Orçamento de Obras de Sergipe (ORSE), Manuais, Projetos, Pesquisas de Engenharia Civil

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M ANUAL do ORSE ORÇAMENTO DE OBRAS DE SERGIPE SUMÁRIO APRESENTAÇÃO DO ORSE........................................................................................5 OBJETIVOS DO ORSE .................................................................................................6 PARTE I .........................................................................................................................7 CONCEITOS BÁSICOS DE ORÇAMENTOS DE OBRAS .........................................7 Insumos .................................................................................................................7 Custos diretos e indiretos.......................................................................................8 Encargos sociais..................................................................................................10 Cálculo de custo horário de equipamentos..........................................................10 Composição de preço unitário .............................................................................11 Planilha orçamentária ..........................................................................................16 Cronogramas .......................................................................................................17 Empreendimento..................................................................................................18 Fontes..................................................................................................................19 Curvas abc...........................................................................................................20 Atualização mensal de preços .............................................................................20 Coleta de preços de insumos...............................................................................21 Verbas .................................................................................................................21 Índices de correção de preços.............................................................................22 Análise de licitações ............................................................................................23 A segurança dos dados no orse ..........................................................................23 Resumo esquemático do que foi exposto ............................................................24 Orçamentos de obras com o uso do computador ................................................25 Nomenclatura de alguns componentes do windows ............................................29 P A R T E I I ...............................................................................................................30 OPERAÇÃO DO ORSE............................................................................................30 Introdução............................................................................................................30 Como funciona o sistema orse.............................................................................30 Bancos de dados global e banco de dados de obras........................................30 Localização de dados nos arquivos do orse ........................................................36 Exclusão de dados nos arquivos do orse ............................................................41 Acesso ao orse ....................................................................................................43 Tela inicial e descrição dos módulos do sistema .................................................45 Acesso ..............................................................................................................46 Detalhamento do uso das rotinas do orse ...........................................................46 Cadastro ...........................................................................................................46 Manutenção do cadastro de insumos ...............................................................48 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe APRESENTAÇÃO DO ORSE O sistema informatizado ORSE para elaboração de orçamentos de obras não é apenas a evolução do consagrado InfoWOrca, mas o resultado do acúmulo das experiências adquiridas no decorrer da existência deste, da busca de soluções para o tratamento de suas reconhecidas deficiências e limitações e da adaptação de tecnologias e conceitos de programação modernos no sentido de possibilitar a ampliação do conjunto das atividades automatizadas que constituem o processo de estimativa de custos de obras. Para atingir estes objetivos, além da utilização de componentes de software de última geração, foi feita uma pesquisa que abrangeu praticamente todos os principais usuários do InfoWOrca, no sentido de que expusessem suas expectativas em relação ao novo sistema e suas carências no uso de programas tradicionais. A compilação dos resultados desta pesquisa e a soma das experiências adquiridas pela equipe que desenvolveu ambos os programas resultaram numa poderosa ferramenta de trabalho para os orçamentistas, menos ambiciosa e sofisticada do que prática e eficaz, mais flexível e versátil do que retilínea e restrita, como devem ser os bons sistemas informatizados. A flexibilidade é um dos mais notáveis atributos do ORSE. Os recursos mais festejados do Windows foram fielmente incorporados às diversas etapas de processamento do sistema, o que certamente causará nos seus usuários a sensação de que o mesmo se constitui numa extensão natural do consagrado ambiente operacional da Microsoft. A programação do Sistema e a estruturação do banco de dados utilizado foram concebidos de forma tal que a incorporação de novas rotinas e módulos acessórios, tão corriqueira neste tipo de empreendimento, pode ser feita naturalmente, sem qualquer prejuízo para a harmonia do conjunto. A familiarização dos usuários com o novo software processar-se-á de forma gradual porém irreversível e consistente, como aconteceu com o programa anterior, e certamente, dentro de pouco tempo, todos se conscientizarão de que têm em mãos um dos mais revolucionários instrumentos de agilização de procedimentos na árdua porém gratificante atividade de estimar custos e planejar a execução de obras de engenharia. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 5 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe OBJETIVOS DO ORSE Além da simples automação das atividades básicas que constituem o processo de elaboração de orçamentos de obras, o ORSE se propõe a incrementar outros procedimentos periféricos que complementam este processo porém quase sempre acontecem em ambientes isolados nos programas convencionais. Foram incorporados ao sistema o módulo de Coleta de Preços de insumos, a rotina de análise de licitações e o cadastro de índices de correção de valores, além de terem sido aperfeiçoados os módulos de especificações e de cálculo de despesas indiretas e encargos sociais, introduzidos no InfoWOrca e incorporados com sucesso à rotina dos orçamentistas que se utilizam deste programa. O principal objetivo do ORSE, entretanto, é preencher os vazios dos sistemas existentes, corresponder plenamente às expectativas dos usuários que participaram decisivamente de sua concepção e ampliar o raio de ação do InfoWOrca no que se refere à confiabilidade, à abrangência e à satisfação dos que dele se utilizam para elaborar orçamentos de obras de qualquer natureza. A participação fundamental dos usuários do InfoWOrca na concepção do ORSE certamente se repetirá na sua fase de maturação, já que nenhum projeto elaborado pelo ser humano é perfeito e acabado quando nasce. Todavia, mais do que um elo na evolução do sistema original, o ORSE ambiciona tornar-se definitivo, pelo menos até quando surgirem novas metodologias e processos que justifiquem sua renovação ou substituição, como sói acontecer com todos os projetos idealizados pelo homem, principalmente no campo da tecnologia da informática. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 6 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe PARTE I CONCEITOS BÁSICOS DE ORÇAMENTOS DE OBRAS Insumos, Composições de Preço Unitário, Composições Auxiliares, Verbas, Custo Direto, Planilha Orçamentária, Cronogramas, Especificações, Curvas ABC, BDI, Encargos Sociais e outros termos e expressões são bastante conhecidos pelos que lidam com a estimativa de custos de obras. Para efeito de consolidação didática do escopo deste manual de operação, entretanto, julgamos conveniente relacionar, definir e posicionar cada uma destas variáveis dentro da estrutura do orçamento propriamente dito, que é o produto final do sistema ORSE, estabelecendo seus vínculos e avaliando seu grau de interferência na elaboração deste produto. INSUMOS Insumos são o conjunto de todos os materiais, serviços, equipamentos e profissionais especializados utilizados diretamente na construção de uma obra. O cimento, a areia, a brita, o aço e as peças de madeira, assim como o pedreiro, o servente, o encanador, carpinteiro, a betoneira, o vibrador de concreto e a retroescavadeira são classificados como insumos básicos da construção civil. Como existe a incidência de fatores de cálculo diferenciados para a quantificação dos custos de materiais, mão-de-obra, equipamentos e serviços terceirizados, torna-se necessário definir a que grupo pertence cada insumo, já que o sistema ORSE tratará cada um deles de acordo com as características deste grupo. O custo de mão-de-obra, por exemplo, não é obtido pelo simples produto da quantidade de horas trabalhadas pelo valor do salário-hora do profissional, pois sobre o valor unitário de sua remuneração incidirão os encargos trabalhistas constitucionais ou específicos da CLT como férias, décimo-terceiro salário, fundo de garantia por tempo de serviço e outras contribuições que compõem o custo total da hora trabalhada de cada operário. Os materiais básicos convencionais e os serviços terceirizados possuem características de cálculo de custos idênticas, porém para efeito de classificação contábil, é interessante para o empreendedor saber os valores relativos dos mesmos em relação ao preço final do empreendimento. Os equipamentos utilizados na construção têm custos diferenciados quando em atividade e quando estacionados à disposição das eventuais necessidades de uso, já que os gastos com combustível, por exemplo, não existem nesta última condição, enquanto que as despesas financeiras, a depreciação e os custos de operação acontecem em ambas as situações. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 7 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe normalmente é estabelecido em forma de percentual e incide sobre cada preço unitário dos serviços que compõem a obra, constituindo o preço final de venda de cada um deles. BDI = (((lucros + despesas indiretas) / custo direto de execução ) x 100) - 100 O ORSE oferece aos seus usuários a possibilidade de definir a metodologia de aplicação do BDI no custo direto da obra através do cálculo detalhado das despesas indiretas, do rateio de cada obra para a administração central, do percentual desejado de lucro e dos gastos com impostos, taxas e despesas financeiras ou simplesmente informando o percentual a ser aplicado diretamente no custo unitário direto de cada serviço. Para o cálculo do BDI, o ORSE disponibiliza uma planilha padrão onde o usuário poderá quantificar todas as despesas indiretas, o lucro desejado, os custos de administração e os encargos fiscais. A partir desta quantificação, o ORSE calculará o valor total do BDI e aplicará individualmente sobre cada custo unitário de serviços da planilha da obra o percentual correspondente à sua incidência sobre o total das despesas diretas. ENCARGOS SOCIAIS São Constituídos das contribuições, taxas, vantagens trabalhistas institucionalizadas, seguros e outras despesas. O ORSE possibilita a que os usuários determinem um percentual referente aos Encargos Sociais e os apliquem diretamente aos custos unitários da mão-de-obra, como tambem executem o cálculo destes encargos através do preenchimento de uma planilha específica, de acordo com parâmetros fixos e variáveis e com suas próprias conveniências, como veremos adiante. CÁLCULO DE CUSTO HORÁRIO DE EQUIPAMENTOS Os equipamentos em geral sofrem depreciação com o correr do tempo, não apenas devido ao desgaste provocado pelo uso, mas por outros fatores como, por exemplo, a constante evolução de seus similares mais modernos. Um equipamento qualquer comprado há dois anos, mesmo sem jamais ter sido usado, sempre valerá menos que um comprado mais recentemente. O investimento de recursos na aquisição de equipamentos de grande porte como tratores, retroescavadeiras e geradores geralmente é elevado, e o retorno financeiro somente começará a ocorrer a partir de determinado tempo de uso. Isto representa uma imobilização de capital que gera despesas financeiras para quem os adquiriu. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 10 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe A manutenção dos equipamentos demanda constantes dispêndios com peças de reposição e material de desgaste natural como pneus, filtros e outros componentes. Todas estas despesas acontecem quando o equipamento está parado ou em funcionamento. Os custos referentes à mão-de-obra de operação, durante a execução de uma obra, também são constantes, independente de estar o equipamento em produção ou parado à disposição de qualquer necessidade do seu uso. Já os gastos com combustíveis só acontecem quando o equipamento está em operação. Para avaliar os custos totais referentes ao uso de determinado equipamento utilizado numa obra, portanto, é necessário que se tenha uma estimativa precisa de quantas horas o mesmo trabalhará efetivamente e durante quantas horas estará apenas disponível, inoperante. Existem fórmulas consagradas para executar com relativa precisão o cálculo do custo horário de equipamentos em produção (custo produtivo) e em inatividade (custo improdutivo). Todas elas levam em conta as variáveis expostas anteriormente como os custos de capital, de manutenção, de combustíveis, de mão-de-obra e de depreciação. A partir das variáveis custo de aquisição, vida útil em anos, combustível utilizado, potência em HP, quantidade e qualificação dos operadores, quantidade de horas trabalhadas por ano, valor residual após vida útil (%) e coeficiente de manutenção, a maioria delas disponíveis em tabelas específicas como a que apresentamos a seguir, define-se os custos horários produtivo e improdutivo do equipamento. TABELA O ORSE possibilita o cálculo destes custos e oferece a opção de utilizá-los como preço unitário dos insumos classificados como EQUIPAMENTOS. No cadastro dos insumos equipamentos, conforme veremos na Parte II deste manual, existe uma janela específica para a informação das variáveis que possibilitarão este cálculo. COMPOSIÇÃO DE PREÇO UNITÁRIO As composições de preço unitário para a execução de 1 metro quadrado de reboco, de 1 metro cúbico de concreto e de assentamento de 1 metro de tubo de ferro fundido de determinado diâmetro, por exemplo, procuram quantificar, além dos materiais necessários à execução de cada unidade básica desses, a quantidade de horas trabalhadas pelos pedreiros, serventes, encanadores e outros profissionais que executam tais serviços, o que causa uma distorção na avaliação dos custos reais do Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 11 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe empreendimento, já que se considera apenas as horas produtivas da mão-de-obra empregada. Conforme se pode constatar a partir das explanações feitas nas últimas linhas, as composições de preço unitário procuram estabelecer os custos diretos de cada um dos serviços que compõem o empreendimento. Definido o BDI da obra, aplica-se o percentual correspondente sobre os valores destes preços unitários, obtendo-se assim o valor de venda de cada serviço, utilizado também para remunerar quantidades de serviços não previstas no orçamento original. Composição de Preços Unitários é, portanto, o conjunto de insumos empregados na elaboração de uma unidade básica de cada componente da obra. Por exemplo, para se fabricar 1 metro cúbico de concreto simples fck=15 Mpa, utilizam-se os seguintes insumos e respectivas quantidades, de acordo com as fontes mais difundidas: Composição Básica de Preços Unitários A execução de 1 metro quadrado de forma para concreto e de 1 quilo de armação em aço tem seus custos definidos em composições de preços similares, em que são definidas as quantidades de madeira, ferro, pregos e arames necessárias à confecção de uma unidade básica (metro quadrado e quilo, respectivamente) de cada um destes serviços. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 12 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe considera a equipe de mão-de-obra e o contingente de equipamentos necessários à execução dos serviços num ambiente à parte dos materiais e de outros custos, dentro da própria composição de preços. Como as unidades da mão-de-obra e dos equipamentos é a hora, e tendo disponível a produção horária de uma equipe de operários e equipamentos para realizar cada serviço, obtém-se com maior precisão o valor desses custos na elaboração dos mesmos. Como se pode ver, calcula-se o custo horário da equipe de produção (mão-de-obra e equipamentos), divide-se este custo pela produtividade horária da mesma e obtém-se o seu valor total. Soma-se o resultado ao valor total dos materiais e tem-se o custo do serviço. Antes de qualquer crítica, lembramos que os insumos e respectivos coeficientes usados na demonstração deste modelo são fictícios. As composições de preços unitários fornecidas aos usuários do ORSE foram elaboradas por uma equipe de técnicos especializados, a partir de comparações entre composições utilizadas por diversos órgãos públicos e grandes empresas privadas. Algumas delas, entretanto, foram elaboradas por estes mesmos profissionais, a partir de levantamentos em campo e da experiência acumulada de cada um deles. Estas composições foram classificadas em 3 grupos: • OBRAS CIVIS DE EDIFICAÇÕES • OBRAS DE INFRAESTRUTURA • PROJETOS EM GERAL Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 15 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Estes grupos foram subdivididos em vários subgrupos, que por sua vez foram divididos em diversos itens, de acordo com critérios estabelecidos pela equipe de engenheiros responsável pela elaboração das composições de preços e das especificações dos serviços do ORSE, de forma a facilitar o acesso do usuário a cada uma delas (composições e especificações) quando da utilização do sistema. PLANILHA ORÇAMENTÁRIA Nas planilhas de custo e venda estão discriminados todos os serviços a serem executados na obra e seus respectivos custos e preços unitários. Preço de custo é definido como sendo o valor intrínseco de qualquer coisa, ou seja, o quanto se gasta para produzir algo concreto, levando-se apenas em conta os insumos ou ingredientes necessários à produção, inclusive a mão-de-obra. Preço de venda é o valor do custo acrescido de lucro e despesas acessórias necessárias à elaboração do produto, que não fazem parte diretamente de sua composição, mas devem ser computadas na definição do valor real desta produção para efeito de estipulação do seu valor de mercado. Em outras palavras, o preço de custo representa o valor total das despesas diretas. As despesas indiretas e demais componentes do BDI - Bonificação e Despesas Indiretas, conforme dissemos anteriormente, são calculados à parte e o seu total é distribuído em forma de percentual que incide sobre cada preço unitário de custo dos serviços a serem executados. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 16 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Resumindo, a planilha de custos apresenta os preços unitários dos serviços sem a incidência deste percentual, enquanto que a planilha de venda mostra os preços finais de cada item, aos quais foi incorporado o BDI. Em geral, as planilhas orçamentárias de obras apresentam todos os serviços que as compõem, as fontes e os códigos das composições de preços utilizadas para se chegar aos valores destes serviços, suas respectivas quantidades, seus preços unitários (custo ou venda, de acordo com a planilha) e seus valores totais, como mostrado na figura. CRONOGRAMAS Cronogramas são representações gráficas ou em forma de planilha do desenvolvimento físico e financeiro do empreendimento. Financeiramente, representam o desembolso mensal do contratante no pagamento da empresa contratada para executar a obra, e graficamente possibilitam avaliar o desenvolvimento físico do projeto. Os cronogramas são obtidos a partir do planejamento do empreendimento e da elaboração do seu orçamento. Para cada etapa dos serviços, os planejadores da obra estipulam datas de início e término e distribuem, entre estas datas, percentuais de realização financeira desses serviços em cada período determinado (semana, mês etc.) até que se atinja os 100% do valor de cada item da planilha. O cronograma físico da obra estará então definido e terá o seguinte aspecto: Os cronogramas físicos podem ser enriquecidos graficamente através da inserção de barras horizontais hachuradas que contemplam exatamente o prazo compreendido entre a data de início e a data do fim de cada serviço ou atividade, como mostrado na figura. Tais cronogramas são conhecidos como Diagramas de Barras de Gantt. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 17 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe CURVAS ABC O princípio da classificação ABC ou curva 80 - 20 é atribuído a Vilfredo Paretto, um renascentista italiano do século XIX, que em 1897 elaborou um estudo sobre a distribuição de renda na Itália. Através deste estudo, percebeu-se que a distribuição da renda nacional não se dava de maneira uniforme entre os habitantes daquele país, havendo grande concentração de riqueza ( 80% ) nas mãos de uma pequena parcela da população ( 20% ). No caso específico dos orçamentos de obras, a Curva ABC de Insumos é uma planilha onde constam todos os insumos que serão utilizados na construção com seus respectivos custos totais em ordem decrescente de valores. A Curva ABC de Serviços faz o mesmo com os serviços que serão executados na obra. Estas planilhas são importantíssimas para o orçamentista tomar conhecimento da posição relativa em termos de valores financeiros de cada serviço ou insumo em relação ao custo direto total do empreendimento. Se na Curva ABC dos insumos de uma obra o cimento aparece em primeiro lugar e seu custo total representa 10% do custo direto da obra, por exemplo, isto significa que se o usuário reduzir seu preço unitário em 10%, o valor total do empreendimento será reduzido em 1% (ou 10% de 10%). O sistema ORSE permite a elaboração de planilhas e a impressão de relatórios de Curvas ABC por obra ou por empreendimento. ATUALIZAÇÃO MENSAL DE PREÇOS A CEHOP e a DESO mantêm os preços dos insumos e serviços sob sua responsabilidade atualizados mês a mês, como é do conhecimento dos usuários do InfoWOrca. Esta é uma das principais vantagens do uso desse sistema, visto que os preços fornecidos por essas duas empresas servem como referência para todo o Estado de Sergipe e para alguns outros estados da federação. Mensalmente, os usuários deste programa podem atualizar seus arquivos através da internet, gratuitamente, sem qualquer trabalho maior do que o simples clicar de um botão numa das janelas do programa. O ORSE mantém e aperfeiçoa a prestação deste serviço gratuito e de extrema utilidade para os usuários do sistema. Os preços de insumos e serviços sob a responsabilidade dos usuários do ORSE podem ser atualizados de acordo com suas conveniências, individualmente ou de forma coletiva, com a incorporação dos módulos de coleta de preços e de atualização em cascata, através da aplicação de fatores definidos pelo próprio usuário sobre os preços unitários de insumos pertencentes a grupos selecionados. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 20 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe COLETA DE PREÇOS DE INSUMOS Uma das atividades cruciais no processo de elaboração de um orçamento preciso e confiável é a coleta de preços de insumos. Juntamente com o correto levantamento dos quantitativos da obra e com o rigoroso planejamento físico do desenvolvimento do projeto, constitui-se num dos pilares mais importantes no processo de estimativa de custos de construção. Um dos módulos integrados ao sistema ORSE é destinado a propiciar condições aos usuários executar uma coleta de preços dentro dos mais modernos padrões de qualidade e eficácia, seja através de meio eletrônico, seja pela simples consulta in loco nas lojas de materiais de construção e nos representantes de produtos específicos. Por meio eletrônico, o processo é executado através da alimentação periódica do banco de dados do ORSE com preços atualizados dos fornecedores habilitados, fornecidos em tabelas eletrônicas que podem ser lidas pelo sistema. Basicamente, este procedimento pode ser detalhado da seguinte maneira: existe, no ORSE, um cadastro de fornecedores de vários insumos específicos da construção civil. Este cadastro pode ser mantido pelos usuários do sistema, que nele podem fazer inserções, alterações de dados cadastrais e exclusões de registros de fornecedores. Alguns destes fornecedores forneceram à CEHOP e à DESO uma tabela eletrônica onde constam os produtos que distribuem, com seus respectivos códigos, descrições, unidades e preços unitários, além de se haverem comprometido a enviar a essas empresas, periodicamente ou sempre que houver alterações, também por meio eletrônico, os preços atualizados destes produtos. Cada insumo do banco de dados do ORSE é vinculado a um ou mais fornecedores e ao produto equivalente fornecido por eles, através de um procedimento que será detalhado nos próximos parágrafos. De posse destes dados, o ORSE trata as informações disponibilizadas, em que cada insumo do seu banco de dados tem o preço estipulado por um ou mais fornecedores, gerando condições propícias para se adotar o critério mais conveniente na definição do seu preço final. Se o fornecedor não dispuser de uma base de dados eletrônica para colaborar desta forma com a coleta de preços de insumos, utiliza-se o processo manual, que consta da pesquisa in loco e da posterior digitação dos dados coletados numa das janelas do ORSE. Da mesma forma, o sistema selecionará os preços coletados de cada insumo, de acordo com critérios definidos pelo usuário. VERBAS Verba, como todos sabemos, é uma quantidade limitada de recursos disponível e destinada a determinado fim. Numa planilha orçamentária de obras, num sistema Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 21 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe ideal, todos os serviços teriam sua respectiva composição de preços elaborada, objetivando a quantificação precisa de todos os insumos envolvidos nos mesmos e no conjunto do empreendimento. A urgência nos prazos de elaboração de orçamentos para apresentação de propostas em licitações públicas, entretanto, na maioria das vezes não permite que isto seja possível, e alguns serviços são de tal maneira genéricos ou difusos que não se pode configurar uma composição de preços para os mesmos. Por exemplo, a mobilização e a desmobilização de equipamentos ou a elaboração de projetos complementares diversos. Nestes casos, o orçamentista em geral utiliza-se de um recurso bastante difundido entre todos os que lidam com a estimativa de custos de construção no nosso país: estipula um valor que julga de acordo com as dimensões e preços de mercado do serviço e o lança na planilha da obra sob a forma de “verba”. Tal recurso, na nossa opinião, só deve ser usado quando da absoluta impossibilidade de levantar detalhe por detalhe os componentes do serviço e elaborar sua composição de preços, já que os valores das verbas são atualizados por índices de correção que via de regra não refletem com precisão as variações de preços do mercado. ÍNDICES DE CORREÇÃO DE PREÇOS O ORSE oferece aos seus usuários um módulo onde são cadastrados quaisquer índices de correção que se queira utilizar para corrigir os preços de serviços que não possuem composição de preços, as “verbas”. Serviços vinculados a composições de preços têm seus valores corrigidos mensalmente através da atualização dos preços dos insumos que as compõem, feita mediante coletas de preços e disponibilizados gratuitamente aos usuários do sistema. Se uma obra ou empreendimento tem como data base o mês de junho de 2001, por exemplo, ao ser atualizada via sistema para o mês de agosto de 2003, o ORSE busca em seu banco de dados os preços deste mês para todos os insumos utilizados na construção, que serão aplicados sobre os preços do mês base e conseqüentemente sobre todas as composições de preços de serviços, atualizando o valor total do orçamento. Os itens da planilha que foram configurados como “verbas”, entretanto, serão corrigidos pelos índices setoriais definidos quando do cadastramento do empreendimento ou obra. Estes índices são publicados mensalmente por instituições especializadas como a FGV - Fundação Getúlio Vargas, o IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatísticas e outras. Tratam-se de números absolutos, desprovidos de unidades de Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 22 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe custos. Despesas indiretas são custos paralelos aos da execução propriamente dita da obra. Numa concepção esquemática, teríamos um diagrama como mostrado na figura. Como se pode constatar pela simples observação e pelas explanações feitas nos parágrafos anteriores, a exclusão de um insumo cadastrado no banco de dados implica uma reação em cadeia que afetará todos os demais componentes deste banco. Da mesma forma, a exclusão de uma composição de preços causará um impacto semelhante nas planilhas dos empreendimentos que a utilizam e em todos os demais compartimentos lógicos que delas dependem, já que seu histórico estará perdido a partir de então, o que impedirá o usuário de analisar eventuais variações em sua estrutura ao longo do tempo. Todas as tabelas componentes do banco de dados gerenciado pelo ORSE estão relacionadas entre si de forma rigorosamente planejada e elaborada, assim como todas as rotinas e formulários do sistema, visando oferecer aos usuários um conjunto compacto que lhes propicie resultados precisos e segurança na manutenção da integridade desses dados sob quaisquer circunstâncias. ORÇAMENTOS DE OBRAS COM O USO DO COMPUTADOR O primeiro passo no processo de elaboração de orçamentos de obras utilizando-se de programas de computador é o levantamento criterioso de todos os quantitativos da obra e sua distribuição de forma organizada numa planilha geral, que ao final dos procedimentos constituir-se-á na planilha orçamentária do empreendimento. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 25 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Geralmente, a organização dos serviços nas planilhas orçamentárias é feita procurando seguir o roteiro cronológico das diversas etapas da obra. Assim sendo, o primeiro item da planilha contemplaria os “Serviços Iniciais”, que compreendem a instalação do canteiro, as ligações provisórias de água e energia elétrica, a mobilização de máquinas e equipamentos, a construção de barracões, depósitos e tapumes, a elaboração de projetos complementares etc. Numa obra de construção civil de pequeno porte teríamos, por exemplo, uma planilha configurada conforme detalhado a seguir. As quantidades dos serviços devem ser relacionadas ao lado dos respectivos itens, juntamente com sua unidade de medida. 01 SERVIÇOS PRELIMINARES 01.01 Instalação do Canteiro 01.02 Ligações Provisórias de Água e Energia Elétrica 01.03 Projetos Complementares 01.04 Barracões e depósitos 01.05 Limpeza do Terreno 01.06 Locação da construção 02 FUNDAÇÕES 02.01 Escavações para fundações 02.02 Alvenaria de pedras calcárias 02.03 Aterro do caixão 02.04 Camada impermeabilizadora concreto espessura 7cm 03 ELEVAÇÕES 03.01 Alvenaria de blocos cerâmicos espessura 9 cm 03.02 Combogós de cimento 50x50cm 04 ESTRUTURA 04.01 Concreto Armado fck 15Mpa em estrutura 05 COBERTURA 05.01 Cobertura com Telhas Coloniais 06 ESQUADRIAS 06.01 Portas de madeira com almofadas 06.02 Janelas basculantes de madeira 07 REVESTIMENTOS 07.01 Chapisco 07.02 Emboço e reboco 07.03 Azulejos 08 INSTALAÇÕES ELÉTRICAS 09 INSTALAÇÕES HIDRO-SANITÁRIAS 10 PINTURAS 10.01 Pintura latex em paredes, duas demãos 10.02 Pintura a óleo em esquadrias de madeira 11 SERVIÇOS COMPLEMENTARES 11.01 Limpeza geral Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 26 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe De posse das quantidades de cada item, o próximo passo seria a verificação da existência ou não das composições de preços destes serviços no banco de dados gerenciado pelo programa. Alguns sistemas informatizados para elaboração de orçamentos como o ORSE, permitem a criação da composição de preços no momento em que se está cadastrando a planilha da obra, bem como a criação de novos insumos quando do cadastramento dessas composições. Isto propicia a flexibilização das rotinas de cadastramento, proporcionando uma maior agilização do processo. Em outros programas menos flexíveis, entretanto, é necessário que todas as composições de preços a serem utilizadas na planilha orçamentária estejam previamente cadastradas, assim como todos os insumos a serem vinculados a estas composições devem constar do banco de dados antes de sua criação. De uma forma ou de outra, o cadastramento de planilhas orçamentárias em sistemas informatizados é feito de forma similar, independentemente do sofware utilizado. Pequenas variações na maneira de excluir ou inserir linhas, copiar e colar trechos da planilha, promover ou rebaixar a posição hierárquica de itens e outros procedimentos enriquecem e agilizam ou tornam mais complexo e lento o processo de cadastro da planilha orçamentária. No sistema ORSE, como será visto num dos próximos módulos deste manual, o cadastro de planilhas orçamentárias é extremamente versátil e flexível, já que possibilita o usuário lançar mão de recursos bastante difundidos do Windows e introduz métodos inéditos de manuseio de dados com o objetivo de tornar o processo mais ágil e seguro. A etapa seguinte consistiria na elaboração do cronograma físico da obra, ou seja, na definição dos prazos de execução de cada item da planilha. Alguns programas permitem que o usuário opte por definir as datas de início e término de cada atividade nos itens ou nos sub-itens da planilha orçamentária. Tomemos como exemplo a planilha modelo mostrada alguns parágrafos atrás. Se o usuário definir que as etapas da obra vinculadas ao item 01 - SERVIÇOS PRELIMINARES terão início no dia 1 e prazo de execução de 45 dias, o programa fará automaticamente a distribuição destes dados em todos os sub-itens pertencentes ao item 01. Se o usuário preferir, entretanto, poderá definir que o sub-item 01.01 - Instalação do Canteiro será realizado a partir do dia 1 e terá um prazo de execução de 15 dias, que o sub-item 01.02 - Ligações Provisórias de Água e Energia terá início no dia 5 e prazo de 3 dias para sua conclusão, que o sub-item 01.03 - Projetos Complementares iniciará no dia 10 e estará executado em 20 dias, e assim por diante. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 27 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe P A R T E I I OPERAÇÃO DO ORSE INTRODUÇÃO Imaginamos que, a esta altura, o leitor está familiarizado com os principais eventos e com a nomenclatura dos componentes e variáveis que interferem de alguma forma na elaboração de orçamentos de obras com o uso de sistemas informatizados. É de fundamental importância que isto se verifique, bem como é essencial que o usuário do ORSE se sinta à vontade no ambiente operacional Windows. Recursos deste ambiente operacional são utilizados em todas as instâncias do ORSE, conforme foi dito anteriormente, e sem estes pré-requisitos, tornar-se-á extremamente complicada a operação do sistema por este usuário. Certamente alguns leitores vão começar a leitura deste manual a partir deste capítulo. Esperamos que estes saibam exatamente o que estão fazendo, pois mesmo que já estejam familiarizados com tudo o que foi descrito na primeira parte deste manual, sempre é proveitoso avaliar as experiências de outras pessoas, que podem acrescentar algo aos nossos conhecimentos ou até mudar para melhor nossa maneira de proceder em determinadas situações. COMO FUNCIONA O SISTEMA ORSE BANCOS DE DADOS GLOBAL E BANCO DE DADOS DE OBRAS O ORSE administra um banco de dados no qual são processadas e acumuladas informações diversas que serão utilizadas na elaboração de orçamentos de obras. Uma parte deste banco de dados é destinada a processar e acumular informações gerais que serão utilizadas para se obter resultados a partir do momento em que são efetivadas no sistema. Em outras palavras, as informações localizadas nesta parte do banco de dados do ORSE servirão como referência para todos os eventos que acontecerem a partir do momento em que forem geradas. Nesta parte do banco de dados gerenciado pelo ORSE, que convencionamos chamar de banco global, são guardadas as informações e o histórico de todos os procedimentos de cadastramento, exclusão e alterações efetuados nos arquivos de composições de preços, insumos, usuários, fornecedores e tabelas básicas de BDI e de Encargos Sociais desde o início da operação do sistema. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 30 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe No âmbito do banco global é feito todo o cadastramento de insumos e composições de preços que vão ser usados para definir custos de obras ou empreendimentos que forem elaborados a partir de então. Quaisquer alterações, exclusões ou cadastramentos processados no banco de dados global afetarão todos os arquivos do mesmo, exceto aqueles destinados a armazenar dados de obras ou empreendimentos que já existiam antes de acontecerem estas mudanças. A outra parte do banco de dados administrado pelo ORSE, onde são guardadas as informações relativas às obras, é confinada num compartimento estanque, que somente se comunica com o banco global se o usuário assim o desejar, através de rotinas específicas que serão mostradas oportunamente. Simulemos uma situação singular para tornar mais clara esta explanação. Suponhamos que o usuário gerou o orçamento de uma obra utilizando o ORSE. Após a elaboração deste orçamento, imaginemos que o usuário procedeu alterações importantes em alguns itens dos cadastros de insumos e composições de preços do banco global, tais como mudanças de descrição, unidade, coeficientes ou preços unitários de materiais e serviços. Estas alterações não afetarão a obra ou o empreendimento cadastrados, confinados numa área restrita do banco de dados que guarda as informações definidas quando do seu cadastramento, antes das mudanças. No entanto, no âmbito dos arquivos de cada empreendimento, localizados na área isolada do banco de dados, alterações cadastrais podem ser processadas conforme as conveniências do usuário, no sentido de personalizar ou especificar características próprias para as composições de preços ou para os insumos utilizados na elaboração do orçamento deste empreendimento. Naturalmente, as alterações aí processadas não afetarão os dados do banco global. No ambiente deste banco de dados global, por sua vez, existem três áreas distintas. Uma delas é de responsabilidade única e exclusiva da CEHOP, outra é mantida pela DESO, e a terceira é criada e administrada por cada usuário do sistema. As duas primeiras estão disponíveis apenas para efeito de consultas e importação de dados pelos usuários em geral, enquanto que a terceira é de acesso exclusivo a esses Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 31 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe mesmos usuários, para qualquer operação que desejem realizar. A CEHOP e a DESO não têm acesso a esta área. Em sua área reservada do banco de dados global, os usuários poderão criar seus próprios insumos e composições de preços ou cadastrar suas obras e empreendimentos. Nestas composições, assim como nos empreendimentos, poderão utilizar-se de insumos, serviços e composições auxiliares das fontes DESO e CEHOP ou de suas próprias fontes. DE CE USUÁRIOS EM GERAL IMPORTAÇÃO DE DADOS Periodicamente ou quando alterações substanciais nos dados administrados pela CEHOP e pela DESO são processadas, estas empresas disponibilizam seus arquivos na Internet, no site www.cehop.se.gov.br, para que os demais usuários atualizem suas bases de dados. A cada mês, estas empresas atualizam custos de insumos a partir de coletas de preços feitas no mercado local, e alteram, excluem ou cadastram novos insumos e composições de preços unitários. Mantêm seus bancos de dados atualizados e adaptados às novas circunstâncias, no que se refere a preços unitários de componentes básicos ou mudanças na estrutura da composição de cada um dos serviços sob sua responsabilidade. Ao fazer o download dos bancos de dados da CEHOP e da DESO e atualizar sua base, os usuários do ORSE sobrepõem os dados anteriores referentes apenas a estas fontes. Os seus permanecem intactos. Com a execução da rotina “Atualização da Base de Dados”, realizada através do item “Preferências” do menu principal, os dados do arquivo global desses usuários podem ser transpostos para o mês atual (o último mês em que houve atualização de dados através do arquivo disponibilizado pela CEHOP na Internet) e funcionar em consonância, no que diz respeito ao período, com os arquivos da CEHOP e da DESO. Se em sua base de dados existirem composições de preços que utilizam insumos ou composições auxiliares da CEHOP ou da DESO, estas serão alteradas de acordo com as novas configurações. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 32 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe preços pela nova, em que consta o coeficiente de 2,50 horas de servente por metro quadrado de limpeza manual do terreno. Obviamente, o valor da hora trabalhada também será atualizado. Se o referido insumo não mais existir no banco global, o ORSE mantém o original, que se encontra no banco de dados da obra. O usuário externo do ORSE, poderá cadastrar ou alterar dados de insumos e composições de preços de suas fontes de forma retroativa, ou seja, insumos ou composições de preços cadastrados em períodos anteriores ao atual podem ser alterados, inseridos ou excluídos do baenco de dados global particular deste usuário. Entenda-se como período atual o período correspondente à última atualização do banco de dados global via arquivos fornecidos pela CEHOP através do seu site na Internet. Composições de preços unitários poderão ter seus componentes excluídos, alterados ou acrescidos de novos itens em períodos anteriores ao atual. Este procedimento afeta tão somente o próprio banco de dados do usuário, provocando uma reação em cadeia em todos os serviços que utilizem esta composição como auxiliar, dentro do respectivo período, evidentemente. O mesmo acontece com qualquer alteração procedida no cadastro de insumos do usuário externo. Os administradores dos bancos CEHOP/DESO, todavia, não poderão executar tais mudanças no banco de dados global destas empresas. Como este banco de dados é disponibilizado para centenas de usuários externos, alterações retroativas nos arquivos poderiam acarretar problemas de ordem técnica muitas vezes difíceis de serem resolvidos. Quando a CEHOP e a DESO disponibilizam na Internet seus bancos de dados para atualização dos arquivos dos usuários externos do ORSE, apenas os insumos e as composições de preços do respectivo período estão contidos no arquivo a ser “baixado” por estes usuários. Suponhamos que a CEHOP resolvesse alterar a composição de preços de “Limpeza Manual do Terreno”, substituindo o coeficiente do insumo “SERVENTE” por outro valor, no período correspondente ao mês de agosto de 1999. Imaginemos também que os dados atualizados referentes ao período “maio/2003-1” já foram divulgados pela empresa em seu site na Internet. Neste caso, como se pode deduzir, configurar-se-ia uma lacuna no conjunto das informações contidas nos bancos de dados dos usuários externos que poderia ocasionar transtornos indesejáveis. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 35 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Para evitar que isto aconteça, uma vez divulgados os dados dos arquivos da CEHOP e da DESO referentes a um período qualquer, o ORSE “lacra” estes arquivos e não permite qualquer manuseio dos seus dados já consolidados e disponibilizados para os demais usuários. Ao ser inserido um insumo ou serviço no banco de dados global da DESO ou da CEHOP, os usuários destas companhias somente poderão utilizá-los como componentes de obras ou de composições de preços a partir do mês seguinte, após a divulgação dos mesmos no site, quando serão efetivados neste banco de dados e processar-se-á o “fechamento” do período. Se o usuário excluir um insumo que faz parte de um serviço utilizado na elaboração do orçamento de um empreendimento, o mesmo somente poderá ter seu preço unitário atualizado diretamente no banco de dados da obra. As rotinas de atualização via reimportação ou simples importação de dados do banco global não poderão contemplar este insumo, que já não existe neste banco. O mesmo acontece com as composições de preços excluídas do banco global que foram utilizadas na elaboração de orçamentos. Em ambos os casos, o ORSE mantém intactos os insumos e as composições de preços da obra que não consegue localizar no banco global, atualizando apenas os que são encontrados neste. Estes são, em linhas gerais, os procedimentos do ORSE no tratamento das informações que originarão seu produto final: o orçamento de obras. Julgamos conveniente fazer estas explanações antes de entrarmos nos detalhes da operação propriamente dita do sistema, para que o usuário tenha noção do que está acontecendo nos labirintos da estrutura lógica do mesmo e tenha condições de avaliar com segurança as conseqüências de qualquer iniciativa que deseje tomar. LOCALIZAÇÃO DE DADOS NOS ARQUIVOS DO ORSE Uma das janelas de uso mais freqüente na operação do ORSE é a de localização de insumos, composições de preços, empreendimentos e outros dados de seus arquivos. O formulário padrão do ORSE, utilizado na localização de composições de preços, de insumos e de empreendimentos, é mostrado na figura a seguir, e dele constam os seguintes elementos: Argumento da pesquisa - na caixa de edição abaixo destas palavras, o operador deve escrever o que deseja localizar, seja um código, uma descrição ou parte desta, ou outra variável que deseje, desde que coincida com o campo da tabela definido na caixa combinada “Procurar por”. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 36 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Procurar por - na caixa combinada localizada abaixo destas palavras são oferecidas as opções de busca por descrição, unidade, fonte e outras características do objeto da procura. Operador - outra caixa combinada habilita o usuário a definir se o argumento da pesquisa deve ser exatamente igual ou estar em qualquer posição do objeto da busca. As opções são: “Começando com” - o ORSE busca todos os itens que apresentem, no início do campo definido em “Procurar por”, a(s) palavra(s) digitadas na caixa de edição “Argumento da Pesquisa”. “Em qualquer parte” - o sistema busca, no campo selecionado, todos os itens que apresentem, em qualquer posição de sua descrição, as expressões definidas no “Argumento da Pesquisa”. “Terminando com” - apenas as descrições do campo definido no “Procurar por” que apresentem, em sua porção final, as expressões informadas no argumento da pesquisa são selecionadas. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 37 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Para selecionar o item desejado no grid, basta posicionar o cursor sobre ele, seja através do mouse seja por meio das setas do teclado. Clicando no botão “OK”, teclando ENTER ou ainda clicando por duas vezes consecutivas na linha do grid referente ao item procurado, o sistema transportará o mesmo para o formulário onde foi originada a pesquisa e habilitará qualquer procedimento de edição ou exclusão do mesmo. Se o usuário clicar no botão “Cancelar”, o sistema ignora a pesquisa e retorna ao módulo de onde esta foi originada, sem alterar qualquer dado apresentado. Se existirem vários insumos, empreendimentos ou composições de preços com estas características e o usuário não conseguir identificar de imediato o item que deseja, poderá facilitar a busca simplesmente clicando no cabeçalho do grid principal, na coluna que desejar pôr em ordem crescente. Por exemplo, clicando no cabeçalho da coluna referente às Fontes, estas serão organizadas em ordem alfabética. O mesmo acontece quando clicamos no cabeçalho da coluna “Código” ou “Descrição”. Conforme se pode verificar na figura, na janela de localização de insumos existem duas páginas com “orelhas” que oferecem as opções ao usuário: “Por Argumento” e “Por Grupo”. A busca por argumento foi detalhada nos parágrafos anteriores. A busca por grupo consiste na apresentação de todas as classificações dos insumos nos seus respectivos agrupamentos, que podem ser abertos ou fechados com cliques do mouse nos botões que representam a hierarquia destas classificações, na árvore posicionada na porção esquerda do formulário. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 40 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Ao clicar no último nível da hierarquia, aparecerão na porção direita da tela todos os insumos a ele vinculados, e dentre estes deverá estar o item procurado. Um duplo clique ou a digitação da tecla ENTER transportará o insumo selecionado para a tela de edição do respectivo cadastro. Você certamente vai usar estas rotinas de busca muito freqüentemente ao operar o ORSE. São as mais importantes do programa e são usadas em praticamente todos os módulos do mesmo. A habilidade do usuário na busca de componentes do banco de dados é crucial na agilização do processo de cadastro de orçamentos. Sugerimos que você treine bastante esta rotina. Pode começar tentando localizar o insumo “REGISTRO CHATO COM FLANGES E VOLANTE, SEM BY-PASS, DIÂMETRO 600MM”, por exemplo. É um insumo da fonte DESO e tem como unidade a expressão UN. Boa sorte! Os botões “Visualizar”, “Imprimir” e “Salvar”, dispostos no rodapé dos formulários de localização de dados dos arquivos, permitem ao usuário visualizar a impressão, imprimir os dados localizados, ou ainda salvar esta impressão num arquivo PDF. EXCLUSÃO DE DADOS NOS ARQUIVOS DO ORSE A exclusão de registros dos arquivos do ORSE é limitada, em alguns casos, pela necessidade de manter a integridade referencial entre as diversas tabelas do banco de dados e manter intacto o histórico de serviços e insumos das fontes CEHOP e DESO disponibilizados para os usuários externos. Por exemplo, não se pode excluir um insumo se o mesmo faz parte de qualquer composição de preços. Também não se pode excluir uma fonte de referência se existem insumos ou composições de preços que a têm como padrão. Usuários externos à CEHOP e à DESO não podem excluir ou alterar dados dessas fontes, e mesmo em sua área restrita do banco de dados global são limitados a alguns requisitos básicos estabelecidos pela necessidade da manutenção da integridade dos mesmos. A tabela apresentada a seguir especifica as condições em que os dados dos arquivos podem ou não ser excluídos. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 41 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe EXCLUSÃO DE DADOS PELOS USUÁRIOS DA CEHOP OBJETO EFEITO GRUPO DE INSUMOS NÃO PODE SER EXCLUÍDO SE EXISTE ALGUM INSUMO LIGADO A ELE, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDO NORMALMENTE. GRUPO DE SERVIÇOS NÃO PODE SER EXCLUÍDO SE EXISTE ALGUM SERVIÇO LIGADO A ELE, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDO NORMALMENTE. EMPREENDEDOR NAO PODE SER EXCLUÍDO SE EXISTE ALGUM EMPREENDIMENTO LIGADO A ELE, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDO NORMALMENTE. FONTE NAO PODE SER EXCLUÍDA SE EXISTE ALGUM INSUMO OU SERVIÇO LIGADO A ELA, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDA NORMALMENTE. ÍNDICE PODE SER EXCLUÍDO NORMALMENTE. INSUMO NÃO PODE SER EXCLUÍDO SE EXISTE ALGUMA COMPOSIÇÃO LIGADA A ELE OU SE TRATE DE UM INSUMO DA FONTE DESO, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDO NORMALMENTE SERVIÇO NÃO PODE SER EXCLUÍDO SE EXISTE ALGUMA COMPOSIÇÃO AUXILIAR LIGADA A ELE OU SEJA UM SERVIÇO DA FONTE DESO, OU AINDA SE TAL SERVIÇO JÁ FOI PUBLICADO NA INTERNET, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDO NORMALMENTE. EXCLUSÃO DE DADOS PELOS USUÁRIOS DA DESO OBJETO EFEITO GRUPO DE INSUMOS NÃO PODE SER EXCLUÍDO. GRUPO DE SERVIÇOS NÃO PODE SER EXCLUÍDO. EMPREENDEDOR NAO PODE SER EXCLUÍDO SE EXISTE ALGUM EMPREENDIMENTO LIGADO A ELE, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDO NORMALMENTE. FONTE NAO PODE SER EXCLUÍDA SE EXISTE ALGUM INSUMO OU SERVIÇO LIGADO A ELA OU SE A FONTE FOR “CEHOP”, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDA NORMALMENTE. ÍNDICE NÃO PODE SER EXCLUÍDO. INSUMO NÃO PODE SER EXCLUÍDO SE EXISTE ALGUMA COMPOSIÇÃO LIGADA A ELE OU SEJA UM INSUMO CEHOP, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDO NORMALMENTE. SERVIÇO NÃO PODE SER EXCLUÍDO SE EXISTE ALGUMA COMPOSIÇÃO AUXILIAR LIGADA A ELE OU SEJA UM SERVIÇO DA FONTE CEHOP OU AINDA SE TAL SERVIÇO JÁ FOI PUBLICADO NA INTERNET, CASO CONTRÁRIO SERÁ EXCLUÍDO NORMALMENTE. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 42 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Gerenciador de Coletas de Preços - tem acesso restrito ao módulo de Coleta de Preços do sistema e à aplicação dos resultados da coleta nos insumos cadastrados. Orçamentista - acesso exclusivo a todos os módulos que administram os processos de elaboração de orçamentos, como o cadastramento de insumos e composições, obras e empreendimentos, cronogramas etc. Consultas - acesso restrito a simples consultas aos módulos do sistema, sem poderes para escrever nada além do seu nome e da sua senha quando da abertura do programa. TELA INICIAL E DESCRIÇÃO DOS MÓDULOS DO SISTEMA Digitada a senha, o usuário deverá clicar no botão “OK” ou teclar ENTER para acessar o ambiente de operação do ORSE. Permitido o acesso do usuário ao programa, a tela inicial do sistema será focalizada. Na parte superior da moldura é mostrado o nome completo do usuário, o nome simplificado utilizado no acesso ao programa e o grau na hierarquia de permissões do grupo de usuários a que pertence. Logo abaixo do nome do usuário, é mostrado um menu padrão do Windows onde constam todos os módulos do sistema e suas respectivas rotinas. Abaixo deste menu, pequenos botões que permitem o acesso rápido às rotinas de cada um dos módulos. O menu principal é acessado tanto pelo mouse quanto pelas teclas de atalho bastante conhecidas pelos usuários do Windows. As letras sublinhadas dos itens do menu, quando digitadas simultaneamente com a tecla “Alt”, executam a mesma função do mouse clicado sobre os itens que as contém. Por exemplo, teclando simultaneamente “Alt” e a letra “C”, os itens do módulo Cadastro do menu principal são disponibilizados para seleção pelo usuário. Por sua vez, cada um destes itens possui sua tecla de atalho, que funciona de maneira análoga à do menu principal. Os módulos principais do ORSE estão Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 45 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe definidos da seguinte forma: • ACESSO • CADASTRO • ORÇAMENTO • RELATÓRIOS • FERRAMENTAS • JANELA • AJUDA Vamos explorar cada um destes módulos a partir deste momento, analisando cada uma das suas rotinas de forma detalhada porém objetiva, de forma que ao final da exposição, o leitor possa fazer o vínculo de cada etapa do programa com o que foi exposto na Parte I deste manual, fixando assim o aprendizado de todo o processo. DETALHAMENTO DO USO DAS ROTINAS DO ORSE ACESSO Este é o módulo mais simples do ORSE. São oferecidas apenas duas alternativas quando você o seleciona: “Desconectar-se” e “Sair”. “Desconectar-se”, no caso, significa sair do programa para dar lugar a outro usuário. Ao optar por esta alternativa, o ORSE ativará a tela de acesso ao sistema, onde o novo usuário digitará seu nome e sua senha. Habilitado, o novo usuário terá seus dados, o dia e a hora deste acesso registrados e estará, a partir de então, monitorado pelo sistema, que registrará todos os seus procedimentos enquanto estiver operando o programa. A opção “Sair” significa simplesmente fechar o programa e voltar à área de trabalho do Windows ou a outro programa que eventualmente esteja aberto. Ao escolher esta opção, o ORSE solicita do usuário a confirmação de sua opção de abandonar o sistema. Confirmada, o programa é desativado. CADASTRO Manutenção de Cadastro, como todos sabem, é a administração dos dados requeridos para o processamento de um sistema que objetiva gerar resultados específicos. Em outras palavras, é o controle racional dos dados necessários à execução de um processo qualquer. Inserir, alterar dados, excluir registros, localizar, salvar e desfazer edição, estabelecer vínculos e atualizar, são atividades comuns em todos os procedimentos de manutenção de cadastros. É através destas rotinas que se alimenta os arquivos Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 46 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe gerenciados por um sistema informatizado para que este propicie aos usuários os resultados desejados. Os principais arquivos gerenciados pelo ORSE são: • INSUMO • SERVIÇOS (COMPOSIÇÕES DE PREÇOS) • EMPREENDEDOR • FONTE • GRUPO DE INSUMO • GRUPO DE SERVIÇO • ESPECIFICAÇÃO • USUÁRIOS • PLANILHA BÁSICA DE BDI • PLANILHA BÁSICA DE ENCARGOS SOCIAIS São estes os arquivos necessários à elaboração do produto final, o orçamento de obras ou empreendimentos e os relatórios gerenciais que possibilitam a perfeita administração de um projeto. Como se constituem em ponto de partida para algo muito importante, devem ser planejados e mantidos de forma absolutamente racional, enxutos e eficazes no que se refere aos objetivos a que se propõem. Cuidados especiais devem ser dispensados pelos usuários do sistema para que isto se configure na prática. Por exemplo, antes de se cadastrar um novo item em qualquer arquivo, deve-se esgotar todas as possibilidades da pré-existência deste, para que não se criem duplicidades de cadastramento que possam causar o acúmulo de “lixo” no banco de dados e a inviabilização de uma manutenção perfeita do seu conteúdo. Muitas vezes, por displicência, alguns usuários cadastram mais de uma vez o mesmo insumo, a mesma composição de preços ou a mesma obra com descrições diferentes, apenas porque na primeira tentativa de localizá-los não conseguem atingir seu objetivo. Isto causa transtornos tão graves a médio prazo, que obriga os mantenedores do cadastro a efetuar, periodicamente, uma “faxina” nos arquivos extenuante e desnecessária, se forem obedecidos certos critérios primários de racionalidade. O banco de dados global que acompanha o ORSE é mantido pela CEHOP e pela DESO. Atualizado mensalmente, propicia aos seus usuários informações precisas e absolutamente confiáveis, possibilitando-os elaborar orçamentos realistas sem a necessidade de coletar preços no mercado local, ao menos no que se refere aos serviços básicos. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 47 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Continuemos com o cadastramento do novo insumo. Os campos a serem preenchidos são: Unidade de Coleta - em se tratando de materiais de construção, representa a unidade em que o insumo é comercializado. Por exemplo, o cimento é vendido em sacos de 50 ou 25 quilos. Neste caso, a unidade de coleta informada deve ser “saco”. Conversor - se a unidade de coleta é diferente da unidade utilizada nas composições de preços, é necessária a definição de um divisor que converterá a quantidade fornecida na embalagem comercializada do material na quantidade referente a esta unidade. Caso sejam idênticas, o conversor, por “default”, é 1. No caso do exemplo citado anteriormente, este Conversor seria 50 ou 25, dependendo da quantidade de cimento fornecida por saco. Unidade nas composições - é a unidade adotada para quantificar o insumo nas composições de preços unitários. O cimento, por exemplo, é mais freqüentemente usado nas composições de preços com a unidade “quilo” (kg). Descrição do Insumo - na definição da descrição devem ser tomados cuidados no sentido de padronizar a identificação de insumos semelhantes com pequenas variações, como, por exemplo, “TUBO PVC CLASSE 12 DIÂMETRO _50MM”, “TUBO PVC CLASSE 12 DIÂMETRO _75MM” e “TUBO PVC CLASSE 12 DIÂMETRO 100MM”. Observe que existe um espaço a mais antes dos diâmetros 50mm e 75mm, objetivando posicionar, quando listados em ordem alfabética, o de menor diâmetro antes do que possui um diâmetro maior. Deve-se tomar cuidado, também, com a posição das palavras na frase que identifica os insumos, procurando-se sempre obedecer uma ordem única, objetivando facilitar sua localização e padronizar a apresentação de listagens onde os mesmos sejam relacionados. Se no exemplo dos tubos de pvc de diâmetros 50, 75 e 100mm tivéssemos utilizado as descrições TUBO PVC CLASSE 12 DIÂMETRO 50MM TUBO DE PVC 75MM CLASSE 12 TUBO CLASSE 12 DE PVC DIÂMETRO 100MM, ao invés de cadastrá-los conforme mostrado anteriormente, não estaríamos contribuindo para uma boa estruturação do nosso banco de dados, convenhamos. Grupo - todos os insumos devem ser vinculados a grupos específicos, tanto para efeito de cálculos - materiais, equipamentos e mão-de-obra, como se sabe, têm metodologias de cálculo de custos diferenciadas - quanto para fins de organização estruturada dos dados dos arquivos. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 50 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Cada um dos grupos de insumos do ORSE tem seus respectivos subgrupos, aos quais devem ser relacionados todos os materiais, componentes de mão-de-obra, equipamentos e serviços. Clicando na caixa combinada Grupo*, abre-se uma janela adicional onde são relacionados todos os grupos cadastrados. O usuário deverá definir o grupo a que o insumo pertence e selecionar entre os apresentados nesta janela, lembrando que apenas no último nível de cada grupo é permitida esta classificação. Por exemplo, se o insumo a ser cadastrado pertence ao grupo “EQUIPAMENTOS”, o usuário não poderá simplesmente selecionar este grupo na caixa combinada, e sim procurar o subgrupo mais adequado. Se existir, além do subgrupo, uma outra divisão, esta deverá ser usada para classificar o insumo de forma correta. O ORSE não validará o cadastramento se o insumo não estiver vinculado ao último nível do respectivo grupo. Status - define a situação atual do insumo no banco de dados. As opções são “HABILITADO” e “NÃO HABILITADO”. Se habilitado, o insumo estará disponível para quaisquer operações no banco de dados ou qualquer incidência no orçamento. Caso contrário, permanecerá indisponível para qualquer uma dessas operações. Período - informado no grid localizado na parte inferior da janela de manutenção do cadastro de insumos, é o mês e o ano em que o preço unitário a ser informado irá vigorar. Ao ser cadastrado um novo insumo, o ORSE assume, por “default”, o último período em que os arquivos foram atualizados via Internet. O usuário, entretanto, a seu critério, poderá definir outra data para o mesmo. Como o usuário poderá verificar, o mês e o ano de vigência do preço definido na coluna Período do grid são seguidos de um traço (-) e um número. Isto significa que dentro de um mesmo mês podem acontecer várias mudanças nos preços do insumo em função da realização de mais de uma coleta de preços neste período. Se já houver, por exemplo, um custo definido para maio de 2003 e, no decorrer deste mesmo mês, haja a necessidade de se atualizar o banco de dados global através de uma nova coleta de preços, o ORSE gerará um novo espelho dos dados deste período. Automaticamente, o sistema assume esta nova informação como tendo sido acrescentada no mês “maio/2003-2”, e assim por diante. Custo Adotado - é o preço unitário a ser usado nos orçamentos de que o insumo atual fará parte, relativo ao mês informado. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 51 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 52 Os dados Data da Revisão e Responsável são preenchidos automaticamente. Um histórico detalhado de todas as alterações processadas desde a inserção dos insumos no cadastro estará disponibilizado no grid. Se o insumo é um equipamento e o usuário deseja que seu custo horário seja calculado automaticamente pelo ORSE, deverá clicar na página Equipamento localizada na parte superior do grid. Uma nova janela será aberta e os seguintes dados deverão ser informados, conforme mostra a figura: Valor de Aquisição - valor de compra do equipamento a preços de mercado atuais ou estimados em função da idade e das condições de uso do mesmo, a critério do usuário. Potência - Potência em HP do equipamento. Equipamentos que não utilizam combustíveis são caracterizados como se tivessem potência 0 (zero). Vida Útil - Vida útil estimada do equipamento, em anos. Horas Trabalhadas por Ano - Quantidade de horas trabalhadas durante um ano pelo equipamento. ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Se a exclusão não afetar esta integridade, o insumo será retirado do banco de dados global em definitivo. Caso contrário, o ORSE alertará o usuário e não procederá a exclusão. No âmbito da operação do sistema na CEHOP e na DESO, entretanto, mesmo que o insumo não faça parte de qualquer composição de preços, não será sumariamente excluído do banco de dados, e sim desativado para futuras operações. Este procedimento do ORSE objetiva manter o histórico das operações realizadas nos arquivos que administra. ATUALIZANDO OS ARQUIVOS APÓS ALTERAÇÕES O ORSE somente concretiza cadastramentos e alterações de dados nas suas tabelas quando o botão “Salvar” é acionado, em qualquer janela de manutenção de arquivos. Se o usuário migrar de uma tela para outra sem haver salvo edições na primeira, estas permanecerão pendentes até que este botão seja clicado. Somente então as demais tabelas que se utilizam destes dados serão atualizadas. Por exemplo, se é procedida qualquer alteração no registro de um insumo e o botão “Salvar” não é acionado, as composições de preços que se utilizam deste insumo permanecerão inalteradas até que a confirmação da alteração processada seja feita. EXIBINDO SERVIÇOS QUE UTILIZAM O INSUMO Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 55 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Na janela de edição de insumos existe o botão “Serviços”, que propicia ao usuário a possibilidade de consultar todas as composições de preços que utilizam o item selecionado. No menu auxiliar Insumo, da janela principal do sistema, a opção “Exibir Serviços” executa a mesma rotina. Selecionada esta opção, se existirem no cadastro composições de preços que têm como componente o referido insumo, estas serão dispostas num grid, conforme mostrado na figura. Na janela onde é mostrada a relação de serviços que se utilizam do insumo selecionado na sua confecção, existem quatro botões: “Abrir Serviço” - (duplo clique sobre o serviço) abre a janela de edição do serviço selecionado no grid. “Imprimir” - imprime a lista de serviços que utilizam o referido insumo, conforme mostrada no grid. “Substituir” - abre uma janela de busca para que o usuário selecione um novo insumo que substituirá o atual nas composições de preços listadas. ‘Fechar” - fecha a janela atual e volta à tela de edição de insumos. IMPRIMINDO O INSUMO SELECIONADO Ao clicar, no menu auxiliar, sobre a opção “Imprimir”, o ORSE lista, na impressora, os dados do insumo selecionado através da rotina de localização. FECHANDO A JANELA DE MANUTENÇÃO DE INSUMOS A partir da própria janela onde é feita a manutenção do cadastro de insumos, o usuário do ORSE poderá clicar em qualquer botão da tela principal do sistema para navegar em outras áreas do programa. No entanto, enquanto os botões Salvar e Desfazer estiverem ativos, o ORSE não atualizará as composições de preços que o utilizam de acordo com suas novas características. O ORSE também não permitirá o encerramento de sua operação se, em qualquer de suas janelas, existirem botões “Salvar” e “Desfazer” habilitados. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 56 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Não prossiga se não souber responder com segurança as seguintes questões: a) Por que é importante padronizar as descrições de insumos semelhantes? b) O que significam banco de dados global e banco de dados de obras no âmbito do ORSE? c) O que representam os dígitos no final do mês e do ano de vigência dos preços dos insumos? d) Como localizar um insumo do qual se conhece a fonte, a unidade e pelo menos uma palavra da sua descrição? e) Insumos e composições de preços que constam do banco de dados de obras podem ser alterados ou excluídos? Se verdadeiro, estas mudanças afetam o banco de dados global? f) Que nível de hierarquia de usuários permite processar qualquer função do ORSE praticamente sem restrições? g) O usuário de nível mais elevado nessa hierarquia pode manipular dados do banco global administrados pela DESO ou pela CEHOP sem pertencer aos seus respectivos quadros de funcionários? h) Um insumo que faz parte de uma ou mais composições de preços pode ser excluído do cadastro? i) Como evitar o acúmulo de “lixo” nos bancos de dados? j) O banco de dados global do ORSE é dividido em quantas partes? Quais são elas? k) Por que o ORSE não permite aos usuários da CEHOP e da DESO a alteração de dados em períodos anteriores ao atual? MANUTENÇÃO DO CADASTRO DE COMPOSIÇÕES DE PREÇOS (SERVIÇOS) Apresentada a moldura onde se processarão as operações de manutenção do cadastro de serviços, o usuário perceberá que, no menu principal do programa, foi inserida mais uma opção, imediatamente antes da alternativa “Cadastro”. Trata-se do menu auxiliar da janela ativa, que poderá ser acessado pelo usuário como uma alternativa para os botões e teclas de atalho apresentados na mesma. Este menu apresenta três opções adicionais: “Duplicar Serviços”, “Correção Ortográfica” e “Imprimir”. Num dos próximos parágrafos detalharemos suas funções. Composição de preços, como sabemos, é o conjunto de insumos que compõem uma unidade básica de determinado serviço. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 57 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Grupo de Serviço - conforme foi detalhado na Parte I deste manual, o agrupamento dos serviços é essencial na estruturação do banco de dados e o ORSE estabeleceu três grandes grupos onde são classificados todos eles, a saber: OBRAS CIVIS, OBRAS DE INFRAESTRUTURA e PROJETOS. Dentro destes grupos, existem diversas ramificações, que por sua vez são subdivididas em vários subgrupos. É como componente de um destes subgrupos que o serviço deve ser classificado. É no último nível de classificação destes grupos que são definidas as especificações para os serviços. Tomemos como exemplo o serviço “Compactação de aterros, com Rolo Vibratório, a 100% do proctor normal”. Pertence ao grupo “Infraestrutura”, ao subgrupo “Terraplenagem” e à especificação “Execução de Cortes e Aterros”. O sistema ORSE identificará as especificações dos serviços da obra ou empreendimento através da definição do grupo, subgrupo e item a que pertencem, que é feita neste momento, neste campo da tabela em que a composição de preços é cadastrada. Ao final da elaboração do orçamento, o ORSE listará todas as especificações a que os serviços que compõem a obra estão vinculados e habilitará o usuário a imprimi-las individualmente ou em conjunto. A relação de grupos, subgrupos e itens cadastrados no banco de dados gerenciado pelo ORSE é mostrada numa janela quando o usuário clica com o mouse na caixa combinada “Grupo de Serviço”, em forma de árvore (tree view), cujas ramificações podem ser abertas ou fechadas com um clique nos botões “+” (abrir) e “-“ (fechar). Um duplo clique ou a digitação da tecla ENTER define o subgrupo a que pertence o serviço. Código InfoWOrca - este campo é usado apenas como referência para o usuário. As composições de preços que já existiam no banco de dados do InfoWOrca, quando acessadas pelo ORSE, apresentarão o código que utilizavam no antigo sistema e sua respectiva data de criação. As composições de preços atuais, evidentemente, não apresentarão estes dados. Status - define se a composição de preços está habilitada ou não habilitada para uso em orçamentos ou outras interferências. Os campos Código, Fonte e Data de Criação são preenchidos automaticamente pelo sistema. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 60 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe PÁGINAS DA PARTE INFERIOR DA MOLDURA Na metade inferior do formulário de cadastro de serviços é mostrado um conjunto de páginas com “orelhas” em que constam: PERÍODOS São dispostos num grid o mês e o ano de vigência do preço unitário, o tipo da composição, a produção horária da equipe de mão-de-obra e equipamentos, o percentual de encargos sociais usado, número, data e hora da revisão e o preço unitário praticado no período. Detalhamento dos procedimentos para o preenchimento dos dados da página PERÍODOS Período - No momento do cadastramento da composição de preços, o ORSE assume como período atual o último mês/ano em que foi procedida a atualização dos custos através da rotina específica que será detalhada mais adiante. Padrão - são disponibilizados dois modelos ou padrões de composições de preços no âmbito do ORSE: o padrão “Custo Unitário” e o padrão “DNER”. Um clique na caixa combinada localizada nesta célula do grid permitirá o usuário selecionar uma das duas opções, se o serviço selecionado estiver habilitado para alterações, ou seja, se o período de abrangência coincidir com o período em que houve a última atualização dos arquivos via Internet. Dados de períodos anteriores, conforme já dissemos anteriormente, somente poderão ser alterados pelos administradores da CEHOP e DESO. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 61 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Se o usuário leu detalhadamente a Parte I deste manual ou se já possui certa experiência na área de estimativa de custos, sabe que o padrão “Custo Unitário” é o modelo convencional, em que os coeficientes de cada item de insumos ou serviços auxiliares pertencentes à composição de preços são apresentados ao lado dos respectivos preços unitários e valores totais. Ao final da planilha, são totalizados, é calculado o custo dos encargos sociais e o valor do BDI. Já o modelo padrão “DNER” apresenta, para cada equipamento, a quantidade, o número de horas produtivas e improdutivas por hora trabalhada e seus valores totais. Os custos da mão-de-obra são somados com o custo dos equipamentos e o total, chamado “custo horário de execução”, é dividido pela produção horária da equipe, definindo o custo de execução da unidade do serviço. O custo de materiais, calculado de forma análoga à das composições tipo “Preço Unitário”, é então incorporado a este, definindo o custo total do serviço. Produção da Equipe - numa composição de preços definida como padrão DNER, é o volume do serviço produzido em uma hora pela equipe de operários e máquinas, fruto de levantamentos próprios ou disponível em tabelas específicas divulgadas por órgãos públicos responsáveis pela contratação de obras rodoviárias e de terraplenagem no Brasil. Taxa de Encargos Sociais do Período - é o valor do percentual que incidirá sobre os custos de mão-de-obra do serviço para definir seu custo total com Encargos Sociais (direitos trabalhistas, contribuições e outras despesas). O percentual dos encargos sociais que incidirão sobre o custo de mão-de-obra do serviço é automaticamente informado pelo sistema, e será o definido quando da atualização dos arquivos para o referido período. Responsável, Número da Revisão, Data da Revisão e Custo Unitário - são preenchidos automaticamente pelo ORSE, após a confirmação do cadastro do serviço. COMPOSIÇÃO SINTÉTICA Nesta página deve ser feito o cadastramento dos insumos e composições auxiliares que fazem parte do serviço a cadastrar ou são mostrados os componentes das composições já cadastradas. Detalhamento dos procedimentos para o preenchimento dos dados da COMPOSIÇÃO SINTÉTICA Inserindo um insumo ou um serviço auxiliar na composição de preços Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 62 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe CONFIRMANDO OU DESFAZENDO A EDIÇÃO Os botões Salvar e Desfazer estarão habilitados após qualquer mudança na estrutura do serviço ou durante o cadastramento de uma nova composição de preços. Para confirmar o cadastramento do novo serviço, basta clicar com o mouse no primeiro ou pressionar simultaneamente as teclas de atalho “Alt” e “S”. Para que o sistema ignore tudo o que foi feito, o usuário deverá pressionar o mouse sobre o segundo botão ou teclar, ao mesmo tempo, “Alt” e “D”. A partir da própria janela onde é feita a manutenção do cadastro de serviços, o usuário do ORSE poderá clicar em qualquer botão da tela principal do sistema para navegar em outras áreas do programa. No entanto, enquanto os botões Salvar e Desfazer estiverem ativos, o ORSE não atualizará as composições de preços que o utilizam como auxiliar de acordo com suas novas características. O ORSE também não permitirá o encerramento de sua operação se, em qualquer de suas janelas, existirem botões “Salvar” e “Desfazer” habilitados. ALTERANDO E EXCLUINDO COMPOSIÇÕES DE PREÇOS DO CADASTRO Para alterar os dados de uma composição de preços existente no cadastro basta localizá-la, clicando com o mouse no botão “Localizar”, digitando simultaneamente as teclas de atalho “Alt” e “L”, e clicar no botão “Alterar” localizado na parte superior da moldura de cadastro de composições (ou pressionar as respectivas teclas de atalho). A partir de então, os dados do serviço estarão disponíveis para edição. Alterações de descrição, unidade e grupo de serviço são feitas pela simples sobreposição dos dados existentes pelos atuais. Alterações, exclusões ou acréscimo de novos insumos ou composições auxiliares são feitos da mesma maneira que expusemos anteriormente, quando do detalhamento do processo de cadastramento de um novo serviço. Após qualquer mudança detectada pelo sistema, os botões “Salvar” e “Desfazer” são habilitados, e antes de iniciar novo processo de alteração ou sair deste módulo do programa, o usuário deverá optar por um deles. Para excluir definitivamente uma composição de preços do cadastro, o usuário deverá localizá-la através do botão “Localizar” e, com segurança, clicar no botão “Excluir” ou pressionar as respectivas teclas de atalho. Deverá também, obviamente, responder de forma afirmativa à clássica pergunta “Deseja realmente excluir esta composição de preços?”. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 65 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Confirmada a exclusão, a composição de preços selecionada deixa de existir no banco de dados global do ORSE, porém, se foi utilizada na elaboração de orçamentos através deste sistema, permanecerá intacta no banco de dados de obras. Entretanto este fato, como veremos com maior detalhamento mais adiante, causa certos transtornos quando da reimportação de dados do cadastro global para o âmbito da obra. DUPLICANDO COMPOSIÇÕES DE PREÇOS O ORSE, permite a duplicação de composições de preços, o que se constitui num considerável fator de agilização do cadastramento de composições semelhantes, diferentes entre si apenas por pequenas variações nos coeficientes de determinados componentes. Se o usuário clicar no item “Duplicar Serviço” do menu auxiliar localizado à esquerda da opção “Cadastro” do menu principal, na porção superior da janela principal, o ORSE solicitará a confirmação do mesmo para proceder com a replicação do serviço selecionado através da rotina “Localizar”. Desta forma o ORSE cria uma nova composição de preços idêntica à selecionada e a disponibiliza na janela de edição para que o usuário preencha os dados que a diferenciarão da original. IMPRIMINDO A COMPOSIÇÃO DE PREÇOS SELECIONADA Se o usuário clicar no item “Imprimir” do menu auxiliar localizado à esquerda da opção “Cadastro” do menu principal, na porção superior da janela principal, o ORSE imprimirá a composição de preços selecionada pelo usuário através da rotina de localização. MANUTENÇÃO DO CADASTRO DE EMPREENDEDORES Empreendedor é a empresa contratante de serviços e obras à qual o usuário desejar apresentar propostas de execução de empreendimentos, ou qualquer outra entidade, órgão público ou cliente em potencial que este usuário julgue necessário manter em seu banco de dados para qualquer eventualidade futura. Em outras palavras, é o proprietário de algum empreendimento que poderá ser ocasionalmente cadastrado no sistema ORSE. Os dados do empreendedor aparecerão nos cabeçalhos de todos os relatórios referentes ao(s) empreendimento(s) que forem cadastrados em seu nome. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 66 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe A janela disponibilizada pelo ORSE quando o usuário clica, no menu de “Cadastro”, a opção “Empreendedor”, é mostrada ao lado. Uma lista em que constam todos os empreendedores cadastrados até então é relacionada num grid e, na parte superior deste grid, são mostradas duas páginas de Tabs que apresentam as opções 1-Todos e 2-Detalhe. Se o usuário clicar na orelha da página 2-Detalhe ou pressionar o mouse por duas vezes consecutivas sobre a linha do grid onde se encontra determinado empreendedor, a janela mostrará os dados completos do mesmo, tais como detalhados na figura apresentada a seguir. Os procedimentos de inclusão, exclusão, alteração e atualização são semelhantes aos mostrados até então, como passaremos a detalhar em seguida. INSERINDO NOVO EMPREENDEDOR NO CADASTRO O processo se inicia a partir do clique no botão “Inserir”, que faz com que o sistema gere um registro em branco onde deverão ser gravadas as seguintes informações: Código - número seqüencial preenchido pelo próprio sistema. Nome da Empresa - nome de empreendedores particulares ou razão social de empresas, potenciais proprietários de empreendimentos a ser cadastrados no ORSE. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 67 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe fontes CEHOP e DESO são disponibilizados para todos os usuários do sistema, porém estes usuários não têm acesso ao manuseio desses dados. Apenas podem utilizá-los para fazerem parte de suas próprias composições de preços e orçamentos de obras e empreendimentos. Reciprocamente, a CEHOP e a DESO também não têm acesso aos bancos particulares desses usuários. Periodicamente, através de arquivos de atualização fornecidos pela CEHOP em sua página na Internet (www.cehop.se.gov.br), os usuários do ORSE poderão atualizar seus bancos de dados no que se refere a insumos, composições de preços e especificações pertencentes a essas fontes. INSERINDO NOVA FONTE DE REFERÊNCIA NO CADASTRO Os usuários do ORSE podem cadastrar quantas fontes julgarem necessárias para organizar seus dados. O cadastramento e as demais operações necessárias à manutenção desses dados são feitos através do menu “Cadastro”, opção “Fonte”. Ao optar por esta rotina, a janela mostrada na figura é colocada na tela do computador do usuário. A inserção de uma nova fonte de referência é feita através de um clique com o mouse no botão “Inserir”, posicionado na parte superior esquerda do formulário. O ORSE insere uma linha no grid, onde os seguintes dados deverão ser informados pelo usuário: Sigla - dado alfanumérico que identifica, de forma sucinta, o nome da fonte de referência. Descrição - descrição detalhada do nome da fonte de referência. Ao clicar no botão “Inserir”, os botões “Salvar” e “Desfazer” são habilitados. Para confirmar a inserção da nova fonte de referência nos arquivos do ORSE, clica-se no primeiro botão. Para cancelar o cadastramento, clica-se no segundo. A partir da confirmação da inclusão da nova fonte de referência, o usuário poderá iniciar o cadastramento de insumos e serviços que pertencem à mesma, bastando para isto defini-la, no item “Preferências” opção “Fontes”, como a fonte “default” que conterá todos os itens cadastrados desde então. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 70 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe ALTERANDO E EXCLUINDO FONTES DE REFERÊNCIA Para editar dados cadastrais ou excluir registros de fontes de referência cadastradas nos arquivos do ORSE, basta selecioná-la no grid, clicar nos respectivos botões “Alterar” ou “Excluir” e proceder com o objetivo. Para alterar dados já cadastrados, basta sobrepor as informações existentes e consolidar a edição, clicando no botão “Salvar”, ou reverter a mesma, clicando no botão “Desfazer” ou nas respectivas teclas de atalho. Os novos dados eventualmente informados serão mostrados em todas as consultas na tela e em todos os relatórios em que conste esta fonte de referência que sejam produzidos a partir de então. A exclusão de uma fonte de referência, obviamente, somente será possível se todos os insumos e composições de preços vinculados a ela já não existirem no banco de dados. MANUTENÇÃO DO CADASTRO DE ÍNDICES DE CORREÇÃO DE VALORES O ORSE administra um arquivo onde são gravados os índices de correção de valores, utilizados para atualizar orçamentos de obras em geral. Tais índices são usados para atualizar as verbas, já que os serviços que constam dos orçamentos e são vinculados a composições de preços são atualizados através das coletas de preços mensais, que atualizam os preços unitários de todos os insumos utilizados nelas. A janela de edição de índices de correção é mostrada na figura, e dela constam duas páginas com “orelhas”: “1-Todos” e “2-Detalhe”. Na primeira página, são listados todos os índices cadastrados com seus respectivos códigos e descrições. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 71 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Existem também, nesta página, uma caixa combinada e uma caixa de edição, utilizados para localização de índices no arquivo. Na caixa combinada, as opções apresentadas são de busca por código e busca por descrição. Selecionada uma dessas opções, o usuário deverá preencher a caixa de edição com o código ou a descrição do índice a localizar, dependendo do que indicou na caixa combinada. A cada letra digitada, o sistema localiza, se existir, o índice cuja descrição mais se assemelha com o texto da caixa de edição, se o usuário optou por localização pela descrição. Na outra página, são detalhados os valores periódicos desses índices, conforme está detalhado na figura. INSERINDO NOVO ÍNDICE DE CORREÇÃO DE VALORES NO CADASTRO Para cadastrar um novo índice, o usuário deverá clicar no botão “Inserir” e digitar sua descrição diretamente no grid apresentado na página “1- Todos”. Em seguida, deverá selecionar a página “2- Detalhe” e informar os respectivos períodos e valores do índice. Para isto, entretanto, deverá clicar no botão “+ Adicionar”, localizado ao lado do grid onde constam o período e o valor dos índices. Para excluir valores periódicos de índices já cadastrados, o usuário deverá clicar no botão “- Remover” e confirmar a exclusão. Após a digitação dos dados pertinentes, o usuário deverá clicar nos botões “Salvar”, se desejar consolidar o cadastramento, ou “Desfazer”, se quiser abortar o acréscimo de mais um índice no cadastro. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 72 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe O último nível do grupo é aquele em que, na árvore mostrada na janela de manutenção do cadastro de “Grupos de Serviços”, não apresenta o sinal de adição (+) à esquerda de sua descrição. Bem, referimo-nos a estas janelas do programa como se fossem destinadas à manutenção dos arquivos de grupos de insumos e grupos de serviços. Na realidade, porém, estes grupos e subgrupos são apenas apresentados aos usuários como sugestão ou referência e não podem ser alterados, excluídos, nem é permitido a estes usuários acrescentar novos componentes aos mesmos. Apenas os administradores da CEHOP têm ampla liberdade para acrescentar, modificar ou excluir dados destes arquivos. ACRESCENTANDO UM NOVO GRUPO DE SERVIÇOS OU INSUMOS NO CADASTRO Para acrescentar um novo grupo, o usuário deverá selecionar o grupo principal a que será vinculado o sub-grupo e clicar no botão “Inserir”. É criada uma linha na árvore e o usuário deverá preenchê-la com a descrição do novo grupo. Clicando no botão “Salvar”, o grupo estará disponível para receber novos insumos ou composições de preços. Para cancelar a inserção, o usuário deverá clicar no botão “Desfazer”. O cadastramento, então, será ignorado pelo sistema. ALTERANDO E EXCLUINDO GRUPOS DE SERVIÇOS OU INSUMOS Para alterar a descrição ou excluir determinado grupo de serviços ou de insumos do cadastro, o usuário deverá selecioná-lo na árvore. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 75 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Sobrescrevendo a descrição e clicando no botão “Salvar”, o grupo adotará a nova discriminação em todas as instâncias do sistema que a ele se referem. Para excluir um grupo de insumos, é necessário que todos os seus sub-itens tenham sido previamente excluídos. Da mesma forma, para excluir um grupo de serviços, é necessário que todas as composições de preços e sub-grupos a ele relacionado tenham sido excluídos anteriormente. Estas operações são de uso exclusivo da CEHOP. VISUALIZAÇÃO E IMPRESSÃO DE ESPECIFICAÇÕES A opção “Especificação” do menu “Cadastro” possibilita o usuário visualizar na tela ou imprimir especificações para cada tipo de serviço. Como relatamos anteriormente, cada serviço pertencente ao banco de dados global do ORSE é vinculado a um grupo, e cada grupo possui sua especificação digitalizada e disponível a nível de simples leitura para os usuários do sistema. A janela apresentada para o usuário é mostrada na figura. A árvore disponibilizada permite a seleção das especificações a visualizar e a impressão das mesmas, através do Adobe-Acrobat. MANUTENÇÃO DO CADASTRO DE USUÁRIOS Somente os usuários habilitados como administradores no cadastro de usuários do ORSE têm acesso a este módulo do programa. As opções apresentadas são idênticas às dos outros módulos de manutenção de arquivos. Na janela “Usuários”, como nas demais, também são dispostos os botões “Inserir”, “Alterar”, “Excluir”, “Salvar”, “Desfazer”, “Atualizar” e “Fechar”. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 76 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Como na janela de manutenção do cadastro de fontes, existem nesta moldura duas páginas. Em uma delas são listados os dados básicos de todos os usuários do sistema, enquanto que na outra são detalhados o nome abreviado, o nome completo e o nível de acesso de cada um deles às rotinas do ORSE, além de ser disponibilizado um botão onde o usuário selecionado poderá definir ou redefinir sua senha de acesso ao sistema. As restrições de acesso às rotinas do ORSE para cada nível de acesso foram relacionadas num dos módulos anteriores deste manual, porém voltaremos a detalhá- las nos próximos parágrafos. INSERINDO UM NOVO USUÁRIO NO CADASTRO Um clique com o mouse no botão “Inserir” torna ativa a página “2- Detalhe” e acrescenta um registro em branco no cadastro de usuários do sistema, cujos dados deverão ser preenchidos conforme discriminado a seguir. Usuário - neste campo deve ser informado o nome simplificado do usuário a ser cadastrado, idêntico ao que o mesmo utiliza para ter acesso à rede, se esta existir. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 77 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Os valores unitários de cada item podem ser alterados, e o ORSE calculará automaticamente o percentual de incidência do mesmo sobre as despesas indiretas. As setas posicionadas na parte média superior direita do formulário permitem posicionar os itens onde o usuário achar mais conveniente, no entanto não o permitem mudar o grupo a que pertencem. As setas para a direita e para a esquerda permitem aumentar ou diminuir o grau hierárquico de cada item, tornando-os títulos, subgrupos ou meros componentes de custo unitário. A seta para a esquerda aumenta o grau hierárquico do item, tornando-o um subgrupo ou um título. A seta para a direita faz o inverso, tornando um título num subgrupo ou um subgrupo num item. A cada alteração processada, os botões “Salvar” e “Desfazer” são ativados. Para gravar as alterações, o usuário deverá clicar no primeiro, antes de fechar o formulário. Para cancelar as alterações, deverá clicar no segundo botão. MANUTENÇÃO DA TABELA BASE DE ENCARGOS SOCIAIS Da mesma forma que a tabela básica de BDI, a tabela de Encargos Sociais somente poderá ser alterada por usuários da CEHOP/DESO. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 80 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe A tabela é constituída de fórmulas semelhantes às utilizadas no MS Excel, cujos parâmetros são os diversos encargos sociais da legislação trabalhista brasileira. O manuseio desses dados deve ser feito apenas por pessoas que conheçam a essas leis trabalhistas, a incidência de encargos, contribuições e taxas sobre a hora trabalhada, a ação em cascata desses dispositivos sobre os demais, enfim, as peculiaridades de cada encargo social e a metodologia dos cálculos que levarão ao número final, que estabelecerá o fator que definirá o custo real de cada operário para o empreendedor. Definida a tabela básica, dentro do empreendimento, se o usuário optar pela alternativa “Encargos Sociais Calculados”, esta será exportada para o âmbito do mesmo e as alterações poderão ser feitas por qualquer pessoa habilitada para o cadastramento de obras. Após a definição dos parâmetros e da metodologia de cálculo, o ORSE transportará o valor final do fator para o empreendimento e o aplicará a todos os custos de mão-de-obra do mesmo. O MENU FERRAMENTAS DO ORSE O menu “Ferramentas” da tela principal do ORSE oferece as seguintes opções ao usuário: Preferências - definição da fonte padrão, dos índices de correção favoritos e do empreendedor. A tela mostrada na figura é apresentada ao usuário, que poderá editar os dados conforme suas conveniências. Definida a fonte padrão, todos os cadastramentos de novos insumos e serviços serão Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 81 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe atribuídos a ela, ou seja, todos os insumos e serviços cadastrados a partir de então terão como fonte de referência a fonte selecionada nesta seção, que deve estar previamente cadastrada (ver cadastro de fontes de referência). Os índices selecionados serão apresentados como alternativas quando da atualização dos preços de obras para meses diversos. Reorganização dos Serviços - cálculo para atualização de todos os serviços (composições de preços) dos arquivos do banco de dados global, após alterações significativas nos mesmos ou após importação de arquivos disponibilizados pela CEHOP em sua página na Internet. A figura mostra a tela apresentada. O usuário deverá selecionar os períodos e as fontes de referência que serão atualizadas. São disponibilizados todos os períodos que constam do banco de dados global, ou seja, todos os períodos em que houve atualização dos arquivos do banco global através da importação dos dados disponibilizados pela CEHOP em sua página da Internet. Exportação da Base de Dados - rotina usada periodicamente para o envio de dados do banco global de acesso restrito ao usuário para incorporação ao banco de dados global disponibilizado para todos os usuários do ORSE. Em outras palavras, é a rotina de que a DESO se Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 82 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Além dos botões comuns às outras janelas de manutenção de arquivos, o formulário de empreendimentos apresenta dois novos botões: “Imprimir” e “Navegar”. Referir- nos-emos aos mesmos posteriormente. Inicialmente, cadastremos o novo empreendimento. INSERINDO UM NOVO EMPREENDIMENTO NO CADASTRO Um clique no botão “Inserir” inicia o acréscimo de um novo empreendimento no banco de dados pessoal do usuário. Os campos Código, Operador e Data do Cadastro são preenchidos automaticamente pelo programa. Os demais campos a serem preenchidos pelo usuário são: Descrição do Empreendimento - descrição sumária do empreendimento. Para efeito de facilitação de futuras buscas nos arquivos, o usuário deverá definir critérios próprios de identificação de empreendimentos, procurando estabelecer determinada ordem na descrição dos principais identificadores do projeto, tais como localidade, município e tipo de obras ou serviços. Referência - mês e ano de referência do orçamento. O ORSE buscará no banco de dados global os serviços a serem inseridos na planilha das obras a partir desta referência. O usuário poderá selecionar o mês e o ano que desejar, e o ORSE atualizará os dados da obra de acordo com a configuração das composições de preços e com os preços dos insumos praticados neste período. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 85 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Cadastrado o empreendimento, o usuário poderá alterar este período para avaliar os custos das obras do mesmo no mês e ano que desejar. O mês e o ano de referência assumido pelo sistema quando do cadastramento de novos empreendimentos são referentes ao último período em que houve atualização do banco de dados global através dos arquivos fornecidos pela CEHOP via Internet. Número da Licitação - número do processo licitatório do qual o empreendimento será objeto. Encargos Sociais da Licitação - valor do percentual de encargos sociais sugerido (ou fixado) pelo órgão contratante no edital de licitação. BDI da Licitação - valor do percentual de BDI sugerido pelo órgão contratante no edital de licitação. Prazo de Execução - prazo de execução do empreendimento em unidades de tempo definidas adiante. O prazo de cada uma das obras do empreendimento estará limitado a este. Unidade de Tempo - unidade de tempo utilizada para a contagem do prazo. Dias, meses, semanas etc. Empreendedor - nome do empreendedor, selecionado entre os empreendedores cadastrados no respectivo arquivo, que constam da respectiva caixa combinada. Profissional Responsável - nome do engenheiro ou profissional responsável pelas informações. Tipo de Encargo Social - calculado ou arbitrado (ver detalhamento nos próximos parágrafos). Encargo Social - valor dos encargos sociais utilizado na elaboração do orçamento. Este campo deverá ser preenchido pelo usuário se o mesmo optou pelo tipo de Encargos Sociais “Arbitrado”. Se optou pelos Encargos Sociais calculados, o próprio sistema o preencherá. Tipo de BDI - calculado ou arbitrado (ver detalhamento nos próximos parágrafos). BDI - valor do BDI utilizado na elaboração do orçamento. Este campo deverá ser preenchido pelo usuário se o mesmo optou pelo tipo de BDI “Arbitrado”. Se optou pelo BDI calculado, o próprio sistema o preencherá. Data da Proposta - data da proposta de preços ou data da licitação. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 86 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Cálculo Automático - metodologia de cálculo dos valores totais da planilha. As opções oferecidas são “Sim” e “Não”. Selecionada a primeira opção, todas as vezes que o usuário proceder qualquer mudança que implique variação no preço total da obra, o ORSE calculará toda a planilha automaticamente. Selecionada a outra opção (“Não”), o sistema somente procederá os cálculos quando solicitado pelo usuário, através do botão específico que será mostrado na janela de planilha de obras. Observações - neste espaço o usuário poderá escrever quaisquer informações adicionais a respeito do empreendimento, tais como a procedência dos quantitativos, a origem do projeto, justificativas de cálculos e procedimentos etc. As informações cujo título apresentam, após a última letra, um asterisco (*), são obrigatórias. As demais são opcionais. BDI E ENCARGOS SOCIAIS CALCULADOS E ARBITRADOS Como foi mostrado na descrição de cada campo do arquivo de empreendimentos, existem duas alternativas para o informe dos Encargos Sociais e do BDI a serem utilizados no cálculo do orçamento: “Calculado” e “Arbitrado”. Vamos então demonstrar o que acontece quando selecionamos a opção “Calculado” para cada um desses dados. Quando o usuário opta pelo tipo de encargos sociais “Calculado”, o ORSE permite que o mesmo efetue alterações nos índices e parâmetros da tabela de encargos, gerando um percentual de acordo com as suas conveniências. Este percentual será aplicado automaticamente a todos os serviços do empreendimento que contiverem componentes de mão de obra na sua composição de preços. Da mesma forma, o BDI calculado permite que o usuário altere, exclua ou insira itens, preços e quantidades da planilha básica de BDI do empreendimento, possibilitando a definição de um percentual que incidirá sobre o preço final de custo, de acordo com as características de cada obra. Para alterar índices e parâmetros da tabela básica de encargos sociais, o usuário deverá clicar no botão “Navegar” e selecionar a opção “Planilha de Encargos Sociais”. Para acrescentar itens, alterar preços e quantidades dos componentes das despesas indiretas do empreendimento, o usuário deverá clicar no botão “Navegar” e selecionar a opção “Planilha de BDI”. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 87 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Período Inicial - período relativo ao prazo do empreendimento como um todo em que a obra terá início. Fator Multiplicador - quantidade de módulos da construção. No caso da obra se tratar de um conjunto habitacional, por exemplo, neste campo seria informado o número de casas a serem construídas. O orçamento será feito, neste caso, para cada uma das casas e, ao final, o ORSE multiplicará o valor individual encontrado pela quantidade total de unidades. Área Construída - informação adicional que possibilitará o cálculo do custo por metro quadrado, no caso de obras planas, ou, no caso de redes de água e adutoras, o valor por metro linear implantado. Custo por m² e Preço por m² - campos preenchidos automaticamente pelo ORSE, ao final dos cálculos do orçamento. Representatividade (%) - percentual relativo ao preço ou custo total da obra comparado ao valor total do empreendimento. Este campo também será preenchido automaticamente pelo ORSE após a realização dos cálculos do orçamento. Sem precisar retornar à janela de cadastramento do empreendimento, o usuário poderá cadastrar todas as obras que o compõem a partir deste formulário. Basta preencher todos os dados requisitados de cada uma delas, “Salvar” a edição e “Inserir” novas obras até que todas estejam cadastradas. Na porção superior da janela de cadastramento de obras, aparecem os botões “Inserir”, “Alterar”, “Excluir”, “Salvar”, “Desfazer”, “Atualizar” e “Fechar”, comuns a todos os formulários de cadastro do ORSE. Além destes, constam do formulário os botões “Imprimir” e “Navegar”. O botão “Imprimir” possibilita o usuário listar, numa impressora, O botão “Navegar” é o mesmo que consta da tela principal do cadastro de empreendimentos, que possibilita a navegação do usuário através das diversas janelas do módulo, como cronogramas, planilhas de encargos sociais e BDI etc. MANUSEIO DAS OBRAS DO EMPREENDIMENTO ATRAVÉS DOS BOTÕES DA JANELA PRINCIPAL Retornando ao formulário principal de cadastro de empreendimentos, todas as obras cadastradas serão relacionadas no grid situado na porção inferior da tela. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 90 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Quando dispostas neste grid, as obras do empreendimento poderão ser excluídas do mesmo através de um clique no segundo botão posicionado na parte superior do mesmo e da confirmação do usuário. Outras funções específicas para operações realizadas nestas obras são disponíveis nos demais botões expostos nesta área. 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 - Acréscimo de novas obras do empreendimento. Clicando neste botão, a janela de manutenção do cadastro de obras do empreendimento é disponibilizada para o usuário. 2 - Exclusão de obras do empreendimento anteriormente cadastradas. Para excluir uma das obras do empreendimento, o usuário deverá selecioná-la no grid e clicar neste botão. Confirmada a exclusão, a mesma deixará de fazer parte do empreendimento. 3 - Muda a ordem das obras do empreendimento. Troca a ordem das obras do empreendimento, colocando-as nas posições desejadas através das setas para cima ou para baixo. A ordem aí determinada será obedecida em todos os relatórios referentes ao empreendimento. 4 - Duplica a obra selecionada para o empreendimento atual. Ao clicar neste botão, uma nova obra idêntica à selecionada no grid é gerada pelo sistema. Na descrição do objeto da nova obra, entretanto, o ORSE adicionará a expressão “Cópia de”, a que seguirá a descrição original da mesma. 5 - Importação de obras Clicando neste botão, o ORSE apresenta a janela de importação de obras, na qual o usuário poderá optar por importar uma obra externa, em forma de arquivo próprio para leitura pelo sistema, ou uma obra já pertencente ao banco de dados deste usuário, alocada a outro empreendimento cadastrado, incorporando-a ao empreendimento atual. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 91 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe 6 - Exportação de obras do empreendimento Exporta a obra selecionada para arquivos em disquetes ou em áreas do computador ou da rede, para serem transportados para outros usuários 7 - Analisador de proposta Um clique neste botão ativa a janela do analisador de propostas do ORSE. 8 - Calcula o orçamento da obra selecionada Um clique neste botão inicia os cálculos do orçamento da obra selecionada. 9 - Atualiza o orçamento da obra selecionada para um outro mês Clicando neste botão, abre-se uma janela onde é solicitado o mês e o ano de atualização do orçamento da obra. 10 - Reimporta as composições de preços e os insumos do banco de dados global Esta rotina, ativada por este botão, atualiza as composições de preços e os insumos da obra de acordo com sua condição atual no banco de dados global. 11 - Seleciona no grid a obra desejada Os botões com setas para a esquerda e para a direita possibilitam o usuário selecionar, no grid onde estão relacionadas as obras, a unidade que será alvo da ação das rotinas habilitadas pelos botões. Todas estas rotinas serão melhor detalhadas quando estivermos mostrando o uso da planilha orçamentária da obra, num dos próximos tópicos deste manual. USANDO O BOTÃO “NAVEGAR” Enquanto estiver explorando a janela de manutenção do arquivo de empreendimentos, o usuário do ORSE poderá ter acesso a qualquer módulo da rotina através do botão “Navegar”, posicionado na parte superior direita da mesma. As opções oferecidas no menu são: • Empreendimento - acesso à tela Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 92 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Nível 1 01 SERVIÇOS PRELIMINARES Nível 2 01.001 MOVIMENTO DE TERRA Nível 3 01.001.001 ESCAVAÇÕES Nível 4 01.001.001.001 Escavação mecanizada em solo de 1ª categoria Como o sistema não permite a escrita na coluna referente ao número do item, se quisermos mudar o nível de detalhamento de um deles para um maior ou menor, devemos usar os botões de indentação situados na porção superior direita da janela, representados por setas para a direita e para a esquerda. O botão com a seta para a direita aumenta o nível até o limite 4, desde que imediatamente antes do item exista um outro de nível 3, e assim por diante. Se, por exemplo, quiséssemos aumentar o nível do item 01.001 MOVIMENTO DE TERRA mostrado acima, não seria possível, já que o item imediatamente anterior a ele é de nível 1 (01-SERVIÇOS PRELIMINARES). O botão com a seta para a esquerda diminui o nível até o limite 1. Ao chegar a este nível, o item passará a ser o título principal dos itens que o seguem, e não poderá conter qualquer serviço, ou seja, não terá quantidade, unidade nem preço unitário. Será um item de totalização. Suponhamos que vamos, a partir de agora, criar a planilha de uma obra do empreendimento. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 95 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Na coluna “Descrição do Serviço”, digitamos o título do item 01, criado automaticamente pelo ORSE, que terá como descrição “SERVIÇOS PRELIMINARES”. Como se trata de um item de nível 1, o sistema não permitirá a digitação da unidade, da quantidade, do preço unitário e da fonte ou do código da composição de preços. Quando passamos para a próxima linha da planilha, o sistema automaticamente preenche o número do item como 01.001. Neste nível, é possível cadastrar um serviço, ou seja, é permitida a definição da composição de preços correspondente e a determinação da respectiva quantidade. No entanto, cadastremos este item como título de itens de hierarquia mais baixa, com a descrição “MOVIMENTO DE TERRA”. Embora o sistema admita a digitação da unidade, da quantidade e do preço unitário, nada digitemos nestas colunas. Façamos o mesmo com o próximo item. Ao passarmos para a próxima linha da planilha, o ORSE gerará o item 01.002, “imaginando” que é isto que desejamos. Ledo engano. Clicando na seta para a direita, façamos com que o item 01.002 se transforme no item 01.001.001 e escrevamos sua descrição “ESCAVAÇÕES”. Nada escrevamos nas colunas quantidade, unidade e preço unitário. Na próxima linha, o ORSE gerará o item 01.001.002, mas na verdade queremos que este seja o item 01.001.001.001. Indentamos para a direita para atingir nosso objetivo. Neste item, devemos caracterizar, obrigatoriamente, um serviço da obra. Para isto, devemos definir a composição de preços correspondente. Se desejamos, todavia, que o item seja configurado como verba, ou se a composição de preços correspondente não exista, nada escrevemos nos campos “Fonte” e “Código” da composição de preços. Escrevemos, sim, nas colunas “Unidade”, “Quantidade” e “Preço Unitário”, os respectivos valores. Se a composição de preços existe e desejamos que a mesma seja vinculada ao serviço, digitamos nas colunas “Fonte” e “Código”, respectivamente, a fonte e o código da mesma, se os soubermos. Caso contrário, posicionamos o cursor na coluna “Código” e pressionamos a tecla de função “F4”, posicionada pa parte superior do teclado, ou clicamos no pequeno botão (com três pontinhos) que aparece na célula correspondente, para abrirmos a tela de busca de serviços. Selecionado o serviço, o ORSE preenche as colunas “Fonte”, “Código”, “Descrição do Serviço”, “Unidade” e “Preço Unitário” do item. A descrição e a unidade podem ser alteradas pelo usuário, se lhe convier. Está inserido um novo item na planilha da obra. O ORSE cria uma nova linha a seguir, com a numeração do item imediatamente superior. Se o último item foi o 01.001.001.001, o novo item será o 01.001.001.002, e assim por diante. Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 96 ORSE - Orçamento de Obras de Sergipe Suponhamos que tenhamos concluído o grupo 01.001.001, e que seu último item tenha sido o 01.001.001.005. Ao passarmos para a próxima linha da planilha, o sistema cria o item 01.001.001.006, mas nós queremos que ao invés deste número, o próximo item tenha o número 01.001.002, ou seja, que este próximo item seja o subgrupo de novos itens. Usamos a seta para a esquerda para indentar o item 01.001.001.006, que se transforma no grupo 01.001.002, automaticamente. Na descrição, escrevemos o título deste grupo, por exemplo, REATERRO. Nada escrevemos na unidade, na quantidade nem no preço unitário. A próxima linha gerada pelo ORSE terá como número do item 01.001.003, só que nós queremos que este número seja o 01.001.002.001. Então, acrescentamos um nível no mesmo, com a seta para a direita, e o número desejado aparecerá. Assim se procede até que se tenha toda a planilha da obra delineada. Vale sempre lembrar que a indentação para a direita só é possível se houver um grupo anterior que comporte o novo subgrupo, ou seja, para que se possa cadastrar o subgrupo 01.001.001, o grupo 01.001 deve existir previamente, e assim sucessivamente. Para rebaixar o nível de detalhamento de um item da planilha, entretanto, não há restrições. Podemos concluir o último item do grupo 01.001.001, que seria, por exemplo, o de número 01.001.001.005, e indentar o próximo item (que seria o 01.001.001.006) por três vezes, para transformá-lo no item 02. É assim que se procede para inserir itens na planilha da obra no ORSE. Para excluir linhas da planilha, pressiona-se simultaneamente as teclas Ctrl e Delete. O sistema solicita a confirmação da exclusão. Se o usuário excluir um grupo, todos os itens pertencentes a este serão excluídos, em cascata. OUTRAS FERRAMENTAS PARA FACILITAR O CADASTRO DA PLANILHA Se, ao final do cadastramento da planilha, descobríssemos que havíamos esquecido um item do grupo 01.001.001, o que deveríamos fazer? Muito simples. Cadastramos o item “esquecido” na última linha Manual do Usuário // www.cehop.se.gov.br 97