Auditoria Interna

Auditoria Interna

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Disciplina: Auditoria Interna - Apostila 5

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA NAS DIVERSAS ÁREAS DE UMA EMPRESA

FINALIDADE

  • O presente programa tem por finalidade o estabelecimento de critérios básicos a serem observados quando da realização de Auditoria nas diversas áreas da empresa

  • Como o programa foi desenvolvido para ser usado em Regionais/Localidades, e devido a falta de uniformidade e autonomia nas atividades desenvolvidas pelas áreas, nem todos os testes abaixo poderão ser aplicados, portanto, o Auditor deverá verificar e aplicar todos os testes condizentes com as atividades desenvolvidas pelos Escritórios.

A. ÁREA ADMINISTRATIVA

1. Fundo Fixo

    1. Procedimentos detalhados de auditoria

Para se promover Auditoria nos Serviços de Fundo Fixo, devem ser observados os seguintes esquemas de trabalho:

      1. analisar, na sede, toda a documentação anexa aos Boletins de Fundo Fixo, dos últimos 6 meses, arquivada na Contabilidade, bem como a pendente em poder do responsável pelo Fundo, verificando se:

1.1.1.1 todos os comprovantes de despesas pagas pelo Fundo estão aprovados em níveis adequados;

1.1.1.2 o órgão está efetuando somente despesas classificadas na Resolução que o instituiu, tais como: refeições, lanches, hospedagens, combustíveis, aluguéis, táxi, restituições a consumidores, compras de materiais e outros serviços de terceiros;

1.1.1.3 estão sendo feitas, indevidamente, compras de máquinas, móveis e equipamentos de escritório e outros itens não autorizados pela Resolução do Fundo;

1.1.1.4 foram efetuados pagamentos de despesas com aquisições de materiais e/ou serviços cujos comprovantes são simples notas de balcão, 2ª via e/ou xerox do documento;

1.1.1.5 os pagamentos contratuais se referem exclusivamente a alugueis e se os mesmos estão isentos do Imposto de Renda;

1.1.1.6 as contratações de prestadores de serviços de autônomo, para execução de pequenos trabalhos, é feita, sempre, por um mesmo prestador de serviços;

1.1.1.7 não está havendo desdobramento de pagamentos, visando mascarar os limites estabelecidos para o caso;

1.1.1.8 sobre os pagamentos de serviços a autônomos estão sendo calculadas e retidas as Contribuições Previdenciárias e Imposto sobre Serviço;

1.1.1.9 as notas fiscais foram emitidas corretamente e se estão sendo feitas, indevidamente, compras a prazo;

1.1.1.10 todos os comprovantes de saída de caixa, estão autenticados e/ou carimbados, inviabilizando a reapresentação.

1.1.2 efetuar a contagem de todos os valores existentes no Fundo;

1.1.3 solicitar ao Banco o extrato e o saldo da conta bancária na data da auditagem, objetivando o fechamento do fundo;

1.1.4. verificar se as Autorizações para Adiant. estão devidamente preenchidas e aprovadas e se estão sendo cumpridos os prazos estabelecidos para prest. de conta;

1.1.5. proceder a reconciliação do Fundo, com base no saldo bancário, valores em caixa e documentos examinados, usando programa ou o formulário Reconciliação do Fundo Fixo;

1.1.6 verificar se todos os cheques emitidos são controlados;

1.1.7 verificar se os cheques emitidos e em trânsito há mais de seis meses, e qual o procedimento adotado;

1.1.8 verificar se os cheques cancelados estão anexados ao talão, evidenciando o seu cancelamento efetivo;

1.1.9 verificar se os cheques estão sendo assinados somente após o devido preenchimento e correspondem, exatamente, aos valores dos documentos de suporte;

1.1.10 verificar se as diferenças, porventura encontradas, por ocasião das conciliações bancárias estão sendo acertadas imediatamente, após a sua identificação;

1.1.11 verificar se não há documentos de comprovação de despesas, tais como: Recibos, Autorização p/ Adiant. e Comprovação de Despesas s/ Comprovantes, assinados em branco e em poder do responsável pelo Fundo;

1.1.12 verificar se as funções complementares são segregadas a fim de resguardar a confiabilidade das atividades de gerenciamento do Fundo.

2. Pessoal

    1. Procedimentos detalhados

2.1.1 verificar se a freqüência está sendo apurada de acordo com a Resolução 033/92 e se as justificativas de falta e atraso estão aprovadas em níveis adequados;

2.1.2 comparar o mapa de horas extras realizadas nos últimos 12 meses, com as autorizações para execução de serviço extraordinário, verificando se não houve pagamento a maior;

2.1.3 verificar se está havendo reposição de uniformes, e se a distribuição é feita através de cautela;

2.1.4 verificar a existência de estagiários, caso positivo, analisar se as atividades desenvolvidas pelos mesmos atendem as Normas e Legislação vigente;

2.1.4 verificar a ocorrência de disfunções e quais as providências tomadas para saná-las.

3.1.4 fazer conciliação dos itens movimentados entre a emissão do relatório e a contagem física;

3.1.5 investigar as causas das diferenças apuradas;

3.1.6. Conferir a documentação não processada e anotar as divergências não explicadas;

  • “Declaro que acompanhei as contagens físicas dos materiais do almoxarifado efetuadas pelos Auditores, e estou de pleno acordo com as diferenças relacionadas.”

3.1.7 relacionar as divergências não esclarecidas demonstrando em lista clara e concisa, que deverá ser assinada pelo almoxarife com a seguinte declaração:

3.1.8 verificar a existência de materiais e/ou equipamentos em excesso no almoxarifado, discutindo com os responsáveis a necessidade de que os mesmos sejam mantidos em estoque;

3.1.9 verificar durante os trabalhos, o acondicionamento dos materiais, segurança, limpeza e condições das instalações;

3.1.10 verificar a existência de sucata de material fora de estoque;

3.1.11 verificar a segurança das áreas externas ao depósito onde existam materiais depositados;

3.1.12 verificar se existe material sem movimentação por muito tempo, avaliar a razão de sua permanência em estoque e anotar as ocorrências sem justificativas;

3.1.13 analisar as condições de armazenamento quanto a arrumação, identificação, endereçamento e acesso aos materiais/equipamentos;

3.1.14 analisar as documentações referentes a movimentação de materiais/equipamentos, se as mesmas estão devidamente aprovadas e com todos os seus campos corretamente preenchidos.

4. Transporte

    1. Procedimentos detalhados

4.1.1 selecionar fichas “Utilização Semanal de Veículos” e verificar:

4.1.1.1 se o preenchimento das mesmas estarem completos e corretos;

4.1.1.2 a existência de controles de abastecimento;

4.1.1.3 calcular a média de consumo dos veículos, analisando se as mesmas estão compatíveis com o tipo e modelo do veículo;

4.1.1.4 se os veículos não estão sendo utilizados para atividades não relacionadas com o serviço da Empresa;

        1. a existência de programa de manutenção preventiva/corretiva;

  1. Bens Patrimoniais

    1. Procedimentos detalhados

5.1.1 obter junto a Setor de Patrimônio relação dos bens patrimoniais cadastrados na localidade e:

5.1.1.1 selecionar alguns itens e verificar se os mesmos encontram-se na localidade;

        1. selecionar alguns bens patrimoniais que encontram-se na localidade, verificando se os mesmos constam da relação patrimonial;

5.1.1.3 emitir relação com as divergências detectadas.

6 Informática

6.1 Procedimentos detalhados

6.1.1 passar no winchester dos micro computadores o software “SPAUDIT”, para obter relação dos software gravados nos mesmos, e verificar:

6.1.1.1 se são software oficiais da Empresa;

6.1.1.2 caso negativo deletar o mesmo e notificar ao gerente da área a ocorrência;

        1. caso seja software oficial da Empresa, verificar junto ao DESIM, a existência de licença específica para o uso do software no micro computador vistoriado.

7. Contratos

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