Manual do Financeiro - Contas a Pagar

Manual do Financeiro - Contas a Pagar

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Contas a Receber

Apresentação do Módulo Financeiro

O módulo Financeiro do LegalManager consiste em três blocos principais: Contas a Receber, Contas a Pagar e Tesouraria. O módulo de Contas a Receber está diretamente ligado ao do Faturamento pois a grande maioria dos itens a receber tem sua origem na emissão de Notas de Honorários (NHs) ou de Notas de Despesas (NDs). Os itens no módulo de Contas a Pagar, por sua vez, surgem dos compromissos financeiros que o escritório possui, tanto em termos de custos operacionais (aluguel, telefone, salários) quanto despesas ligadas à própria operação, como participação nos resultados e algumas despesas que, apesar de serem reembolsáveis, deverão ser pagas ao fornecedor independente do possível reembolso (passagens aéreas, táxi, hospedagem). Finalmente, a Tesouraria faz a conciliação financeira de tudo que foi de fato “baixado”, dando ao gestor financeiro uma percepção clara de quanto dinheiro existe em cada conta-corrente do escritório e permitindo uma análise de fluxo de caixa para desembolsos futuros.

A maioria das informações nas telas do Financeiro será pesquisada em listas pré-preenchidas por usuários permitidos a fazê-lo. Assim, uma condição sem a qual o sistema não funcionará adequadamente é o preenchimento criterioso destas tabelas.

Este breve manual tem o objetivo de explicar o módulo de Contas a Pagar, de acordo com a versão 2.6.5 do LegalManager, publicada em 31 de agosto de 2005.

Fig. 1: Fluxo do Contas a Pagar no LegalManager

A operação do Contas a Pagar, mostrada na Figura 1 acima, pode ser resumida da seguinte forma: as obrigações financeiras do escritório são alimentadas manualmente (de forma avulsa ou como parcelas periódicas) no sistema e ficarão em aberto até que o usuário1 do sistema resolva baixá-la. Neste momento da baixa o registro é automaticamente transferido para a Tesouraria para conciliação bancária. Em alguns casos, o débito daquele lançamento pode estar relacionado a um cliente/contrato específico o que dispararia um lançamento de despesas que poderá ser reembolsado para o escritório através de uma Nota de Despesas.

1 Para efeito deste manual, usaremos sempre identificadores de pessoas (usuário, advogado, administrador) no masculino sem intenção alguma de sermos preconceituosos ou machistas.

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Tela de Consulta ertura do Contas a Pagar. Através dela, o usuário poderá pesquisar todas as despesas em aberto (previstas), canceladas ou baixadas (já pagas), usando

Filial: determina a filial que foi usada para emitir aquele lançamento. entro de Custo: permite um filtro pelos lançamentos de um determinado Centro de Custo do presenta os status possíveis (BAIXADO, CANCELADO e PREVISTO) permitindo que icial e data final). agamento lizar um determinado lançamento que foi baixado com um determinado quido: filtra a lista pelo valor líquido a pagar. Este recurso é útil para facilitar a localização Limite Pesq.: permite que o usuário defina quantas linhas a pesquisa irá mostrar de cada vez.

A tela de Consulta é a ab notas de honorários e de uma combinação qualquer de filtros detalhados a seguir.

Fig. 2: tela de consulta no módulo de Contas a Pagar

C escritório. Conta Corrente: permite um filtro pelos lançamentos vinculados a uma conta corrente específica Situação: a o usuário enxergue apenas os lançamentos no status selecionado. O valor padrão é “PREVISTO” (apenas notas em aberto) e o sistema permite que o usuário selecione qualquer um dos outros status, inclusive o item em branco que trará todos os lançamentos independente do status. Data de Emissão: permite que as Notas sejam filtradas de acordo com um período de emissão (data inicial e data final). Data de Vencimento: permite que as Notas sejam filtradas de acordo com um período de recebimento (data in Data de Pagamento: permite que as Notas sejam filtradas de acordo com um período de p (data inicial e data final). Favorecido: filtra pelo favorecido. No. Cheque: permite loca cheque. Classificação Financeira: permite o filtro pela classificação financeira dos lançamentos Valor Lí de um lançamento

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Ao clicar no botão de “Pesquisar”, o sistema filtrará os lançamentos de acordo com o filtro tatus (sem legenda): identifica o status do lançamento de acordo com a legenda apresentada logo presas nte ao lançamento tilizado, o resultado pode ser muito extenso, podendo ra evitar isto, esta tela possui um limite definido elo próprio usuário no campo “Limite Pesq.”. Para passar para os lançamentos lançamentos o botão de “Incluir”, localizado no canto a tela da Fig.3 abaixo, intitulada lo de Contas a Pagar no sistema.

mpos

Forma de Pagamento: é a forma de pagamento prevista para o débito. No momento da Baixa - N do documento informado pelo prestador de serviços/fornecedor. Não

- H deve preencher uma ário que - Complemento do Favorecido: serve para uma identificação extra do fornecedor caso isto seja

- Trias linhas entontas” possíveis.

selecionado e trará as seguintes colunas para cada registro filtrado:

[caixa de seleção]: permite que um ou vários lançamentos sejam selecionados para as ações relacionadas aos botões na parte inferior da tela. S acima da área de resultado (P=Previsto, B=Baixado e C=Cancelado) Dt. Vencimento: data de vencimento da Nota Classificação Financeira Favorecido: razão social do Fornecedor do serviço no cadastro de Em Moeda: moeda de emissão do documento Valor: valor a pagar refere

Dependendo do filtro de pesquisa que for u carregar muito a montagem da lista no sistema. Pa p seguintes ou anteriores o usuário deverá navegar através dos links “Anterior” e “Próximo” localizados logo abaixo da área de resultado da pesquisa.

Inclusão de Lançamento de Contas a Receber

Para incluir um novo lançamento, o usuário deverá clicar n inferior direito da tela de Consulta (Fig. 2). O sistema apresentará “Pagamento de Despesa” pois, no fundo, é esta a função do módu Nesta tela, o usuário fará o lançamento da despesa de acordo com as convenções de rateio do escritório e com os valores previstos para cada lançamento.

A maioria dos campos desta tela são auto-explicativos e concentraremos as explicações nos ca que possuem alguma particularidade:

- Conta Corrente: é a conta prevista para o débito. No momento da Baixa Manual, o usuário ainda poderá mudar esta conta. -

Manual, o usuário ainda poderá mudar esta forma de pagamento. o. Documento: é o número obedece seqüência alguma e deve ser informado pelo próprio usuário. istórico: é um campo de preenchimento obrigatório onde o usuário descrição daquele pagamento. Por exemplo: “conta de telefone Out/05” ou “Plano de Saúde corporativo Set/05”

- Favorecido: ATENÇÃO para este campo. Para que a Empresa apareça nesta lista, é necess ela tenha a classe operacional “Fornecedor” marcada no Cadastro de Empresas.

necessário. ipos de Débito, Débito e seus rateios: nesta tabela o usuário poderá preencher vá (através das teclas F8 [incluir linha]e F9 [excluir linha]) para efetuar o rateio daquele lançamento re diversas “c

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Ao selecionar Tipo de Débito igual a “Interno” a pesquisa de Débito trará os centros de custo do escritório para que esta parte da despesa seja alocada a ele. Este tipo de débito é o mais comum e normalmente encontr s amos todos os lançamentos de Contas a Pagar caindo num s para teriormente. Este tipo de débito é comum em casos de pagamento no final do

Parue já f bruto e o total rateado até aquele momento. Para que o istema aceite a inclusão é necessário que o valor da diferença seja zero.

Fig. 3: inclusão de lançamento de Contas a Pagar, com destaque para seleção de tipo de débito.

mesmo centro de custos do escritório. Ao selecionar Tipo de Débito igual a “Contrato” a pesquisa de Débito trará os contratos do clientes do escritório para que esta parte da despesa seja alocada diretamente a um contrato que esta despesas seja reembolsada pos despesas com operadora de viagens onde partes da fatura mensal cabem a alguns clientes e o resto da fatura deve ser classificado como despesas administrativas. Finalmente, ao selecionar Tipo de Débito igual a “Funcionários” a pesquisa de Débito trará os profissionais do escritório para que esta parte da despesa seja alocada diretamente a despesas pessoais daquele profissional para um eventual desconto em folha de mês. Este tipo de débito é comum em casos de despesas de telefonia celular onde o profissional paga o que exceder um determinado limite ou casos de plano de saúde em que o profissional paga a parcela de cônjuge e filhos.

a cada linha inserida, o usuário colocará o valor associado e o sistema apresentará a soma do q oi rateado e a diferença entre o valor s

Após incluir todos os itens que participarão do rateio, o usuário poderá informar os impostos que incidiram sobre aquela nota e que serão abatidos do valor bruto.

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Exclusão de Lançamento de Contas a Pagar da seleção dos lançamentos que se na barra de botões na parte inferior da ásica do Contas a Pagar e vai alimentar a Pagar, o usuário deverá localizá-lo na tela de consulta tilizando qualquer combinação de filtros que desejar. Uma vez encontrado o lançamento desejado una ior, o usuário deverá selecionar a contaorrente que usará de fato para baixar a nota, confirmará o nome do favorecido e o valor da baixa, aixa

ão de “Imprimir”. Se este item estiver mrcado, o sistema abrirá um documento com a formatação do cheque e outro documento com a cópia do mesmo junto com a e incluirá utomaticamente um registro de débito na conta corrente indicada acima no módulo de Tesouraria,

O sistema permite que o usuário cadastre as contas tradicionais do escritório (gás, luz, aluguel, salários, etc.) de forma que as várias ocorrências desta contas já fiquem registradas sem a necessidade da mesma inclusão mês após mês.

A exclusão de um lançamento de Contas a Pagar se dá através deseja excluir e um clique sobre o botão “Excluir” (localizado tela). Esta operação só será efetuada para lançamentos ainda em aberto (Previstos).

Baixa Manual de Lançamentos Previstos

A Baixa Manual dos lançamentos previstos é a operação b todo o fluxo financeiro do escritório.

Para baixar um lançamento do Contas u com status de Previsto (em aberto), o usuário deverá marcar a caixa (check-box) na primeira col da linha desejada e clicar no botão de “Baixa Manual”.

O sistema apresentará a tela abaixo onde, na parte super c selecionará a Forma de Pagamento e o eventual número de identificação do cheque e a data da B propriamente dita..

Fig. 4: baixa manual de lançamento Observe a caixa de seleça classificação da ficha do Contas a Pagar para efeito de documentação do pagamento.

Ao clicar no botão de “Baixar” o sistema executará a baixa do lançamento selecionado a eliminando mais um passo no fluxo financeiro do escritório.

Inclusão de Contas Fixas/Periódicas

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