Apostila - microsoft Project 2003

Apostila - microsoft Project 2003

(Parte 1 de 5)

Apostila de Curso

Gerência de Projetos com Microsoft Project 203

Documento Apostila do Curso Gerência de Projetos com MS-Project 2003 Responsável: Marco A. Ferreira Data: 1/01/2005 Revisão: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves)

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SUMÁRIO2
1. PROGRAMA DO CURSO GERÊNCIA DE PROJETOS COM MS-PROJECT 20034
1.1 Ementa4
1.2 Objetivos4
1.3 Metodologia de Ensino4
1.4 Duração4
1.5 Material do Treinamento4
1.6 Bibliografia recomendada4
1.7 Cronograma5
1.8 Currículo do Instrutor: Rodrigo B. Neves, PMP5
2. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO7
2.1 Visão Geral7
2.1.1 Introdução ao Curso7
2.2 Introdução do Gerenciamento de Projetos7
2.2.1 Definindo Projetos:7
2.2.2 Ciclo de Vida do Projeto e os Processos do Gerenciamento de Projetos:8
2.2.3 Áreas de Conhecimento da Gerência de Projetos:9
2.3 Introdução ao Microsoft Project12
2.3.1 Fase de Planejamento – Tempo e Escopo13
2.3.2 Calendários15
2.4 Inserindo Atividades em um Projeto18
2.4.1 Inserindo Atividades Através da Tabela de Entrada18
2.4.2 Trocando o Calendário das Atividades19
2.5 Estrutura Analítica de Projeto – WBS20
2.5.1 Indentando Atividades21
2.5.2 Visualizando Estruturas de Níveis21
2.6 Estimativas de Duração de Tarefas23
2.7 Diagrama de Rede24
2.7.1 Como Estabelecer uma Conexão entre Atividades25
2.7.2 Alterando o Relacionamento entre as Atividades26
2.7.3 Antecipações e Retardos nas Atividades27
2.7.4 Excluindo as Dependências27
2.8 Rede PERT-CPM27
2.8.1 Analisando as Folgas30
2.9 Fase de Planejamento – Recursos e Custo30
2.9.1 Criando e Excluindo Recursos – Estimativas de Custos30
2.9.2 Para criar recursos31
2.9.3 Editando um Recurso31
2.9.4 Atribuindo Custos aos Recursos32
2.10 Alocação de Recursos32
Recursos Envolvidos3
2.1.1 Agendamento por Unidades, Duração ou Trabalho Fixo34
2.12 Nivelamento de Recursos – Simulação35
2.12.1 Substituição de Recursos36
2.12.2 Troca da Escala de Trabalho37
2.12.3 Trabalho em Hora Extra38

Sumário 2.1 Como o Microsoft Project calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos 2.12.4 Nivelamento ou Redistribuição de Recursos......................................................................38

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2.12.5 Definindo Restrições e Prioridades para o Nivelamento39
2.12.6 Nivelando Recursos41
2.12.7 Retirando o Nivelamento Realizado43
2.13 Custos – Orçamentação43
2.13.1 Atribuindo Custos ao Projeto4
2.14 Fase de Controle45
2.14.1 Linha de Base45
2.15 Acompanhamento de Projetos48
2.15.1 Barra de Ferramentas de Controle49
2.16 Relatórios de Performance – Earned Value Analysis51
2.16.1 EVA – Earned Value Analysis52
3. ANEXOS57
3.1 Slides do Curso57

Rua Bernardo Guimarães, 245 / 5o. Andar – Funcionários – CEP.: 30.140-080 – Belo Horizonte – MG – Brasil 3.2 Exercícios Aplicados.......................................................................................................... 74

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1. Programa do Curso Gerência de Projetos com MS-Project 2003

O Treinamento em questão possui uma característica mista, abrangendo tanto o ensino básico da Gerência de Projetos quanto do software Microsoft Project 2003, obtendo assim um maior aproveitamento e dinamismo no ensino de ambos.

A Metodologia gerencial utilizada como base será a constante no livro PMBOK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute).

1.1 Ementa

1. Introdução; 2. Planejamento; 3. Tempo e Escopo; 4. Planejamento – Recursos e Custo 5. Controle de Projetos 6. Exercícios

1.2 Objetivos

• Estudar as ferramentas de Gerenciamento de Projetos; • Introduzir a utilização do MS Project 2003;

• Preparar o aluno para a utilização das ferramentas de Gerenciamento de Projetos usando o MS Project.

1.3 Metodologia de Ensino

Aulas expositivas conceituais sobre ferramentas gerenciais; demonstração do software com acompanhamento pela turma e desenvolvimento de caso prático / exercício durante o curso.

1.4 Duração 16 hs / aula

1.5 Material do Treinamento

• Apostila com o conteúdo programático descrito acima, os exercícios e eventuais materiais extras em papel.

• Certificado de conclusão

• Questionário de avaliação do treinamento

• Lista de presença

1.6 Bibliografia recomendada

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Newton Square: Project Management Institute, 2000.

• KERZER, Harold. Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6a ed. New York: Van Nostrand Reinhold, 1998.

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Documento Ementa do Curso Gerência de Projetos com MS-Project 2003 Responsável: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Revisão: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves)

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• LEWIS, James P. Project Planning, Scheduling & Control. Chicago: Irwin Professional Publishing, 1995.

• VARGAS, Ricardo Viana. Microsoft Project 2003: Transformando Projetos em Resultados de Negócios. Brasport, 2000.

1.7 Cronograma

Dia Conteúdo

Sábado 15/01/2005

• Visão Geral

• Planejamento – Tempo e Escopo: o Dados iniciais / Calendários

Sábado 2/01/2005

• Planejamento – Tempo e Escopo: o Inserindo Atividades em um Projeto o Estrutura Analítica de Projeto – WBS o Estimativas de Duração de Tarefas o Diagrama de Rede

Sábado 29/01/2005

• Planejamento – Tempo e Escopo: o Análise de Cronograma – Método do Caminho Crítico (CPM)

• Planejamento – Recursos e Custo: o Criando e Excluindo Recursos – Estimativas de Custos o Alocação de Recursos

Sábado 12/02/2005

• Planejamento – Recursos e Custo: o Nivelamento de Recursos - Simulação o Custos - Orçamentação

• Fase de Controle o Linha de Base o Acompanhamento de Projetos

1.8 Currículo do Instrutor: Marco A. Ferreira

Segue abaixo o currículo resumido do instrutor, no qual baseamos a nossa confiança na qualidade do treinamento proposto:

• Consultor em gerenciamento de projetos e em tecnologia da informação, com ampla experiência de campo, totalizando mais de 5.000hrs em desenvolvimento de soluções;

• Membro e voluntário do Project Management Institute, atuando como Vice Presidente de

Programas da atual gestão e em processo de certificação pelo mesmo como Project Management Professional (PMP);

• Certificado como Microsoft Office User Specialist em Microsoft Project 2000 e 2002;

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• Instrutor em Gerenciamento de Projetos e Microsoft Project em várias turmas: IEL, BHS, Fiat

Isvor, Telemig Celular, Telemar, Mannesmann Demag, Cera Inglesa, COHAB-MG, entre outras.

• Coordenador do SIG (Specific Interest Group) de estudo do PMBOK do PMI-MG - http://br.groups.yahoo.com/group/sig-pmbok/;

• Professor de cursos gerenciais em instituições de ensino como IIL, Pons e DRB3.

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2. Conteúdo Programático 2.1 Visão Geral

2.1.1 Introdução ao Curso

O Curso busca fazer uma abordagem das principais ferramentas metodológicas de Gerenciamento de Projetos adotadas no mercado atualmente, sendo estas apresentadas dentro do contexto de Ciclo de Vida de um projeto.

O conteúdo deste programa está baseado na metodologia do PMI (Project Management Institute) reunido no PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge).

Sites relacionados: • Site Internacional do PMI: http://www.pmi.org

• Site da filial de São Paulo do PMI: http://www.pmisp.org.br

• Site da filial do Rio de Janeiro do PMI: http://www.pmirio.org.br

• Site da filial de Minas Gerais do PMI: http://www.pmimg.org.br

• Site do SIG (Specific Interest Group) de Estudo do PMBOK: http:/br.groups.yahoo.com/group/sig-pmbok:.

2.2 Introdução do Gerenciamento de Projetos

2.2.1 Definindo Projetos:

Vários autores buscaram sua definição para Projeto conforme abaixo, porém praticamente todas possuem a mesma essência:

“Um projeto é um complexo e não-rotineiro esforço único limitado por tempo, orçamento, recursos, e especificações de performance designadas para atender as expectativas de clientes”. Project Management - The Managerial Process, 2000 - Clifford F.Gray & Erik W.Larson

“Qualquer série de atividades e tarefas que tem um objetivo específico a ser completado dentro de certas especificações:

• Tem uma data de início e de fim;

• Tem limitações de orçamento;

• Consomem recursos; ”

Project Management - A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, 1995 - Harold Kerzner

“Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.” NBR 10006

“Um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com objetivo de criar um produto ou serviço único.”

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PMBOK, 2000 - PMI

2.2.2 Ciclo de Vida do Projeto e os Processos do Gerenciamento de Projetos:

Como os projetos possuem um caráter único, a eles está associado um certo grau de incerteza. As organizações que desenvolvem projetos usualmente dividem-nos em várias fases visando um melhor controle gerencial e uma ligação mais adequada de cada projeto aos seus processos operacionais contínuos.

O conjunto das fases de um projeto é conhecido como Ciclo de Vida do Projeto, e este é dividido em 5 Processos conforme descrito abaixo:

• Processos de iniciação – autorização do projeto ou fase.

• Processos de planejamento – definição e refinamento dos objetivos e seleção da melhor das alternativas de ação para alcançar os objetivos que o projeto estiver comprometido em atender.

• Processos de execução – coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano.

• Processos de controle – assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração regular do seu progresso para identificar variações do plano e portanto ações corretivas podem ser tomadas quando necessárias.

• Processos de encerramento – Formalizar a aceitação do projeto ou fase e encerrálo(a) de uma forma organizada.

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Esf o rço

Tempo ic ia

Pl an ej am ent o

E x e c ução Fina liza ção

Controle

Ciclo de Vida do Projeto - Processos do Gerenciamento de Projetos

Num grupo de processos, os processos individuais são ligados por suas entradas e saídas. Considerando-se estas ligações, podemos descrever cada processo em termos de:

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Entradas: documentos ou itens documentáveis que influenciarão o processo. Ferramentas e técnicas: mecanismos aplicados às entradas para criar as saídas. Saídas: documentos ou itens documentáveis resultantes do processo.

Os Softwares de Gerenciamento de Projetos, como o MS Project, são utilizados nas fases de Planejamento e Controle, sendo que a seqüência e interação entre estas estão descritas abaixo:

Utilização do MS Project nas Fases Ciclo de Vida do Projeto

Planejamento (MS Project)

Controle (MS Project)

Iniciação

Execução Finalização

2.2.3 Áreas de Conhecimento da Gerência de Projetos:

As Áreas de Conhecimento da Gerência de Projetos descrevem os conhecimentos e práticas em gerência de projetos em termos dos processos que as compõem. Estes processos foram organizados em nove áreas de conhecimentos como descrito na figura abaixo:

• Gerência da Integração do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Ele é composto pelo desenvolvimento do plano do projeto, execução do plano do projeto e controle integrado de mudanças;

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• Gerência do Escopo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. Ele é composto pela iniciação, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo;

• Gerência do Tempo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Ele é composto pela definição das atividades, seqüenciamento das atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma;

• Gerência do Custo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. Ele é composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento dos custos e controle dos custos;

• Gerência da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. Ele é composto pelo planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade;

• Gerência dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Ele é composto pelo planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento da equipe;

• Gerência das Comunicações do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Ele é composto pelo planejamento das comunicações, distribuição das informações, relato de desempenho e encerramento administrativo;

• Gerência dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Ele é composto pelo Planejamento da Gerência de Risco, identificação dos riscos, análise qualitativa de riscos, análise quantitativa de riscos , desenvolvimento das respostas aos riscos e controle e monitoração de riscos;

• Gerência das Aquisições do Projeto: descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Ele é composto pelo planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato.

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5..1 INITIATION

PARA

4..2 PROJECT PLAN EXECUTION

INFORMATION

10..2 DISTRIBUTION

9..3 TEAM DEVELOPMENT

12..3 SOLICITATION

12..4 SOURCE SELECTION

8..2 QUALITY ASURANCE

5..4 SCOPE VERIFICATION

12..5 CONTRACT ADMINISTRATI

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