Guia de Interação entre Instituto Central de Farmácia da USP e Fornecedores, Notas de estudo de Bioquímica

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GUIA DE BOAS PRÁTICAS DE FORNECEDORES DE MEDICAMENTOS E INSUMOS FARMACÊUTICOS 2005 HOSPITAL DAS CLÍNICAS DA FACULDADE DE MEDICINA DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO GUIA DE BOAS PRÁTICAS DE FORNECEDORES DE MEDICAMENTOS E INSUMOS FARMACÊUTICOS Elaboração Divisão de Farmácia do Instituto Central do Hospital das Clínicas da FMUSP São Paulo 2005 LISTA DE ABREVIATURAS A/C – Aos Cuidados AV. – Avenida CATS – Comissão de Avaliação Tecnológica de Saúde CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica COD. – Código DCB – Denominação Comum Brasileira Dr. – Doutor Dra. – Doutora FAX - Faxsimile FMUSP – Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo TRIE – Taxa de Rejeição de Itens Entregues FNF – Ficha de Notificação ao Fornecedor HCFMUSP – Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo ICHC – Instituto Central do Hospital das Clínicas NE – Nota de Empenho Nº - Número ºC – Graus Celsius PAMB – Prédio dos Ambulatórios PRODESP – Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo PROF. - Professor REF. - Referência SAFAM – Subcomissão de Avaliação de Fármacos e Medicamentos SISFÍSICO – Sistema de Administração Integrado para Estados e Municípios TIEFP – Taxa de Itens Entregues Fora do Prazo TNC – Taxa de Não Conformidade SUMÁRIO 1 – Logística da Assistência Farmacêutica e Logística da Farmacotécnica Hospitalar da Divisão de Farmácia ............................6 2 – Fluxograma Atualizado do Processo de Seleção e Padronização de Medicamentos do HCFMUSP...............................................................6 3 – Cadastro de Materiais ...........................................................................7 4 – Processo Licitatório ...............................................................................7 5 – Processos de Transporte ......................................................................8 5.1 – Veículo .........................................................................................8 5.2 – Entrega.........................................................................................9 6 – Recebimento .........................................................................................9 7 – Avaliação de Fornecedores.................................................................11 8 – Indicadores e Resultado de Avaliação................................................12 Anexos A – Comunicado de Liberação de Nota de Empenho B – Comunicado de Entrega Imediata C – Notificação de Procedimento D – Formulário de não Conformidade no Recebimento do Material E – Ficha de Notificação ao Fornecedor 6 1. LOGÍSTICA DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA E LOGÍSTICA DA FARMACOTÉCNICA HOSPITALAR DA DIVISÃO DE FARMÁCIA Estes dois setores foram criados pela Divisão de Farmácia com objetivo de interagir com seus fornecedores a fim de abastecer as unidades de dispensação e atender as necessidades da equipe de saúde e pacientes. Também são responsáveis pelo correto recebimento dos medicamentos e insumos adquiridos em processos de compra efetuados pela Divisão de Material e Finanças. 2. FLUXOGRAMA ATUALIZADO DO PROCESSO DE SELEÇÃO E PADRONIZAÇÃO DE MEDICAMENTOS NO HCFMUSP 9 garantam que os produtos transportados neles mantenham temperatura ideal, não ultrapassando os limites superiores descriminados a seguir: Produto Armazenamento Faixa de Temperatura Temperatura ambiente Ambiente Entre 15 ºC e 30 ºC Congelador Entre - 20 ºC e 0 ºC Termolábeis Refrigerador Entre 2 ºC e 8 ºC É aconselhável que esses veículos transportem as mercadorias acondicionadas em “pallets”, para que se permita a circulação do ar entre elas e facilidade no descarregamento. 5.2. Entrega Os funcionários das firmas responsáveis pelas entregas deverão apresentar-se com vestuário adequado: • jaleco (até altura do joelho) por cima da roupa ou macacão limpos, bem como sapatos fechados e gorro; • uniformes, de cor clara, conservados e limpos, meias e sapatos fechados, em boas condições de higiene e conservação; • não serão permitidas em hipótese alguma, vestimentas inadequadas como “shorts”, bermuda, camiseta regata ou funcionários sem camisa ou de chinelos. O fornecedor deverá enviar funcionários em número suficiente para descarga das mercadorias. As entregas deverão ser realizadas de acordo com a programação estabelecida pela Divisão de Farmácia, sendo obrigatório o cumprimento do horário de entrega e a data indicada na nota de empenho. 6. RECEBIMENTO Ato de conferência em que se verifica se os medicamentos entregues estão em conformidade com a especificação, quantidade e qualidade estabelecidas previamente no edital. O recebimento de medicamentos é uma das etapas mais importantes do armazenamento na gerência dos estoques. Consiste no exame detalhado e comparativo entre o que foi solicitado e o recebido. Para tanto, devem ser seguidos normas técnicas e administrativas, procedimentos operacionais e instrumentos de controle para registro de informações. 10 No recebimento, realizam-se as atividades de verificação dos aspectos administrativos e das especificações técnicas. a) Aspectos Administrativos Estão relacionados com o pedido de compra, buscando atender aos requisitos administrativos estabelecidos em edital ou contrato. Documentação fiscal – os medicamentos e insumos farmacêuticos somente são recebidos acompanhados de nota fiscal, a qual deve ser entregue em duas vias. Caso haja não conformidade o fornecedor providenciará carta de correção. A nota fiscal deve conter: razão social, data da emissão e data da entrega, número da nota fiscal, nome, endereço e CNPJ do Hospital das Clínicas da FMUSP, descrição, valor unitário e total dos produtos, valor total da nota, cálculo do imposto, número do processo, número do empenho. Quantidade – a quantidade recebida deve estar em conformidade com a quantidade indicada na nota fiscal, sendo que o arredondamento de embalagem nunca poderá ultrapassar a quantidade empenhada. Prazos de entrega - os medicamentos devem ser entregues de acordo com os prazos estabelecidos em edital. O não cumprimento acarretará na comunicação formal, conforme fluxograma da Rotina operacional para comunicação de Liberação de Nota de Empenho e Cobranças de Entregas junto aos Fornecedores no Âmbito do Instituto Central, a seguir: 11 b) Especificações Técnicas São verificados no recebimento os requisitos técnicos: Especificações dos produtos – os medicamentos devem ser entregues em conformidade com a especificação de edital e nota de empenho: nome genérico, forma farmacêutica, concentração, apresentação, condições de conservação e inviolabilidade. Certificado de análise de controle da qualidade – todo produtos deve estar acompanhado do certificado de análise do lote entregue. Embalagem e rotulagem – os produtos devem estar em suas embalagens originais ou conforme especificação de edital, devidamente identificadas, rotuladas com a informação “Venda proibida ao comércio”; não apresentar sinais de violação, aderência ao produto, umidade, mancha e inadequação em relação ao conteúdo. Lote / validade – O número do lote dos produtos recebidos devem ser os mesmos constantes da Nota Fiscal. O prazo de validade deve estar de acordo com o prazo mínimo especificado em edital no ato da entrega. 7. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES O processo de avaliação de fornecedores é realizado de acordo com os aspectos administrativos e técnicos descritos neste manual, tendo inicio na elaboração do descritivo para publicação do edital e emissão de parecer técnico, até a utilização do produto no hospital. A avaliação no ato do recebimento é realizada por meio de formulário (anexo) para registro das intercorrências. Os critérios de avaliação são: Condição ou estado de entrega / material danificado; Divergência na Nota Fiscal; Entrega sem laudo técnico; Embalagem sem identificação; Embalagem com material diferente da identificação; Material em desacordo com o edital; Destino de entrega incorreto; Quantidade de material diferente da identificada na embalagem ou na Nota Fiscal; Atraso (Cobrança Imediata / Notificação de Penalização); O critério de avaliação na utilização do produto é realizado por meio da Ficha de Farmacovigilancia (anexa), onde são registradas as ocorrências de queixa técnica e /ou eventos adversos. Neste processo de Anexo A - Comunicado de Liberação de Nota de Empenho. Anexo B - Comunicado de Entrega Imediata E” Instituto Central Ebspial das Clínicas da a Faculânde de Medicha da Urimersidade de Sião Pau “) São pad -trasil São Paulo, & de AIC. Departamento de Vendas FAx(O O) Ref: COBRANÇA DE ENTREGA IMEDIATA PROCESSO HC: NOTA DE EMPENHO: OBIETO(S) QUANTIDADE. EMISSÃO NOTA DE EMPENHO UNIDADE. PRAZO DE ENTREGA DIAS Solicitamos a essa empresa a ENTREGA IMEDIATA do produto objeto da nota de empenho e dados relacionados em zefezéncia, una vez que econta-se expirado o jrazo para entrega é à falta do material em nossos estoques tem ocasiorado sérios transtorros aos serviços hospitalares, podendo colocar em risco a saúde dos pacientes que del necessitam. Cestos de sua cooperação, subscreverao-nos Atenciosamente RESPONSAVEL PELO CENTRO DISTRIBUIDOR (ASSINATURA E CARIMBO) Anexo C - Notificação de Procedimento Administrativo de Penalização FP» Instituto Central Elbspãal dae Chicas da lu raetâade de mica da Uimeiado da são Pb São ando brasil São Paulo, de de AC, Departamento de Vendas maX:(OD Ref: NOTIFICAÇÃO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE PENALIZAÇÃO PROCESSOHC: NOTA DE EMPENHO: OBJETO(S) QUANTIDADE. EMISSÃO NOTA DE EMPENHO. UNIDADE: FRAZO DE ENTREGA. DIAS Vimos pelo presente, comunicar que iniciaemos PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE PENALIZAÇÃO conta essa exquesa, gor descumprimento contratual quanto a entrega do(s) produto(s) objeto da nota de empenho é dados relaciorados em referência Assim sendo, aguandaremos nas próximas 48 (quarenta e oito) horas a entega do(s) citado(s) procuto(o e caso não haja efetivação dessa solicitação dento do prazo vequerdo, o procedimento administrativo de penalização estará iniciado Certos de contar coma cooperação, subsorevemo-nos RESPONSAVEL PELO CENTRO DISTRIBUIDOR (ASSINATURA E CARIMBO)