(Parte 2 de 8)

      1. Posição do arquivo na estrutura da instituição

Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas.

      1. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo

A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.

        1. Centralização

Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.

Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos custos operacionais, economia de espaço e equipamentos.

        1. Descentralização

A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação.

Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios:

  • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

  • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos

        1. Coordenação

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.

      1. Escolha de métodos de arquivamento e classificação

O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.

Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão.

Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização, pode-se removê-los para uma destinação adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, além disso, são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a política da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.

Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.

        1. Sistemas de registro

O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, é o registro. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries, e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos; nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada série. Num sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário.

Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos, isto é, livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete, que veremos mais adiante.

        1. Elementos de Classificação

Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções, atividades e atos); b) a estrutura do órgão que os produz; c) o assunto dos documentos.

Em vista disso, os métodos de organização podem ser funcional, organizacional e por assuntos.

Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execução de qualquer espécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero.

Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento2. Por exemplo, o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabética; o item Correspondência, em ordem cronológica etc.

        1. Princípios de classificação

Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referência e similares. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados, desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. Entretanto, os documentos públicos devem ser classificados em relação à função, pois resultam de uma função, são usados em relação à função e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4.

      1. Escolha das Instalações e equipamentos

Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico.

Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.

Notação é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. Também poderá ser aberta ou fechada. Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim. Vide figuras abaixo.

A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto.

Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo.

Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.

Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim.

      1. Constituição de arquivos intermediários

Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física.

    1. Implantação e acompanhamento

O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.

  1. Gestão de documentos

A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”:

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias.

A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação); expedição; organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas).

A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros.

    1. Protocolo

Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina:

Passo

Atividades

1

Receber a correspondência

2

Separar a correspondência oficial da particular

3

Distribuir a correspondência particular

4

Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso

5

Encaminhar a correspondência oficial sigilosa

6

Abrir a correspondência ostensiva

7

Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes

8

Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada

9

Interpretar e classificar a correspondência

10

Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento

11

Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso

12

Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo

13

Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação

    1. Registro e movimentação

Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas:

Passos

Atividades

1

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição

2

Anexar a segunda via da ficha5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas

3

Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida

4

Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica

5

Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino

6

Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente

    1. Expedição

Geralmente são adotadas as seguintes atividades:

Passos

Atividades

1

Receber a correspondência

2

Verificar se não faltam folhas ou anexos

3

Numerar e completar a data, no original e nas cópias

4

Separar o original da cópias

5

Expedir o original com os anexos

6

Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo

    1. Organização e Arquivamento

Quanto à organização, já tratamos de forma sucinta no tópico 3, página 9; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais métodos de arquivamento existentes, bem como as fases incluídas na operação de arquivamento propriamente dito.

      1. Métodos de Arquivamento

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento deve-se, com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir expansões.

Básicos

Alfabético

Geográfico

Numéricos

Simples

Cronológico

Digito-terminal

Ideográficos

Alfabéticos

Enciclopédico

Dicionário

Numéricos

Duplex

Decimal

Unitermo ou Indexação coordenada

Padronizados

Variadex

Automático

Soudex

Mneumônico

Rôneo

Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice

Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código.

O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.

      1. Método Alfabético (método básico)

Método alfabético é o mais simples. É um método direto. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação.

As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notações simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notações compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.

Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.

        1. Regras de Alfabetação
  1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Rita Guimarães, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima

Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimarães, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria

Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

  1. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marília Morro Azul; Sílvia Praia Vermelha

Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marília; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Sílvia

  1. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo: Walmir Santo Cristo, Luís São Caetano, Denise Santa Rita

Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; São Caetano, Luís.

  1. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira

Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto

  1. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 9)

Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo d’Ferreira, Rosana d’Albuquerque.

Arquivam-se: Albuquerque d’, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d’, Ricardo.

  1. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não considerados na ordenação alfabética.

Exemplo: Marco Antônio Neto, Maria José Sobrinho, Silvia Maria Filho.

Arquivam-se: Antônio Neto, Marco; José Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia

Obs.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição.

  1. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capitão Silva Mozila.

Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Sílvia.

  1. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).

Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy

Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav

  1. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont

Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles

  1. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.

Exemplo: José de Oviedo y Baños, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baños, José de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los

  1. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.

Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang

Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang

  1. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundação Getúlio Vargas, The Library of Congress

Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundação Getúlio Vargas; Library of Congress (The)

  1. Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1º Congresso de Odontologia

Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1º)

  1. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade.

Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ, Superintendência Financeira da TELERJ

Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento; TELERJ - Superintendência Financeira

  1. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.

Exemplo: 3M do Brasil, Fábrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4

Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Três) M do Brasil

Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma após a outra.

Exemplo de critério letra por letra:

Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado

Exemplo de critério palavra por palavra:

Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre

Como se pode observar, no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras.

      1. Método Geográfico

O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:

        1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência)

Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, não seguirá a ordem alfabética.

Exemplo:

Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo

São Paulo – Campinas – Pedro Luiz

Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo

Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques

São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima

Arquivam-se:

Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo

Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo

Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques

São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima

São Paulo – Campinas – Pedro Luiz

        1. Nome da cidade, estado e correspondente

Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais.

Exemplo:

Araçatuba – SP – Luiz Carlos

São Mateus – ES – Maria Augusta

Belém – PA – Adalberto Oliveira

Crateús – PE – Francisco Balbino

Diadema – SP – Dilma da Silva

Arquivam-se:

Araçatuba – SP – Luiz Carlos

Belém – PA – Adalberto Oliveira

Crateús – PE – Francisco Balbino

Diadema – SP – Dilma da Silva

São Mateus – ES – Maria Augusta

É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.

Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações.

      1. Método numérico simples

O método numérico simples é um método indireto, pois exige a consulta a um índice alfabético. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Além disso, será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse método, os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma.

Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética, os quais receberão o número da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelânea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. No primeiro caso, a notação das pastas miscelâneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc.

Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados.

      1. Método numérico cronológico

Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado daí em diante de processo. Nesse método, também é possível o reaproveitamento de numeração, desde que seja da mesma data. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. As vantagens desse método são maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

      1. Método Dígito-terminal

Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

Exemplo: o número 831.423, será lido 23.14.83

Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.

      1. Métodos por assunto (ideográficos)

Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário; os numéricos, duplex, decimal, unitermo ou indexação coordenada.

        1. Método ideográfico alfabético enciclopédico

Exemplo:

Cursos

Especialização

Formação

Pós-graduação

Doutorado

Mestrado

Pesquisas

Administração

Ciência política

Economia

        1. Método ideográfico alfabético dicionário

Cursos de doutorado

Cursos de especialização

Cursos de formação

Cursos de mestrado

Cursos de pós-graduação

Pesquisas de administração

Pesquisas de ciência política

Pesquisas de economia

        1. Método ideográfico numérico – duplex

Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. São portanto métodos indiretos.

Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular.

Exemplo:

0 Administração Geral

1 Pesquisas

1-1 Psicologia

1-1-2 Aplicada ao trabalho

Aplicada à educação

1-2 Ciência política

1-3 Administração

1-4 Economia

Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.

        1. Método ideográfico numérico – decimal

Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do número é composta de três algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode ter um, dois, três ou mais algarismos. As dez primeiras divisões são denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, grupos, subgrupos, subseções etc. Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ.

Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição.

        1. Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada)

Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. O método consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente (número de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores, que servirão posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice, como mostra o exemplo a seguir:

Assembléia Extraordinária

Nº 0012

Palavras-Chave / descritores

Greve

Metalúrgicos

Assembléia extraordinária

Hotel Marina

1936

Resumo: Assembléia extraordinária para deliberar sobre a continuidade da greve promovida pelos metalúrgicos de todo país. Foi realizada no salão vip do Hotel Marina, na praia do Leblon, em 13 de março de 1936.

A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento, como no exemplo a seguir:

Greve:

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0210

0311

0172

0063

004

0135

0006

0017

0008

0099

0320

0421

0232

00173

0134

0235

0026

0417

0098

0149

0450

0461

0252

00243

0244

0465

0236

0317

0128

0439

0530

0531

Metalúrgicos

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0120

0411

0212

0003

0004

0145

0016

0127

0018

0199

0340

0521

0322

00193

0144

0245

0345

0527

0108

0239

0530

0631

0512

00283

0234

0475

0575

0427

0138

0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos, sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais.

        1. Métodos padronizados

Dentre os métodos padronizados, o mais conhecido é o automático.

        1. Métodos padronizados – automático

Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto.

        1. Métodos padronizados – soundex

Para os arquivos alfabéticos onomásticos, de grandes proporções.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica, sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma.

        1. Métodos padronizados – rôneo e mnemônico

Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.

        1. Métodos padronizados – variadex

Esse método é uma variação do método alfabético. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como a localização de documentos. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético.

      1. Método alfanumérico

Esse método não é considerado básico nem padronizado. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notações fechadas, para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas.

Exemplo:

Aa-Af = 1

Ag-Al =2

Am-As =3

E assim, sucessivamente.

      1. Etapas de arquivamento

São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.

        1. Inspeção

Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.

        1. Estudo

Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.

        1. Classificação

Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.

        1. Codificação

Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.

        1. Ordenação

É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.

        1. Guarda dos documentos

É o arquivamento propriamente dito.

    1. Empréstimo e consulta

Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.

Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. Deverá ser utilizada a guia-fora, que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, índice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo.

Para facilitar sua cobrança, deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua follow-up para controle de prazos, que poderá ser organizado em diversas modalidades.

Para informações adicionais, consultar Resolução nº 14 do CONARQ.

    1. Análise, avaliação, seleção e eliminação

O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. Além disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita.

O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente, redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata.

A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custódia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. E, é lógico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informações vide art. 1º, § e art 2º da Lei 5.433/68.

Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Podem visar tão-somente à identificação de corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. São, pois, um importante instrumento de administração.

Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”.

Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminação, seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos.

Uma vez determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificação dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição.

Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, é um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico, a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificação, portanto, tem estreita ligação com as práticas de destinação.

Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em relação à função, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis.

Salvo em circunstâncias excepcionais, os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho, podendo, porém, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação, maceração etc. A incineração – processo condenado –, quer pelo aumento do índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais.

      1. Valor dos documentos

Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanentes vitais  aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização.

Permanentes  são os que, pela informação que contêm, devem ser conservados indefinidamente.

Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento.

        1. Distinção entre valores primários e secundários

Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários, para a própria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados.

        1. Distinção entre valores probatórios e informativos

Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos à origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos, que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão; e b) a informação que contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condições etc. com que o órgão governamental haja tratado.

Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. A informação pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (físicas e jurídicas), coisas ou fenômenos, sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente.

        1. Valores probatórios

Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”, “como era conduzido, por quem e com que resultados?”.

As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão; não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico; jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais.

Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função, há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer.

        1. Valores Informativos

Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa, menos pela prova que oferecem da ação do governo, do que pela informação que apresentam sobre pessoas determinadas, situações, eventos, condições, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ação.

Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informação que contêm. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. São eles: a) unicidade; b) forma; e c) importância.

          1. Unicidade

Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação, quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. O termo “unicidade”, aplicado à informação, significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto, é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.

O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha é o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na França, 1830; e na Itália, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidência histórica, à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.

          1. Forma

Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos, e b) a forma dos documentos.

A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenômenos (informação extensa); b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenômenos (informação intensa); ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). Em geral, os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística, pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos.

O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. A condição física é importante, pois, se os documentos vão ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que não os próprios criadores, usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos.

          1. Importância

O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do público em geral. Antes de aplicar o teste da importância, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrário, referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas.

          1. Documentos relativos a pessoas - seleção especial e amostra estatística

Na seleção de documentos, tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas, dois critérios são possíveis. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações, tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa, intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados.

Na última alternativa, isto é, naquela de selecionar, para retenção, um número limitado de processos sobre indivíduos, dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial; e b) o de amostra estatística.

          1. Documentos relativos a coisas

No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.

          1. Documentos relativos a fenômenos

O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenômenos são antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos sociólogos, economistas ou estudiosos de administração. Um arquivista, não importa qual seja sua experiência, ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episódios ou acontecimentos importantes.

Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos, deve-se aplicar o princípio da seleção especial. Esse princípio significa, simplesmente, que alguns documentos são selecionados para preservação, porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa, ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. Este último, adotado no início do século XX, requer um conhecimento do método que o arquivista, em geral, não possui. As técnicas de coleta, classificação e análise estatística, de correlação de dados, cômputo de médias e probabilidades, previsões, curvas e compilação de números-índices são técnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.

      1. Conclusões

A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. Deve ser, ao contrário, baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. A análise é a essência da avaliação arquivística. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação, e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável.

      1. Microfilmagem

Os objetivos da microfilmagem de documentos são, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação; o processo de microfilmagem é de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matéria.

O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas.

Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária, com vistas ao aproveitamento de espaço.

As microformas podem apresentar-se em três modos: filme, jaqueta ou microficha;

        1. Filme (rolo)

É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.

        1. Jaqueta

A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informações. Como esse processo é mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte.

        1. Microfichas

Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm, ou seja, saída direta do computador para a microficha, através da fita spool, sem passar pelo papel. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel.

      1. Tecnologia da Informação

Os avanços tecnológicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes; obsolescência, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas; falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes.

      1. Transferência e recolhimento

Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. 1º, § e art 1º, § da Resolução nº 2 do CONARQ. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente.

As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. atendem, no mínimo, a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo; b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais, de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que é sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”, reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato.

Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários, faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliação. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação, as descrições, por escrito, de documentos, raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.

Quanto aos arquivos de custódia, deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro, que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem, embora um centro intermediário possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas, acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possível, destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por último, um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público.

      1. Tipos de transferência

Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio, não sendo prevista nenhuma fase de transição. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários, cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório, isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.

dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. Só é aplicada em casos especiais. Periódica é a remoção de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um período determinado, sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo.

Na transferência periódica em uma etapa, os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade, transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem durante determinado período e, posteriormente, se julgados de valor, são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente.

É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos.

  1. Arquivos permanentes

Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e informativo. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentação de um órgão, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados.

Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. 17, § 4º, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).

A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado.

Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física, no que diz respeito ao seguinte:

Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.

Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.

Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).

Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã, por diversas circunstâncias, devido à sua utilização.

Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário.

Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:

  • arranjo  reunião e ordenação adequada dos documentos;

  • descrição e publicação  acesso aos documentos para consulta e divulgação;

  • conservação  medidas de proteção aos documentos e, conseqüentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruição;

  • referência  política de acesso e uso dos documentos.

    1. Atividades de arranjo

Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e conteúdo. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixação de etiquetas etc.

considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermediários, não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitória, aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários.

      1. Princípios de arranjo de arquivos

O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição, como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia, os quais emanam de diversos órgãos, de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. Arranja seus documentos para uso não-corrente, em contraposição ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento.

        1. Evolução dos princípios de arranjo

O primeiro grande passo teórico, que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives départmentales et communales, estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départmentsque, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda está em vigor. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes:

  1. os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto é, todos os documentos originários de uma determinada instituição, tal como uma entidade administrativa, uma corporação ou uma família, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição;

  2. os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos;

  3. as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstâncias, em ordem cronológica, geográfica ou alfabética.

A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa, corporação ou família” devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e após, em ordem cronológica, geográfica ou alfabética. As relações entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos.

Quando se tratar, por exemplo, de uma coleção de decretos ou leis, ou de decisões judiciais, as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, é preferível o arranjo geográfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas.

O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos:

“Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificação apresenta várias vantagens. Em primeiro lugar, é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema, pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. Num grande número de casos, essa classificação é feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventários existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invés de seguir esse método, se propõe uma ordem teórica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.”

O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam.

O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram, como na França) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência.

O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos, por assuntos, foi então reconhecido como um método impraticável, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos, no arquivo de custódia, na ordem dada pelo serviço de registro do órgão, e não reorganizados por grupos de assuntos.

Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível, tampouco desejável, que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. “A ordem original do registro”, explicaram, “não foi criada arbitrariamente, não resulta do acaso, mas, ao contrário, é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”.

A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões:

  1. o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, através da função e da organização administrativa, assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos, sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão;

  2. o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária, pode-se tornar obscuro ou até se perder;

  3. o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo, descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero.

        1. Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos

Na aplicação do princípio da proveniência, a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto.

Além disso, os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrário, a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdício de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível.

Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primários. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas.

Por fim, os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas, lugares ou sobre matéria social, econômica, científica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na repartição.

A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências, obedecendo a dois critérios:

  1. Estrutural, constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos;

  2. Funcional, constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio da proveniência.

    1. Atividades de descrição e publicação

O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental.

Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos.

Os documentos, quanto à substância, são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou, às funções, ou às atividades. Os documentos são descritos estruturalmente, dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados.

O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria, que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do órgão governamental, que os criou; o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência, relatórios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita; o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maços de documentos ou caixas.

      1. Tipos básicos de instrumentos de pesquisa

Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direção de seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventário, catálogo e repertório.

        1. Guia

Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.

        1. Inventário sumário

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo, ou parte dele, como uma série, por exemplo.

Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele, pela enumeração de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo.

O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo; breve notícia histórica sobre a instituição, a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente; explicação sobre o modo de consulta do inventário.

O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados.

        1. Inventário analítico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo.

        1. Catálogo

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada.

Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos.

        1. Repertório

É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. Sua elaboração só se justifica em casos específicos, quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra.

        1. Índice – instrumento de pesquisa auxiliar

É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto.

        1. Tabela de equivalência ou concordância

É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo.

      1. ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística

Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação.

O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida.

As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. Por exemplo, o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos.

Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. O fundo constitui o nível mais geral de descrição; as partes constituem níveis subseqüentes, cuja descrição, com freqüência, só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrição no nível do fundo, no nível da série, no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. Níveis intermediários, tais como seções ou subséries, podem ocorrer. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização.

No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou, quando tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa, cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias, de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária.”

        1. Descrição multinível

Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele deverá ser representado numa só descrição, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se é necessária a descrição das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descrições assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Para as finalidades destas regras, tal técnica de descrição é denominada descrição multinível.

          1. Regras para descrição multinível
  • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR

Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.

Regra: No nível do fundo, dê informação sobre ele como um todo. Nos níveis seguintes e subseqüentes, dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo, procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular.

  • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO

Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição.

Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito. Por exemplo, não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo; não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção.

  • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES

Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia.

Regra: Relacione, se aplicável, cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição, e identifique o nível de descrição.

  • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO

Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.

Regra: No mais alto nível apropriado, dê a informação que é comum às partes componentes. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior.

        1. Elementos de descrição

Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação, área de contextualização, área de conteúdo e estrutura, área de condições de acesso e uso, área de fontes relacionadas, área de notas e área de controle da descrição.

      1. ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias

Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famílias, permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições, como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos.

        1. Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF)

Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade.

Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos), utilizados como pontos de acesso.

Dados de autoridade (authority data) - informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade.

Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável.

Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de índice, pelo qual uma descrição possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.

Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade

    1. Atividades de conservação

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqüentemente, ao local de sua guarda.

Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso; os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma.

A luz, a temperatura, a umidade, a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). A poluição ácida do ar, bem como outros fatores externos de deterioração, temperatura e umidade desfavoráveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica, os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização.

As atividades relacionadas com o arranjo, descrição e consulta ficam em plano secundário, em face do importante problema da preservação dos documentos.

A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, a médio e longo prazos, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental.

A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento, porque não só acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia.

O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel.

A umidade, além de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%.

A temperatura não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 20 e 22º. O calor constante destrói as fibras do papel. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Não sendo viável tal prática, deve-se empregar sílica-gel, acondicionada em recipientes plásticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade.

A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel.

Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel, cola, goma ou caseína, mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem.

São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação; b) limpeza; c) alisamento; d) restauração ou reparo.

      1. Desinfestação

O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. Com a fumigação os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destruídos.

Contudo, de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck, a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos.

      1. Limpeza

É a fase posterior à fumigação. Na falta de instalações especiais para essa operação, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó.

      1. Alisamento

Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

    1. Restauração

Os documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se tentar a restauração por qualquer método.

A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Vários são os métodos existentes. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente, sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.

      1. Banho de gelatina

Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é natural, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.

      1. Tecido

Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

      1. Silking

Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução, cuja matéria prima é de alto custo.

      1. Laminação

Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão.

O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal.

      1. Laminação manual

Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. A laminação manual, também chamada laminação com solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados.

      1. Encapsulação

Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.

A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.

    1. Atividades de referência

Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como os direitos de terceiros, ou determinação de autoridade superior.

Quanto à política de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.

  1. DECRETO N° 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997

Regulamenta o art. 23 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tenso em vista o disposto no art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1° Este decreto regula a classificação, reprodução e o acesso aos documentos públicos de natureza sigilosa, apresentados em qualquer suporte, que digam respeito à segurança da sociedade e do Estado e à intimidade do indivíduo.

Art. 2° Para os fins deste Decreto, considera-se:

I - acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo;

II - classificação: atribuição de grau de sigilo a documentos;

III - credencial de segurança: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documento sigiloso;

IV - custódia: responsabilidade pela guarda de documentos;

V - desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação dos documentos sigilosos os torna ostensivos e acessíveis à consulta pública;

VI - documento ostensivo: documento cujo acesso é irrestrito;

VII - documento sigiloso: documento que contém assunto classificado como sigiloso, e que, portanto requer medidas especiais de acesso;

VIII - grau de sigilo: gradação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e

tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo.

IX - reclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação dos documentos altera a sua classificação.

CAPÍTULO II

DO ACESSO

Art. 3° É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 4° Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituição arquivística pública, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pública, não poderá sofrer restrição de acesso.

Art. 5° Os órgãos públicos e instituições de caráter público custodiadores de documentos sigilosos, deverão constituir Comissões Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomissões.

Art. 6° As Comissões Permanentes de Acesso deverão analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custódia, submetendo-os à autoridade responsável pela classificação, a qual, no prazo regulamentar, efetuará, se for o caso, sua desclassificação.

Parágrafo único. A relação dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do órgão ou da instituição, tipo, número e data do documento, grau de sigilo original, destinatário e assunto, deverá ser encaminhada, semestralmente, pelas comissões permanentes de acesso, para publicação em Diário Oficial da União, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municípios, conforme o caso.

Art. 7° Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comissões Permanentes de Acesso deverão liberar os documentos referidos nesse dispositivo.

Art. 8° Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

Art. 9° As Comissões Permanentes de Acesso poderão autorizar o acesso a documentos públicos de natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentação, por escrito, dos objetivos da pesquisa.

Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originários de outros órgãos ou instituições, inclusive privadas, custodiados para fins de instrução de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poderá ser autorizado pelo agente do respectivo órgão ou instituição de origem.

Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com países estrangeiros, atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes desses instrumentos.

Art. 12. A eventual negativa de autorização de acesso deverá ser justificada por escrito.

Art. 13. Todos têm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituição pública custodiadora, documentos e informações a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados públicos.

Art. 14. O atendimento à consulta a documentos sigilosos ou a informações pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de dados será dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo.

CAPÍTULO III

(Parte 2 de 8)

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