seguindo todas as características a seguir... • Observe o campo chave desta tabela (na ilustração acima); a seguir as propriedades de cada campo serão apresentadas... Lembrando então: dispomos de dois ambientes para a criação de Tabela: o Modo de Estrutura e Modo Folha de Dados... • Estrutura é o ambiente onde definimos tantos os campos que comporão a tabela, assim como as características de cada campo. • Folha de Dados já traz um ambiente agradável para a entrada de dados, classificações, filtros entre tantas ferramentas. - 27- Microsoft - Access 7.0 Salvando a Tabela Uma vez definidos os campos e suas respectivas propriedades, chegou o momento de salvar; através do menu Arquivo ⇒ Salvar. Nomeie sua tabela como Cadastro de Clientes Caso você não lembre de salvar suas definições no modo estrutura, ao alternar para o modo folha de dados o aplicativo enviará o seguinte lembrete: • Alterne agora para o Modo Folha de Dados, clicando sobre o botão localizado a esquerda da janela no alto, veja apresentação do botão: Clicando sobre o botão alterna-se diretamente para o modo desejado, com um clique sobre a seta de opções receberá o menu acima, então clique na opção Modo Folha de Dados. - 30- Microsoft - Access 7.0 Abrir uma Tabela A partir do menu Bando de Dados, escolha a guia Tabela e nesta selecione a opção em que deseja abri-la, veja as opções abaixo: • Uma vez selecionada a tabela (no caso acima foi Cadastro de clientes), e queira-se abri-la em modo de Folha de Dados, clique em Abrir • Se o desejo for abrir a tabela em modo Estrutura, clique sobre o botão de mesmo nome • Se a opção fosse criar nova tabela, bastaria escolher Novo Caso você tenha fechado a tabela, escolha agora a opção Abrir... - 31- Microsoft - Access 7.0 Apresentando Tabela - Modo Folha de Dados Como pode perceber, toda a definição para a tabela foi desenvolvida em Modo Estrutura. Agora passamos a trabalhar em Modo Folha de Dados, que muito se assemelha ao ambiente Excel formado por células (interseção - encontro - de linha e colunas). É justamente neste ambiente que você entrará os dados da tabela recém concluída, assim como também proceder Filtros, Classificação etc... Nesta figura podemos perceber várias ferramentas já conhecidas de outros ambientes Office 1. Como titulo das colunas, reconhecemos os campos que em Modo Estrutura era tratado como Nome do Campo 2. Dentro da figura, na linha abaixo percebemos dados já entrados nesta tabela de clientes... 3. A terceira linha da tabela apresenta um * que representa Novo Registro, ou seja a entrada para os dados de um novo cliente... 4. Onde vemos o titulo Registro e um contador, nos mostra o controle de acesso aos registros incluídos nesta tabela. • OK, então vamos lá então... entre com os dados nesta tabela de clientes... - 32- Microsoft - Access 7.0 Criando Consulta via Assistente III Defina o nome da Consulta conforme aparece no exemplo... Escolha a opção “Abrir a consulta para visualizar informações” e escolha o botão Concluir nesta janela para fechar o processo. - 35- Microsoft - Access 7.0 Criando Consulta via Assistente IV Seguindo o exemplo proposto, chegamos a esta situação do banco da dados; caso não tenha digitado dados em seu BD faça-o agora... Utilizando a barra de ferramentas podemos organizar nossa consulta assim: Conheça a função de cada uma destas ferramentas: 1. Classificação Crescente na coluna em que estiver posicionado o cursor 2. Classificação Decrescente na coluna em que estiver posicionado o cursor 3. Filtro por Seleção, filtra o banco pela coluna em que estiver posicionado o cursor 4. Filtro por Formulário, cria um formulário que pede um parâmetro para a seleção 5. Aplicar Filtro / Remover Filtro, usado após a utilização de um filtro 6. Encontrar para facilitar a pesquisa dentro do banco de dados 7. Novo Registro para posicionar o cursor no próximo registro a ser inserido 8. Excluir Registro na posição em que estiver o cursor Na próxima pagina vamos executar um exemplo de filtro... - 36- Microsoft - Access 7.0 Criando Consulta via Assistente V Para utilizar o Filtro por Seleção, fixe o cursor no campo Cidade em seguida peça, com um clique o Filtro por Seleção para ter o resultado... Para voltar a ter o total dos registros novamente, clique sobre o Remover Filtro - 37- Microsoft - Access 7.0 Criando Consulta via Estrutura III Algo importantíssimo a considerar: Caso você esteja criando uma consulta que envolva mais de uma tabela, deverá estabelecer relacionamentos. Nesta situação considere os pontos abaixo: • O próximo passo seria determinar os relacionamentos entre as tabelas recém apontadas. • Havendo mais de uma tabela envolvida na consulta, basta arrastar o campo de uma tabela para a outra, determinando assim o relacionamento entre elas. • Ficara uma linha a partir dos campos indicando o relacionamento. Quando o Access verifica campos de mesmo nome em tabelas distintas, mas pertencentes ao mesmo BD estabelece relacionamento automaticamente. Agora voltando a nossa “realidade”, que estamos desenvolvendo... Escolha os campos que formarão a Consulta arrastando cada um para a grade, na linha Campo • Caso queira uma consulta apresentando um determinado campo classificado por ordem alfabética, determine assim na linha Classificação, mas só se desejar... • Em exibir, assinale os campos a serem apresentados na consulta • Critérios = Devera conter o critério para esta consulta. No exemplo acima, teremos como resultado da consulta somente os clientes de Santo André... - 40- Microsoft - Access 7.0 Consulta com Parâmetros I Utilizando este recurso, no momento da abertura do formulário será pedido um critério para o usuário, procedendo assim de imediato ama forma de Consulta. Para estabelecer uma Consulta com Parâmetros a partir da janela do BD, escolha a guia Consulta e selecione uma Consulta já existente que irá receber ao parâmetros Clique sobre o botão Estrutura para abrir o item selecionado neste modo... A partir de agora entrarão as informações principais para Parâmetros - 41- Microsoft - Access 7.0 Consulta com Parâmetros II Estando em Modo Estrutura, abra o menu Consulta e opção Parâmetros: Em seguida você receberá a janela Parâmetros da Consulta... Digite o nome do campo que servirá de parâmetro no momento da abertura e aponte o Tipo de Dados; confirme em OK. Falta determinar na linha Critério o parâmetro necessário... - 42- Microsoft - Access 7.0 Criando Formulário via Estrutura II Na janela Novo Formulário escolha a opção Modo de Estrutura mas antes de confirma-la determine a partir de que Tabela/Consulta serão obtidos os dados que farão parte do formulário, então clique no botão OK, para receber a tela: Sobre esta tela quadriculada com o auxilio da Lista de Campos (Cadastro de Clientes, acima) e a Caixa de Ferramentas exibidas será possível a formatação. - 45- Microsoft - Access 7.0 Criando Formulário via Estrutura III A partir da Lista de Campos basta selecionar o campo e arrastar cada item para a posição desejada dentro da tela... • Perceba que cada item arrastado será como que duplicado na tela do formulário, onde deve-se saber diferenciar a Etiqueta e o Campo de Dados. Onde o primeiro identifica o conteúdo a ser preenchido, e o segundo apresenta a área onde serão entradas as informações... Modificando o Formulário Para ajustar a posição da cada elemento dentro do formulário, basta seleciona-lo com um clique e prendendo-o com o mouse, arrastar para o novo local; para isso conheça os formatos do mouse para estas operações Move parte do elemento, em formato de dedo indicador para cima Move todo elemento pela tela, formato de uma mão aberta para cima - 46- Microsoft - Access 7.0 Editando o Formulário Os recursos e ferramentas disponíveis abordados neste tópico também podem ser utilizados em Relatórios, nosso último assunto nesta apostila. Durante a edição do formulário é importante ter exibidas tanto a Caixa de Ferramentas quanto a Lista de Campos, logo caso estas não estejam disponíveis na tela, exiba-as clicando nos ícones: para exibir então , respectivamente... Selecione o ícone em forma de A , cheque a área que recebera o texto e com o mouse trace um retângulo no tamanho desejado para entrar um texto no estilo Rotulo... Inserindo figuras no formulário Para melhorar ainda mais seu formulário, é possível acrescentar uma figura tipo clipart ou mesmo uma figura criada no Paint. Para inserir, siga: Inserir um clipart, via menu Inserir, opção Figura, escolha uma das figuras da galeria e confirme em OK; visualize a figura na área de visualização antes da confirmação... Inserir figura do Paint; crie ou abra um desenho já existente, selecione o desenho e faça esta seqüência: via menu Editar ⇒ Copiar e vá para o Formulário dentro do Access, e também via menu Editar ⇒ Colar insira o desenho importado do Paint - 47-