Baixe Arquivologia e outras Notas de estudo em PDF para Arquivística , somente na Docsity! ARQUIVOLOGIA Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo Iracema Marinho INTRODUÇÃO Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores, inserindo novos cenários. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão hegemônica do poder. O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de arquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores autores da área. Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística, norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos. “... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de conceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver ao dilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aos oceanos do tempo, para que a nova humanidade de então saiba por nós o que as baratas não lhes contarão...” Gabriel Garcia Marquez ORIGEM DOS ARQUIVOS A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga Grécia – arché, atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVO As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos para museus e bibliotecas. Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da Arquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por sua vez, é visto como o elemento do arquivo. Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação. Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos: − os registros documentais atestam ações e transações; − sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação. Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”4. Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, p.25). O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a Associação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “O conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” (1970, p.23). CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS − Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 4 Souza, 1950. − Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas. − Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ARQUIVOLOGIA ARQUIVÍSTICA – CONCEITUAÇÃO E OBJETO “É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização”5. Termos como equivalentes: archival science (Inglês), archivistique (Francês); archivística (Espanhol). A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação, objetiva a organização dos dados com vistas à informação e possui como objeto a informação. ARQUIVO A Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Arquivo é o “conjunto de documentos que, independentemente da natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”6. O termo arquivo pode também ser usado para designar: conjunto de documentos; móvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa (Paes, Marilena Leite). 5 Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998. 1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO “Função arquivística que consiste em colocar os documentos à disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.”7 “O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado para caracterizar o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentido lato, as relações interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aí se empregam...”8 2. GESTÃO DOCUMENTAL “Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.”9 3. INFORMAÇÃO “Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.”10 A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende uma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode ser passada através da fala, escrita, imagem e representação, sendo uma categoria abstrata que se materializa quando é registrada e representa uma sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. É a noção, idéia ou mensagem contida em um documento. 5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA “A interpretação das informações registradas depende da relação das mesmas com o contexto de sua produção.”11 4. DOCUMENTO “É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa, 6 Dicionário de Terminologia Arquivística. 7 Dicionário de Terminologia Arquivística. 8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24. 9 Dicionário de Terminologia Arquivística. 10 Dicionário de Terminologia Arquivística. 11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29. − ordem de serviço – documento autorizando a execução de algum serviço; − portaria – ato escrito que determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, entre outros; − regimento – conjunto de princípios e normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de um órgão; − regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei; − relatório – documento expondo, para autoridade superior, o desenvolvimento de um trabalho num determinado período; − requerimento – documento em que se faz pedido à autoridade competente; − solicitação – solicitação de um serviço. Tipo/Tipologia documental Estudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipo documental é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Desta forma, a configuração que assume uma tipologia documental varia de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo: − boletim de ocorrência; − certidão de casamento; − certidão de nascimento; − relatório de atividades. Suporte Materiais sobre os quais as informações são registradas: − papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal e encadernação; − mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita magnética, disquete e CD; − filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme cinematográfico; − metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura, tela, etc. Forma Consiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos. Constitui-se em: • original; • cópia; • rascunho. Categoria Decreto nº 2.134, de 24/1/1997 (Dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles e dá outras providências): Art. 2º para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos: I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. II - Classificação: atribuição de grau de sigilo de documentos. III - Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade compe- tente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos. IV - Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos. V - Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação de documentos sigilosos os torna ostensivos à consulta pública. VI - Grau de sigilos: graduação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo. VII - Reclassificação: atividade pela qual autoridade responsável pela classifi- cação dos documentos altera a sua classificação. Natureza Corresponde à classificação de segurança ao acesso dos documentos. Quanto à natureza, portanto, os documentos se subdividem em: − Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação não prejudica à organização, sem qualquer restrições ao acesso. − Sigilosos – aqueles que devem ser de conhecimento restrito. Segundo o Decreto nº 60.471, de 11/3/67, são assuntos sigilosos aqueles que, por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. De acordo com a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo: a) Ultra-Secreto – de excepcional segurança, cujo teor só deve ser de conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio. São documentos referentes à soberania e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra ou científicos, negociação para aliança política ou militar, cuja divulgação coloca em risco a segurança da sociedade e do Estado. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais. Prazo de permanência: 30 anos Ex.: planos militares, fórmula da Coca-cola. b) Secreto – só pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem ter conhecimento. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federal, Governadores e Ministros de Estado ou, ainda, por quem haja recebido delegação. Prazo de permanência: 20 anos Ex.: documentos que registram a vida particular do funcionário. DOCUMENTAÇÃO Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, no decurso de suas atividades, independentemente de data, suporte material ou formato físico.13 Centros de Documentação Um centro de documentação pode ser formado por órgãos de documentação, de acordo com as características dos documentos que serão armazenados. Estes órgãos podem ser um arquivo, uma biblioteca ou um museu. Arquivo Arquivo é o conjunto de documentos organicamente acumulados (produzidos e recebidos), por pessoa jurídica ou física, pública ou privada no exercício de suas atividades, independente do suporte ou de sua natureza. O documento do arquivo serve como prova e/ou informação. Biblioteca É o conhecimento genérico e produzido por terceiros. Corresponde ao conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento de biblioteca instrui e ensina. Museu É o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e que contam a história de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural. Consiste em uma coleção de peças e objetos de valor cultural, reunidos, conservados e colocados à disposição do público. 13 Archives de France, 1993, p.19. CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas. Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural nas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, são como sedimentos de estratificações geológicas, e isto dota de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada. Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados, os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações. Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Princípios da legalidade: os registros arquivísticos são provas confiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidade às circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestar contas. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Os arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora, à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão da atuação. Quanto à Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser: – público – federal, estadual e municipal; – privado – comercial, institucional, familiar ou pessoal. Quanto à Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser: – especial – devido ao suporte diferente que merece um tratamento especial. Ex.: arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides; – especializado – aquele em que predomina um assunto específico. Ex.: arquivos médicos, engenharia e imprensa. Quanto à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda dos documentos, o arquivo pode ser: – funcional – aqueles que servem à administração (1ª e 2ª idades). Ex.: arquivo administrativo, documentos consultados com alguma freqüência; – cultural – aqueles que servem à história e à cultura (3ª idade). Ex.: arquivo histórico, documentos como fonte de pesquisa. Quanto à extensão: – setorial – são arquivos originados em um setor determinado da instituição. Ex.: arquivo do departamento de pessoal, do setor financeiro, do setor de recursos humanos, etc.; – geral – arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex.: arquivo geral de uma instituição. Obs.: havendo centralização, não existirão arquivos setoriais. é chamado de transferência, que pode ser permanente (intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados); b) Análise: estudos dos documentos recebidos; c) Seleção: triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo; d) Avaliação: Verificação do valor probatório (de prova) ou informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimentos de prazos de vida dos documentos; e) Eliminação: destruição, doação ou venda de documentos julgados destituídos do valor permanente, feito por uma Comissão Permanente de Avaliação. COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO • Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos. • Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com o profundo conhecimento das atividades desempenhadas. • Historiador ligado à área de pesquisa de que se trata o acervo; • Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação do valor legal dos documentos. • Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto de avaliação (economistas, sociólogo, engenheiro, médico e outros.). ELEMENTOS DE DESTINAÇÃO a. Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – além de um campo para observação necessárias à sua compreensão e aplicação. ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTI- NAÇÃO FINAL OBSERVA- ÇÕES FASE COR- RENTE FASE INTER- MEDIÁRIA 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS, NORMAS E SIMILARES 5 anos 9 anos Guarda Permanente 002 PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda Permanente 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda Permanente São pássí- veis de eli- minação os relatórios cujas as in- formações encontram-se recapitu- ladas em outros 004 ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS CONVÊNIOS Enquanto vigora 10 anos Guarda Permanente 005 JURISPRUDÊNCIA 10 anos 10 anos Guarda Permanente 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, 5 anos 5 anos Guarda Permanente DIRETRIZES 010.1 REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES Enquanto vigora Eliminação Tabela 2: Modelo da Tabela de Temporalidade – CONARQ. b. Lista de eliminação: é a relação específica de documentos que serão eliminados de uma vez e de tem de ser aprovada pela autoridade competente. CRITÉRIOS QUE REGULAM A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS • Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros documentos de uma maneira mais completa. • Cópias cujos originais estejam preservados. • Documentos de pura formalidade. • Documentos que cumpram datas específicas. • Documentos que se tornem obsoletos. PRINCÍPIOS DO RESPECT DES FONDS/RESPEITO AOS FUNDOS • Respeitar-se o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem aos de outro órgão. • Respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram da repartição de origem, na seqüência original de séries, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da tabela de temporalidade. COMO IDENTIFICAR O ÓRGÃO MAIOR CUJOS DOCUMENTOS CONSTITUIRÃO O FUNDO? • Possuir nome, ter sua existência jurídica resultante de lei, decreto, resolução, etc. • Ter atribuições precisas determinadas por lei. • Ter subordinação conhecida firmada por lei. • Ter um chefe com poder de decisão dentro de sua área legal de ação. • Ter uma organização interna fixa. FUNDO ABERTO É o conjunto de documentos ao qual vão continuar a juntar-se documentos. Exemplo: os arquivos de um ministério que continua a existir, pois sua administração continua a trabalhar. FUNDO FECHADO É o conjunto de arquivo ao qual não irão juntar-se mais documentos. Exemplo: instituição extinta, ou personalidade falecida. &” vestconcombr VESTCON rc Ora DA - EDITORA ARRANJO DOCUMENTAL Denominação atribuída à classificação dos documentos, ou seja, à identificação da fase a que pertence o documento. SISTEMÁTICA DO ARRANJO DOCUMENTAL Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos (interna e externamente). É uma operação ao mesmo tempo intelectual e prática: organizar documentos uns em relação aos outros; as séries, uma em relação às outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar números de identificação aos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nas estantes. DESCRIÇÃO DAS UNIDADES DE TRABALHO O Arquivista que deseja estruturar um volume “x” de informação orgânica aplicará a Noção de Fundo em função de uma abordagem minimalista ou maximalista, ou seja, do menor para o maior, ou do maior para o menor, dependendo da complexidade do fundo. Patrimônio Arquivístico Comum – É composto pelos arquivos que formam uma parte do patrimônio nacional de um ou vários Estados, que não podem ser divididos sob pena de perderem o seu valor administrativo, legal ou histórico. Arquivos de um Estado – Totalidade dos documentos de caráter político, científico, econômico, social e cultural pertencentes ao Estado, sujeitos a um registro central e devendo ser conservados nos arquivos do Estado. Arquivos de um Organismo – Conjunto de pessoas que têm como finalidade a realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão, quer esta seja pública ou privada. séries e/ou unidades documentais possam ser alcançados pelos pesquisadores. O processo da descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja via sumária, seja pela via sumária, pela analítica. INSTRUMENTOS DE PESQUISA Catálogo: instrumento de descrição documental de ordem geral que apresenta a informação por ordem alfabética do tipo: – catálogo dos arquivos; – catálogo dos fundos. Guia: O mais abrangente e popular, no sentido de estar vazado numa linguagem que pode atingir também o grande público e não especialmente os grandes pesquisadores de arquivo: historiadores e administradores. Fornece informações básicas. Tem por finalidade dar uma visão de conjunto dos acervos de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de que dispõem, quais são as fontes complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito com espírito prático. Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo: instrumento de descrição fundamental que fornece uma visão de conjunto de um grupo de arquivos, de um subgrupo de arquivos ou de um fundo redigido de modo a apresentar a estrutura, a articulação, bem como a diversidade dos recursos que ele oferece aos investigadores. Guia temático (guia especializado ou guia por tema de pesquisa): instrumento de descrição documental que apresenta os fundos e as coleções de um ou vários serviços de arquivos relativos a temas, períodos, espaços geográficos, tipos de documentos particulares e predeterminados. Guia por série, subsérie: instrumento de descrição documental que fornece uma visão de conjunto de uma série, subsérie de documentos que possuam uma grande amplitude. Repertório sumário: instrumento de descrição documental destinado a apresentar a documentação de um fundo quando as unidades de instalação que o compõem são homogêneas. Repertório numérico simples: instrumento de descrição documental que apresenta uma a uma as unidades de instalação de um fundo, resumindo o conteúdo de cada uma delas num título. Repertório numérico detalhado: instrumento de descrição documental que enumera as unidades de instalação heterogênea de um fundo e que apresenta uma análise que caracteriza o conjunto dos documentos de que elas são constituídas. Repertório cronológico: lista que inumera unidades de instalação por ordem cronológica, por vezes, independentemente da ordem primitiva. Índice (onomástico, geográfico ou por assunto): listagem ordenada de nomes de pessoas, de locais, de assuntos, de matérias ou, ainda, de datas que permitam acessar a informação contida numa unidade arquivística. Inventário catálogo: instrumento de descrição documental destinado a enunciar de modo exato a documentação de um fundo ou de uma coleção ao nível de peças. Inventário sumário: instrumento de descrição documental que descreve, através de aspectos exteriores ao documento, cada uma das peças de um fundo ou de uma coleção de arquivo. Inventário analítico: instrumento de descrição documental que descreve de modo preciso cada uma das peças de um fundo ou de uma coleção, analisando o conteúdo do documento. Tabela de equivalência: mostra a equivalência entre antigas notações e as novas adotadas. GESTÃO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar e simplificar o ciclo documental. OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS – Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos. – Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e onde seja necessária à instituição e aos cidadãos. – Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica. – Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação. – Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas às classes. Essa subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. Avaliação e Seleção de documentos Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer prazos para sua guarda nas fases correntes e intermediárias e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Planejando a organização de um Setor de Documentação I • Analisar a estrutura da Instituição: – conhecer organograma/fluxograma da instituição; – saber o objetivo da instituição na organização dos documentos. • Conscientização/sensibilização de dirigentes/usuários envol- vidos no processo de organização do arquivo: Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Subclasse 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Grupo 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL Subgrupos 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA – o que se pretende atingir com a organização dos documentos. Planejando a organização de um Setor de Documentação II • Diagnóstico da situação: – levantar espaço/fluxo/volume/situação de guarda/usuá- rios; – criar uma Comissão de Avaliação de Documentos (grupo de trabalho criado com o objetivo de buscar idéias e soluções para o arquivo); – levantamento de tipologia/assuntos/produção documen- tal. Planejando a organização de um Setor de Documentação III • Elaboração da Tabela de Temporalidade: – quem faz? É um processo de avaliação que deve ser feito por área. Cada área cria um grupo de trabalho para elaborar a primeira versão da tabela. Elaborada a tabela, ela é submetida à avaliação da Comissão para verificar se é factível. Ouvem-se opiniões e/ou sugestões. Planejando a organização de um Setor de Documentação IV – Como é feita? a) pesquisa da estrutura organizacional; b) entrevista com funcionários; c) pesquisa dos dispositivos legais; d) avaliação das séries e indicação de prazos de guarda levantados: * prazos legais existentes; * usos reais potenciais para outros usuários; * interesse cultural. – Como se aplica? Cada área irá aplicá-la em seu âmbito de atuação, promovendo as eliminações e transferências de documentos nos prazos estabelecidos. Planejando a organização de um Setor de Documentação V – Que resultado é esperado? a) eliminação de papelada inútil com a conseqüente liberação de espaço; b) reaproveitamento periódico da área ocupada com armazenamento de documentos, por meio da transferência regular para o arquivo intermediário/permanente; c) melhoria da recuperação da informação gerencial. – Por que e como deve ser atualizada? a) deve ser atualizada porque a organização não é estática; b) áreas e serviços podem ser criados ou suprimidos; c) é possível haver alteração de competências e funções; • Identificar as dificuldades atuais relativas a acesso e utilização dos documentos • Identificar as condições ambientais de armazenamento e acondicionamento da documentação. • Identificar os materiais utilizados no acondicionamento da documentação. • Identificar os objetivos e metas com o Projeto de Arquivo. • Elaborar o documento de “Levantamento e Caracterização do Acervo de Documentos”. • Elaborar relatório de diagnóstico 15 LOPES, Luis Carlos. A Nova arquivística na modernização administrativa. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Consiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, por meio de um plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso às informações. A escolha do método de arquivamento a ser utilizado é determinada pela natureza dos documentos, freqüência de consulta, sistema de recuperação das informações e estrutura da organização, devendo ser simples e de fácil entendimento pelos usuários. De acordo com o método adotado, o modo de recuperação do documento pode ser pelo sistema direto ou indireto: – Sistema direto – busca o documento diretamente do local arquivado; – Sistema indireto – necessita de um sistema auxiliar para recuperar o documento pelo Método Alfabético ou visando as características do acervo na adequação da seção. Ex.: Setor Financeiro – Contas a pagar pelo método cronológico (datas de vencimentos/fatuas). SISTEMA DIRETO O sistema de busca direto se dá pelos nomes das pastas que são colocadas em ordem alfabética. É um método rápido, direto e fácil e pode ser usado como método auxiliar. Como exemplo tem-se a ordenação de dossiês de funcionários. Deve-se estabelecer critérios que serão seguidos durante o processo de ordenação alfabética, considerando as características da organização e utilização do acervo, devendo ser de conhecimento de todos os profissionais responsáveis pelo processo e os usuários. Cabe ressaltar que é útil ter uma lista com o alfabeto completo para auxiliar no arquivamento. REGRAS DE ORDENAÇÃO Algumas regras básicas de ordenação devem ser observadas, como: – não considerar artigos e preposições como a, o, de e da; – não considerar sobrenome que exprima grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho. Somente deve ser utilizado como critério de desempate; – considerar como precedente as iniciais abreviativas de prenomes na classificação de sobrenomes iguais; – os títulos devem ser colocados após o nome completo; – nomes de empresa devem ser considerados como se apresentam. A ordenação pode ser letra por letra ou palavra por palavra consideradas na seqüência em que aparecerem. LETRA POR LETRA PALAVRA POR PALAVRA Maria Machado Mariana Fernandes Mariana Pereira Maria Santos Maria Machado Maria Santos Mariana Fernandes Mariana Pereira MÉTODO GEOGRÁFICO Características O sistema de busca é direto e as pastas são colocadas na ordem alfabética. É um método de fácil manuseio que considera a procedência ou local. É aconselhado para ser usado em organizações que atuem em outras regiões, cidades, estados, etc. Melhores Ordenações • Nome por estado – cidade – assunto: ordenar a capital antecedendo as demais cidades independentemente de sua ordem, quando a ordenação for por estado. • Por cidade – estado – assunto: considerar a capital na ordem seqüencial, não antecedendo as cidades. Identificar o estado na pasta para facilitar a recuperação por existirem cidades com o mesmo nome. • Por País – cidade – assunto: ordenar os países em ordem alfabética. MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES – legislação normalizadora de aspectos interiores e exteriores ao sistema, dos direitos e obrigações de usuários e do patrimônio documental; – os arquivos; – os documentos, conforme o ciclo vital; – a informação em seu circuito interno (no âmbito da organização produtora) e externo (outros arquivos e centros de informação). A perspectiva sistêmica encontra-se, porém, expressa nos trabalhos de ROBERGE (1992), que parte da organização como um sistema, no âmbito do qual o subsistema de gestão de documentos ou sistema de gestão da informação administrativa encontra-se assim representado. ENTRADA TRATAMENTO SAÍDA • Documentos produzi- dos e recebidos. • Organização não or- ganizada • Arquivamento • Classificação • Descrição • Indexação • Utilização • Transferência • Recolhimento • Eliminação • Informação organizada • Dossiers CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ A Constituição Federal de 1998, e particularmente a Lei n. º 8.159 de 1991, delegaram ao Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo. De acordo com esta Lei, as ações com vistas à consolidação da Política Nacional de Arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da referida Lei n.º 8.159/91. Competências delegadas ao órgão • Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. • Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. • Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos. • Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária. • Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol- vimento, sugerindo metas e prioridades da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. • Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos Estados, no DF e nos Municípios. • Declarar como de interesse público e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS – SINAR16 A iniciativa de promover o intercâmbio permanente entre os arquivos públicos e privados do País, objetivando a modernização e a integração sistêmica das atividades e dos serviços arquivísticos, motivou a criação do SINAR, em 1978. O Decreto n.º 1.173 de 29/06/1994 “dispõe sobre a competência e o funcionamento do SINAR, prevê também que os arquivos privados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema mediante convênio com o órgão central.” 16 É importante o acesso ao site www.arquivonacional.gov.br, onde se encontram todas as Resoluções, Leis e decretos sobre Arquivos. CLASSIFICAÇÃO Consiste na “interpretação” de documentos. A classificação dispõe-se conforme a função de criação do documento. O seu objetivo é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do documento de arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO Inicialmente deve-se analisar os documentos de um produtor, e a partir dai criar categorias e classes genéricas que correspondam às funções e atividades detectadas. A classificação considera a forma e as razões que determinaram a existência do documento (como e por que foram produzidos), sendo condição para a sua compreensão plena tanto para quem organiza como para quem consulta. Chamamos este procedimento de elaboração do “plano de classificação” do arquivo na fase corrente. Exemplo de Plano de Classificação: Administração Recursos Humanos Admissão Demissão Falta Férias Transporte Aluguel de carros Viagem Manutenção Cultura Biblioteca Conferência Curso Palestra Finanças Contabilidade Balancete Contas a pagar Contas a receber Tesouraria Orçamento perderia tempo na pesquisa pois papéis sem importância estariam misturados a documentos de valor. Por isso, é necessário adotar critérios para racionalizar o acervo, isto é, avaliar cada documento quanto ao seu destino que pode ser: Descarte = Eliminação → Reciclagem Arquivamento → Corrente, Intermediário e Central. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO I A avaliação da necessidade de arquivamento do documento é realizada através da leitura do documento, verificando antecedentes e observando a finalidade com que foi enviado, que pode não ser destinado somente ao arquivamento, e sim solicitar ou comunicar uma informação, ser anexado a outro ou obedecer uma rotina. A avaliação é feita pelo assunto e não pelo documento. Inicialmente devem ser realizadas entrevistas com profissionais com conhecimento do tipo e fluxo dos documentos dentro da organização para elaboração do levantamento documental, necessidades de consulta e guarda dos documentos. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO II O resultado da avaliação deve passar pela comissão de avaliação para a aprovação final, após serem verificados os prazos administrativo, legal, fiscal e da legislação trabalhista em vigor. Entre os documentos que podem ser descartados por não apresentarem valor para a organização, citamos: – cartas anexando documento; – documentos que o texto estiver reproduzido em outros; – convites; – fôlderes; – cartas de agradecimento e apresentação; – cópias. VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam valores que são fundamentais no processo de avaliação e que devemos considerar. Os documentos de arquivo apresentam dois valores basicamente: primário e secundário. Valor primário: corresponde aos valores administrativo, legal e fiscal. São valores diretamente ligados à produção documental. Valor secundário: é o valor informativo dos documentos, ou seja, histórico. Valor Administrativo: São os documentos necessários às atividades correntes do órgão/setor. Para sabermos se o documento apresenta valor administrativo devemos questionar: • O documento já contribuiu para o desempenho administrativo? • O objetivo que originou o documento já foi atingido? • O documento está guardado por mero hábito? • As operações já foram concluídas? • A guarda dos documentos se deve apenas como garantia contra reclamações administrativas? • Trata-se de uma cópia? • Qual a freqüência de consulta do documento? • As informações contidas nos documentos podem ser recuperadas em outros documentos sob a forma de resumos estatísticos? Se as respostas forem positivas e a freqüência de consulta for pequena os documentos não apresentam mais valor administrativo, podendo ser descartados. Valor Jurídico ou Legal: São aqueles documentos que apresentam direitos a curto ou longo prazo, do órgão ou dos cidadãos. Devemos questionar: • A ação jurídica específica está terminada? • A prova jurídica já atendeu a seu fim? • Os direitos do órgão foram devidamente protegidos? • Os direitos de qualquer cidadão envolvido estão protegidos? • Trata-se de uma cópia? • O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu? Se as respostas forem positivas os documentos não apresentam mais valor jurídico ou legal e os documentos podem ser eliminados ou preservados para a história, se for considerado importante para a organização. Valor Fiscal: São os documentos necessários para comprovação junto aos órgãos de fiscalização e os órgãos públicos exigem para mostrar como as verbas foram obtidas, distribuídas, controladas e gastas. O valor fiscal imediato cessa quando a operação financeira é concluída. Entretanto a organização os mantém para atender às exigências fiscais. As cópias podem ser eliminadas tão logo terminem as operações financeiras. Devemos questionar: • O objetivo original do documento foi atingido? • A transação financeira específica já foi concluída? • Os direitos da organização envolvida com a operação financeira estão protegidos? • Os direitos de qualquer cidadão envolvido foram resguardados? • Trata-se de uma cópia? Os instrumentos de destinação que gerenciam a documentação correspondem a Tabela de Temporalidade Documental, Cronograma de Transferência Documental e Ata de Descarte ou Termo de Eliminação. Tabela de Temporalidade Documental Instrumento de destinação, aprovado por órgão competente, que define e controla o prazo de guarda dos documentos nos arquivos setoriais, arquivo intermediário e arquivo central, prevendo sua destinação final. O primeiro procedimento para elaboração da Tabela consiste na constituição da Comissão de Avaliação que deve ser formada por: • membros permanentes: responsável pelo arquivo, advogado, profissional da área de organização & sistemas; • membros variáveis: responsável pelos documentos da área que está sendo avaliada, profissional com conhecimento dos documentos avaliados. À Comissão cabe a avaliação da documentação da área, considerando o fluxo documental, o plano de classificação, legislação vigente, necessidade de consulta e constituição da organização e do setor detentor da documentação. Após esta etapa a Tabela deve ser proposta, conferida e aprovada pelos responsáveis, enviada para o órgão competente para aprovação, podendo então ser aplicada. A Tabela deve ser revisada, sempre que for necessário, para incluir um documento novo ou sofrer alteração do prazo de guarda. Ata de Descarte ou Termo de Eliminação Instrumento que contém a relação dos documentos que serão eliminados, o período e o setor a que se referem as informações e a assinatura do responsável da organização/setor pela aprovação do descarte. MICROFILMAGEM É a técnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e dinamizar o processo de recuperação da informação, visando à localização imediata do documento necessário. A microfilmagem visa a: • o aperfeiçoamento de administração; • a segurança da guarda de informação; • a redução de espaço; • o ordenamento dos arquivos; • o baixo custo de manutenção. A microfilmagem exige certos cuidados, como a verificação da relação custo-benefício ao optar entre adquirir o equipamento necessário ou contratar o serviço de um bureau especializado, a autenticação do microfilme no cartório quando se tratar de documentação de Recursos Humanos, amparada pela Lei nº 5433/68 (alterada pelo Decreto 1799, de 30/01/96). ARQUIVOS TIPOS DE DOCUMENTOS MICROFORMA Documentos Processos, recibos, escri- Rolo, cartucho com filme de administrativos e contábeis de arquivo permanente turas, fichas, balancetes, balanços, licitações, con- cursos, leis, portarias, decretos, resoluções, atos, contratos 16mm Documentos administrativos e contábeis de arquivo corrente Prontuário de empregados, alunos, cadastro de fornecedores e clientes Jaquetas de 105mm com filme de 16mm – 5 canais Tab-jac-cartão tabulável com filme de 16mm de 1 a 3 canais Documentos técnicos Livros, plantas, mapas, jornais Rolo ou cartucho com filme de 35mm Cartão-janela com filme de 35mm Jaqueta de 105mm com filme de 35mm Tab-jac-cartão tabulável com filme de 35mm Biblioteca Livros, revistas Rolo de 16mm e 35mm Microficha Informações volumosas contidas em arquivos Cadastro do IPTU, INSS, dívida ativa, dotações orçamentárias, COM Microficha Filme de 105mm x 148mm Quadro de Aplicações das Microformas CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DO MICROFILME • Acondicioná-lo em locais que tenham ar-condicionado e temperatura de 19 ºC a 22 °C e 40% a 50% de umidade. • Baixa umidade torna a película do microfilme quebradiça. • Alta umidade cria mofo e manchas microscópicas. • Revisar periodicamente o aparelho de leitura e mantê-los limpos para não danificarem o microfilme. • Evitar a incidência prolongada de luz sobre as películas. DIGITALIZAÇÃO O termo digitalizar originou-se do vocábulo inglês digitize e designa “o processo de representar imagens como uma matriz de códigos binários, na qual o ‘zero’ indica o espaço em branco e o ‘um’ representa os pontos É importante diferenciar um documento proveniente da digitalização, aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que gera um documento textual. Os documentos no formato imagem são, em média, dez vezes maiores que os textuais e não podem ser processados por sistemas típicos de processamento de dados. Para que uma imagem seja processada, quer por um processador de textos, quer por um sistema de processamento de dados, ela deve passar por um processo de reconhecimento de caracteres. Tal processo transforma uma imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, que pode ser editado por um processador de textos. Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres padronizados, como os documentos impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character Recognition, e quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR, Intelligent Character Recognition. O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das informações, utilizam-se sistemas digitais. Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu, então, a tecnologia do Workflow para imagens de documentos. Com a implementação de Workflow, muitos ganhos são obtidos. O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos microcomputadores na última década fez que boa parte da geração dos documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais. Num ambiente de escritório, isso significa a geração de documentos em processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa natureza. A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Dentro dessa necessidade, surgiram as ferramentas para Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM). A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo, inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite a rastreamento das alterações dos documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos. O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já existentes nas aplicações de Records Management no mundo do papel. CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO A conservação inclui a parte material do arranjo, o acondicionamento e a guarda dos documentos e ainda a restauração e reprodução para fins de preservação. A conservação deve ser medida preventiva, consistindo sobretudo na higienização ambiental. Umidade e falta de arejamento são fatores prejudiciais, bem como a acidez atmosférica, elevação e queda da temperatura. Condições ambientais desfavoráveis produzem modificações na textura e fibras dos papéis, que mancham, descolorem, colam, aderem ou se desintegram; tornam quebradiços os documentos e favorecem o desenvolvimento neles de espécies entomológicas. Uma vez envelhecidos os papéis, o tratamento adequado é a restauração artesanal ou a laminação ou plastificação pelo emprego de elementos idênticos à composição do papel, de celulose e outros. Pelo método de laminação, os documentos a serem restaurados, depois de neutralizados e limpos, são colocados entre duas folhas de celulose e levados à máquina, onde, sob a ação de calor e pressão, a celulose adere ao documento, dando-lhe corpo. A conservação e preservação visam a conservar e a preservar as informações do acervo, especialmente a memória da organização. Deve-se observar procedimentos elementares que retardam o processo de deterioração, por meio do controle dos materiais utilizados e do meio ambiente, e a valorização do patrimônio documental, escrito ou gravado em qualquer suporte. Os cuidados citados a seguir podem melhorar a preservação/conser- vação dos documentos e devem ser observados: − não colocar clipes como marcador de páginas porque o metal oxida, manchando o papel; − quando ocorrer transferência ou recolhimento, retirar dos documentos qualquer tipo de clipe, grampos e ferragens; evitar a umidade), mas sim em prateleiras e arquivos que não estejam apoiados em paredes internas. Em regiões úmidas, deve-se evitar objetos molhados e plantas aquáticas no acervo, controlar infiltrações e goteiras, arejar o ambiente com o auxílio de ventiladores. Em regiões secas, utilizar umidificadores de ar. Iluminação Os raios ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lâmpadas fluorescentes provocam a oxidação do papel, isto é, o papel branco adquire manchas amareladas e o papel colorido torna-se esbranquiçado. Deve-se evitar iluminação natural, isolando vidraças através da utilização de verniz filtrante, papel opaco ou cortinas escuras para bloquear a radiação ultravioleta e manter a luz apagada sempre que possível. Poeira e Gases Os agentes poluidores atmosféricos como a poeira e gases devem ser evitados, mantendo portas e janelas fechadas, vedação das aberturas externas e limpeza periódicas do acervo com a utilização de aspirador de pó. AGENTES BIOLÓGICOS Correspondem aos fungos, insetos e microorganismos que causam damos ao papel. O sistema preventivo como desinsetização deve ser feita periodicamente. Os fungos e insetos se localizam em determinadas áreas do arquivo em que encontram condições ambientais favoráveis, como alto grau de umidade, alta temperatura e pouca ou nula ventilação. AGENTES HUMANOS Os hábitos humanos como alimentação e manuseio dos documentos podem afetar e agredir o papel, devendo ser amplamente difundido os cuidados quanto à limpeza do local. Os responsáveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os elementos orgânicos que fazem parte do documento, assim como colas, papeis, papelões, que devem ser de primeira qualidade. Suportes Especiais Não empilhar livros abertos ou colocar peso extra sobre eles, pois deforma a lombada e pode soltar as folhas. Evitar escrever no verso da foto e quando o fizer utilizar lápis macio e não pressionar, para evitar marcar a foto; manusear as fotos com cuidado, evitando o contato direto com a gelatina, que poderá ficar manchada e gordurosa. CDs e fitas devem ser acondicionados em embalagens próprias e manuseados com cuidado, segurando-os sempre pelas bordas, devido à sensibilidade deste material. As fitas devem ser guardadas na posição vertical, para evitar a deformação do rolo. Fitas e CDs devem ser arquivados em ambiente fechado, desumidificado e climatizado, não devem ser expostos diretamente à luz do sol, à umidade e à poeira. Deve-se afastá-los de qualquer campo eletromagnético. O QUE É DIPLOMÁTICA? Ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial. Trata-se, portanto, dos documentos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras (como é o caso dos notários), são submetidos, para efeito de validade, à sistematização imposta pelo Direito. Tornam-se esses documentos, por isso mesmo, eivados de fé pública, que lhes garante a legitimidade de disposição e a obrigatoriedade da imposição, bem como a utilização no meio sociopolítico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, não é possível dissociar a diagramação e a construção material do documento do seu contexto jurídico-administrativo da gênese, produção e aplicação. O DOCUMENTO DIPLOMÁTICO É o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico, conseqüência, por sua vez, do fato administrativo ou jurídico. Se é “ato jurídico todo aquele que tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar ou extinguir direitos”. Objeto da diplomática: É a estrutura formal do documento, que deve ter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemática jurídica. OS ELEMENTOS EXTERNO E INTERNOS DA FORMA DOCUMENTAL A forma documental revela e perpetua sua função. Com base nesta observação, os primeiros diplomatas estabeleceram uma metodologia para a análise das formas documentais, que permitia compreender as ações administrativas e as funções que as geravam. Essa metodologia descansava no suposto de que, não obstante diferenças na natureza, proveniência, Falsidade Legal: É a falsidade de assinaturas, carimbos, chancelas, etc., em documentos, com o objetivo de fraudar. ALGUMAS ESPÉCIES DOCUMENTAIS DE CUNHO DIPLOMÁTICO: NOTARIADO Notário, ou tabelião, é um profissional do direito, dotado de fé pública, a quem o Poder Público delega o exercício da atividade notarial. O notariado do tipo latino, diferente do notariado do tipo anglo-saxão, exige que esse profissional seja um jurista, conselheiro independente e imparcial, que receba delegação da autoridade pública para conferir autenticidade aos documentos que eles redigem, como instrumentos de garantia da segurança jurídica e da liberdade contratual. Portanto, a função notarial é uma função pública que o notário exerce de maneira independente, sem estar hierarquicamente compreendida entre os funcionários a serviço da administração do Estado ou de outros órgãos públicos. O notário deve exercer sua função de forma absolutamente imparcial, aconselhando as partes a respeito dos efeitos que o ato a ser praticado irá ter no futuro. Esse aconselhamento nivela os contratantes, independentemente da preponderância da força econômica de um em relação ao outro. Integra a atividade notarial: ABAIXO-ASSINADO ACÓRDÃO ACORDO ALVARÁ ASSENTO ATA ATESTADO ATO AUTO AVISO BANDO BILHETE BREBE BULA PAPAL CARTA CARTA DE LEI CARTA PATENTE CARTA PERDÃO CARTA DE SESMARIA CERTIDÃO CONVENÇÃO DEBÊNTURE DECRETO HISTÓRICO − formalizar juridicamente a vontade das partes; − intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; − autenticar fatos. O notário, de acordo com sua especialidade, será chamado de tabelião de notas ou de tabelião de protestos. Ao tabelião de notas compete: − lavrar escrituras e procurações públicas; − lavrar testamentos públicos e aprovar os cerrados; − lavrar atas notariais; − reconhecer firmas; − autenticar fotocópias. Ao tabelião de protestos compete realizar todos os atos relacionados com o protesto cambiário. Os principais documentos notariais : registro/certidão Registro: ao comparecer em um cartório de Registro Civil para declarar um nascimento, um óbito ou para dar entrada em um processo de habilitação de casamento, o resultado será a lavratura de um termo, ou seja, uma inscrição no livro da serventia. Certidão: documento no qual o Oficial de Cartório certifica que o registro encontra-se devidamente lavrado nos livros sob sua responsabilidade. Independentemente de despacho judicial e dando fé pública, o oficial reproduz, de forma autêntica e absolutamente confiável, textos de um assento ou documento arquivado em sua serventia, fazendo inserir na certidão, obrigatoriamente, o número do livro, da folha e do termo sob o qual foi lavrado, ou ainda o número do registro ou pasta ou caixa em que o documento encontra-se arquivado. FORMAS DE CERTIDÃO A certidão pode ser extraída das seguintes formas: − EM INTEIRO TEOR: transcrição integral, ipsis litteris; − EM BREVE RELATÓRIO: transcrição somente das principais partes do assento; − POR QUESITOS: que é a transcrição de partes isoladas do assento ou documentos arquivados, questionados pelo interessado; − NEGATIVA: certifica a inexistência de um ato ou fato ou documento que a parte interessa conhecer e que tenha seus elementos fornecidos pela pessoa interessada. OS DOCUMENTOS NOTARIAIS COMO FONTE DE PESQUISAS • Levantamentos de dados estatísticos quanto aos nascimentos, casamentos, óbitos, divórcios pelo IBGE. • Levantamentos de estatísticas nacionais. • Para viabilização de programas sociais do governo. • Para o historiador resgatar fatos lacunosos sobre a história. • Levantamento da Unicef, entre outros. PALEOGRAFIA, CIÊNCIA AUXILIAR DA HISTÓRIA INTEGRANTE DO CURSO DE ARQUIVOLOGIA ORIGEM DA PALEOGRAFIA • Século XVII. • Na Idade Média e Renascimento = surgimento de trabalhos de caráter paleográfico (transcrições, traduções, coleções de alfabetos, etc.). • Não havia pretensões nem tratados críticos, não se estabelecia uma classificação científica ou determinação da antigüidade da escrita. • Guerra dos Trinta Anos (1618-1648).