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Apostila de

Microsoft Access 2003

Idealizada por: Cleidson Rodrigo de Morais Fernandes Orientado por: w.office.microsoft.com

“Com esta apostila você usufruirá de um treinamento apostilado acompanhado de alguns arquivos de Banco de Dados onde você poderá aplicar todas as instruções orientadas nesta apostila, os arquivos seguem junto à pasta da apostila, conforme a ordem das sessões práticas.”

“O Senhor é o meu pastor e nada me faltará.” Salmo 23

Introdução ao Banco de Dados5
Vantagens de utilizar um banco de dados5
Melhor que um conjunto de listas6
Fazendo amizades com relações7
A estrutura de um banco de dados8
Sessão prática9
Organizar os dados em tabelas10
Tabelas, os blocos de construção de bancos de dados10
Campos de dados1
Cada registro é exclusivo12
Tudo é relativo12
Sessão prática 0113
Conhecer tabelas13
Analisando, exibindo e reportando dados15
Consultas15
Formulários16
Relatórios impressos16
Sessão prática 0217
Conhecer objetos de banco de dados17
Desenvolvendo no Access20
Planejar tabelas20
Determinar as tabelas necessárias21
Por que separar tabelas?21
Determinar chaves primárias2
Estruturar tabelas para evitar duplicação23
Sessão prática 0323
Planejar e examinar tabelas24
Criar as tabelas necessárias24
Criar uma tabela utilizando um assistente25
Criar uma tabela no modo Design25
Criar uma tabela inserindo dados25
Sessão prática 0426
Criar e modificar uma tabela26
Configurar campos27
Nomear campos claramente27
Definir tipos de dados para campos27
Definir propriedades de campo28
Sessão prática 0529
Configurar campos29
Definir relações entre tabelas31
Definir chaves primárias31
Configurar relações de tabelas32
Relação um-para-um32
Relação um-para-muitos3
Relação muitos-para-muitos3
Sessão prática 0634
Definir relações de tabela34
Por que usar formulários?35
Tipos de formulários adicionais36
Sessão prática 0736
Comparar a entrada de dados em um formulário e em uma tabela36
Criar um formulário37
Assistente de Formulário37
AutoFormulários38
No modo Design39
Sessão prática 0839
Criar e modificar um formulário39
Partes de um formulário40
Controles40
Selecionar um ou mais controles41
Alterar a ordem de tabulação dos controles41
Seções42
Selecionar uma seção42
Adicionar seções de cabeçalho e de rodapé43
Propriedades43
Botões de navegação4
Sessão prática 094
Partes de um formulário4
Personalizar a aparência de um formulário45
Atribuir um novo formato ao formulário46
Redimensionar as seções do formulário46
Aplicar uma formatação predefinida47
Sessão prática 1047
Personalizar a aparência de um formulário47
Como o uso de relatórios pode ajudá-lo48
Os relatórios atendem a várias finalidades49
Os relatórios são abrangentes49
Os relatórios combinam dados e design50
Sessão prática 150
Explorar relatórios e suas origens50
Exercício 1: Explorar um relatório50
Exercício 2: Comparar um relatório e sua tabela de origem51
Criando relatórios51
AutoRelatório52
Assistente de Relatório52
Modo Design53
Visualizar os relatórios criados53
Sessão prática 1254
Exercício 1: Criar um AutoRelatório54
Exercício 2: Usar o Assistente de Relatório54
Exercício 3: Exibir um relatório no modo Design e em Visualizar Layout5
Personalizar relatórios5
Personalizar no modo Design56
Os relatórios têm seções56
Agrupar dados em relatórios57
Definir propriedades do relatório57
Inserir quebras de página58
Aplicar uma AutoFormatação58
Personalizar formatação59
Sessão prática 1359
Exercício 2: Reagrupar um relatório60
Exercício 3: Aplicar uma AutoFormatação60
Consultas I: Obter respostas com consultas61
Colocar dados em uso61
O que você deseja saber?62
O que você deseja saber?63
Obter dados atualizados diariamente64
Tipos de consultas64
Sessão prática 1465
Explorar consultas65
Criar consultas seleção6
Criar consultas de duas maneiras6
Noções básicas sobre o assistente67
Trabalhar no modo Design68
Especificar campos69
Especificar critérios para concentrar os dados69
Os campos estão aparecendo na tela?70
Executar a consulta70
Sessão prática 1571
Criar e refinar uma consulta seleção71
Consultas I: Limitar resultados e calcular valores73
Limitando resultados73
Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos74
Limitar os resultados usando critérios74
Tipos de critérios74
Expresse-se com critérios75
Construtor de Expressões76
Operador, operador, você tem esse número?76
Comparar valores: maior que, menor que etc7
Entre dois valores7
Sessão prática 1678
Expresse-se com cálculos79
Calcular o total ou a média de registros em uma consulta80
Criando um campo calculado80
Exemplos de campos calculados81
Operadores aritméticos e sua precedência81
Precedência de operadores: todos em ordem agora82
Calculando datas82
Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas83
Sessão prática 1783
Trabalhar com cálculos83

4 Consultas I: Criar consultas parâmetro que solicitam

entrada dos usuários87
Crie uma só vez, use sempre87
Alterar os valores dos critérios sempre que desejar8
Configurar uma consulta parâmetro8
Consultas parâmetro de execução e resposta imediatas89
Várias regiões, uma só consulta89
Configurar campos90
Configurar os valores dos critérios900

Introdução ao Banco de Dados

Aprenda a estrutura e os benefícios de um banco de dados do Microsoft® Access e fique familiarizado com as formas de inserir e extrair os dados de um banco de dados

Após a conclusão deste curso, você conhecerá:

• A diferença entre um banco de dados e uma lista. • Tabelas, campos, registros e chaves primárias.

• Quatro itens principais, chamados de objetos, contidos na maioria dos bancos de dados.

Você quer gerenciar números de vendas e de inventário? Registros de alunos de uma escola? Ou quem sabe a sua própria coleção de DVDs, CDs e fitas de vídeo?

Um banco de dados pode ajudá-lo a inserir os dados com facilidade, encontrá-los com rapidez, usá-los para criar etiquetas ou malasdiretas, bem como resumi-los em relatórios impressos ou online. Este curso o ajudará a compreender os benefícios e a estrutura de um banco de dados do Access

Vantagens de utilizar um banco de dados

O Access desbloqueia o valor completo dos seus dados TEXTO DO CURSO

Um banco de dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela.

Com um banco de dados, você realmente tem o comando de seus dados, pois ele permite recuperá-los, classificá-los, analisá-los, resumi-los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que você não precise mais inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.

Nesta lição, mostraremos alguns benefícios de um banco de dados e apresentaremos as suas partes mais importantes

Melhor que um conjunto de listas

Um benefício chave do Access é evitar as complicações geradas por diversas listas.

Digamos que você seja secretário(a) de uma grande sociedade de caminhada. Você possui uma lista de voluntários para reciclagem, uma lista de voluntários para festas em feriados, endereços para rótulos de panfletos, uma lista de associação e assim por diante.

Suponha que um membro da sociedade, que aparece em diversas listas, altere o seu email pela segunda vez este ano. Com apenas um conjunto de listas, você terá o cansativo trabalho de alterar essas informações em todos os locais em que elas aparecerem. Com um banco de dados bem estruturado, será necessário alterá-las apenas uma vez. O banco de dados cuida de todo o trabalho restante.

Se você apenas estiver trabalhando com aproximadamente 10 itens, provavelmente preferirá criar uma lista simples, talvez como uma planilha no Microsoft Excel ou uma lista com marcadores ou tabela no Microsoft Word.

Se os seus dados são mais complexos ou são alterados freqüentemente, um banco de dados do Access oferece uma grande vantagem

Fazendo amizades com relações

Relações vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades.

O Access cria bancos de dados relacionais, ou seja, os dados são armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou a tarefa, mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da maneira que você especificar.

Mesmo que o banco de dados de uma sociedade possa armazenar informações de contato dos membros separadamente das suas listas de voluntários para reciclagem ou de dados para planejamento de feriados, ele também poderá extrair todas essas informações em conjunto sempre que você precisar.

Portanto, é possível imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntários para reciclar papéis no sábado, incluindo seus endereços e números de telefone atualizados.

Os dois conjuntos de dados são relacionais, ou seja, as informações em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) estão associadas às informações, ou as "conhecem", no outro conjunto de dados (informações de contato de Nancy Davolio).

Para aproveitar ao máximo o seu banco de dados, convém configurar as tabelas de dados para refletir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados.

Ao planejar o banco de dados, leve em consideração os cenários nos quais os dados serão inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas. Uma simples precaução pode ser um grande empreendimento

A estrutura de um banco de dados

Objetos correspondem às partes mais importantes de um banco de dados.

Os bancos de dados do Access consistem em objetos. Posteriormente neste curso, descreveremos com mais detalhes os quatro importantes objetos a seguir:

Tabelas armazenam dados em linhas e colunas. Todos os bancos de dados contêm uma ou mais tabelas.

Consultas recuperam e processam dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas, atualizar dados e executar cálculos com base nesses dados.

Formulários controlam a entrada e as exibições de dados. Eles fornecem indicações visuais capazes de facilitar o trabalho com dados.

Relatórios fazem o resumo e a impressão de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados à comunicação de idéias

Sessão prática

Esta sessão prática não envolve o uso do Access ou o download de arquivos. Você precisa apenas de papel e caneta ou um programa de processamento de texto para expressar suas idéias.

1. Tente se lembrar de um banco de dados.

Reflita sobre as situações recentes nas quais você viu um banco de dados em operação. É bastante provável que uma loja recém-visitada utilize um banco de dados para gerenciar o inventário, atualizar informações sobre clientes e gerar recibos ou faturas. Ou, talvez, a sua empresa utilize um banco de dados para gerenciar informações sobre clientes ou funcionários.

2. Observe os usos do banco de dados.

Anote como as pessoas utilizaram o banco de dados: Elas pesquisaram informações sobre clientes? Digitalizaram etiquetas de preços na caixa registradora ou no computador? Verificaram a disponibilidade de mercadorias no inventário? Imprimiram recibos?

3. Imagine as atividades do banco de dados.

Se estiver planejando criar um banco de dados, anote duas ou mais situações nas quais você (ou outra pessoa na organização) provavelmente utilizará os dados, como na criação de um relatório de status mensal, na revisão de dados de vendas, no envio de cartas modelo ou no lançamento de notas de estudantes em tarefa

Organizar os dados em tabelas

Tabelas organizam os seus dados.

Todos os bancos de dados do Access contêm pelo menos uma tabela. Nesta lição, mostraremos a composição de uma tabela e como você pode estruturá-las de acordo com os seus dados.

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