Arquivologia aula 01 - 24.11.07

Arquivologia aula 01 - 24.11.07

ARQUIVOLOGIA – ELVIS MIRANDA

AULA 01 - 24.11.07

CONCEITOS BÁSICOS:

ARQUIVO: É o conjunto ORGANIZADO de documentos ACUMULADOS por uma pessoa ou INSTITUIÇÃO ao longo de suas atividades.

ACERVO: É o conjunto de documentos de um arquivo.

FUNÇÕES DO ARQUIVO: Guardar e organizar os documentos, visando permitir sua consulta rápida e eficiente.

FINALIDADE DO ARQUIVO:

1ª – Servir à Administração;

2ª – Servir à História.

SUPORTE: Material físico em que a informação foi registrada.

Ex: papel, HD, VHS, DVD, CD, fita magnética.

GENERO DOS DOCUMENTOS:

- Textual: texto escrito. Ex: ata, oficio, memorando, contrato, certidão...

- Iconográfico: imagem parada. Ex: fotografia, desenho, negativo, diapositivo, gravura.

- Cartográfico: imagem reduzida representando uma área maior. Ex: mapas e plantas.

- Micro-gráfico: microfilme. Proporciona um ganho de espaço.

- Sonoro: áudio.

- Filmo gráfico: vídeo, filmagem.

- Informático: e-mail eletrônico.

TEORIA DAS TRÊS IDADES – CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

_________________________________________

|1ª – corrente |2ª – intermediária| 3ª- permanente|

Primário(adm)

Primário (adm)

Secund. (hist)

===> Transf.

====> Recolher

Recolhido

==========

===========>

Recolhido

VALOR DOS DOCUMENTOS:

- Primário (administrativo) documentos que servem às atividades da instituição; todo documento nasce para atender uma função administrativa e depois perde (temporário).

- Secundário (histórico) documentos que preservam a memória da instituição, sendo que nem todo documento apresentará tal valor, porém se tiver será um valor imprescritível (definitivo/permanente).

FASE CORRENTE (1ª idade):

- É a fase em que os documentos são criados;

- Documentos mais novos;

- Documentos muito utilizados;

- Documentos tramitam bastante;

- Os documentos podem sair diretamente da fase corrente e serem eliminados;

- Localização: - No próprio setor (Arquivos Setoriais);

- Próximo aos próprios setores (Arquivo Central/Geral).

FASE INTERMEDIÁRIA (2ª idade):

- Documentos pouco utilizados;

- Atende às consultas dos setores;

- O acesso é restrito ao setor que enviou o documento;

- Não precisa, necessariamente, estar próximos aos setores;

- Os documentos da segunda idade aguardam sua destinação final: eliminação ou guarda permanente quando tiver valor histórico;

- Também pode ser chamado de LIMBO ou PURGATÓRIO.

FASE PERMANENTE (3ª idade):

- Documentos que perderam o valor administrativo, porém são guardados pelo valor histórico;

- Documentos permanentes JAMAIS serão eliminados;

- O acesso é liberado ao público externo;

- Fase geral ou mnemônica (NORMENCLATURA ERRADA).

- Exemplos de documentos permanentes: documentos que falam de origem da instituição; que demonstram sua evolução e seu funcionamento (regimentos, atos normativos, regulamentos...).

TABELA DE TEMPORALIEDADE:

- É o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA E DESTINAÇÃO FINAL dos documentos. É criada pela comissão de avaliação de documentos formada pro funcionários que conheçam bem a empresa, devendo ser aprovada pela autoridade competente da instituição.

Ex: Tabela de Temporalidade do TST

Código Classe

Documentos

Prazos de

Guarda

Destino Final

Corrente

Intermediário

024.2

024.1

020.1

022.11

Férias

Folha de Pgt°

Legislação

Cursos

7 ANOS

5 ANOS

Enquanto vigorar

5 ANOS

---------------------------

95 ANOS

5 ANOS

---------------------------

ELIMINADO

ELIMINADO

G. PERMAN

G. PERMAN

Ver vídeo no site do TJ (www.tjdft.gov.br) – institucional – proma – downloads – vídeo

ELIMINAÇÃO/TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO:

Transferência: É o envio de documentos para a fase intermediária;

Recolhimento: É o envio de documentos para a fase permanente (tirar de circulação).

OBS: UMA VEZ QUE O ARQUIVO É ENVIADO PARA A FASE INTERMEDIÁRIA, POR MAIS QUE ESTE VOLTE, TEMPORARIAMENTE, PARA ALGUM USO ESPORÁDICO, ELE NÃO SE TORNARÁ CORRENTE, PERMANECERÁ PERMANENTE.

CLASSIFICAÇÃO: “Separar Por Assunto”

– É a atribuição de um código ao documento que permite organiza-lo por assunto, devendo ser classificados ANTES de serem arquivados, com base no PLANO DE CLASSIFICAÇÃO da instituição.

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