Excel 2003 Avançado - Apostila Completa

Excel 2003 Avançado - Apostila Completa

(Parte 1 de 2)

EXCEL AVANÇADO

1 – Primeira parte

- Formatação

- Uso da função SOMA

- Copiar fórmulas absolutas e relativas

- Função SE (fórmulas condicionais)

Formatação

Quando criamos uma nova planilha a preocupação inicial deve ser sempre com as informações digitadas deixando para depois a formatação das mesmas.

O menu Formatar/Células serve para formatar as informações digitadas de acordo com a nossa preferência.

Encontramos neste menu as opções Número, Alinhamento, Fonte, Borda, Padrões e Proteção.

Com a opção Número, define-se a forma como será apresentado os dados digitados.

Ex.: R$ 1.200,00 - 1.200,00 - 1200,00 - 1200 - 1.200 etc,

Observe acima as formas de formatação para horas e datas.

Alinhamento

Nesta opção podemos definir como será o alinhamento dos dados na célula.

Marque o item Retorno automático de texto para que os dados digitados sejam organizados dentro da própria célula.

Ex.:

Hora inicial

Hora final

Total de horas

Marque a opção Reduzir para ajustar para que os dados digitados caibam na célula sem que para isso seja feito o retorno automático do texto.

Com a opção Mesclar células pode-se mesclar várias células fazendo com que fique sendo uma célula apenas .

Ex.:

C

Note que o título faz parte apenas de uma célula

ontrole de horas

Hora inicial

Hora final

Na Orientação é possível definir a orientação da informação na célula.

Ex.:

Nas opções Fonte, Borda e Padrões define-se qual o tipo de fonte (letra), as bordas (grades) e a cor de fundo da célula.

A opção Proteção trabalha em conjunto com o menu Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha.

Se as células estiverem marcadas como travada e oculta, elas serão protegidas e as fórmulas ocultas quando selecionar o menu Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha .

Para não proteger algumas células basta desmarcar as opções Travada e Oculta.

A opção Oculta deve ser marcada somente se você não quiser que outras pessoas vejam suas fórmulas, somente o resultado.

Função Soma

Esta opção é a mais básica do Excel, pois usamos para somar valores.

=SOMA(A1:A10) - soma os valores das células A1 até A10.

=SOMA(A1:A10;B1:B10) - soma os valores das células A1 até A10 e B1 até B10.

Para obter a soma das células A1 até A10 poderíamos também usar uma forma simples como:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

Mas se o intervalo das células for do A1 até A500 fica mais fácil usando

=SOMA(A1:A500).

As operações matemáticas usadas normalmente são as seguintes:

Potenciação ^

Multiplicação *

Divisão /

Soma +

Subtração -

Para montar uma fórmula deve-se observar a regra matemática para as prioridades das operações. Se na fórmula não colocarmos parênteses ( ) o Excel irá aplicar a regra matemática.

Primeiro será considerado a potenciação, depois a multiplicação, divisão, soma e subtração.

Observe no exemplo a seguir que usaremos as mesmas operações, mas pode-se obter resultados diferentes.

= 2 + 2 * 5 - o resultado será 12.

= (2+2) * 5 - o resultado será 20.

Quando usamos parênteses, este passa a ter prioridade sobre as demais operações.

Copiar fórmulas absolutas e relativas

Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende que as fórmulas devem ser relativas ou seja, mudam de acordo com as linhas. No exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por diante.

Mas quando um determinado endereço deve permanecer absoluto, antes de

copiar deve-se usar o símbolo $ na fórmula que queremos copiar.

Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o endereço B1 permaneça absoluto, ou fixo.

=A1*B$1

Notem que o símbolo $ está antes do número 1 que identifica a linha.

Depois de copiado, as fórmulas ficam assim:

=A2*B$1

=A3*B$1

=A4*B$1

=A5*B$1

Quando copiamos uma fórmula para outras colunas, a regra é a mesma, ou seja devemos colocar o símbolo $ na fórmula na frente da letra que identifica a coluna que deve permanecer fixa.

Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam assim:

=B1*B2

=C1*C2

=D1*D2

Colocando o símbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim:

=$A1*B2

=$A1*C2

=$A1*D2

Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos esta fórmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereço $A$1 sempre ficará fixo.

Função SE (fórmulas condicionais)

Esta função é usada para testar condições como por exemplo:

Pagaremos comissão de 10% a um vendedor se as vendas ultrapassarem R$10.000,00, caso contrário pagaremos somente 5%.

Na célula A1 consta o total das vendas e em A2 vamos incluir a fórmula para calcular o valor da comissão.

=SE(A1>10000;A1*0,10;A1*0,05) ou =SE(A1>10000;A1*10%;A1*5%)

Primeiro testamos SE A1 for maior que 10000.

Logo após vem o primeiro ponto e vírgula ( ; ) onde consta a ação que deve tomar caso o teste seja verdadeiro.

Após o segundo ponto e vírgula ( ; ) deve constar a ação caso o teste seja falso.

Para verdadeiro ou falso podem ser usadas fórmulas, palavras e até mesmo outra condição, que chamamos de condição encadeada.

=SE(A1>10000;”Legal”;”Que pena” )

Observe que as palavras devem estar entre aspas ( “”).

Neste exemplo deve aparecer a palavra Legal se o teste for verdadeiro, caso contrário, se for falso deve aparecer a palavra Que pena.

Observe atentamente a regra seguinte:

= SE( teste ; ação para verdadeiro ; ação para falso )

Outro exemplo, se a região das vendas for SUL a comissão será 10%, caso contrário será 5%.

Na célula A1 está a região e B2 está o valor.

=SE(A1=”SUL”;B2*0,10;B2*0,05)

Usando OU e E junto com o SE

Se a região for SUL ou NORTE ou LESTE a comissão será de 10%, caso contrário será de 5%.

=SE ( OU(A1=”SUL” ; A1=”NORTE” ; A1=”LESTE”); B2*0,10 ; B2*0,05)

Observe bem a colocação dos parênteses e o ponto e vírgula.

No ponto destacado em vermelho está as várias condições que estamos perguntando, separados por ponto e vírgula. Pode-se pôr várias opções . Para a

condição ser verdadeira, qualquer uma das opções serve, SUL, NORTE ou LESTE.

A opção OU na fórmula está isolado por parêntese. OU(A1=”SUL”;A1=”NORTE”;A1=”LESTE”). Somente depois é que vem o primeiro ponto e vírgula onde constará a opção verdadeira e logo após, no segundo ponto- e-vírgula, a opção falsa.

Exemplo para o E junto com o SE.

Se o total das vendas for entre R$10.000,00 e R$20.000,00, a comissão será de 10%, caso contrário será de 5%.

= SE ( E (A1>=10000 ; A1<=20000) ; A1*0,10 ; A1*0,05 )

Para a condição ser verdadeira, as opções destacadas em vermelho devem necessariamente serem verdadeiras, ou seja o valor deve ser entre R$10.000,00 e R$20.000,00. Diferente do OU onde qualquer opção poderia ser verdadeira.

Usando condição encadeada

Usamos quando houver mais que uma condição para testar.

No cálculo do INSS deverá ser respeitada uma tabela divulgada pelo governo.

Salário até R$ 100,00 o desconto será de 8%.

Salário de R$ 101,00 até R$ 300,00 o desconto será de 9%.

Salário de R$ 301,00 até R$ 500,00 o desconto será de 10%.

Salário acima de R$ 500,00 o desconto será de R$ 80,00.

Na célula A1 está o valor do salário que vamos testar.

= SE(A1<=100;A1*8%;SE(A1<=300;A1*9%;SE(A1<=500;A1*10%;80)))

Pode-se colocar até 7 condições encadeadas.

Os operadores lógicos são:

  1. > maior

  2. < menor

  3. >= maior ou igual

  4. <= menor ou igual

  5. = igual

  6. <> diferente

2 – Segunda parte

  • Banco de dados

  • Vínculos com outras planilhas e arquivos

  • PROCV

  • PROCV com CONCATENAR (duas chaves)

  • Formatação condicional

  • Nomes em células

  • SOMASE

  • Comentários em células

Banco de dados

O banco de dados do Excel não é nenhuma função específica e sim trata-se das informações constantes organizadas por colunas, sendo a primeira linha o nome dos campos do banco de dados.

Nome

Endereço

Cidade

Cep

Estado

Telefone

Com as informações digitadas no banco de dados, podemos usá-las para vários fins, como uma mala direta, tabela dinâmica, pesquisa, etc.

Vínculos com outras planilhas ou arquivos

Podemos vincular uma célula a uma outra célula localizada em outra planilha ou arquivo.

Ex.: Na planilha montada para obter o resultado final do desempenho da empresa, podemos buscar de outras planilhas os dados específicos, como por exemplo, o total de faturamento da planilha de vendas, o estoque final da planilha de controle de estoques, etc.

Para vincular uma célula a outra o procedimento é bem simples.

Primeiro temos que abrir todos os arquivos que vamos buscar as informações.

Estes arquivos devem aparecer relacionados quando selecionamos o menu Janela.

Na célula A1 da planilha atual queremos buscar o total de vendas da planilha Faturamento. Para isto, basta que posicionemos o cursor na planilha atual em A1, digitar = e com o mouse clicar em Janela, selecionar o arquivo Faturamento, e clicar na célula que consta o valor que queremos buscar, e por final basta dar um Enter.

Pronto, neste momento na planilha atual aparece o valor constante lá na planilha de Faturamento. Sempre que for alterado o valor de faturamento, automaticamente será atualizado na planilha que criamos, criando assim um vínculo. Observe a fórmula que deverá ser parecido com o exemplo abaixo:

=[Faturamento.xls]Plan1!$A$4

No arquivo Faturamento.xls, na planilha Plan1, na célula A4, consta o valor que queremos buscar.

Pode-se digitar diretamente a fórmula caso saibamos antes o endereço completo, mas deve-se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel exige. Por exemplo, deve-se começar com o sinal de = , o nome do arquivo deve estar entre colchetes [ ], e logo após o nome da planilha e antes da célula, deve constar o sinal de exclamação !.

PROCV

A função PROCV é usada para pesquisar no banco de dados uma informação baseada em uma chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preço de um determinado produto identificado por uma referência ou modelo.

Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome.

Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a outra onde vamos colocar a fórmula PROCV . Na plan2 temos as seguintes informações:

Modelo

Descrição

Cor

Valor

10

BMW

Branco

45.000,00

20

MERCEDES

Azul

50.000,00

30

FERRARI

Vermelha

150.000,00

Estas informações estão no intervalo A2 até D7, pois o título não contamos como informações.

Para definir um nome para este intervalo deve-se selecionar o menu Inserir/Nome/Definir. Defina o nome TABELA para esta região.

Agora sempre que nos referimos ao nome TABELA, o Excel entende que são as informações constantes em plan2!A2:D7.

Na planilha plan1 estamos montando um cadastro de pedidos onde digitaremos o modelo e automaticamente deverá buscar a descrição, cor e valor, ficando apenas o campo Qtd para digitar.

Modelo

Descrição

Cor

Valor

Pedido

Qtd

Valor Total

= PROCV ( CHAVE; TABELA; COLUNA; 0 OU 1)

Chave é a informação em comum nas duas planilhas, sendo que na tabela necessariamente deve ser a primeira coluna para que o Excel possa pesquisar.

Tabela é o nome que definimos para o nosso banco de dados de informações.

Coluna é a coluna onde está a informação que queremos buscar. Por exemplo, se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4.

0 (exato) ou 1 (parecido) serve para que o Excel busque informações exatas ou parecidas. Por exemplo, se buscarmos por Josué e consta 0 (exato) na fórmula, somente será válido Josué. Se na fórmula consta 1 (parecido), poderá ser José que é parecido com Josué.

Outra curiosidade, se optarmos por 0 (exato) Josué e Josue são diferentes para o Excel, pois um tem o assento e o outro não.

No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrição do produto.

Na nossa planilha a chave é o Modelo que consta na célula A2.

= PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 )

Baseado na chave em A2, pesquisar na tabela a coluna 2 que é a descrição, sendo que deve ser exata a informação.

PROCV com CONCATENAR (duas chaves)

Quando a chave para pesquisa for mais que uma, por exemplo, um pedido de calçados que para cada tamanho de um mesmo modelo existe um preço diferente, precisamos usar a função CONCATENAR .

A nossa base de dados será a seguinte:

Chave

Modelo

Tamanho

Cor

Valor

1

TABELA1

033

10

33

Branco

37,50

1034

10

34

Preto

41,20

2033

20

33

Branco

38,41

2034

20

34

Preto

45,74

3033

30

33

Branco

50,25

3034

30

34

Preto

55,00

Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos chaves diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave é 1033 e o modelo 10 com tamanho 34 a chave é 1034. Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas células para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2

Para esta base de dados definimos um nome como TABELA1.

Modelo

Tamanho

Cor

Valor

Pedido

Qtd

Valor Total

10

33

Branco

37,50

2545

5

187,50

1

PLANILHA PEDIDOS

0

34

Preto

41,20

2546

15

618,00

20

33

Branco

38,41

2547

4

153,64

20

34

Preto

45,74

2548

9

411,66

30

33

Branco

50,25

2549

6

301,50

30

34

Preto

55,00

2550

7

385,00

Na planilha de pedidos agora a chave de pesquisa passa a ser duas, o modelo e o tamanho, pois na base de dados foi esta a chave que definimos para diferenciar dentro de um mesmo modelo o preço de outros tamanhos.

Em A2 temos o modelo e B2 o tamanho. Sendo assim a fórmula para buscar o valor será a seguinte:

= PROCV ( A2&B2 ; TABELA1; 5 ; 0 )

Baseado na chave em A2 e B2, pesquisar na tabela1 a coluna 5 que é o valor, sendo que deve ser exata a informação.

Formatação Condicional

Através do menu Formatar/Formatação Condicional podemos definir uma formatação para uma ou mais células com até 3 critérios.

Por exemplo:

Se a data de entrega do pedido for menor do que hoje, deve ser formatado com a fonte vermelha e em negrito itálico para que chame atenção o pedido que está em atraso.

Nome em células

Como já comentamos anteriormente na função PROCV, é importante definir nomes para as células, pois assim fica mais fácil de montar uma fórmula.

E

Referência do nome à célula B2

x.: = TOTALJULHO + TOTALAGOSTO

SOMASE

Em um cadastro de pedidos, queremos fazer um resumo com o total de pares e valor dos clientes.

Cliente

Ref.

Preço Unitário

Pares

total R$

Beira Rio

21

2,50

12.541

31.352,50

Musa

14

3,80

6.500

24.700,00

Azaléia

27

1,20

3.251

3.901,20

Beira Rio

10

3,60

5.400

19.440,00

Beira Rio

22

5,50

1.200

6.600,00

Bibi

26

8,90

3.220

28.658,00

Bibi

19

8,70

2.355

20.488,50

Bibi

20

7,90

1.254

9.906,60

Beira Rio

15

10,50

5.200

54.600,00

Amapá

24

25,00

3.620

90.500,00

Musa

23

2,30

1.200

2.760,00

Amapá

10

3,60

1.350

4.860,00

Amapá

16

2,50

1.255

3.137,50

Bibi

28

1,20

2.500

3.000,00

Azaléia

10

5,90

1.200

7.080,00

Azaléia

10

8,60

1.200

10.320,00

Musa

25

6,50

352

2.288,00

Bibi

29

8,70

154

1.339,80

Dilly

18

6,90

1.200

8.280,00

Azaléia

17

4,80

1.200

5.760,00

56.152

338.972,10

A28

Resumo

Pares

Valor

Azaléia

6.851

27.061,20

Beira Rio

24.341

111.992,50

Bibi

9.483

63.392,90

Amapá

6.225

98.497,50

Musa

8.052

29.748,00

Dilly

1.200

8.280,00

56.152

338.972,10

P

ode-se usar o botão colar função

E selecionar a opção SOMASE.

Mais uma vez usamos neste exemplo nomes para regiões na planilha para facilitar quando na montagem da fórmula.

Cadped é o intervalo no banco de dados onde abrange desde a primeira informação em A2 até E21.

Pares é a coluna pares D2 até D21.

Critério A28 é no exemplo, a palavra Azaléia que deve-se obter o total de pares.

Para obter o resumo de valores segue o mesmo raciocínio trocando apenas o Intervalo_soma para Valor que corresponde a coluna Valores no banco de dados.

=SOMASE(Cadped;A28;Valor) – Pode-se digitar direto a fórmula.

Comentários em células

Recurso muito útil onde colocamos comentários em uma determinada célula ou grupo de células, afim de sabermos como chegamos a um resultado.

Por exemplo, usamos em uma célula um percentual de imposto de 28%.

Colocamos um comentário para saber o que compõe os 28%.

Um indicador em vermelho aparece na célula indicando que existe um comentário.

Podemos definir se este comentário ficará sempre visível ou se apenas aparecerá o indicador.

Esta definição está disponível no menu Ferramentas/Opções orelha Exibir.

Mude aqui a opção

3 – Terceira parte

  • Uso do comando FILTRAR

  • Função SUBTOTAL no modo FILTRAR

  • Classificação do Banco de Dados

  • Subtotais

  • Tabela Dinâmica

  • Formulário

  • Validação

Uso do comando FILTRAR

Em um banco de dados podemos filtrar informações.

Pedido

Cliente

Ref.

Preço Unitário

Pares

Total R$

2555

Beira Rio

21

2,50

12.541

31.352,50

2548

Musa

14

3,50

6.500

22.750,00

2561

Azaléia

27

7,80

3.251

25.357,80

2547

Beira Rio

10

9,60

5.400

51.840,00

2556

Beira Rio

22

5,20

1.200

6.240,00

2560

Bibi

26

3,60

3.220

11.592,00

2553

Bibi

19

4,20

2.355

9.891,00

2554

Bibi

20

1,20

1.254

1.504,80

2549

Beira Rio

15

1,20

5.200

6.240,00

40.921

166.768,10

Por exemplo, na lista acima, queremos mostrar na tela apenas as informações do cliente Beira Rio.

Pedido

Cliente

Ref.

Preço Unitário

Pares

Total R$

2555

Beira Rio

21

2,50

12.541

31.352,50

2547

Beira Rio

10

9,60

5.400

51.840,00

2556

Beira Rio

22

5,20

1.200

6.240,00

2549

Beira Rio

15

1,20

5.200

6.240,00

Este comando está disponível no menu Dados/Filtrar/Auto Filtro.

Quando selecionado esta opção, o Excel coloca em cada campo no título um drop-down que quando ativado, mostra o conteúdo da coluna, podendo escolher uma informação a ser filtrada. E sempre que um filtro estiver ativo o drop-down correspondente aparecerá em azul indicando que neste campo foi feito um filtro.

Também é possível personalizar o filtro. Exemplo, filtrar campo Total R$ onde o valor é maior que R$ 10.000,00.

Pedido

Cliente

Ref.

Preço Unitário

Pares

Total R$

2555

Beira Rio

21

2,5

12.541

31.352,50

2548

Musa

14

3,5

6.500

22.750,00

2561

Azaléia

27

7,8

3.251

25.357,80

2547

Beira Rio

10

9,6

5.400

51.840,00

2560

Bibi

26

3,6

3.220

11.592,00

Função SUBTOTAL no modo Filtrar

Em um banco de dados que contém valores ou quantidades, normalmente existe um total para estes dados.

Pedido

Cliente

Ref.

Preço Unitário

Pares

Total R$

2555

Beira Rio

21

2,5

12.541

31.352,50

2548

Musa

14

3,5

6.500

22.750,00

2561

Azaléia

27

7,8

3.251

25.357,80

2547

Beira Rio

10

9,6

5.400

51.840,00

2556

Beira Rio

22

5,2

1.200

6.240,00

2560

Bibi

26

3,6

3.220

11.592,00

2553

Bibi

19

4,2

2.355

9.891,00

2554

Bibi

20

1,2

1.254

1.504,80

2549

Beira Rio

15

1,2

5.200

6.240,00

40.921

166.768,10

Quando filtramos algum campo, como por exemplo o cliente Beira Rio, o objetivo é saber no nosso exemplo, o total de pares e valor para este cliente, mas como já tinha os totais antes de filtrar, não irá funcionar, pois a função que usamos no total de pares e valor foi =SOMA.

Para que no modo filtrar possamos analisar os totais somente dos dados filtrados, usamos a função SUBTOTAL.

P

ara um banco de dados onde sabemos que vamos usar o modo filtrar dados, deixamos para criar a soma dos totais somente depois de feito um primeiro filtro, usando o botão autosoma ou montando a fórmula manualmente.

Observe no quadro as opções que podemos usar na função SUBTOTAL.

No nosso exemplo, a região que contém os valores totais é F2:F10. Para tanto, em vez de usarmos =SOMA(F2:F10), usamos =SUBTOTAL(9,F2:F10). Como para este exemplo queremos a soma dos valores filtrados, usamos a opção 9 conforme mostrado no quadro acima.

Pedido

Cliente

Ref.

Preço Unitário

Pares

Total R$

2555

Beira Rio

21

2,5

12.541

31.352,50

2547

Beira Rio

10

9,6

5.400

51.840,00

2556

Beira Rio

22

5,2

1.200

6.240,00

2549

Beira Rio

15

1,2

5.200

6.240,00

24.341

95.672,50

Classificação do Banco de Dados

É comum que um banco de dados seja classificado por algum campo, como por exemplo em ordem crescente de cliente.

No menu Dados/Classificação, pode-se classificar um banco de dados em até 3 níveis.

No exemplo acima estamos classificando por Cliente de modo crescente.

Subtotais

Não vamos confundir esta opção com a função SUBTOTAL no modo filtrar.

No menu Dados/Subtotais é possível subtotalizar um banco de dados desde que este esteja classificado corretamente. Por exemplo, se vamos subtotalizar por cliente, o banco de dados deve estar primeiro classificado por cliente, caso contrário não irá funcionar. Se fizer um Subtotal por cliente, quando o Excel encontrar um cliente diferente, ele subtotaliza o anterior, e assim por diante. Vejamos o exemplo:

A

Observem que no lado esquerdo da planilha aparecem os botões numerados 1 2 3 que correspondem ao nível que queremos visualizar. O 1 mostra somente o total geral, o 2 mostra somente os subtotais e o 3 mostra todos os dados junto com os subtotais. Também é possível visualizar por partes usando os botões de nível (A).

Tabela Dinâmica

Tabela Dinâmica é bastante útil quando queremos analisar dados em uma estrutura diferente da que temos no banco de dados. Para uma planilha de contas a pagar onde há informações digitadas uma abaixo da outra, queremos visualizar por colunas, usamos a Tabela Dinâmica no menu Dados/Relatório da tabela dinâmica.

Vejamos os dados digitados na primeira planilha e logo abaixo a Tabela Dinâmica pronta com os dados organizados.

B
C

Na etapa 3 de 4 é onde definimos como queremos organizar os dados. No nosso exemplo usamos o campo Fornecedor em LINHA, Valor em DADOS e Data Pagto em COLUNA. Para isto basta arrastar os campos localizados a direita no quadro (B) para o local desejado.

Na opção DADOS, podemos ainda definir qual a operação a ser usada. Observe no quadro abaixo.

Para obter este quadro basta dar 2 cliques no campo Soma de Valor (C) em DADOS na etapa 3 de 4.

Formulário

Quando temos um banco de dados muito extenso podemos usar a opção Formulário no menu Dados/Formulário para digitar as informações.

Validação

Podemos definir para um campo uma definição de digitação, ou seja, uma validação para o campo. No campo valor por exemplo, somente poderá ser digitados valores maior ou igual a R$ 100,00. Para isto, usamos a opção Validação no menu Dados/Validação.

Observe abaixo as etapas para validar um campo.

Em Definições definimos qual a validação a ser aplicada, em Mensagem de entrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor é posicionado no campo e por final em Alerta de erro qual a mensagem a ser mostrada se digitamos um valor fora das definições aplicadas.

4 – Quarta parte

  • Macros

  • Filtro Avançado

  • Caixa drop-down

  • Botões de seleção

Macros

Em uma planilha pode ser necessário automatizar uma tarefa, pois há procedimentos repetitivos. Há ações bem simples como por exemplo ir para uma outra planilha para ver alguns dados e retornar para a planilha atual.

Quando montamos uma macro estamos simplesmente gravando as ações que queremos que o Excel repita quando executar a macro.

Para gravar uma macro, basta acessar o menu Ferramentas/Macro/Gravar nova macro. A partir deste momento toda ação que for feita estará sendo gravada até que peça para parar a gravação em Ferramentas/Macro/Parar Gravação.

D

Pode-se definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl . Observe em (D) . Também é possível definir um botão e incluir na barra de ferramentas. Veja na página 66.

Caso queira que a macro seja executada quando abrir a planilha, defina o nome da macro como auto_open e não esqueça de selecionar Armazenar macro em esta pasta de trabalho.

Filtro Avançado

O filtro avançado em ocasiões esporádicas onde em vez de clicarmos nos botões drop-down para selecionar registros, digitamos em um lugar específico qual a informação que queremos filtrar.

P

E
edido

Cliente

Ref.

Preço Unitário

Pares

Total R$

Beira Rio

Área a ser digitado as informações a serem filtradas

Pedido

Cliente

Ref.

Preço Unitário

Pares

Total R$

2561

Azaléia

27

7,8

3.251

25.357,80

2555

Beira Rio

21

2,5

12.541

31.352,50

2547

Beira Rio

10

9,6

5.400

51.840,00

2556

Beira Rio

22

5,2

1.200

6.240,00

2549

Beira Rio

15

1,2

5.200

6.240,00

2560

Bibi

26

3,6

3.220

11.592,00

2553

Bibi

19

4,2

2.355

9.891,00

2554

Bibi

20

1,2

1.254

1.504,80

2548

Musa

14

3,5

6.500

22.750,00

40.921

166.768,10

Para selecionar esta opção, entrar em Dados/Filtrar/Filtro avançado.

Observe acima as opções disponíveis.

Filtrar a lista no local - mostra os dados filtrados na própria planilha

Copiar para outro local - copia as informações filtradas para outro local

Intervalo da lista - corresponde ao intervalo dos dados incluindo os títulos. Pode-se usar nomes como já vimos antes.

Intervalo de critérios - corresponde ao intervalo onde estamos digitando as informações incluindo o título. (E)

Caixa drop-down e Botões de seleção

Caixas drop-down e botões de seleção são extremamente úteis, pois em conjunto com a função PROCV e Macros é possível automatizar nossa planilha.

Observe abaixo um exemplo de formulário de pedido, onde com a caixa drop-down selecionamos um código e automaticamente aparecem o valor, descrição, etc.

F

Os botões de seleção servem para selecionar neste exemplo se o pedido é com desconto, se tem frete e se é fora ou dentro do estado. Conforme a seleção feita, existe um cálculo diferente.

Observe em (F) os botões de macro.

Para ter acesso a estes recursos, faça exibir a barra de ferramentas formulários.

Com a barra de ferramentas exibida, basta clicar no botão desejado e arrastá-lo para uma área da planilha.

Em seguida é necessário configurar como este botão ou caixa drop-down deve agir na planilha.

Para a caixa drop-down deve-se definir a região da planilha ao qual estão as informações a serem pesquisadas.

Intervalo de entrada - corresponde a região onde estão os dados

Vínculo da célula - corresponde a célula que será usada na função PROCV

Linhas drop-down - são a quantidade de linhas a serem visualizadas quando selecionado o drop-down. O padrão é 8.

Sombreamento 3-D - marque esta opção para dar um visual mais bonito para a caixa drop-down.

Estas opções obtemos quando ao criar a caixa drop-down, clicar com o botão direito do mouse na caixa e selecionar Formatar controle.

Para a caixa de seleção e o botão de seleção segue a mesma regra, porém não há o intervalo de entrada, somente a opção Vínculo da célula que servirá de base para montar as fórmulas de vínculo.

5 – Quinta parte

  • Funções financeiras

  • Atingir meta

  • Solver

Funções financeiras

A

s funções financeiras do Excel são as mesmas que encontramos na calculadora HP 12-C. Ao selecionar o botão colar função encontramos diversas funções disponíveis.

Selecione a categoria Financeira e ao lado direito mostrará todas as funções financeiras disponíveis.

A seguir alguns exemplos:

Em uma loja compramos um televisor no valor de R$ 500,00 à vista. As condições de pagamento são:

  • sem entrada

  • em 12 pagamentos

  • taxa de juros de 5% ao mês.

Qual será o valor da prestação?

Selecione a opção PGTO em colar função.

O valor da prestação será de R$ 56,41.

As informações no quadro acima podem ser substituídas por regiões da planilha onde constam os dados.

Observe no Tipo onde definimos 0 se for sem entrada e 1 se for com entrada.

Podemos usar ainda as opções TAXA, VP e NPER para descobrir a taxa usada, o valor à vista e o tempo, sempre observando o Tipo.

Atingir meta

Esta função é muito útil quando desejamos saber qual o valor inicial ideal para obtermos um resultado já definido, considerando vários critérios.

Ex.:

Salário Nominal

1.200,00

INSS

96,00

IRRF

120,00

Líquido

984,00

No exemplo acima temos um salário nominal de R$ 1.200,00, com um INSS de 8% sobre o salário e o IRRF de 10% sobre o salário, resta R$ 984,00 de líquido.

Mas no nosso caso queremos que o líquido seja de R$ 1.200,00. Qual o salário nominal necessário para obter R$ 1.200,00 de líquido, considerando os descontos?

Em Ferramentas/Atingir meta está a solução para o nosso problema.

Definir célula - corresponde a célula do Líquido

Para valor - será o valor de R$ 1.200,00 que queremos como líquido

Variando célula - corresponde a célula salário nominal, pois é ela o ponto de partida para as demais.

Salário Nominal

1.463,41

INSS

117,07

IRRF

146,34

Líquido

1.200,00

Acima está os valores que o Atingir metas encontrou para satisfazer o nosso objetivo que é de um líquido de R$ 1.200,00.

Solver

Esta opção é um Atingir metas mais avançado. Imaginem que para o exemplo anterior em Atingir metas onde somente temos uma opção de célula variável, no solver é bem mais completo.

Ex.:

Salário Nominal

1.463,41

INSS

117,07

IRRF

146,34

Líquido

1.200,00

O líquido deverá ser R$ 1.200,00, mas o INSS não pode ser maior que R$ 80,00.

Em Ferramentas/Solver é possível resolvermos nosso problema.

Definir célula de destino - é a célula do líquido.

Valor de - é o valor que desejamos no líquido.

Células variáveis - são o INSS e o IRRF. Agora temos que ter mais células variáveis, pois como vamos ter uma restrição no INSS, o solver precisa de mais células, caso precise ajustar o valor.

Submeter às restrições - é neste momento que adicionamos as restrições necessárias para que o solver encontre uma solução. Clique no botão Adicionar para adicionar restrições.

Em seguida clique no botão Resolver para que o Solver encontre uma solução.

Note que o Solver ajustou o IRRF para manter a restrição no INSS

Salário Nominal

1.463,41

INSS

80,00

IRRF

183,41

Líquido

1.200,00

São estes os valores que o Solver encontrou para satisfazer nosso objetivo de R$ 1.200,00 de líquido, porém com o valor do INSS não maior que R$ 80,00.

6 – Sexta parte

  • Funções com datas e horas

  • Hyperlink

  • Gráficos

  • Função EERROS

  • Funções ARRED e TRUNCAR

  • Congelar painéis

  • Manipulando planilhas dentro do arquivo

  • Configurar impressão

  • Vínculo com o Word para Mala direta

  • Dicas

  • Pesquisa

  • Soma condicional

  • Botões em Macros

Funções com datas e horas

Para calcular datas o procedimento é bem simples, basta ter em uma célula a data inicial e em outra célula a data final. Numa terceira célula é que criamos a fórmula para calcular o período de dias entre as duas datas.

Data inicial

01/08/99

Data Final

25/08/99

Dias

24

Para calcular horas o procedimento é o mesmo, ou seja, em uma célula a hora inicial, em outra célula a hora final e em uma terceira célula a diferença entre a hora inicial e hora final. Porém quando for somar o total de horas, o formato da célula total de horas deve ser [h]:mm ou [h]:mm:ss incluindo os segundos, depende da necessidade, caso contrário, a soma dará errada. Também para fazer cálculos com horas e valores deve-se observar que uma hora para o Excel é uma fração de um dia ( 24 horas ), por isso em um cálculo envolvendo valores e horas deve-se multiplicar por 24.

Observe no exemplo abaixo:

H

=(E15*D15)*24

ora inicial

Hora final

Horas

Valor hora

Valor Total

7:00

11:46

4:46

2,5

11,92

7:30

12:50

5:20

1,5

8,00

8

Formato [h]:mm

:35

23:48

15:13

2,35

35,76

25:19

Em cálculo com horas usando a calculadora para conferir se o Excel fez correto o cálculo, deve-se primeiro transformar os minutos em centesimal.

Ex.: 4:46 - divide os 46 por 60 resultando em 0,766666667.

Agora para calcular usamos 4,766666667.

4,766666667 * 2,50 = 11,91666667, ou R$ 11,92

Hyperlink

O Hyperlink é usados para criar um link com uma home page, arquivo ou planilha. É muito útil, pois com um simples clique, podemos abrir a home page da Zero Hora e consultar a taxa do dólar, ou abrir o arquivo de faturamento para consultar o faturamento do dia. Para voltar a planilha original, quando entrar no arquivo de faturamento, basta criar neste arquivo um link para voltar.

Uma home page ou um arquivo ou uma planilha dentro do próprio arquivo

Observação: Pode-se vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home page ou um arquivo ou uma planilha dentro do próprio arquivo. Se for necessário, podemos criar 3 links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma função diferente.

Gráficos

É com os gráficos que podemos analisar melhor nossos dados.

Para montar um gráfico, clique no botão auxiliar gráfico na barra de ferramentas e seguir o roteiro que é bem intuitivo.

Função EERROS

(Parte 1 de 2)

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