Apostila rapida do access

Apostila rapida do access

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Banco de dados

Uma grande quantidade de informações organizadas. É exatamente essa característica que define um banco de dados. já que ele é formado por um conjunto de informações que são gravadas em arquivos. Um banco de dados pode ser formado por tabelas, consultas, relatórios, formulários, macros ou módulos

Tabelas

Uma tabela é uma subdvisão de um banco de dados. Ela pode ser definida como um conjunto de registros de informações organizadas. Um Exemplo clássico de tabela é a lista telefônica, pois nela existe uma relação de pessoas, endereços e números organizados em ordem alfabética para facilitar a procura pelo número do telefone de uma pessoa.

Criando uma tabela

Para criar uma tabela, você deve clicar no Botão Novo e selecionar uma das seguintes opções:

Modo Folha de Dados: Permite adicionar, editar ou visualizar os dados de uma tabela. além disso, permite verificar a ortografia, imprimir os dados, filtrar ou classificar registros, alterar a aparência da folha de dados ou a estrutura da tabela adicionando ou excluindo colunas.

Modo Extrutura: É usado para adicionar, excluir ou personalizar os campos de uma tabela existente. Assistente de tabelas: Possibilita a criação de uma tabela de forma fácil e rápida.

Importação de Tabelas: Esse assistente permite importar tabelas e objetos de um arquivo externo para o banco de dados atual.

Vinculação de Tabelas: Através desse assistente, você poderá criar tabelas no banco de dados atual que estarão vinculadas a um arquivo externo.

Campos de uma Tabela

Um campo é representado pelas colunas existentes em uma tabela. Ele é a menor parte da informação contida em um banco de dados. O Access fornece diversas opções de tipos de campo que podem ser usados de acordo com o dado a ser armazenado:

Texto: Como o próprio nome indica, ele permite armazenar textos como, por exemplo nomes de endereços. Além disso, pode armazenar números que não exigem cálculos.

Memorando: É usado para armazenar textos maiores como, por exemplo, uma carta. Número: Armazena dados númericos usados para cálculos. Data/Hora: É adequado para dados no formato de horas, minutos, dias, meses ou anos. Moeda: Espécifico para valores monetários. Ele usa o formato de moeda especificado como padrão no ambiente windows.

Auto numeração: Armazena uma numeração automática crescente para cada registro na tabela ou seja, a medida que um registro é acrescentado, um número é fornecido automaticamente.

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Nesse tipo de dado você pode acionar a opção aleatório, que fornecerá um número qualquer para o registro, diferente dos demais.

Sim/Não: Permite armazenar um valor lógico, ou seja, verdadeiro ou falso.

Objeto OLE: Permite a inserção de objetos vinculados de outros aplicativos como por exemplo, desenhos ou gráficos.

Hyperlink: O campo Hyperlink pode receber um documento (ou uma combinação de texto e números) armazenado como texto e ultilizá-lo como um endereço de e-mail ou de uma pagina da Internet.

Campo chave: Quando você criar uma tabela, é interessante que defina um campo como chave primária. Esse campo não pode ter o seu conteudo duplicado. Um exemplo de campo chave seria RG, não pode existir duas pessoas com o mesmo número. Através dele é possível fazer pesquisas na tabela de uma maneira mais rápida, pois o registro será encontrado pelo seu campo chave.

Propriedades dos Campos

Além do tipo, o Access fornece diversas propriedades para os campos Tamanho do campo: Define o limite máximo do tamanho de um campo texto ou de um número.

Formato: Especifica o formato para a exibição e impressão de números, datas, horas e textos. Para definir um formato, você pode utilizar os símbolos a seguir: (espaço) - exibi os espaços especificados; "ABC" mostra os caracteres que estiverem entre aspas; 1 força o alinhamento a esquerda em vez da direita; * preenche o espaço disponivel com proximo caractere; \ exibe o próximo caractere;[cor] exibe os dados formatados na cor especificada entre os colchetes. Cores disponíveis: preto, azul, verde, ciano, vermelho, magenta, amarelo e branco.

Mascara de entrada: Permite tornar a entrada de dados mais fácil e controlar os valores que os usuários podem inserir em um controle que receba texto. Por exemplo, você poderia criar uma máscara de entrada para um campo chamado telefone que mostrasse exatamente como digitar um novo número: (_xx_) _-_.

Ao criar uma máscara de entrada, você pode utilizar caracteres especiais para exigir que determinados dados sejam inseridos (por exemplo, o código de área para um número de telefone) e que outros dados sejam opcionais (como um número de ramal).

Esses caracteres especificam o tipo de dados, como um número ou caractere, que você precisa inserir para cada caractere da máscara de entrada.

É possível definir uma máscara de entrada utilizando os caracteres a seguir: 0 - Permite inserir dígitos de 0 a 9. A digitação é obrigatória e os sinais de adição e subtração não são permitidos. 9 - Usado para receber um número ou espaço. A digitação não é obrigatória e sinais de adiçào e subtração não são permitidos. # - Permite inserir um dígito ou espaço, sendo que a digitação não é obrigatória e os sinais de adição e subtração são permitidos. L - Obriga a digitação de letras de A a Z. ? - Torna opcional a digitação de letras de A a Z. A - Obriga a digitação de uma letra ou dígito. a - Torna opcional a digitação de uma letra ou dígito. & - É usado para obrigar a digitação de um caractere ou espaço. C - Permite a digitação opcional de um caractere ou de um espaço. (. , : ; - / ) - Podem ser usados como marcadores decimais e separadores de milhares, data, ou hora. O caractere a ser utilizado dependerá das definições da caixa de diálogo: propriedades de configurações regionais, existentes no Painel de Controle do Windows. < - Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em minúsculos. > - Converte todos os caracteres para maiúsculos. ! - Permite exibir a máscara de entrada da direita para a esquerda, e não da esquerda para a direita como é o padrão. \ - Faz com que o caractere seguinte seja exibido. Se você digitar o comando \A na máscara, será exibido sismplesmente A.

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Legenda: Através dessa propriedade, você pode colocar uma abreviação para o nome do campo, que será usada quando trabalhar com formulários ou relatórios.

Valor padrão: É um valor que é atribuido automaticamente a um campo quando um novo registro é criado. Por exemplo, em uma tabela de endereços, a especificação padrão para o campo Cidade pode ser definida como Salvador.

Quando os usuários do banco de dados adicionam um registro à tabela, eles podem aceitar esse valor ou inserir o nome de outra cidade.

Regras de validação: Não permite que o usuário digite valores impróprios, utilizando expressões de validação que restrigem os valores aceitos no campo. Um exemplo seria >=3, que permite somente a digitação de valores iguais ou maiores que 3.

Texto de validação: É o texto que surgirá quando uma regra de validação não for cumprida, indicando porque o valor digitado não for aceito.

Requerido: Você pode utilizar essa propriadade para especificar se um valor é ou não de obrigatória digitação em um campo. Caso essa propriedade esteja definida como Sim, você deverá digitar obrigatoriamente um valor no campo toda vez que for inserir dados em um registro.

Permitir Comprimento Zero: Através dessa propriedade, você poderá especificar se o conteúdo de um campo pode receber seqüências de caracteres de comprimento zero. Essas seqüências não contêm caracteres ou espaços sendo literalmente vazias.

Indexado: Essa propriedade é utilizada para definir se um campo terá ou não um índice. Para que você possa entender o conceito de índice, visualize um índice de um livro. Sua função é a de facilitar a busca por um determinado assunto. No Access, a função é a mesma, já que agiliza a procura de dados em uma tabela.

Casas Decimais: Esta propriedade permite que você defina a quantidade de casas decimais para a exibição dos números.

Novos Valores: Permite definir como os campos do tipo Auto Numeração serão incluídos ao serem adicionados registros na tabela.

Registros

Os registros são as linhas da tabela, ou seja, todos os campos relacionados a um dado. Um exemplo de registro seria o nome, o endereço e o telefone de uma pessoa contidos na lista telefônica. Para inserir um registro em uma tabela, você deverá selecionar a tabela, você deverá selecionar a tabela anteriormente criada e clicar no botão abrir. Em seguida, basta digitar os dados.

Consultas

Além de visualizar os dados nas tabelas ou nos formulários, possivel fazer consultas ao banco de dados. Para isso é necessário que você especifique as informações que deseja procurar e os critérios para a seleção dos registros.

Criando uma consulta Para criar uma consulta, você deverá clicar na guia Consultas e, logo em seguida, no botão novo. depois é só selecionar uma das opções:

Modo Estrutura: usado para criar uma nova consulta sem ultilizar os assistentes do Access. Assistente de Consulta Simples:Cria facilmente uma consulta a partir dos campos selecionados.

Assistente de Consulta de Tabela de Referência Cruzada:Atraves dessa opção, você pode criar uma consulta de tabela de referência, que exibe os dados em formato de planilha.

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Assistente de consultas Localizar Duplicatas: Permite criar uma consulta para encontrar registros de valores de tempo duplicados em uma tabela ou consulta do banco de dados.

Assistente de Consultas Encontrar Não Coincidente:Este assistente permite encontrar registros em uma tabela que não possua relacionamento com outra tabela. Caso escolha a opção padrão que é Modo Estrutura, você deve proceder do seguinte modo:

1 Ao aparecer a tela Mostrar Tabela, selecione as tabelas que farão parte da consulta e clique na opção Adicionar. Logo após, clique em fechar.

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