Tutoriais - Julio - TCPIP

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Instalação e Administração de Impressoras no Windows XP

Por: Júlio Cesar Fabris Battisti

Introdução

Neste módulo você aprenderá sobre a nomenclatura e sobre os diversos itens que compõem o sistema de impressão do Windows. Mostrarei como instalar impressoras locais e de rede, falarei sobre as configurações das propriedades avançadas da impressora e mostrarei como gerenciar a fila de impressão. Você também aprenderá a instalar e configurar impressoras de rede, as quais são conectadas diretamente a um ponto de rede e configuradas com um número IP. Também falarei sobre conceitos como prioridade de impressão e horário de disponibilidade da impressora. Você aprenderá sobre o serviço Spooler, que é o serviço que gerencia a impressão no Windows XP. Também aprenderá sobre permissões de segurança para uso das impressoras e sobre auditoria do uso de impressoras.

  • Instalação de uma impressora local

  • Instalação de uma impressora de rede

  • Acessando uma impressora de rede

  • Prioridade de impressão

  • Horário de disponibilidade

  • Gerenciamento da fila de impressão

  • Permissões de acesso

  • Impressoras de rede, com porta TCP/IP

  • O serviço Spooler

  • Resolução de problemas relacionados a impressão

Os pontos principais deste módulos a serem detalhadamente estudados são os pontos relacionados a resolução de problemas de impressão. O técnico de suporte deve ser capaz de identificar se o problema esta relacionado com as permissões de impressão, com o serviço de spooler, com as configurações das propriedades da impressora ou com o driver de impressão.

Problemas com a impressão são muito comuns e demandam um grande número de chamadas ao suporte técnico. É importante que o profissional de suporte conheça bem o sistema de impressão do Windows e saiba, rapidamente, resolver os problemas que se apresentam.

Instalando e administrando Impressoras

Neste Módulo aprenderemos a instalar, configurar e a trabalhar com Impressoras. Veremos como instalar uma Impressora, quer seja para uso localmente, quer seja para uso através da rede.

Também aprenderemos a atribuir permissões para o uso da Impressora. Serão explicadas algumas propriedades importantes, bem como procedimentos para administração e resolução de problemas de impressão.

Vamos iniciar o Módulo dando uma visão geral sobre a impressão de documentos no Windows e sobre o uso de impressoras em rede. Também falaremos sobre as características que devem ser observadas na compra de uma impressora. Faremos alguns cálculos para demonstrar que, dependendo do volume do impressão, é mais importante o “custo de propriedade” do que o “custo de aquisição”.

Em seguida vamos aprender a instalar e a configurar uma impressora local, isto é, uma impressora ligada diretamente no computador. Veremos a importância do driver da impressora e como configurar opções da impressora que serão utilizadas por todos os programas instalados no Windows XP. Veremos que é possível ter mais de um driver de impressora instalado, neste caso temos que definir uma das impressoras como sendo a impressora padrão.

Na seqüência aprenderemos a compartilhar uma impressora, para que esta possa ser utilizada nos demais computadores da rede. Conforme veremos, compartilhar uma impressora é muito semelhante a compartilhar uma pasta. A maneira como acessamos uma impressora compartilhada também é praticamente igual a maneira como acessamos uma pasta compartilhada.

Vamos definir permissões de acesso à impressora. Veremos que estas permissões definem quais usuários podem utilizar a impressora e com que nível de permissão de cada usuário. Por exemplo, podemos definir que o grupo Empresa somente pode imprimir documentos, já o grupo Gerentes pode imprimir documentos e administrar a fila de impressão.

Também aprenderemos a configurar propriedades avançadas de uma impressora, tais como:

  • Horários em que a impressora está disponível.

  • Diferentes prioridades para diferentes grupos.

Veremos como administrar a fila de documentos da impressora. É possível excluir um documento da fila, alterar a posição do documento na fila, “pausar” um documento e reiniciar a sua impressão mais tarde e também é possível excluir todos os documentos da fila.

Veremos que é possível administrar impressoras utilizando o Internet Explorer. Para isso é necessário que, no computador onde está a impressora, esteja instalado o PWS – Personal Web Server, que é o servidor Web da Microsoft.

Conceitos sobre Impressão no Windows

Quando vamos conectar uma nova Impressora para uso pelo Windows XP, precisamos instalar o “driver” da impressora. Um driver nada mais é do que um programa que controla a comunicação entre o Windows XP e a impressora. Cada marca e modelo de impressora possui um driver específico para ser usado. Se instalarmos o driver incorreto, obteremos resultados imprevistos e com certeza a impressora não vai trabalhar corretamente.

O CD de instalação do Windows XP já vem com milhares de drivers (é isto mesmo: milhares) de marcas e modelos de impressoras. Mas para os modelos mais novos, lançados após a disponibilização do Windows XP, pode acontecer do driver não estar no CD do Windows XP. Neste caso o driver vem junto com a impressora ou você pode obtê-lo através do site do fabricante da impressora na Internet.

Então quando dizemos que vamos “instalar” uma impressora, na verdade estamos instalando o driver da impressora, para que o Windows XP possa trabalhar corretamente com a impressora. Para instalar uma nova impressora, utilizaremos a opção Iniciar -> Impressoras e aparelhos de fax. Também existe um atalho para Impressoras dentro do Painel de Controle.

Quando instalamos uma impressora, ela pode ser usada por qualquer programa instalado no Windows XP. Se alteramos configurações da impressora dentro de um programa, como por exemplo o Microsoft Word, estas alterações terão efeito apenas para o documento que está sendo impresso. Ao utilizarmos um outro programa, serão utilizadas as configurações definidas na própria impressora. Por exemplo, você está imprimindo um documento do Word e seleciona a qualidade de impressão Rascunho. Esta configuração somente será utilizada até que você feche o Word. Agora você fecha o Word e abre o Excel. Ao imprimir uma planilha do Excel, serão utilizadas as configurações definidas nas propriedades da impressora, a não ser que você as altere, no próprio Excel. Para fazer alterações que sejam válidas para todos os programas instalados, precisamos fazer estas alterações acessando as propriedades da impressora. Aprenderemos a fazer estas configurações mais adiante, neste capítulo.

O Sistema de Impressão do Windows – Conceitos Teóricos

No início da informatização das empresas, uma das “promessas” da informática era a criação de um “Escritório sem papel”, ou seja, toda a informação contida nos sistemas e consultada através do computador. Sabemos que esta é uma realidade que está longe de se concretizar. Não por causa da tecnologia, pois no estágio atual é perfeitamente possível ter toda a informação em sistemas informatizados e consultar a informação usando o computador.

Acontece que existe o “Mundo Real” e neste mundo, ainda se usa muito papel, talvez até mais do que antes da informatização chegar nas empresas. Quer seja por exigências legais e burocráticas (devido a processos de trabalho mal projetados), quer seja pelas preferências pessoais dos usuários, o fato é que ainda se gasta muito papel, ainda se imprime muita informação na empresa.

Claro que em algumas situações a impressão é inevitável, como por exemplo em papéis que, por exigência legal, devam ser assinados e remetidos para outras empresas ou órgão públicos, ou plantas de projetos que devam ser enviados para homologação e assim por diante. Em outras situações é simplesmente uma preferência pessoal do usuário, o qual prefere ter as informações em papel a ler na tela.

O fato real é que os sistemas de impressão ainda são um dos serviços mais utilizados em uma rede de computadores. Sendo este um serviço bastante utilizado, cabe ao administrador e aos técnicos de suporte entender como funciona o sistema de impressão do Windows e como executar as ações práticas para administração e implementação de um sistema de impressão eficiente e de baixo custo.

Embora o custo das impressoras tenha sido reduzido consideravelmente nos últimos anos, ainda é muito mais econômico ter um número reduzido de impressoras de maior qualidade e velocidade compartilhadas nos servidores, do que ter uma impressora na estação de trabalho de cada usuário. Não só pela questão do custo, como também pela questão da administração centralizada e do controle do volume de impressão por usuários.

Uma bela confusão de termos

Talvez por excesso de criatividade, a equipe da Microsoft tem feito um belo trabalho para “confundir” o administrador do sistema de impressão, ao usar diferentes termos para fazer referência a impressora propriamente dita e ao driver da impressora, o software de controle da impressora instalado no servidor.

Para piorar um pouco mais, esta terminologia mudou novamente no Windows Server 2003, em relação a terminologia que era utilizada no Windows NT Server 4.0 e no Windows 2000 Server. Para ajudar o amigo leitor a se situar um pouco melhor neste “emaranhado” de termos, descrevo a terminologia oficial, utilizada nas diferentes versões do Windows, em relação à Impressoras:

No Windows NT Server 4.0 e no Windows 2000 Server são utilizados os seguintes termos:

  • print device (dispositivo de impressão): Este termo refere-se a impressora propriamente dita, ao hardware. Ou seja, uma HP Deskjet 660 C, uma Rima Okidata 1100, uma Epson LX 300 e assim por diante.

  • printer (impressora): faz referência ao driver da impressora, ao software instalado e que controla a impressora. É o elemento que aparece na pasta Printers (Impressoras).

No Windows Server 2003 e no Windows XP são utilizados os seguintes termos:

  • printer (Impressora): Este termo refere-se a impressora propriamente dita, ao hardware. Ou seja, uma HP Deskjet 660 C, uma Rima Okidata 1100, uma Epson LX 300 e assim por diante (que no Windows NT Server 4.0 e Windows 2000 Server era chamado de print device). Ou seja, é aquilo que o usuário “chuta”, quando não funciona.

  • logical printer: faz referência ao driver da impressora, ao software instalado e que controla a impressora. É o elemento que aparece na pasta Printers (Impressoras). Também aparece, em alguns pontos da documentação oficial, o termo printer driver (driver da impressora). Ou seja, é aquilo que o usuário “chinga” quando não funciona.

Neste módulo utilizarei os termos adotados pelo Windows XP, ou seja: printer faz referência ao hardware, a impressora propriamente dita e logical printer faz referência ao driver, ao software que controla a impressora.

Conforme mostrarei na parte prática, você pode instalar a mesma impressora (printer) várias vezes (mais de um logical printer) no mesmo computador. Para cada instalação (cada logical driver) o administrador pode definir diferentes configurações. Por exemplo, imagine que você tem uma impressora laser, colorida, de alta velocidade. Esta impressora deve ser utilizada pelos estagiários e pelos gerentes, porém os trabalhos enviados pelos gerentes devem ter maior prioridade de impressão (serem impressos antes) do que os trabalhos enviados pelos estagiários. Para resolver esta questão você pode instalar a impressora duas vezes. Na primeira vez você compartilha com o nome de Estagiários e configura uma prioridade baixa. Neste compartilhamento você define permissão de acesso para os estagiários. Você instala novamente o driver da impressora, com um nome diferente do anterior e cria um compartilhamento Gerentes. Neste compartilhamento você define uma prioridade mais alta (do que a prioridade para a instalação dos Estagiários) e define permissão de acesso somente para o grupo Gerentes. Com isso somente os gerentes poderão utilizar esta impressora com a prioridade alta e os estagiários utilizarão com a prioridade mais baixa. Este é um exemplo onde existe uma impressora (printer) e o driver instalado duas vezes, com diferentes configurações (duas logical printer).

O contrário também pode ser feito, ou seja, instalar um único driver e associá-lo com diferentes impressoras. Este procedimento pode ser feito desde que todas as impressoras utilizem o mesmo driver. Este arranjo é conhecido como “printer pool” e é utilizado para distribuição de cargas. Por exemplo, imagine que você instale quatro impressoras da mesma marca e modelo em um servidor de impressão. Neste servidor você instala o driver da impressora (logical printer) uma única vez e associa este driver com as quatro impressoras instalados. Com isso você criou um “printer pool”. A medida que os trabalhos de impressão vão chegando, o driver da impressora vai redirecionando os trabalhos sempre para a impressora que estiver com o menor volume de trabalho, ou seja, com a menor fila de impressão. Com isso o trabalho vai sendo dividido entre as diferentes impressoras que fazem parte do pool. A condição necessária para que seja possível criar um pool é que todas as impressoras utilizem o mesmo driver de impressão. Podem fazer parte do pool impressoras diretamente ligadas ao servidor ou impressoras conectadas diretamente à rede através de uma placa de rede.

Aviso importante sobre compatibilidade de drivers: O Windows Server 2003 e o Windows XP trabalham com dois tipos diferentes de drivers de impressora, conhecidos com driver de nível 2 e driver de nível 3. Os drivers de nível 2 são compatíveis com o Windows NT Server 4.0. Os drivers de nível 2 são executados em nível de Kernel do sistema operacional e em caso de problemas podem desestabilizar todo o sistema operacional, sendo necessária uma reinicialização do computador. Os drivers de nível 2 somente são suportados quando da migração de um servidor com o NT Server 4.0 para o Windows Server 2003. Neste caso, os drivers de impressoras já instalados serão mantidos e estarão disponíveis no Windows Server 2003. Porém você não poderá instalar novos drivers nível 2 no Windows Server 2003. O Windows 2000 Server e o Windows Server 2003 utilizam os drivers de nível 3. Os drivers de nível 3 rodam em modo de usuário protegido. Em caso de problemas com um destes drivers, o máximo que acontece é a desestabilização do serviço Spooler (o qual é o responsável pela impressão no Windows), o qual será automaticamente reinicializado, sem que seja necessário reinicializar o servidor.

Questões relacionadas ao custo de impressão

Ao comprar uma impressora, não podemos cometer o erro de considerar apenas o preço de aquisição, ou seja, o preço da Impressora. Temos que levar em consideração o “custo de propriedade”, o qual leva em consideração o custo de impressão por página. Por exemplo, pode ser que uma impressora tenha um custo de aquisição inicial mais em conta, porém seja menos econômica do que uma outra. Com isso, a primeira impressora tem um custo de aquisição mais baixo, porém um preço de impressão por página, mais elevado. Ao longo do tempo a primeira impressora, somando o custo de aquisição e o custo de impressão, acaba sendo mais cara do que a segunda.

Na Figura 1 temos uma simulação que demonstra os conceitos de custo de aquisição e custo de propriedade:

Figura 1 - Custo de aquisição x Custo de propriedade.

Observe que a Impressora1 tem um custo de aquisição menor em comparação à Impressora 2. Já a Impressora2 possui um custo de impressão por página, bem menor. Com isso o custo total da Impressora2 é, inicialmente maior, devido ao seu Custo de aquisição maior; porém a medida que o número de páginas impressas aumenta, esta diferença vai diminuindo, até que o custo total se iguale, para um número de 30000 páginas impressas. A partir deste ponto, a Impressora2 passa a ter um custo Total menor do que a Impressora1. Nesta situação, se estimamos que, durante a vida útil da impressora, iremos imprimir mais do que 30000 cópias, é mais barato a opção pela Impressora2, embora esta tenha um custo de aquisição maior, o qual é compensado, ao longo do tempo, pelo custo de impressão menor. O Gráfico da Figura 2 ilustra bem os dados da simulação.

Figura 2 - Evolução do Custo total em relação ao número de cópias.

Instalando uma impressora para usar localmente

Neste tópico mostrarei, através de um exemplo passo-a-passso, como instalar uma nova impressora, para uso local.

Exemplo: Instalar uma impressora HP Deskjet 660C, local

Nota: Selecionei um modelo qualquer. Ao acompanhar o exercício, substitua o modelo que eu estou utilizando, pelo modelo que você irá utilizar no seu computador.

Neste exemplo, vamos instalar uma impressora marca HP, modelo Deskjet 660C, isto é, instalaremos uma HP Deskjet 660C. A impressora será instalada no computador chamado microxp01. Substitua microxp01 pelo nome do seu computador, nesta e nas próximas lições, sempre que for feita alguma referência ao nome microxp01. Caso a sua impressora seja de uma marca ou modelo diferente, use a marca e modelo adequados para acompanhar este exemplo. Você também pode acompanhar este exemplo, sem ter uma impressora conectada ao seu computador. O Windows XP instalará o driver e quando você conectar a impressora o driver já estará pronto para ser utilizado.

Para instalar uma impressora local, siga os seguintes passos:

1. Faça o logon com um conta com permissões de Administrador.

2. Utilize o comando Iniciar -> Impressoras e aparelhos de fax

3. Será aberta a janela Impressoras e aparelhos de fax, indicada na Figura 6.3, na qual é mostrada uma lista das impressoras instaladas no seu computador. Caso não exista nenhuma impressora instalada, a lista estará vazia, que é o caso indicado na Figura 3:

Figura 3 - A janela Impressoras e aparelhos de fax.

4. No painel da esquerda, dê um clique duplo no ícone Adicionar uma impressora, destacado na Figura 3.

5. Será aberto o “Assistente para adicionar impressora”. Este é um assistente que irá guiando você passo a passo na tarefa de instalar a impressora. O assistente vai solicitando diversas informações em cada uma das etapas.

6. Nesta primeira etapa, é exibida uma mensagem explicativa. Dê um clique no botão Próximo (Next) para ir para a próxima etapa do assistente.

Na segunda etapa, temos a opção de informar para o Windows XP se a impressora que está sendo instalada é local (ligada diretamente ao computador ) ou é uma impressora da rede. Também podemos marcar a opção “Detectar e instalar automaticamente a impressora Plug and Play”, para que o Windows XP tente detectar a marca/modelo da impressora e instale o driver adequado.

7. Como estamos instalando uma impressora local, certifique-se que a opção “Impressora local” esteja marcada e Desmarque a opção Detectar e instalar automaticamente a impressora Plug and Play, conforme indicado na Figura 4.

8. Dê um clique no botão Avançar (Next) para ir para a terceira etapa do assistente.

9. Na terceira etapa, você tem que escolher a porta onde está ligada a impressora. Uma porta nada mais é do que um meio de comunicação do Windows XP com os dispositivos ligados ao computador. A grande maioria das impressoras utiliza a porta paralela LPT1 (Line Printer 1). Certifique-se de que LPT1 esteja selecionada na lista de portas. LPT1 já vem selecionada por padrão, pois é a porta normalmente utilizada pela impressora.

Figura 4 - Instalando uma impressora local.

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