gestão de projetos

gestão de projetos

(Parte 1 de 8)

Curso:::

Gestão de Projetos

Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos 2/50

Introdução

Conseguir terminar o que se previu, dentro dos prazos esperados, com o custo combinado e da forma como se imaginou, não costuma ser uma tarefa fácil para as organizações, qualquer que seja sua natureza, tamanho ou missão.

Inúmeros são os motivos que podem fazer com que os objetivos não sejam atendidos, desde o estabelecimento do que se quer obter até a forma como são conduzidas as ações para se chegar a esses objetivos.

Assim, nota-se a necessidade de planejar, mesmo que esta seja somente entendida como a necessidade de “nos organizar para”.

Uma instituição se transforma em uma organização na medida em que é capaz de perceber e organizar sua experiência e as expectativas sobre o futuro.

Quando se planeja, é fundamental: clarificar os objetivos do que se pretende; entender seus significados dentro da instituição; perceber como fazer para alcançá-los; quantificar em que tempo é possível obter resultados; apreender qual o impacto esperado; calcular o custo de adiar; Identificar as dificuldades esperadas; e estimar a experiência exigida.

Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos 3/50

Por outro lado, o sistema de planejamento em uma organização é avaliado pelo nível de coordenação e pela agilidade e exatidão com que se antecipam desafios e inovações necessários. Além disso, deve estar prevista a capacidade de dimensionar, captar e garantir os recursos exigidos em todas as fases necessárias para se atingir os objetivos.

Planejar é, antes de tudo, saber fazer escolhas viáveis.

Esse trabalho de organizar o entendimento das questões, integrando os diversos pontos envolvidos deve ser traduzido em Projetos, consolidados em Planos de Ação concretos, que contemplem não somente as experiências práticas, como as oportunidades de melhoria. Ponto importante é que a organização deve absorver no dia a dia o conhecimento adquirido, de modo a orientar sua atuação por suas competências, seus processos de produção e de administração, suas relações e suas parcerias para objetivos precisos.

Executar projetos é uma atividade complexa, em especial quando os mesmos têm escopo social, já que apresentam significativas características específicas em relação aos executados com outros tipos de objetivos:

qualquer projeto social deve estritamente articulado com a missão institucional, sob risco da organização afastar-se do caminho que a levará ao cumprimento do objetivo que lhe deu origem; as ONGs possuem cultura e valores voltados ao atendimento social e/ou desenvolvimento, que não podem, nunca, ser perdidos de vista; os resultados desses projetos são desvinculados do elemento “lucro”; a ponderação de atendimento aos objetivos não pode ser realizada tendo como referência apenas resultados imediatos, o que é muito difícil no caso de ações sociais, já que o desenvolvimento humano e social demanda tempo para construção;

Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos 4/50 os recursos destinados a fins públicos devem ser gerenciados com o maior rigor, na medida em que as organizações que os utilizam estão, naquele momento, representando um grande contingente de cidadãos; a execução e avaliação de projetos sociais deve ocorrer em conjunto pelos diversos agentes envolvidos: executores, financiadores, beneficiários, parceiros e comunidade; a avaliação de projetos em ONGs geralmente é dificultada pela tendência em considerar os resultados subjetivos em detrimento dos objetivos.

Cabe ressaltar a importância da informação produzida e transmitida. O atendimento às necessidades em termos de aplicabilidade, custo, natureza e freqüência definem a efetividade do sistema de informações. Demandas mal enunciadas e falta de organização na documentação da informação disponível têm impacto direto no custo da informação produzida e nos resultados do projeto.

É necessário, pois, o estabelecimento de um método que estruture o planejamento de projetos a serem realizados, de forma tal que os objetivos previstos sejam atendidos, dentro dos prazos esperados, com o custo combinado e da forma como se imaginou, não se esquecendo de incorporar as características próprias das organizações.

Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos 5/50

O Que São Projetos?

São inúmeros os empreendimentos nos quais a idéia de projetos está colocada como uma nova forma de organizar e realizar as atividades humanas. A palavra projeto tem sido muito utilizada nas empresas, nas organizações, nas escolas, e até em casa é comum se falar em projeto.

Mas, afinal, o que é um projeto?

Projeto é intenção, é sonho: “Meu projeto é comprar uma casa”. Projeto é doutrina, filosofia, diretriz: “Meu projeto de país é muito diferente”.

Projeto é idéia ou concepção de um produto ou serviço: “Estes dois carros são projetos muito semelhantes”.

Projeto é esboço ou proposta: “Todos têm o direito de apresentar um projeto de lei ao Congresso”.

Projeto é desenho para orientar construção: “Já aprovei e pedi ao arquiteto que detalhasse o projeto”.

Projeto é empreendimento com investimento: “A Prefeitura vai construir novo projeto habitacional”.

Projeto é atividade organizada com o objetivo de buscar uma nova solução: “Precisamos iniciar o projeto de desenvolvimento de um novo motor, menos poluente”.

Projeto é um tipo de organização temporária, criada para realizar uma atividade finita: “Aquele pessoal é a equipe do projeto do novo motor”.

Todas as definições são corretas e abrangem significados do termo projeto.

Para nós, neste momento, interessam as duas últimas, que definem projeto do ponto de vista do gerenciamento e administração.

Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos 6/50

Projeto é a atividade organizada que tem por objetivo resolver um problema ou buscar uma melhor solução para uma determinada situação.

No escopo aqui apresentado, utilizaremos, em várias ocasiões, o conceito de projeto social:

Projeto social é um conjunto de tarefas relacionadas entre si, com metas, orçamento e cronograma definidos, a priori, em parceria com os agentes interessados (instituição executora, financiadores, beneficiários, comunidade e sociedade), com a finalidade de alcançar um objetivo específico de desenvolvimento social ou humano, realizadas por organizações sem fins lucrativos

Uma importante distinção deve ser feita aqui: projetos são diferentes de atividades funcionais (por exemplo, vendas, produção, administração de pessoal, contabilidade, etc.), as quais:

são regulares: repetem-se sempre do mesmo modo, com pequenas variações; e são também “intermináveis”, ou seja, não têm perspectiva de serem finalizadas.

São as rotinas realizadas no âmbito das atividades do dia-a-dia.

Já os projetos sempre têm as seguintes características:

São realizados em função de uma necessidade específica.

Possuem um objetivo, definido em função dessa necessidade específica – que pode ser a solução de um problema ou a busca de uma melhoria – e cujo resultado é o critério para definir seu grau de sucesso.

São finitos: têm começo e término programados. Atendida a necessidade, o projeto termina.

Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos 7/50

São “irregulares”, ou seja, fogem da rotina.

Possuem um componente de incerteza, medida pelo grau de desconhecimento a respeito de seus resultados ou da forma de atingi-los (quanto maior o grau de desconhecimento, maiores a incerteza e o risco).

Um projeto é um empreendimento temporário (por que tem um começo e um fim, ou seja, possui uma duração finita ao longo do tempo) com o objetivo de criar um novo produto ou serviço único. Único porque o produto ou serviço produzido é singular, diferente de todos os outros produtos ou serviços.

Um projeto é coordenado e controlado por atividades com data de início e término e visa atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos.

Optar pela criação e implementação de um projeto, para resolver determinado problema que se tem pela frente ou se implementar uma mudança ou uma melhoria, é uma decisão gerencial, que depende de critérios, como mostra o exemplo:

Em uma escola estadual da periferia da cidade de São Paulo, professores e direção constataram a necessidade de melhorar os serviços da cantina. Organizaram a partir daí um “projeto para nova cantina”. Em seguida, escolheram a comissão de educadores e pais para implementar o projeto. Em poucas semanas, a equipe já havia organizado uma concorrência para admitir novos administradores para a cantina. Através da diretora da escola, a comissão conseguiu uma verba junto à Secretaria de Estado da Educação para a reforma. Depois de três meses, a nova cantina já estava em funcionamento. É importante ressaltar que a verba foi conseguida pela escola graças a uma pesquisa anterior realizada pelos participantes do projeto. Pesquisando junto aos órgãos da Secretaria, o grupo descobriu que havia um fundo destinado à construção ou reforma de cantinas e outros equipamentos escolares.

Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos 8/50

(Parte 1 de 8)

Comentários