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Eventos Internacionais

© 2005. Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais - SEBRAE/MG Este documento pode ser reproduzido, desde que citada a fonte.

CONTATO: Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais - SEBRAE/MG Av. Barão Homem de Melo, nº 329 - Nova Suíça - Belo Horizonte/MG - CEP: 30.460-090 w.sebraemg.com.br

Presidente do Conselho Deliberativo Luiz Carlos Dias de Oliveira

Diretor Superintendente Edson Gonçalves de Sales

Diretor de Desenvolvimento e Administração Luiz Márcio Haddad Pereira Santos

Diretor de Comercialização e Articulação Regional Matheus Cotta de Carvalho

Coordenação Negócios Internacionais Simone de Oliveira Mendes

Equipe Técnica Heverton Augusto Ribeiro

Consultoria externa SKY SEA Comércio Exterior Ltda

E114Eventos Internacionais. - 2ºed., rev. e atualizada.
41 p. il. (Série Cooperação Internacional)
1. Eventos Internacionais. 2. Cooperação Internacional. I.

Belo Horizonte : SEBRAE/MG, 2005. SEBRAE/MG.

CDU 339.5

Eventos Internacionais

O SEBRAE MINAS, ao longo de seus 30 anos, tem como objetivo criar uma base sólida para a internacionalização sustentada das Micro e Pequenas Empresas, incrementando a participação das mesmas nas exportações do estado e possibilitando a aproximação da economia de Minas Gerais a mercados externos, em consonância com suas peculiaridades.

Para dar continuidade ao seu trabalho de assessoria às Micro e Pequenas Empresas, o SEBRAE MINAS apresenta a Série Cooperação Internacional.

Esta série de 07 volumes, tem como objetivo principal assessorar as empresas mineiras que estão começando sua busca pela competitividade global. Há informações que podem auxiliar os empresários durante os processos de mudança e globalização de suas empresas.

Grande parte dos assuntos abordados nesta série foram escritos de forma simples e prática, fruto da experiência adquirida pelos consultores do SEBRAE MINAS ao longo de anos de trabalho com o mercado internacional, extremamente ágil, que exige atualização periódica e séria, que tentaremos em novas edições.

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I. INTRODUÇÃO5
I. A MISSÃO6
A. Definição de missão empresarial6
B. Benefícios Alcançados pelos participantes6
C. Tipos de Missão7
D. Definindo a participação em uma missão8
E. Perguntas importantes a se fazer8
F. Diagnóstico da empresa9
G. Coletando Informações sobre o novo mercado9
H. Preparando a viagem10
I. Material Informativo de sua empresa12
I. FEIRA OU EXPOSIÇÃO14
A. O que é14
B. Tipos de Feiras14
C. Formas de Participação15
D. Planejando a visita a uma feira16
IV. RODADA DE NEGÓCIOS19
A. O que é19
B. Tipos de Rodadas de Negócios19
C. Como funciona20
D. Orientações específicas sobre a agenda21
E. Horários2
F. Tecnologia disponível23
G. Formas de participação23
H. Planejando a participação em uma Rodada de Negócios26
V. COMPORTAMENTO EM EVENTOS EMPRESARIAIS29

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B. Apresentando-se30
C. Negociando30
D. Depois da negociação31
VI. DICAS PARA QUEM VAI AO EXTERIOR A NEGÓCIOS32
VII. ANEXOS36
A. Anexo I – Registo das reuniões36
B. Anexo I – Fazendo as malas (check list)39

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A realidade atual valoriza o contato direto como uma forma de agilizar os processos de aprendizagem, de identificação de novas oportunidades e de negociação. Assim, as empresas que normalmente utilizavam-se somente da carta, do fax ou do telefone para buscar novos contatos ou fazer a primeira abordagem a uma contraparte que possa ter interesses complementares ao seus, têm investido cada vez mais em viagens nacionais ou internacionais para participar de feiras, rodadas de negócios e de outros tipos de encontros empresariais destinados à promoção de negócios.

No ambiente empresarial, as feiras/exposições e as rodadas destacam-se como os principais tipos de evento destinados à promoção de negócios. Eventos desta natureza são instrumentos de marketing eficientes, pois possibilitam que se estabeleça um contato direto entre aquele que oferece e aquele que procura seu produto/serviço.

Este trabalho apresenta as principais características das feiras e rodadas de negócios e analisa os aspectos que norteiam a participação dos empresários nestes eventos, especialmente quando acontecem em outros países. Muitas vezes a participação nestes eventos se dá por meio de missões. Geralmente, organizadas ou apoiadas por associações e organizações empresariais, as missões abrem as portas de várias entidades e empresas para o participante, que não teria acesso às mesmas se estivesse viajando sem este suporte. Assim sendo, nesta edição incluímos também este item.

Organizado de forma simples e objetiva, é um instrumento útil ao empresário durante a preparação de sua participação em eventos deste gênero.

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A. Definição de missão empresarial

A Missão empresarial trata-se de um grupo de empresários e/ou executivos que se organizam para visitar, a negócios, outras regiões ou países. Normalmente, as missões são promovidas ou apoiadas por uma ou mais associações/organizações. Estas, por sua vez, as consideram parte de seus programas de promoção ou assistência ao desenvolvimento dos negócios. É comum terem também apoio governamental.

A programação de uma missão empresarial é montada de acordo com os objetivos específicos do grupo, podendo ser a promoção de negócios, parcerias, a prospecção de novos mercados ou o intercâmbio de tecnologias. Assim, a agenda da viagem pode incluir a visita ou a participação em programas de diversos tipos, como por exemplo:

• Comerciais – visita a empresas, feiras e encontros de negócios;

• Políticos – visita a entidades, associações ou congêneres, onde se fará a apresentação dos mercados, das suas economias, dos visitantes e dos anfitriões;

• Técnicos – visita a empresas ou centros de pesquisa de setores específicos, onde a produção ou a tecnologia do anfitrião se destaca regional ou mundialmente.

B. Benefícios alcançados pelos participantes

Como citado na introdução, a maior vantagem de uma missão empresarial sobre uma viagem individual consiste nos contatos. Reunindo a experiência das entidades de apoio e dos participantes, é possível realizar encontros até então considerados inacessíveis a uma empresa que opta por agir isoladamente.

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Além de abrir novas portas ao participante, a missão permite: ∗ Divulgar a empresa;

∗ Observar a realidade do mercado visitado;

∗ Obter informações técnico-comerciais para a concretização de negócios;

∗ Avaliar a habilidade do representante da empresa em negociar em um ambiente novo, principalmente quando é necessário o uso de um idioma e de uma cultura de negociação distintos;

∗ Verificar o potencial dos produtos/serviços quando expostos a mercados com realidades distintas daquelas existentes em seu local de origem; e

∗ Trocar experiências e conhecimentos com outros participantes.

C. Tipos de missão

Para classificar as missões, é comum usar o caráter das visitas previstas como parâmetro. Daí surgem expressões como missão técnica ou missão comercial.

Missões Comerciais As missões comerciais têm como prioridade buscar novos negócios. Normalmente incluem, em suas agendas, visitas e/ou participações em Feiras e Rodadas de Negócios.

Missões Técnicas Neste caso a prioridade é buscar novos conhecimentos tecnológicos ou mercadológicos. A agenda em geral inclui visitas a centros de pesquisa, empresas e entidades.

Como há casos em que os dois aspectos, comercial e técnico, têm a mesma relevância, utiliza-se também a expressão técnico-comercial.

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D. Definindo a participação em uma missão

A chave para uma viagem de sucesso é o planejamento adequado e a preparação do representante da empresa. Este deve encará-la como uma viagem de negócios e não como turismo. O primeiro passo consiste em averiguar se é realmente proveitosa a sua participação, fazendo um levantamento realista dos prós e contras do processo de internacionalização da empresa. Para isto sugere-se que a empresa se faça algumas perguntas.

E. Perguntas importantes a se fazer

• Qual é o objetivo da empresa ao participar de uma missão empresarial?

Objetivos dos contatos (marque quantos desejar) Oferecer Procurar

• A empresa tem o tempo e os recursos disponíveis para alcançá-lo?

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Para responder à segunda pergunta, acima apresentada, é necessário que se conheça bem a empresa, e que se tenha em mente os aspectos relacionados ao produto, pessoal (recursos humanos), finanças, produção, marketing e mercado. Faça um diagnóstico da empresa e avalie sua situação real. Se o objetivo da empresa é vender um produto/serviço ou transferir know-how / tecnologia, o diagnóstico pode orientá-lo na preparação de seu material de divulgação. Entretanto, se o objetivo é comprar produto/serviço ou adquirir Know-how / tecnologia, além de usá-lo para fazer o seu diagnóstico, o participante também poderá tê-los como referência ao solicitar informações junto a um possível fornecedor.

Ao se preparar para uma missão internacional de caráter comercial, é necessário conhecimento do processo produtivo da empresa, principalmente quando o objetivo é exportar ou fazer parcerias. Porém, se o objetivo final é adquirir produtos ou serviços, as perguntas mudam e são as seguintes:

• Qual a capacidade de consumo/venda (quantidade/tempo)?

• Estoque: Vai mantê-lo? Qual o tamanho? Dispõe de local suficiente para estocar a mercadoria?

• Quais os custos decorrentes da importação (frete, seguro, armazenagem, etc)?

G. Coletando informações sobre o novo mercado

Simultaneamente à preparação da viagem é necessário pesquisar o mercado que se deseja visitar. O nível de detalhamento desta pesquisa tende a variar de acordo com a atividade a que a empresa se dedica e com objetivo da viagem.2 Essas informações podem ser encontradas junto a entidades promotoras de comércio exterior ou

1 Para mais detalhes ver Série Cooperação Internacional – Marketing Internacional, Sebrae Minas, Ed 2005.

Eventos Internacionais empresas especializadas. Várias delas têm publicações com perfis de mercados. A internet é também uma fonte muito rica em dados. Aqueles dados que não forem encontrados antes da viagem devem ser anotados e coletados durante a mesma.

H. Preparando a viagem

A escolha do representante da empresa

Para escolher a melhor pessoa para representar a empresa numa missão empresarial deve-se, antes de qualquer coisa, considerar o objetivo e o local da missão. As características pessoais devem atender aos requisitos impostos pelos mesmos. As perguntas abaixo podem ajudá-lo nesta escolha:

• Quem é a pessoa da empresa que se responsabilizará pelo encaminhamento dos negócios internacionais?

• Está preparada para lidar com as diferenças culturais e lingüísticas encontradas nos mercados externos?

• Tem familiaridade com as práticas de negócios nos mercados em que está visitando?

• Qual a formação e experiência dessa pessoa no que diz respeito especificamente a negócios internacionais e ao mercado a ser visitado? Ex.: idiomas que fala, países que conhece, trabalhos executados na área de comércio exterior, de marketing e de planejamento.

Na pequena empresa, é comum a ausência de uma pessoa que tenha conhecimento do mercado externo e experiência internacional. Neste caso, a escolha daquele que vai representar a empresa durante a viagem deve ser orientada apenas pela primeira das perguntas acima listadas.

2 Ver Perfil de Pais e Informações de Mercado sugeridas na Série Cooperação Internacional – Marketing Internacional, Sebrae Minas, Ed 2005.

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Respondidas as perguntas acima, a empresa deve verificar também qual o investimento que está disposta a fazer para garantir sua atuação no comércio internacional. Pretende:

• Treinar o pessoal já contratado?

• Terceirizar (contratação dos serviços de terceiros)?

• Contratação de um novo funcionário com experiência na área?

A opção variará de acordo com o tamanho do negócio, a qualificação do pessoal disponível e as orientações estratégicas da empresa.

Programação

É muito importante conhecê-la com antecedência para que se possa: • Programar seu período de ausência da empresa;

• Identificar novas oportunidades, conjugando a participação na missão com outras atividades de seu interesse, como visitas a empresas já conhecidas.

Colocando as coisas no papel

Depois de avaliar a relevância da viagem para o desenvolvimento de sua empresa e tomada a decisão de participar, torna-se necessário preparar o material que será levado. Recomenda-se que o empresário escreva sobre seus objetivos, sua proposta e a de sua empresa. Ao redigir o plano de negócios, o empresário organiza suas idéias ganhando mais segurança para negociar, além disso, pode usá-lo como material de suporte pessoal ou como base para confecção de folhetos, catálogos e outros materiais de divulgação.

Esquema de um plano de negócios

• Definindo seus objetivos - O que você procura?;

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• Descrevendo sua proposta - O que pretende propor aos possíveis parceiros?;

• Identificando seu diferencial - O que a sua empresa oferece que levará o parceiro a se interessar em negociar com você?;

• O perfil de sua empresa - O perfil deve ser descrito de maneira breve e que permita ao outro conhecer os principais aspectos da sua empresa. Deve conter: a) Identificação básica: nome da empresa, endereço, telefone, fax e email; b) Lista objetiva de seus produtos e serviços; c) Breve histórico do negócio até os dias de hoje, relatando inclusive as mudanças societárias e outras informações relevantes, como os principais mercados e parceiros com quem negocia; d) Relação dos principais executivos acompanhada de breve curriculum vitae de cada um deles; e) Número total de empregados e por setor; e f) Informação financeira básica (faturamento total, exportações, importações).

I. Material informativo de sua empresa

Além do plano de negócios3, há diversas peças de divulgação e informação que devem ser levadas em uma viagem de negócios:

• Cartão de visita - É fundamental. O viajante deve verificar se o tem em quantidade suficiente e se esmerar na sua qualidade. Além de ter um bom aspecto visual, o cartão deve permitir a fácil identificação do nome da empresa, conter o nome completo do profissional, discriminando o cargo (se possível fazê-lo no

3 Para que possa ser utilizado com material de divulgação, o plano de negócios deve ser redigido considerando a visão do cliente, estar traduzido para o idioma estrangeiro, e ser montado com uma boa apresentação gráfica.

Eventos Internacionais idioma local), conter o endereço completo, o telefone e fax, com o código do país e de área (sem o zero). Se a empresa dispuser de vários números de telefone, colocar aquele que dá acesso mais rápido à pessoa indicada e se tiver e-mail e página web, indicar pelo menos o primeiro.

• Folhetos - Permitem que o contatado leve consigo uma referência da empresa. Normalmente contém o perfil da empresa (identificação, histórico e produtos). Para uma viagem ao exterior, a produção do folder deve envolver além da criação, o trabalho de redação e tradução. Mesmo quando já existe um folder em português é essencial que o texto seja revisto verificando se está adequado à realidade do cliente. Ao reescrevê-lo é importante colocar-se na posição do leitor, ressaltando características que muitas vezes são ignoradas na elaboração do material para o público brasileiro, mas que são essenciais para o cliente externo. O design - principalmente suas cores e imagens - também deve ser reavaliado considerando a cultura do novo público. Por fim, a escolha do tradutor é de suma importância, pois o texto deve utilizar os termos corretos. Traduções mal feitas chamam a atenção e dão margem a críticas.

• Catálogo - Mais detalhado que o folder, inclui aspectos técnicos do produto ou serviço. Deve seguir as mesmas orientações relativas à apresentação. Exige cuidados maiores na apresentação de dados, tais como medidas, pesos, numeração, etc; é necessário observar os padrões internacionais ou indicar a correspondência com sistemas adotados em outros países, garantindo assim a compreensão dos vários leitores.

• Outros atrativos - Brindes (blocos, canetas, chaveiros, sacolas, etc), bottons ou alfinetes e adesivos postais são opções usadas como forma de atrair e agradar o possível cliente ou parceiro. Não são instrumentos necessários ou essenciais, no entanto, quando distribuídos, despertam simpatia e reforçam a marca e o nome da empresa.

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